Você realmente sabe o papel de uma agenda de clientes em seu processo de vendas?

Entender o objetivo dessa ferramenta é essencial para usá-la da melhor maneira possível. Ainda, é uma forma de saber se somente a agenda de clientes será o suficiente para dar conta do fluxo de vendas como um todo e registrar todas as informações necessárias.

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Guia: como elaborar e implementar o processo de vendas

Elaborando e tirando o processo de vendas do papel para colocá-lo em prática

O que é uma agenda de clientes?

A agenda de clientes é uma documentação para que gestores e pessoas envolvidas com o setor comercial de uma empresa registrem todos os contatos de clientes e leads (potenciais clientes).

Junto a isso, a agenda de clientes também é utilizada para marcar datas e horários de reuniões e outras ações de vendas, como reativação de clientes e chamadas de relacionamento.

Como criar uma agenda de clientes?

Há diversas opções para criar uma agenda de clientes. Ela só precisa ter as informações básicas de contato, como telefone, e-mail e o nome de pessoa responsável (cliente). 

A agenda também pode ser dividida em duas sessões: a lista de contatos e o calendário com os agendamentos de compromissos.

Todas essas informações podem ser colocadas em uma agenda convencional, por exemplo. Outra opção é ter uma planilha em conjunto com o Google Agenda ou usar um aplicativo. Também é possível ter esse recurso dentro de um software de CRM.

A agenda de clientes ajuda a organizar a equipe de vendas?

Depende de quais tarefas precisam ser organizadas e qual é o formato de agenda de clientes que a empresa ou o profissional irá utilizar. 

Por exemplo, agendas convencionais não resolvem a organização de leads por etapas dentro da jornada comercial. A maioria dos aplicativos também não, pois ficam limitados ao formato de calendário de tarefas.

Agora, considerando plataformas que são dedicadas à gestão de clientes, aí sim é possível considerar a agenda como a solução de todos as demandas referentes ao comercial de uma empresa.

Vantagem da agenda de clientes

Agenda convencional

Ajuda a marcar e lembrar de todos os compromissos com clientes, organizados por data e hora. Também é uma boa ferramenta para documentar todos os pontos de contatos de clientes e leads.

Planilhas de controle

Tem as mesmas vantagens da agenda convencional, porém é muito mais fácil realizar ajustes e adicionar informações em uma ferramenta digital. Também é mais prático compartilhar essa ferramenta com outras pessoas da equipe e garantir que históricos não se percam.

Google Agenda 

É bem útil para marcar e centralizar compromissos e enviar os convites para os envolvidos em reuniões e eventos. 

Aplicativos de agenda

Funcionam bem para acompanhar compromissos com clientes através do celular e receber lembretes de reuniões que estão próximas de acontecer. 

Agenda no CRM

As informações ficam integradas automaticamente assim que uma empresa, junto aos contatos dos responsáveis, é cadastrada no sistema. Logo, tudo o que se faz em um CRM, incluindo a gestão da agenda de compromissos, é automatizado para facilitar o processo como um todo (histórico, relatório, etapas no funil de vendas, status de um cliente, entre outros).

Desvantagem da agenda de clientes

Agenda convencional

Limitada às funcionalidades básicas de uma agenda, ou seja, realiza apenas marcações de compromissos. Além disso, não permitem o compartilhamento com a equipe e a edição de informações.

Planilhas de controle

Apesar da facilidade de edição, o cadastro de dados dos clientes precisa ser feito manualmente, assim como atualizações. O problema disso é que demanda mais tempo e não torna o processo mais automatizado e intuitivo. 

Além disso, não é possível ter uma noção clara de entrada e saída de clientes e fluxos mensais.

Google Agenda

Essa ferramenta só possui a funcionalidade de agenda, ou seja, permite apenas o registro de contatos e compromissos. Fatalmente, será necessário o auxílio de uma planilha, além da atualização manual de dados.

Aplicativos de agenda

Também costumam ser limitados às funcionalidades de agenda, a não ser que sejam os aplicativos das plataformas de gestão.

Agenda no CRM

Normalmente, necessitam de um investimento mensal para que empresas possam utilizar. Mas algumas plataformas, como a nossa, possuem versão free também.

A agenda de clientes vale ou não vale a pena?

Então, a agenda de clientes é uma vantagem ou desvantagem? É uma vantagem sim, mas somente ela não é o suficiente para manter o controle de tudo. Outro ponto é que, dependendo da ferramenta escolhida para criar a agenda, pode ser que os contatos e compromissos não fiquem tão organizados como estariam em um CRM, por exemplo. 

Como ter uma agenda de clientes organizada e eficiente?

A agenda de clientes demonstra uma necessidade de ter um melhor controle sobre compromissos, contatos e entradas e saídas. Para que o processo de vendas seja efetivo, é preciso ter todo o tipo de informação documentada: 

Algumas dicas são essenciais para controlar o fluxo comercial e não perder oportunidades. Veja:

Ter uma gestão ativa de clientes

Não espere que os clientes venham até a empresa. Esteja sempre ativo, procurando oportunidades de venda e oferecendo upsell aos clientes que já estão na casa. 

Outra prática da gestão ativa é estar sempre em contato com os clientes, a fim de entender se estão satisfeitos e melhorar processos com base em feedbacks para mantê-los fidelizados por mais tempo.

Dar atenção aos clientes antigos

O maior erro de uma empresa é criar a sensação de tranquilidade quanto aos clientes mais antigos e, por consequência, deixar de conversar com eles e atendê-los com a mesma atenção dos novos.

Nutrir a relação constantemente causa a sensação de cuidado e apreço. Além disso, nunca se perde a noção do que o cliente está achando do trabalho, se está satisfeito ou se precisa de alguma melhoria. Também, manter contato serve como termômetro para saber quando será um bom momento para oferecer mais serviços e benefícios.

Dividir clientes ativos e inativos

Organizar os clientes em duas listas, de ativos e inativos, é uma boa maneira de identificar padrões de comportamento. Por exemplo, é possível analisar históricos para entender por quanto tempo os clientes costumam ficar na casa e quando tendem a procurar pelos serviços novamente. 

Com isso, fica mais claro o tempo que deve ser dedicado para cada situação, assim como o momento exato para tentar a reativação de um ex-cliente.

Usar a tecnologia a seu favor

A tecnologia é o melhor recurso para manter uma agenda de clientes e para qualquer atividade de gestão que envolve um processo de vendas. Planilhas, agenda digital e e-mails são ótimas ferramentas para organizar essas demandas.

Porém, o CRM é a melhor opção para o controle de tarefas e reuniões, fluxo do funil de vendas, histórico de clientes e relatórios de vendas. É o serviço completo para dar suporte à equipe comercial, otimizando processos e transmitindo informações com mais clareza para que os vendedores consigam desempenhar melhor o seu papel.

Use o melhor da tecnologia a seu favor, crie muito mais do que uma agenda de clientes e melhore o processo de vendas como um todo.

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