8 funcionalidades que uma ferramenta de CRM precisa ter

Se você precisa de uma ferramenta de CRM para profissionalizar a operação comercial, antes de tudo é preciso entender a sua real necessidade: como o time pretende usar a plataforma, se é a primeira vez com um sistema do tipo ou se é uma substituição. Tudo isso vai influenciar na sua escolha.

Principais aprendizados deste artigo:

• CRM (Customer Relationship Management) é um software que auxilia, de forma eficiente, a gestão do relacionamento com os clientes e prospects, a partir da coleta e armazenamento de dados e informações relevantes sobre eles.
• O CRM aumenta o controle sobre o processo de vendas e permite ao vendedor adotar estratégias que estejam de acordo com o momento em que o lead se encontra, além de automatizar várias tarefas.
• O CRM auxilia na prospecção de clientes, na gestão do funil de vendas, na identificação das necessidades dos leads, entre outras vantagens.
• Com um CRM você consegue acompanhar o histórico de cada cliente, dar continuidade nas negociações ou atendimentos a partir do comportamento de compra, além de criar novas estratégias para ter mais eficiência nas vendas.
• Um software de CRM é um grande aliado para tornar a rotina da equipe comercial mais eficiente e prática. CRIE UMA CONTA GRÁTIS para experimentar todos os recursos do Agendor CRM.

Neste guia, além de explicarmos o que é uma ferramenta de CRM online, para que serve e quais são os principais benefícios, você encontra as 8 funcionalidades que toda plataforma do tipo precisa ter.

O que os dados revelam sobre o uso de CRM no Brasil

O Panorama do uso de IA nas Vendas B2B no Brasil, pesquisa conduzida pela Agendor com 1.031 profissionais de vendas, revelou um cenário que muitos gestores já suspeitavam, mas poucos tinham em números.

• 68,2% das equipes comerciais já utilizam algum sistema de CRM, chegando a 80,4% quando somamos as que estão em processo de implementação;
• Mesmo assim, 80,8% dos respondentes ainda usam planilhas como ferramenta de apoio, o que indica que ter um CRM e realmente usá-lo são coisas bem diferentes;
• Equipes sem CRM relatam quase o dobro de dificuldade com falta de visibilidade do funil de vendas (41,8%) e com falta de processos definidos (41,2%), em comparação com as que utilizam a ferramenta;
• O excesso de tarefas operacionais é o principal fator de cansaço para 48% dos vendedores, exatamente o tipo de problema que um CRM ajuda a resolver.

Um dado que chama atenção: quanto menor a equipe, menor a adoção de um CRM. Times de 1 a 5 pessoas têm a maior taxa de não utilização (18,59%), justamente quando a organização mais importa, já que esses vendedores precisam de máxima eficiência para não perder oportunidades.

A conclusão dos dados é direta: equipes que usam CRM conseguem focar em desafios estratégicos. As que não usam ainda estão presas no operacional.

Como escolher a ferramenta de CRM certa para o seu time

Saber que você precisa de uma ferramenta de CRM é o começo. O próximo passo, que é  escolher qual o melhor sistema, é onde muita gente erra.

Isso acontece porque, muitas vezes, o gestor escolhe pelo preço ou pela marca, faz o onboarding, treina o time e três meses depois o time não se adapta à ferramenta.

Nesse caso, a equipe comercial não participou do processo e o gerente comercial escolheu com base na sua necessidade e não pensando na área como um todo.

A seguir separamos algumas dicas que podem ajudar você nesse processo de escolha de um software de CRM:

1. Comece pelo processo, não pela ferramenta

Antes de abrir qualquer demo ou comparar planos, vale responder algumas perguntas sobre a operação:

• Como o time vende hoje? Qual é o processo, mesmo que informal?
• Onde estão os maiores gargalos: prospecção, acompanhamento, fechamento?
• O time vai usar o CRM no computador, no celular, ou nos dois?
• É uma primeira adoção ou uma substituição de outro sistema?

Essas perguntas parecem simples, mas a maioria das empresas não as responde antes de contratar.

O que acontece é que a ferramenta chega e precisa se encaixar num processo que nunca foi desenhado. O vendedor abre o sistema, não sabe o que registrar, e volta para o WhatsApp.

A ferramenta não cria o processo, ela organiza o que já existe. Se o processo comercial não está minimamente definido, nenhum CRM vai resolver isso. Ao contrário: vai evidenciar o caos com mais campos em branco.

Por isso, antes de escolher qualquer sistema, vale mapear as etapas do funil de vendas, entender quais informações o gestor realmente precisa acompanhar e definir o que o vendedor deve registrar a cada interação.

2. Compare ferramentas e entenda o que avaliar

Com o processo minimamente claro, a escolha fica mais objetiva. Alguns critérios fazem diferença na prática:

• Facilidade de adoção: antes de fechar contrato, coloque um vendedor para testar o sistema por 30 minutos, sem treinamento. O que ele consegue fazer sozinho diz mais do que qualquer lista de funcionalidades;
• Integração com as ferramentas que o time já usa: WhatsApp, e-mail e calendário são o mínimo. Se a equipe vende pelo celular, o app mobile precisa ser testado e fazer sentido para a realidade da empresa. Muitos CRMs têm app, mas a experiência é tão ruim que ninguém usa fora do computador;
• Suporte em português: principalmente nos primeiros meses, quando dúvidas aparecem com frequência. Suporte ágil e acessível faz diferença no dia a dia de um time que não tem tempo a perder;
• Custo real por usuário: avalie o que o time vai usar nos primeiros seis meses, não o plano mais completo. Prefira começar com o essencial e escalar conforme a maturidade aumenta;
• IA integrada ao fluxo de vendas: ferramentas que entregam sugestão de próximos passos, registro automático de atividades e análise de negociações podem ajudar na produtividade do time.

Inclusive em relação a esse último ponto, de acordo com o estudo realizado pela Agendor, 52,86% dos profissionais querem que a IA assuma o registro de atividades no CRM. A pergunta é se a ferramenta que você está avaliando já responde a essa demanda.

3. Como garantir que a implementação funcione

Escolher bem a ferramenta resolve metade do problema. A outra metade é a implementação e é onde muitas empresas perdem o investimento.

• Defina as regras de uso antes de configurar qualquer coisa: quais etapas do funil existem, o que precisa ser preenchido em cada uma e o que o vendedor deve registrar a cada interação. Sem isso, cada um adota um comportamento diferente e o CRM pode se tornar uma bagunça digitalizada;
• Faça um piloto antes de implementar para todos da operação: escolha um grupo pequeno com perfis diferentes e rode por duas a quatro semanas. Os ajustes necessários vão aparecer antes de virar um problema em escala;
• Treine com situações reais: como registrar uma ligação, como avançar um negócio no funil, como consultar o histórico antes de ligar. Quanto mais próximo da rotina, maior a chance de adoção;
• Meça a adoção antes de medir o resultado: nos primeiros 60 dias, o foco é garantir uso consistente. Analise quantos registros são feitos por semana ou se o funil está sendo atualizado.

Vale lembrar: resistência à adoção é normal, especialmente em times que nunca usaram CRM.

Quais são as principais funcionalidades de uma ferramenta de CRM online?

Agora que você já sabe o que é uma ferramenta de CRM e os benefícios que ela pode trazer para o seu negócio, veja as principais funcionalidades de uma plataforma de Customer Relationship Management e como usá-la na sua empresa.

1. Prospecção de clientes

Uma ferramenta de CRM contribui diretamente para a prospecção ao centralizar tudo que o vendedor precisa saber sobre cada contato: dados da empresa, estágio da negociação e próximos passos.

Com isso, fica mais fácil identificar quais oportunidades merecem atenção agora e quais precisam de um acompanhamento futuro.

O CRM evita que leads se percam no meio do processo por falta de registro ou organização.

Se você quer estruturar melhor o processo de prospecção do seu time, o Gustavo Gomes, Líder de Vendas do Agendor, apresenta o método 4Cs da prospecção neste vídeo:

2. Gestão do Funil de Vendas

O funil de vendas é a representação visual do processo comercial: da prospecção ao fechamento. Numa ferramenta de CRM, ele faz parte da estrutura operacional e ajuda a acompanhar o status de cada negociação, para que o vendedor saiba exatamente o que precisa acontecer para avançar.

Isso muda a forma como o time aborda cada lead. Com o histórico e o estágio da negociação visíveis, a conversa é mais precisa: o vendedor não repete o que já foi discutido, não antecipa etapas que o cliente ainda não está pronto para dar e não perde tempo com oportunidades que estão paradas sem perspectiva.

No Agendor CRM, a gestão do funil de vendas tem algumas funcionalidades que fazem diferença no dia a dia:

• Personalização das etapas: o funil é configurado conforme o processo da sua empresa e não o processo que o software imaginou para você;
• Múltiplos funis: times com produtos ou segmentos diferentes podem ter funis separados, sem misturar operações distintas;
• Visão rápida de cada negócio: valor, nome da empresa, tempo na etapa e próxima atividade programada, tudo visível dentro do sistema;
• Campos obrigatórios por etapa: o CRM só permite avançar uma negociação se as informações necessárias foram preenchidas, garantindo a qualidade dos dados;
• Previsão de faturamento em tempo real: com os valores e probabilidades de fechamento registrados, o gestor tem uma projeção de receita sempre atualizada.

Em 5 minutos, você aprende como montar um funil do zero dentro da plataforma:

3. Calendário de oportunidades

Manter o controle de todos os compromissos com clientes é um dos maiores desafios da rotina comercial.

Ligações para retornar, reuniões agendadas, propostas para enviar, acompanhamentos pendentes: sem uma estrutura clara, essas tarefas se acumulam, se perdem e viram oportunidades que ficaram pelo caminho.

Uma ferramenta de CRM resolve isso ao centralizar todas as atividades em um só lugar, com visibilidade clara do que precisa ser feito, por quem e quando.

O vendedor não precisa mais depender de lembretes no celular, post-its ou planilhas paralelas para organizar a agenda comercial.

Ao adotar o Agendor CRM na sua rotina comercial, a gestão de tarefas e compromissos funciona assim:

• Visualização em lista ou calendário: o vendedor escolhe o formato que faz mais sentido para a sua rotina como, por exemplo, lista de tarefas pendentes ou calendário visual com tags coloridas por tipo de atividade;
• Tarefas vinculadas a negócios, empresas ou contatos: cada atividade está conectada a um contexto específico, sem risco de perder a referência de qual cliente ou negociação está envolvida;
• Reagendamento por arrastar: se uma atividade atrasar, basta mover para a nova data no calendário, o horário é mantido automaticamente;
• Notificações automáticas: o Agendor envia lembretes por e-mail no cadastro da tarefa, um resumo diário às 7h, um aviso 1h antes do prazo e uma notificação pelo celular 15 minutos antes;
• Fluxo inteligente de atividades: ao concluir uma tarefa, o Agendor sugere automaticamente a próxima ação para avançar o negócio.

4. Integração com outras ferramentas

Nenhuma equipe comercial trabalha com uma ferramenta só: CRM, plataforma de e-mail, sistema financeiro, ferramenta de automação de marketing e WhatsApp.

Assim, o vendedor transita entre vários sistemas ao longo do dia. O problema é quando esses sistemas não conversam entre si: a informação fica fragmentada, o retrabalho aumenta e o time perde tempo atualizando dados manualmente em cada plataforma.

Uma ferramenta como o Agendor CRM resolve isso por meio de integrações ao conectar a plataforma aos outros softwares que a empresa já usa e centralizando o fluxo de informações em um só lugar.

O Agendor CRM oferece dois caminhos principais para isso:

API aberta

Para empresas que precisam de integrações mais personalizadas, o Agendor disponibiliza uma API aberta, que permite conectar o CRM a qualquer sistema interno ou externo.

Isso significa que times de tecnologia podem desenvolver integrações sob medida com ERPs, plataformas de suporte, ferramentas de BI ou outros softwares que a operação utilize.

Integrações nativas e via plataformas de conexão

Para quem não tem time de desenvolvimento, o Agendor se conecta a dezenas de ferramentas por meio de plataformas como Pluga e Zapier, sem necessitar de programação ou código. E-mail, planilhas, ferramentas de automação de marketing e sistemas de gestão podem ser integrados em poucos cliques.

5. Integração com WhatsApp

O WhatsApp é o principal canal de comunicação do vendedor brasileiro. É por lá que boa parte das negociações acontece, mas também é por lá que as informações se perdem.

Conversa que fica só no celular do vendedor, contato que nunca foi cadastrado, negociação que avançou sem nenhum registro no CRM.

A integração entre o WhatsApp e uma ferramenta de CRM resolve exatamente esse problema: as interações que acontecem no aplicativo passam a alimentar o histórico do cliente no sistema, sem depender do vendedor lembrar de atualizar manualmente depois da conversa.

No Agendor CRM, essa integração funciona por meio de uma extensão gratuita para Google Chrome, que conecta a plataforma diretamente ao WhatsApp Web.

O vendedor continua usando o WhatsApp normalmente, a diferença é que agora tem o CRM ao lado, dentro da mesma janela. Isso permite:

• Salvar contatos automaticamente: identifique novos números no WhatsApp e cadastre-os no CRM em poucos cliques;
• Registrar conversas no histórico do cliente: todas as interações ficam organizadas e acessíveis para consultas futuras;
• Acompanhar negociações sem sair do WhatsApp: visualize o status do negócio, valores e próximas etapas diretamente na conversa;
• Criar novas oportunidades de venda: registre negócios na plataforma definindo valor, etapa do funil e responsável (sem abrir outra aba).

Confira como funciona a integração entre o Agendor CRM e o WhatsApp Web:

6. Histórico de interações

Vendas consultivas dependem de contexto. É importante para o time de vendas saber o que foi discutido na última reunião, qual objeção o cliente levantou três semanas atrás, o que foi prometido na proposta anterior.

Essas informações fazem a diferença entre uma abordagem afinada e uma conversa que começa do zero toda vez.

O problema é que, sem um sistema centralizado, esse contexto fica disperso: na memória do vendedor, em anotações no celular, em e-mails antigos ou em conversas no WhatsApp que ninguém mais acessa. Quando o vendedor muda, a informação vai embora junto.

Uma ferramenta de CRM resolve isso ao registrar cada interação com o cliente em um histórico acessível a qualquer momento: ligações, reuniões, e-mails, propostas enviadas, anotações relevantes. O vendedor chega em qualquer conversa preparado, sem precisar perguntar o que já foi discutido.

No Agendor CRM, o histórico de interações funciona assim:

• Registro de todas as atividades: ligações, visitas, e-mails e reuniões ficam documentados com data, responsável e observações. Tudo vinculado ao cliente ou negociação correspondente;
• Linha do tempo do cliente: todas as interações aparecem em ordem cronológica, facilitando a leitura do relacionamento e a preparação para o próximo contato;
• Acesso por qualquer membro do time: se o vendedor responsável estiver ausente, qualquer pessoa da equipe consegue retomar a negociação com o histórico completo em mãos;
• Registro via aplicativo: o vendedor pode registrar uma visita ou ligação diretamente pelo celular, logo depois do contato, sem precisar esperar chegar ao computador;

Notas e anexos: informações complementares, documentos e arquivos podem ser adicionados ao histórico do cliente para enriquecer o contexto da negociação.

Veja como o Agendor CRM ajuda não só na centralização das informações como na rotina comercial como um todo:

7. Aplicativo para celular

Para equipes com vendedores externos, ter o CRM disponível apenas no computador é um limitador. A operação acontece na rua: em visitas, reuniões fora do escritório, deslocamentos entre clientes.

Ou seja, o vendedor precisa de acesso às informações no momento em que elas importam, não quando ele chegar de volta ao escritório.

Uma boa ferramenta de CRM precisa ter um aplicativo mobile que funcione corretamente, não apenas uma versão reduzida do sistema que permite pouca coisa. O vendedor externo precisa consultar histórico, registrar visitas, atualizar negociações e planejar a agenda diretamente pelo celular.

No Agendor CRM, o aplicativo mobile oferece:

• Criação de rotas de visitação: o app mostra a localização geográfica dos clientes e permite planejar a melhor rota para visitar todos eles no dia, otimizando o deslocamento e o tempo em campo;
• Registro de atividades em tempo real: ligações, visitas e anotações podem ser registradas direto pelo celular, logo após o contato, sem precisar esperar chegar ao computador;
• Acesso offline: em regiões com baixa conexão ou sem sinal, o vendedor continua acessando as informações normalmente. Assim que a internet for restabelecida, todas as alterações são salvas automaticamente;
• Consulta de histórico e negociações: o vendedor chega em qualquer visita com o contexto completo do cliente na palma da mão.

Veja como funciona o app:

8. Relatórios completos

Saber que o time está vendendo é diferente de saber como o time está vendendo. A segunda informação é o que permite ao gestor agir antes que o problema apareça no resultado do mês.

Uma ferramenta de CRM  ajuda a transformar as atividades registradas pelo time em relatórios e indicadores acessíveis em tempo real desde a performance por vendedor até a quantidade de negócios em andamento e gargalos no funil. Tudo em um lugar, sem precisar consolidar planilhas manualmente.

No Agendor CRM, os relatórios e indicadores estão disponíveis com visualização em gráficos, facilitando a leitura e a interpretação dos dados. Entre os principais:

• Relatório de negócios: acompanhe o volume, valor e status de todas as negociações em andamento ou encerradas;
• Relatório de atividades: veja quantas ligações, visitas e reuniões foram realizadas por período e por vendedor;
• Relatório de produtos: entenda quais produtos ou serviços têm mais tração nas negociações;
• Sumário semanal: toda segunda-feira, o vendedor recebe um relatório com as atividades executadas na semana anterior e os próximos passos agendados.

A partir desses relatórios, você consegue acompanhar diferentes indicadores de vendas. Veja alguns exemplos:

• Taxa de conversão por etapa: identifique em qual fase do funil mais negócios são perdidos;
• Ticket médio: acompanhe o valor médio das negociações por vendedor ou por período;
• Ciclo médio de vendas: saiba quanto tempo leva, em média, para fechar um negócio;
• Ranking de vendedores: compare a performance individual do time com base em atividades e resultados;
• Previsão de receita: estime o faturamento esperado com base nas negociações em andamento e suas probabilidades de fechamento.

Se você quer testar na prática tudo o que o Agendor CRM tem a oferecer, crie uma conta e teste a plataforma gratuitamente!

Conheça o ecossistema Agendor

Agora que você conhece as principais funcionalidades de uma ferramenta de CRM, vale entender como o ecossistema Agendor vai além disso.

O CRM é a base da operação comercial, mas o ecossistema Agendor foi construído para cobrir toda a jornada de vendas consultivas, com soluções complementares que adicionam inteligência comercial e praticidade ao dia a dia do time.

Ava, assistente de vendas com IA

A Ava é a assistente de inteligência artificial do Agendor, disponível 24 horas por dia diretamente no WhatsApp.

Ela acompanha as conversas do vendedor, identifica informações comerciais relevantes e sugere ações no CRM, como cadastrar um cliente, registrar um follow-up ou avançar uma negociação no funil. O vendedor decide o que quer executar, a Ava faz o resto.

Além de responder comandos, a Ava também age de forma proativa: analisa as conversas e sugere próximos passos sem que o vendedor precise pedir. Ela funciona como um copiloto comercial: organiza a operação enquanto o vendedor foca em vender.

Agendor Chat

O Agendor Chat é a solução para times que fazem vendas consultivas pelo WhatsApp e precisam de controle e organização nas conversas.

Com ele, vários vendedores compartilham o mesmo número de forma profissional, as conversas ficam centralizadas em uma caixa de entrada única e tudo se integra automaticamente ao CRM, sem depender de preenchimento manual.

Para o gestor, o Agendor Chat entrega visibilidade total: tempo de resposta, histórico de atendimento e métricas por vendedor, tudo em tempo real.

FAQ: principais perguntas sobre ferramentas de CRM

1. O que é uma ferramenta CRM?

Uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) é o software que centraliza tudo o que o seu time precisa saber sobre cada cliente: histórico, negociações em andamento, próximos passos.

Mas vai além de um banco de dados. Do armazenamento de informações à automatização de tarefas, um bom CRM libera o vendedor das obrigações operacionais para que ele foque no que realmente importa: vender.

Mas entender o conceito é só o começo. O que define se um CRM vai funcionar de verdade para o seu time são as funcionalidades que ele oferece e se elas se encaixam no seu processo comercial.

E se quiser saber mais sobre o que é CRM e seus 10 principais benefícios, não deixe de ver nosso vídeo resumido:

Quer saber mais? Então, leia este post: O que é CRM e para que serve?

2. Para que serve uma ferramenta de CRM?

Uma ferramenta de CRM serve para dar ao time comercial controle sobre o relacionamento com cada cliente: do primeiro contato até o fechamento. Isso significa coletar e organizar informações sobre clientes e potenciais clientes, transformando dados dispersos em inteligência comercial que o vendedor consegue usar no dia a dia.

A maioria das ferramentas opera em nuvem, sem necessidade de instalação. Basta acesso à internet para ter o histórico completo de cada cliente na palma da mão.

No dia a dia, um bom CRM permite:

• Acompanhar a jornada de compra de cada cliente, sabendo exatamente em que etapa ele está;
• Centralizar o histórico de interações, evitando que informações fiquem na cabeça do vendedor ou perdidas em e-mails;
• Segmentar a carteira de clientes por perfil, potencial ou estágio de negociação;
• Personalizar a abordagem de vendas com base no que cada cliente já demonstrou interesse;
• Tomar decisões mais estratégicas com dados concretos em vez de intuição.

O resultado é um time que vende com mais contexto e mais consistência.

Para se aprofundar no assunto, leia este post: Saiba tudo que um software de CRM pode fazer pela sua empresa

3. Quais são as principais vantagens de um CRM para empresas B2B?

Uma ferramenta de CRM pode trazer inúmeras vantagens para o seu negócio. 

Conforme citamos anteriormente, uma delas se refere ao maior controle sobre o processo de vendas. O vendedor consegue acompanhar o amadurecimento dos leads e adotar estratégias perfeitamente alinhadas ao momento em que o lead se encontra.

Outro benefício que vale mencionar se refere à automatização de tarefas manuais, que costumam tomar muito o tempo dos colaboradores das equipes de marketing e de vendas.

Assim, o profissional pode se concentrar mais em atuar como um consultor do produto ou serviço e agregar valor em suas interações com os clientes.

Além destas, a ferramenta ainda oferece diversos outros benefícios. Conheça as principais vantagens de uma ferramenta de CRM online:

1. aumento da agilidade no ciclo de vendas;
2. maior assertividade na hora de fazer as propostas;
3. aprimoramento constante do discurso de vendas;
4. redução de falhas e retrabalhos;
5. alinhamento entre os departamentos de marketing e de vendas;
6. otimização do uso de recursos;
7. diminuição de custos operacionais;
8. maior facilidade para escalar as vendas;
9. aumento da produtividade.

Ou seja, o CRM pode ser um grande aliado da sua força comercial. Mas como usar o CRM na prática? Que funcionalidades ele oferece? A resposta você confere no tópico a seguir.

Veja também: Como usar o CRM e a tecnologia da informação para atingir os melhores resultados em sua empresa?

4. Quais são os principais sinais de que está na hora de você contratar um CRM?

Veja abaixo os principais sinais que indicam que sua empresa precisa de um CRM para aumentar as vendas e a produtividade do time comercial. 

Se a sua empresa…

1. Não tem informações básicas sobre sua base de clientes;
2. Não conhece as preferências e necessidades de cada cliente;
3. Está com dificuldades de reter e fidelizar consumidores;
4. Está enfrentando uma alta rotatividade de funcionários;
5. Não consegue mais armazenar dados de clientes manualmente;
6. Tem expectativa de expansão e quer se preparar para gerir sua base;
7. Tem dificuldades para manter o histórico de cada cliente;
8. Precisa otimizar o processo de suporte ao cliente;
9. Tem um sistema de relatórios falho e raso;
10. Não tem um sistema para centralizar dados;
11. Não consegue ter acesso a informações fora do escritório.

Se a sua empresa se enquadra em pelo menos uma dessas situações, a resposta é SIM, está na hora de contratar uma ferramenta de CRM.

#CRM #Fundo