Eliyahu Goldratt, autor do livro “The Goal”, criou a metodologia da Teoria das Restrições. Seu objetivo é ajudar empresas a realizarem mudanças positivas em suas organizações.

A Teoria das Restrições é uma opção para gestores que buscam ampliar suas vendas e melhorar seus processos.

Guia: como ser mais produtivo e eficiente em vendas

Aproveitando e organizando o relacionamento com seus clientes para vender mais e melhor

Pesquisas concluíram que, as organizações que empregam a Teoria das Restrições experimentam melhorias substanciais de desempenho.

Ao aplicar a Teoria das Restrições, uma organização pode ter em média:

  • Aumento de 60% de cumprimento de deadline de entrega
  • Redução de 50% de seu estoque parado
  • Aumento de 60% de receita
  • Redução de 66% do ciclo de produção ou venda
  • 82% de aumento de lucro

Parece surreal?

Acredite, você não está sonhando!

Embora a Teoria das Restrições seja muito usada no setor da indústria ela também pode ser usada para otimizar qualquer processo dentro das mais diversas empresas e departamentos.

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Os conceitos fundamentais da Teoria das Restrições

Por definição, uma “restrição” é qualquer fator limitante que impeça ou dificulte a pessoa ou organização, de atingir uma meta.

No contexto de negócios e gerenciamento, uma restrição é qualquer elemento ou fator que limite a empresa de ampliar seus lucros.

Quando o conceito da Teoria das Restrições foi introduzido pela primeira vez no mercado, foi visto como uma ferramenta de otimização de processos organizacionais e gerenciais.

Seu objetivo seria ajudar o gerente a tomar melhores decisões sobre mudanças necessárias.

A teoria propõe que todo processo dentro de uma empresa tem pelo menos uma restrição que é capaz de impedir que a organização atinja suas metas e objetivos de venda, lucro, redução de custos e por aí vai!

Essas restrições também são conhecidas como gargalos de produção.

A teoria propõe então que é necessária a identificação desses gargalos e o gerenciamento das restrições encontradas, a fim de:

  • implantar uma cultura de melhoria contínua;
  • ampliar a eficiência de todo o sistema;
  • alcançar maior lucratividade.

De acordo com a metodologia, ao fazer um mapeamento de processos atuais e remover suas restrições, você pode transformar seu funil de vendas.

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Mesmo que você acredite que seu negócio está funcionando da maneira ideal, atenção!

Segundo a Teoria das Restrições um único gargalo (ou uma única restrição) vai gerar uma redução de desempenho, que por sua vez causa uma redução do resultado que poderia ser alcançado. 

Como você pode imaginar, a Teoria das Restrições reúne ferramentas e técnicas para gerenciar e eliminar essas restrições para que a empresa possa, enfim, alcançar suas metas e objetivos estratégicos.

5 benefícios da Teoria das Restrições

As empresas e as organizações são, em sua maioria, orientadas para gerar mais lucros. Esse objetivo envolve vários componentes.

Como dissemos acima, a Teoria das Restrições vai ajudar a analisar esses componentes e eliminar possíveis erros ou dificuldades que impedem o funcionamento ideal dessas partes para que o negócio possa alcançar o melhor resultado possível.

Por isso, a seguir listamos os benefícios geralmente alcançados pela aplicação da Teoria das Restrições.

1) Maior rendimento

A partir da identificação e eliminação das restrições em seus processos, a empresa poderá alcançar maior produtividade sem precisar ampliar o investimento o que, consequentemente, vai gerar maior rendimento.

2) Despesas reduzidas

Ao eliminar restrições você diminui falhas, reduz desperdícios (de material e de tempo), de maneira geral, reduz os custos das operações.

A conta é simples: menores custos e maior produtividade geram maior lucro.

3) Controle operacional

Criar padrões e acompanhar as operações realizadas é uma etapa fundamental para garantir que cada fase está sendo executada da maneira mais fluida possível. É por meio do controle de operações que você identifica seus problemas e cria soluções.

4) Redução de estoque

A eliminação de restrições tem como um de seus grandes objetivos diminuir o ciclo de vendas (ou ciclo de produção) de um produto. Isso significa a redução do tempo em que a matéria prima chega e vai embora em forma de produto, dentro de uma empresa.

Com isso há a redução de estoque e menores prazos de entrega.

5) Melhoria da sinergia no local de trabalho

É possível minimizar ou eliminar os conflitos internos com a ajuda da TOC.

 

Teoria das Restrições: 5 passos para aplicá-la

A Teoria das Restrições propõe 5 passos para a identificação e eliminação de gargalos em uma empresa.

Etapa 1. Identifique a restrição (pode ser mais do que uma)

Dentro de uma empresa, departamento ou mesmo dentro de um único processo você pode ter diferentes tipos de restrições. As mais comuns são:

  • Restrição de mercado: nesse caso sua empresa tem capacidade técnica, de matéria-prima, de mão de obra e caixa para entregar sua proposta de valor, mas não há demanda do mercado para comprar sua produção;
  • Restrição de capacidade: quando a empresa não tem a capacidade de atender a demanda por seus produtos e serviços atendo as condições mínimas de qualidade;
  • Restrição de material: ocorre quando há problemas para obter a matéria-prima necessária para atender ao mercado. No setor de serviços um exemplo de restrição de material é a ausência de mão de obra qualificada;
  • Restrição de caixa: é um restrição porque pode impedir a empresa de atender o mercado por problemas no capital de giro e fluxo de caixa.

A primeira fase da aplicação da Teoria das Restrições propõe que não é possível consertar um problema se você não sabe que ele existe. Por isso é preciso identificá-lo e entender sua natureza.

Analise os processos atuais, dados e resultados de cada fase das etapas principais de seu negócio (depois passe para os processos secundários).

Ao revisar o fluxo de processos dentro de uma organização (por exemplo, aspectos da satisfação do cliente em relação ao atendimento com feedbacks negativos) você pode identificar imediatamente a restrição que deve ser tratada.

Como você viu existem restrições físicas e não físicas dentro de um processo.

 

Etapa 2. Defina como reduzir as restrições

Considere e aplique melhorias para minimizar os efeitos da restrição identificada, de maneira rápida, assertiva e sem onerar seu caixa.

Priorize o uso de recursos que já estão disponíveis dentro da sua empresa.

Dentro de um processo que envolve uma restrição física, por exemplo, você pode propor a manutenção constante de equipamentos, a fim de evitar que eles estraguem e paralisem a produção. Para isso use sua equipe de TI, seus técnicos ou uma equipe terceirizada. Esse investimento é menor do que o realizado em caso de “pane geral”.

Etapa 3. Envolva toda a equipe

Para garantir que tudo o que foi feito até esse momento seja realmente posto em prática é necessário envolver a equipe na eliminação do gargalo.

Todos devem ajudar a melhorar o desempenho da área/processo onde a restrição está presente.

Essa eliminação de gargalo tem prioridade sobre todo o resto. Então, se você estiver enfrentando um gargalo na qualificação dos leads para vendas, é hora do setor se concentrar em otimizar essa etapa e acabar com o problema ali existente.

Se, nesta etapa, a restrição tiver sido eliminada, você poderá prosseguir diretamente para a Etapa 5.

Etapa 4. Eleve a restrição do sistema.

Se, neste ponto, a restrição ainda persiste é hora de mergulhar novamente na resolução do problema, voltando ao tópico 2, e pensar em outras ações possíveis para eliminar o problema.

Passo 5. Volte a avaliar restrições.

Quando uma restrição é eliminada sua equipe deve ir em busca da próxima restrição. Lembre-se que sempre haverá algum gargalo que impede o desenvolvimento integral do processo.

Resumindo, quando uma restrição é resolvida, outra ganha prioridade e os 5 passos aqui apresentados devem ser repetido.

A aplicação dos 5 passos da Teoria da Restrição é um ciclo. Afinal, é voltado para a melhoria contínua.

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Fonte: Pesquisa Escolar

Enquanto houver restrições, as etapas devem ser executadas de maneira cíclica, eliminando uma restrição de cada vez.

Como já mencionado acima, a Teoria das Restrições, TOC, também pode ser aplicada na identificação de processos falhos no setor comercial. Ao aplicar suas etapas você pode auxiliar sua equipe a vender mais.

A seguir, separamos algumas dicas e exemplos de como você pode utilizar a TOC para ampliar os resultados de sua equipe comercial.

Como a Teoria das Restrições aplica-se às equipes de vendas

Você pode, e deve, utilizar a Teoria das Restrições para identificar gargalos, mapear e otimizar processos, e fazer sua equipe vender mais.

As restrições podem ocorrer em qualquer nível de organização ou sistema, podendo limitar a atuação da:

  • Estratégia
  • Processo
  • Produção
  • Pessoas
  • Tecnologia
  • Vendas e mais

Alguns exemplos de restrições no nível estratégico da empresa, podem incluir:

  • Uma comunicação ineficiente;
  • Posicionamento que não condiz com a realidade da empresa;
  • Estratégia mal planejada de inserção no mercado;
  • Má compreensão das necessidades do cliente;
  • Design de produto ineficiente;
  • Novos concorrentes que são mal compreendidos;
  • Construção da reputação da empresa;
  • Restrições do processo de vendas.

No processo de vendas, os exemplos de restrições podem se mostrar de diferentes maneiras. Destacamos 4 gargalos que podem prejudicar seu setor.

1) Falta da formalização de um processo de venda

Construir um processo de vendas é o primeiro passo para garantir que sua equipe está alinhada ao discurso das demais áreas da organização, principalmente, com o discurso do marketing.

  • Identifique as etapas da jornada do consumidor do seu serviço ou produto;
  • Defina uma lista de argumentos para cada etapa;
  • Use um software de CRM de vendas para saber quantos prospects estão em cada etapa;
  • Identifique onde está seu gargalo.

Outro ponto importante a se considerar é a falta de alinhamento entre o processo de venda e a jornada de compra do cliente. Por isso, mais do que formalizar um método, é importante garantir que ele seja efetivo, caso contrário você estará diante de outra restrição.

Leia esse conteúdo sobre as 7 etapas do processo de vendas e aprenda a defini-lo melhor.

2) Prospecção mal realizadas

As restrições em vendas começam na prospecção mal realizada.

  • Você já definiu suas personas?
  • Segmentou seus clientes?
  • Qual o perfil de empresas deseja contactar?
  • Antes de entrar em contato, você estuda seu cliente?
  • Definiu o discurso que usará com cada perfil de comprador?

A prospecção vai muito além de pegar a lista telefônica e sair ligando para todo o tipo de empresa ou pessoa. Para se aprofundar na questão, recomendamos o artigo, Prospecção: como encontrar novos clientes em 5 passos”.

3) Qualificação ou desclassificação precoce

Se você trabalha com vendas, provavelmente já ouviu falar em qualificação de contatos ou leads.

Definir os critérios de qualificação e analisá-los de maneira profissional, ajudará você a não perder o precioso tempo da sua equipe de vendas com leads ainda não preparados para converter, ao mesmo tempo que não desqualificará um contato pronto para comprar.

Leia mais em: SQL e MQL: entenda o que são e como ajudarão na sua conversão de vendas

4) Falta de indicadores ou KPIs incorretos para medir o progresso e o desempenho

Medir os resultados das suas ações de vendas é uma das maneiras mais eficientes para a identificação de restrições em seus processos.

  • Em qual etapa, sua equipe consegue converter mais clientes?
  • Você está batendo suas metas?
  • Suas personas estão se relacionando com seus materiais de fundo de funil?

Essas são apenas algumas questões. Acompanhar os indicadores de vendas e entender se os resultados estão acima ou abaixo do esperado, irá te mostrar possíveis gargalos.

Outros gargalos da equipe de vendas

Acima você foi apresentado a algumas restrições de vendas, entretanto, uma equipe de vendas também trabalha com outros gargalos produtivos, como:

  • A quantidade de pessoas em sua equipe;
  • O número médio de contatos que cada membro do time comercial pode suportar;
  • O volume de clientes que sua equipe de implementação pode gerenciar;
  • A quantidade de leads gerados pelo marketing, e assim por diante.

Ao identificar onde ocorrem as restrições do processo de vendas, você pode fazer uma pesquisa detalhada para identificar onde o processo pode ser melhorado, de maneira mais eficaz.

Por exemplo, se não houver prospects suficientes entrando no pipeline de vendas, você pode fazer uma pesquisa detalhada para descobrir se os vendedores:

  • Tem ou não seus objetivos bem definidos;
  • Possuem material comercial de qualidade e adequado para vender (como tablet, apresentação profissional, etc.);
  • Estão ou não motivados;
  • Possuem ou não a formação necessária (formação interna, argumentos de vendas).

Esses fatores podem influenciar os níveis de produtividade.

Como melhorar a eficácia de vendas eliminando as restrições?

Uma mudança em cada uma das restrições apresentadas, poderia, teoricamente, contribuir para um aumento nas vendas.

Entretanto, em alguns casos as restrições se somam e precisam ser analisadas em conjunto.

Por exemplo, aumentar a divulgação sem ampliar a capacidade de captação e gestão de leads, pode ser um desperdício de recursos preciosos.

Da mesma forma, o aumento de alcance da sua marca, e consequentemente a conversão de mais leads, deve acontecer ao mesmo tempo que você investe na ampliação de sua equipe e na sua capacidade de atendimento.

A Teoria das Restrições irá te ajudar a otimizar seu processo de vendas (assim como pode ser útil em outros processos). Outras estratégias e ferramentas podem complementar sua busca por melhores resultados, por isso sugerimos que aprofunde seu conhecimento, com o artigo “25 ferramentas de vendas: uma lista completa para otimizar sua rotina comercial”.

E você, já utiliza a Teoria das Restrições na gestão da sua equipe comercial?