A gestão de pedidos é uma atividade que inclui solicitar, receber, conferir e administrar todos os insumos, matérias-primas ou serviços essenciais para a continuidade das operações de um negócio. Esse processo inicia na identificação da necessidade de abastecimento e vai até a entrega da solução ao cliente final.

Tanto na abertura de uma empresa quanto em uma já aberta, o controle de pedidos é uma atividade fundamental à qual todo empresário precisa se atentar.

Principais aprendizados

  • Uma boa gestão de pedidos é essencial para melhorar o relacionamento com os clientes. Um dos motivos é que ajuda a entregar produtos no prazo e com a qualidade esperada.
  • O controle de pedidos também afeta o processo de vendas, já que demanda uma logística de estoque eficiente para garantir que os itens negociados estejam disponíveis para os compradores. 
  • A tecnologia é uma importante aliada nesse gerenciamento, pois a automatização elimina tarefas manuais, evita erros e aumenta a produtividade dos times.
  • Um sistema de gerenciamento de relacionamento com os clientes é um bom exemplo. Conheça as vantagens do CRM e como usar esse software e entenda melhor.

O principal motivo é que a gestão de pedidos afeta diretamente o sucesso de um negócio e a capacidade de atender aos clientes.

Problemas com a logística de estoque, por exemplo, impedem a venda de produtos aos consumidores finais. Essa situação leva à perda de faturamento e ainda compromete a imagem da marca.

Neste artigo, detalhamos os processos da gestão de pedidos para você entender a importância desse gerenciamento, o colocar no dia a dia da sua empresa e, assim, ter um atendimento de excelência e mais lucratividade.

Vamos juntos?

Como abrir uma empresa? 

Para iniciar esse papo, se você ainda não abriu a sua empresa, saiba que a formalização e o registro geram oportunidades e ganhos para o negócio. Além disso, o empreendimento formalizado tem mais chances de fechar parcerias, acessar linhas de crédito, exportar produtos e receber subsídios do governo.

É mais segurança para os investimentos feitos na empreitada, que viverá em conformidade com as leis federais e estaduais. A informalidade é um risco para qualquer empreendedor.

Confira o passo a passo para entender como abrir uma empresa.

O que é gestão de pedidos?

A gestão de pedidos é o processo de acompanhamento de todas as fases de uma compra, seja de produtos ou contratação de serviços utilizados na produção ou no dia a dia de uma empresa.

Da realização do pedido até que o produto chegue nas mãos do consumidor, há uma série de etapas necessárias para o processo funcionar eficientemente. É o monitoramento desse fluxo que garante a qualidade dos itens vendidos ou soluções comercializadas.

Qual a importância da gestão de pedidos?

Com o contínuo acirramento da concorrência e a crescente necessidade de otimizar recursos para aumentar as margens de lucro dos negócios, os profissionais responsáveis pela gestão de pedidos e compra ganham cada vez mais destaque nas empresas.

Ponto vital para o funcionamento de qualquer companhia, o controle de pedidos está presente em toda a cadeia de ações necessárias para o cliente ter uma boa experiência de compra. Neste sentido, investir na otimização de operações pode ser um grande diferencial.

Hoje, de modo geral, a equipe de compras precisa dominar habilidades de negociação, além de manter a organização, uma boa logística de estoque e o foco em resultados para garantir a compra de insumos e a contratação de serviços em condições atrativas.

É importante o time de suprimentos ter capacidade analítica, trabalhar de forma transparente, atender às expectativas e necessidades da empresa, dos fornecedores e, claro, dos clientes.

O esforço concentrado, definido a partir de objetivos e metas consistentes, extrai benefícios que garantem o sucesso da operação.

Diante desse cenário, a área de compras se torna inquestionavelmente importante, em especial, pelo impacto que causa nos resultados gerais da organização. 

O motivo é que, ao fomentar negociações mais consistentes e conquistar melhores condições de compra, o setor ajuda a empresa a ganhar competitividade e aumentar seus lucros.

5 vantagens da gestão de pedidos

Uma gestão de pedidos eficiente traz diversas vantagens. Algumas que se destacam são:

  1. acesso a informações de inventário mais confiáveis, atualizadas em tempo real;
  2. mais controle sobre as etapas do processo de vendas, desde o momento em que o consumidor realiza o pedido até o produto chegar em suas mãos;
  3. automatização de fluxos operacionais, que gera a diminuição de erros e o aumento da segurança na realização das atividades;
  4. aumento da produtividade, devido à automatização e à centralização da informação, pois a dinâmica facilita o acesso dos colaboradores aos dados;
  5. crescimento considerável do nível de satisfação dos clientes ao automatizar a experiência de compra e entregar um atendimento de qualidade superior.

Extra! Confira neste infográfico como melhorar o atendimento ao cliente da sua empresa!

gestão de pedidos

Como gerenciar pedidos com eficiência?

O passo a passo para gerenciar pedidos com eficiência inicia com a pesquisa de bons fornecedores e se estende até a otimização das tarefas com a adoção de soluções tecnológicas que transformam atividades manuais em automáticas.

Com a estruturação de um processo de gestão de pedidos a partir das necessidades da empresa e dos clientes, é possível construir uma cadeia de suprimentos muito mais confiável e qualificada e, por consequência, ter ganhos em escala.

Para ajudar você a realizar um bom controle de pedidos e aprimorar sua logística de estoque, criamos um checklist das atividades que não podem faltar. Confira!

1. Pesquise fornecedores

Não se acomode! Faça pesquisas aprofundadas para encontrar novos fornecedores e acompanhar o desempenho dos que já estão na sua base, a fim de encontrar as melhores opções para a empresa. 

Para esse tipo de levantamento, considere pontos como:

  • preço;
  • disponibilidade de estoque;
  • nível de confiança;
  • qualidade dos produtos;
  • devoluções;
  • saúde financeira.

2. Faça um bom planejamento

Estude o setor para saber quando comprar mais. Faça um planejamento de compras baseado na análise de mercado, nos objetivos da sua empresa e nas mudanças de comportamento e de interesses do seu público-alvo.

3. Determine funções específicas

Neste passo da gestão de pedidos, é importante você contar com profissionais especializados e qualificados para analisar as compras e as solicitações de reabastecimento de forma analítica e alinhada às estratégias de crescimento do seu negócio. 

4. Controle seu estoque

É preciso saber quanto há em estoque para não colocar a empresa em desvantagem em relação à concorrência, ou sofrer rupturas que levem à perda de oportunidades de vendas.

Um gerenciamento de pedidos de compra eficaz mantém o controle rigoroso dos itens estocados para evitar problemas como esses.

5. Automatize requisições

A automatização é a solução para impedir falhas no controle de pedidos e na logística de estoque.

Ao eliminar tarefas manuais, você e sua equipe diminuem os riscos das operações e também de ter clientes insatisfeitos ao melhorar o gerenciamento de prazos de entrega e o monitoramento da quantidade de insumos estocados, por exemplo. 

6. Conte com a tecnologia

Usar a tecnologia a favor da sua empresa é uma atividade que precisa estar em primeiro plano. 

Por esse motivo, uma gestão em tempo real na nuvem permite acompanhar a logística de entrega, o cálculo de fretes, prever prazos e também custos das operações que envolvem toda a negociação de bens e serviços. 

7. Preze pela qualidade

A qualidade dos seus insumos garante a dos produtos e serviços que a sua empresa entrega aos clientes. 

Então, lembre-se de que as características da cadeia produtiva refletem sempre nos seus produtos finais e, consequentemente, na percepção que os consumidores têm da sua marca.

8. Monitore resultados

Para saber o que efetivamente funcionou, monitore com frequência as mudanças implantadas na sua gestão de pedidos. Dessa forma, terá mais controle sobre os resultados da área de compras e gerais da companhia. 

9. Aumente seus lucros

Com a gestão de compras, você consegue reduzir despesas com pedidos errados, com entregas fora do prazo, com fornecedores que não cumprem o acordo, armazenamento incorreto, estoques limitados e ainda datas de validade estouradas. Todos esses pontos influenciam o aumento da produtividade da sua equipe e o faturamento do negócio. 

10. Tenha parceiros confiáveis

Você e seu time precisam confiar nos parceiros comerciais que têm. Sendo assim, é fundamental firmar um contrato duradouro, no qual as duas partes tenham vantagens. Siga os passos abaixo para identificar os melhores parceiros:

  • tempo de mercado;
  • gestão de processos;
  • qualidade do produto fornecido;
  • número de reclamações e devoluções.

11. Não tenha medo de mudar

Sabemos que as mudanças levam tempo, e em sua maioria, trazem resultados apenas em médio e longo prazo. 

Assim, alterar processos no setor de pedidos de compras pode ser desafiador, mas lembre-se de que as vantagens e os resultados que a gestão de pedidos trará para a sua empresa valerão o esforço.

12. Otimize o armazenamento e os custos da operação

Armazenar produtos também influencia a gestão de pedidos. Por essa razão, é importante saber onde cada item está no estoque e organizá-los de acordo com critérios como preços, saídas e classificações, fatores que facilitam encontrar os itens sempre que necessário.

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um software que integra todas as informações da empresa e é uma boa recomendação para gestores que buscam unificar todas as áreas em um único sistema, como estoque, compras, vendas, marketing, contabilidade, fiscal e operacional.

Outra opção é usar um CRM, Customer Relationship Management. Trata-se de um sistema de gerenciamento de clientes que ajuda a controlar as negociações e o fluxo de pedidos a partir desse dado.

Como você viu neste artigo, fazer uma gestão de pedidos eficiente contribui para reduzir custos operacionais e de vendas, e para evitar falhas que geram prejuízos e afetam a credibilidade da sua marca.

Que tal começar hoje mesmo uma gestão de suprimentos mais eficaz? Então, aqui vai uma última dica: faça tudo de maneira simples. Não crie processos complexos e seja transparente com seus fornecedores e clientes. 

Dessa forma, você terá parceiros alinhados às necessidades e à capacidade de entrega do seu negócio, e garante um produto final de qualidade, com preço justo, competitivo e no prazo que o público precisa.

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Este artigo foi escrito pela Contabilizei, software de contabilidade 100% on-line, feita por meio de uma plataforma completa e digital.

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