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Como fazer relatório de vendas: síntese e confiabilidade

Escrito por
Júlio Paulillo

Não tem como fazer um relatório de vendas sem filtrar as informações em busca das mais relevantes

Muitos profissionais de vendas, quando solicitados a fazer um relatório comercial, acreditam que devem incluir o máximo de informações possível.

Além de tornar sua leitura maçante e interminável, nem todas as informações que se têm a disposição, muitas vezes, são realmente necessárias, trazendo mais confusão que solução para quem o analisa.

Por outro lado, existem aqueles que, na verdade, por falta de recursos tecnológicos, por demora ou imprecisão na coleta dos dados e no registro das vendas, têm poucas informações para disponibilizar e, com isso, criam um relatório de vendas pobre e cheio de comentários desnecessários para “encher linguiça”.

Nesta postagem, você vai ver como criar um relatório de vendas com as informações certas, como coletar dados de forma confiável e como apresentar relatórios impecáveis, nem com excesso nem com falta de informações.

Como fazer relatório de vendas

É muito importante conhecer os números de suas vendas

Como você coleta os dados para o seu relatório de vendas? CRM online, de plataforma, open source ou planilhas?

Como fazer relatório de vendas que pode te ajudar de verdade

Isso é um fato: fazer relatórios de vendas “por fazer”, simplesmente para dizer que fez e entregar para o “chefe”, não faz sentido algum.

O que muitos não entendem é que o relatório de vendas não se trata de uma burocracia para ser arquivada sem ler ou uma “prova” de desempenho, em que alguém vai te dar uma “nota”, uma comissão e bônus, se você ou sua equipe baterem a meta.

O relatório de vendas é um importante instrumento de trabalho que deve ajudar gestores e demais profissionais de vendas a avaliarem a situação comercial das empresas, corrigir rumos, se necessário e tomar as melhores decisões, com base em fatos e dados reais.

É por isso que saber como fazer relatório de vendas é uma habilidade fundamental para qualquer profissional desta área.

Veja, a seguir, algumas dicas de como fazer isso de modo assertivo e eficiente.

1- Disciplina é fundamental

Não tem como fazer relatório de vendas sem informações precisas, coletadas em seu dia a dia.

Por isso, chegar de volta na empresa, no final do dia, cansado por ter feito uma série de visitas e reuniões não poderia ser uma justificativa para não preencher adequadamente os dados em sua planilha de vendas. Mas nós sabemos que isso é desgastante.

Por isso, um app de vendas que funciona offline em seu celular, pode ser um grande aliado nessa hora, porque você poderá atualizar os dados e agendar follow-ups quando estiver na sala de espera para uma reunião, por exemplo.

2- Seja preciso e meticuloso em suas anotações

Seja detalhista! Claro, com concisão, mas não deixe escapar detalhes importantes para poder conhecer os desejos e necessidades de seus clientes, pedidos especiais que fizeram, descontos, formas de pagamento, o que foi dito em reuniões e outras informações como estas.

E se possível, não deixe de anexar documentos e arquivos que possam ajudá-lo a entender melhor a situação.

Como fazer relatório de vendas

Seja preciso em suas anotações

3- Inclua dados sobre faturamento e quantidades vendidas

Este é o primeiro ponto que quem quer entender como fazer relatório de vendas deve sempre incluir nesse documento.

O valor total das vendas e a quantidade de vendas realizadas.

Em seguida, a quantidade de cada mercadoria ou tipo de serviço vendido, com o correspondente montante monetário total. Quando os serviços são extremamente customizados,  como consultorias ou projetos sob medida, talvez isso não seja possível.

4- Ticket médio de vendas

Defina inicialmente o ticket médio das vendas totais, depois, o ticket médio de cada tipo de produto ou serviço (pois, muitas vezes, há descontos por quantidade e outros fatores, negociados caso a caso).

5- Vendas por vendedor

Este é um dado muito importante para gerenciar comissões e o desempenho da equipe comercial.

Devem ser apresentados o valor total das vendas por vendedor e a quantidade de vendas feitas.

Dependendo do portfólio de produtos ou serviços da empresa, é possível também mostrar as quantidades e valores desses itens que cada vendedor vendeu, mas isso pode ficar complexo demais, em alguns casos.

6- Vendas por cliente

Da mesma forma, quem quer saber como fazer um relatório de vendas bem completo não pode deixar de incluir as vendas por cliente, o nome da empresa ou grupo, ticket médio dessas vendas, quais produtos ou serviços compram, quanto gastam em cada item e a quantidade etc.

7- Métricas de desempenho dos vendedores

Quantidade de e-mails enviados, telefonemas feitos, reuniões agendadas, propostas enviadas, negócios fechados e outras ações dos vendedores também são métricas importantes que um relatório de vendas pode conter.

Este texto de nosso blog tem mais dicas sobre esse tema: Métricas e indicadores para avaliar o desempenho de seus vendedores

Como fazer relatório de vendas

Estude seu relatório de vendas e faça uma excelente apresentação

8- Dados sazonais

No caso de relatórios de vendas anuais, semestrais ou até trimestrais, dependendo do ramo de atuação da empresa, dados sazonais podem ser importantes.

Verificar em que épocas do ano ocorrem mais vendas ajuda a planejar e tomar decisões sobre políticas de preços, descontos e promoções.

9- Conclusões

E se além de um monte de dados, você fizer uma conclusão final, sucinta, com as principais informações do relatório, aquelas mais relevantes para quem precisar usá-lo?

Essa é uma maneira de como fazer um relatório de vendas se tornar mais fácil de ler, além de mostrar que seu autor entende do assunto!

Inclua gráficos e tabelas, pois informações visuais auxiliam muito na captação das informações.

Agora que você já sabe como fazer relatório de vendas, se está achando que colher todas essas informações pode ser complicado demais, e quer, urgentemente, dispor de um bom sistema de CRM, este artigo pode ser bastante útil para você: Mostre para sua diretoria para que serve o CRM

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