Na sua equipe comercial a planilha de acompanhamento de vendas por vendedor ainda é a ferramenta principal para gestão de clientes e prospects? Então pode estar na hora de repensar este modelo…

Por mais que as planilhas no Excel possam ser excelentes para começar a documentação de processos e das atividades da área, elas acabam deixando bastante a desejar quando falamos em:

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  • segurança da informação;
  • produtividade dos vendedores e
  • acompanhamento das métricas e indicadores.

Quer entender melhor o porquê? Vamos explicar neste artigo!

O que há de errado com a planilha de acompanhamento de vendas por vendedor?

Para sermos sinceros, a planilha de acompanhamento de vendas por vendedor, na qual ele registra as negociações com prospects e as propostas fechadas, não é tão ineficiente assim.

Isso porque esse é o primeiro passo para que se tenha de fato a documentação dos resultados comerciais. Sim, porque muitas empresas ainda registram essas informações em cadernos, livros e agendas, como nos velhos tempos.

Portanto, se a sua empresa ou organização já migrou a documentação para o meio digital, isso já representa um início de caminho rumo à melhor solução.

Não é suficiente, porém, contar apenas com planilhas de Excel para a gestão comercial. Principalmente porque este software não foi desenvolvido para este fim, mas sim para a manipulação e para o cálculo de dados.

Ou seja, se o objetivo é ter uma ferramenta completa, que compreenda todas as características da atividade comercial e facilite a vida de vendedores e gestores, existem caminhos mais eficazes, sobre os quais falaremos mais para frente.

Quando a planilha de acompanhamento de vendas por vendedor se torna ineficaz

Mas, se a planilha de acompanhamento de vendas já faz parte das práticas e processos comerciais da empresa, quais seriam os motivos para abandoná-la?  Existem 4 razões principais:

1. Crescimento da equipe e da empresa

Quando a equipe comercial é formada por 2 ou 3 pessoas, é até viável consolidar os dados a cada fechamento semanal, quinzenal ou mensal, reunindo as informações registradas por cada um. Embora, de forma alguma seja o mais eficiente…

Agora, quando o time cresce, essa atividade se torna impraticável, tomando tempo significativo do responsável por esse fechamento. Muitas vezes, inclusive, esse é papel do gestor de vendas, que poderia se dedicar a outras atividades mais estratégicas nestes momentos.

Além disso, com o crescimento da empresa, outras áreas passam a demandar informações sobre o desempenho comercial para exercer as suas próprias atividades:

  • Marketing precisa saber a conversão de vendas a partir de cada campanha
  • Financeiro precisa prever o fluxo de caixa
  • entre outros.

Fica muito difícil oferecer dados com agilidade para estes outros departamentos se a cada solicitação for necessário buscar informações em uma planilha de Excel.

2. Vendas complexas

Empresas que atuam com vendas complexas jamais deveriam utilizar planilha de acompanhamento de vendas por vendedor.

Isso porque, normalmente, as negociações levam meses, envolvem diferentes pessoas e exigem follow-up constante.

É muito difícil gerenciar todo esse relacionamento por meio do Excel, especialmente a fim de não perder o momento certo de voltar a abordar determinado prospect.

3. Vendas volumosas

Outra situação na qual a planilha de vendas por vendedor sequer deveria ser considerada é quando o volume de vendas mensal é alto.

O risco de informações serem perdidas no caminho ou até de não serem incluídas corretamente na planilha é grande, comprometendo uma análise qualificada dos dados.

Isso pode levar a forecasts incorretos, tanto do ponto de vista de produção quanto do ponto de vista financeiro, criando uma verdadeira bola de neve para toda a gestão da empresa.

4. Gestão simplificada

Se a otimização de recursos e pessoas é uma prioridade para a sua empresa neste momento de alta competitividade, não há porque escolher um caminho menos eficiente do ponto de vista de gestão.

Apenas pelo fato de a planilha de acompanhamento de vendas por vendedor exigir que alguém confira ou consolide dados para gerar relatórios, já perde-se bastante nesse sentido.

E é uma gestão mais simplificada e eficiente que permite às pessoas focar onde são mais importantes na atividade comercial:

  • prospecção;
  • negociação;
  • relacionamento com clientes e futuros clientes.

Qual a melhor alternativa para gestão comercial?

Onde está, então, a melhor solução para a gestão de vendas e vendedores se não é nas planilhas de Excel? Em ferramentas desenvolvidas e atualizadas constantemente para apoiar gestores da área e empreendedores: os sistemas de CRM.

CRM é a sigla para o termo em inglês Customer Relationship Management. Em tradução para o português, Gestão do Relacionamento com o Cliente. Esta é uma metodologia de vendas já bastante consolidada e essencial para o sucesso comercial.

A partir do CRM, foram desenvolvidos sistemas, como o Agendor, que permitem de forma digital e automatizada registrar todas as atividades que fazem parte do relacionamento com o cliente. Entre elas, estão, por exemplo:

  • dados de contato de prospects e clientes;
  • registro de interações como reuniões, ligações e e-mails;
  • informações sobre as negociações.

Vantagens de utilizar um sistema de CRM

Sabemos, entretanto, que toda a transição de processos e ferramentas demanda energia e tempo para ser realizada.

Por isso, também separamos abaixo algumas vantagens principais em se evoluir da planilha de acompanhamento de vendas por vendedor para um sistema de CRM:

Gestão na nuvem

Os sistemas de CRM mais modernos são armazenados na nuvem, o que permite que sejam acessados a qualquer hora e de qualquer dispositivo – inclusive no aplicativo para celular!

Esse fator é essencial para equipes comerciais, uma vez que os vendedores externos passam a maior parte do tempo em visitas e se deslocando entre elas, demandando uma solução que possa ser facilmente atualizada.

Somada a isso, está a diminuição de riscos de perda de informações, devido a arquivos corrompidos ou salvos incorretamente.

Facilidade de gerar relatórios

Um ganho de tempo significativo para os gestores de vendas e para os empreendedores: poder gerar relatórios em poucos minutos, apenas selecionando os critérios que devem ser levantados.

No sistema de CRM, todas as informações são armazenadas de forma categorizada e, por meio da automação, os relatórios são produzidos e compartilhados em tempo mínimo.

Acompanhamento de atividades

Por meio do software de CRM, é mais fácil, também, acompanhar as atividades de cada vendedor, sabendo quais foram as novas prospecções feitas, os contatos realizados, o volume de vendas e a taxa de conversão.

Desta forma, ganha-se uma riqueza de informações importante para entender quais são as práticas e as abordagens que levam à melhor performance e, a partir disso, replicar com o restante da equipe.

Visão do pipeline de vendas

Ter uma visão clara do pipeline de vendas é essencial para a tomada de decisão em um negócio.

Olhando para ele é possível aprovar investimentos, aumentar a equipe, comprar insumos… ou, então, não fazer nada disso até o cenário se tornar mais positivo.

Com um sistema de CRM, o pipeline está sempre atualizado e é apresentado de uma maneira bastante visual, permitindo ao empresário ter um termômetro da situação real da empresa.

Acompanhamento de métricas e indicadores

Assim como o pipeline geral de vendas da empresa, em um sistema de CRM você pode acompanhar cada métrica e indicador que julgar importante para a sua gestão comercial entre eles:

  • número de novas negociações;
  • ticket médio;
  • duração das negociações;
  • taxa de conversão.

Produtividade da equipe

Por fim, a última vantagem de substituir a planilha de acompanhamento de vendas por vendedor por um sistema de CRM é o ganho em produtividade. Sem dúvidas, essa é uma palavra-chave importante em tempos de competição acirrada e de incertezas econômicas.

Funcionários mais produtivos investem o tempo nas atividades que podem trazer mais resultados ao negócio, permitindo que se faça mais, com menor esforço. Uma forma bastante efetiva de acelerar as vendas!

Está na hora de profissionalizar sua atividade comercial!

Neste artigo, falamos sobre porque as planilhas de Excel não são a ferramenta mais eficaz para a gestão comercial de uma empresa.

Mas existe um ponto muito importante para abordarmos agora que chegamos ao final do texto: a forma como uma empresa é administrada diz muito sobre o quanto ela demonstra ser profissional.

Isso mesmo, se um negócio utiliza recursos alternativos ou ultrapassados para o relacionamento com clientes e, consequentemente não alcança a melhor eficiência nesse sentido, a impressão que pode ser passada é de falta de organização ou de atenção. Algo que, temos certeza, não é a intenção da sua empresa!

Por esta razão, se ainda está desatualizado em relação às tecnologias para a gestão da empresa, tanto da área comercial quanto das demais, é hora de repensar as opções e dar um passo importante para alcançar produtividade e, é claro, melhores resultados!

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