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Gestão de pedidos de forma eficiente: como fazer?

Tanto na abertura de uma empresa, ou com a empresa já aberta, a gestão de pedidos é algo fundamental e que todo empresário deve dar a atenção devida.

Neste artigo, vamos detalhar os processos da gestão de pedidos para que você entenda a importância dessa pauta e coloque no dia a dia da sua empresa e possa ter mais lucratividade com excelência no seu negócio.

Vamos juntos?

Como abrir uma empresa

Para iniciarmos esse papo, se você ainda não abriu a sua empresa, saiba que a formalização e o registro dela geram oportunidades e ganhos para o negócio. Além disso, o empreendimento tem mais chances de fechar parcerias, acessar linhas de crédito, exportar e receber subsídios do governo.

É mais segurança para os investimentos feitos na empreitada, que viverá em conformidade com as leis federais e estaduais. A informalidade é um risco para qualquer empreendedor.

Confira o passo a passo de como abrir uma empresa.

Gestão de pedidos

A gestão de pedidos é o processo de acompanhamento de todas as fases de uma compra, seja ela de produtos ou serviços que serão utilizados na produção ou no dia a dia da empresa.

Da realização do pedido até que o produto chegue nas mãos do consumidor, há uma série de etapas necessárias para que o processo funcione de forma eficiente. É o monitoramento desse processo que irá garantir a qualidade do serviço.

Importância da gestão de pedidos

Com o contínuo acirramento da concorrência e crescente necessidade de otimizar recursos — aumentando as margens de lucratividade do negócio — os profissionais responsáveis pela gestão de pedidos e compra ganham cada vez mais destaque.

Um ponto vital para o funcionamento de qualquer empresa, a gestão de pedidos está presente em toda a cadeia de ações necessárias para que o cliente tenha uma boa experiência de compra. Neste sentido, investir na otimização de operações pode ser um grande diferencial para a sua empresa.

Hoje, de modo geral,  a compra de insumos e serviços com condições atrativas exige da equipe de Compras habilidades de negociação, além de organização e foco em resultados.

É importante que o time de Suprimentos tenha capacidade analítica e trabalhe de forma transparente, atendendo às expectativas e necessidades da empresa, dos fornecedores e, claro, dos clientes.

Através do esforço concentrado estabelecido a partir dos objetivos e metas consistentes, é possível extrair benefícios que garantem o sucesso da operação.

Diante disso, a importância da área é inquestionável, assim como seu impacto direto nos resultados amplos da organização. Ao fomentar negociações mais consistentes e ao conquistar condições de compra mais atrativas, a empresa ganha competitividade e aumenta seus lucros.

Vantagens da gestão de pedidos

Há muitas vantagens que uma boa gestão de pedidos pode trazer, entre elas:

  • Acesso a informações de inventário confiáveis, atualizadas em tempo real;
  • Maior controle sobre as etapas do processo de vendas, desde o momento em que o consumidor realiza o pedido até que o produto chegue em suas mãos;
  • Automatização de processos, reduzindo o risco de erros e garantindo maior segurança na realização das atividades;
  • Aumento da produtividade, devido à automatização e centralização da informação, de modo que seja de fácil acesso para todos os colaboradores;
  • Aumento considerável da satisfação dos clientes, otimizando sua experiência de compra e oferecendo um atendimento de qualidade superior.

Como fazer a gestão de pedidos de forma qualificada?

Com a estruturação do processo de gestão de pedidos a partir das necessidades e do mercado, será possível ter ganhos em escala, além de integrar o processo produtivo a cadeia de suprimentos.

Criamos um pequeno checklist que será útil para alinhar seu processo de compras. Confira:

Pesquise fornecedores

Não se acomode. Pesquise sempre sobre os fornecedores atuais e novos focando nas melhores opções para a sua empresa. Leve em conta:

  • preço;
  • disponibilidade de estoque;
  • nível de confiança;
  • qualidade dos produtos;
  • devoluções;
  • saúde financeira.

Faça planejamento

Estude o setor para saber quando comprar mais. Faça um planejamento de compras baseado na análise de mercado e nos objetivos da sua empresa. 

Determine funções específicas

Aqui, é preciso que você tenha profissionais específicos e qualificados para julgar as compras e pedidos de forma analítica e alinhada com as estratégias da empresa. 

Controle seu estoque

É preciso saber quanto se tem de estoque, para evitar ficar em desvantagem com a concorrência. Um gerenciamento de pedidos de compra eficaz mantém o controle rigoroso do seu estoque. 

Automatize requisições

Para evitar falhas nos pedidos, a automatização é a solução. Dessa forma, você e sua equipe diminuem riscos das operações e também de clientes insatisfeitos, olhando para os prazos de entrega e ausência de materiais ou produtos. 

Conte com a tecnologia

Usar a tecnologia a favor da sua empresa é uma atividade que precisa estar em primeiro plano. 

Por isso, uma gestão em tempo real na nuvem permite acompanhar a logística de entrega, o cálculo de fretes, prever prazos e também custos das operações que envolvem toda a negociação de bens. 

Preze pela qualidade

A qualidade dos seus insumos garantirão a qualidade dos produtos e serviços que você irá entregar ao seu cliente. A qualidade da cadeia produtiva reflete sempre no produto final, em qualidade, prazo e preço.

Monitore resultados

Para saber o que efetivamente está funcionando, monitore com frequência as mudanças implantadas e assim, terá mais controle sobre os resultados da empresa. 

Aumente seus lucros

Com a gestão de compras, você consegue reduzir despesas com pedidos errados, com entregas fora do prazo, com fornecedores que não cumprem o acordo, armazenamento incorreto, estoques limitados e ainda datas de validade estouradas. Todos influenciam no aumento da produtividade da sua equipe e no faturamento do negócio. 

Tenha parceiros confiáveis

Sua empresa precisa confiar nos parceiros que tem. Sendo assim, é fundamental firmar um contrato duradouro, em que as duas partes tenham vantagens. Siga os passos abaixo para identificar os melhores parceiros:

  • tempo de mercado;
  • gestão de processos;
  • qualidade do produto fornecido;
  • número de reclamações e devoluções.

Não tenha medo de mudar

Sabemos que as mudanças levam tempo, e em sua maioria, elas trazem resultados de médio e longo prazo. 

Por isso, alterar processos no setor de pedidos de compras pode ser desafiador, mas lembre-se das vantagens e dos resultados que a gestão de pedidos irá trazer para a sua empresa. 

Otimize o armazenamento e os custos da operação

Armazenar produtos também influencia na gestão de pedidos. Pensando nisso, é importante saber onde cada item está no estoque e organizar de acordo com seus preços, saídas, classificações e outros fatores que são importantes para facilitar que sejam encontrados quando for preciso. 

O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um software que integra todas as informações da empresa e é a melhor recomendação para empresas que buscam unificar tudo em um único sistema, como estoque, compras, vendas, contabilidade, fiscal, operacional e outros.

Por isso, fazer a gestão de pedidos é fundamental para reduzir custos tanto operacionais como de vendas, evitando falhas que geram prejuízos e afetam a credibilidade da sua marca.

Então, preparado para montar uma eficiente gestão de suprimentos? Certo. Ai vai uma última dica. Faça tudo de maneira simples, não crie processos complexos, seja transparente com seus fornecedores e clientes. Dessa forma você terá parceiros que estarão alinhados a sua entrega, garantindo um produto de qualidade, com preço justo e no tempo que o cliente precisa.

Este artigo foi escrito pela Contabilizei, software de contabilidade 100% online, feita por meio de uma plataforma completa e digital.