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Como aumentar minha produtividade: 3 segredos de eficiência

Escrito por
Gustavo Paulillo

Como aumentar minha produtividade? Conheça as 3 técnicas que mais dão resultados: Pomodoro, Matriz de Eisenhower e GTD (Getting Things Done)

Muitas pessoas se perguntam: – Como aumentar minha produtividade?

E, vamos ser sinceros, a resposta nem sempre é fácil.

O que muitos não entendem é que existe uma diferença entre trabalhar muito e ser produtivo no trabalho.

Estender sua jornada até altas horas todos os dias e passar os finas de semana na empresa não vai aumentar sua produtividade.

Pelo contrário, só vai aumentar sua carga de trabalho e, com certeza, te deixar estressado e cansado, o que só pode te trazer confusão mental, ineficiência, tomadas de decisões erradas, desatenção e dificuldade de memorizar as coisas, cometendo muitos erros.

E errar, nesses casos, é ser mais improdutivo.

Para ser mais produtivo é preciso alcançar seus resultados com o mínimo de recursos possível. Fazer mais com menos.

Como aumentar minha produtividade

Técnicas de foco e concentração ajudam na produtividade

Não queremos, com isso, estimular que você alcance suas metas antes do final do mês e aí fique de pernas pro ar, claro que não é nada disso!

Nosso intuito é que você tenha tenha foco! Não se distraia e descanse apenas o suficiente (durante a jornada diária) para aliviar a tensão e seguir em frente.

Mas você deve estar se perguntando.. Como consigo isso? Como aumentar minha produtividade?

Exatamente com o objetivo de ajudá-lo a responder essa pergunta, trouxemos 3 das mais usadas técnicas de aumento de produtividade usadas por executivos do mundo todo:

  1. A Técnica de Pomodoro
  2. A Matriz de Eisenhower
  3. A Metodologia GTD: Getting Things Done (fazendo as coisas acontecer!)

Vamos lá, prepare-se agora mesmo para ser o cara mais produtivo de sua empesa!

E se seu foco é prospecção e vendas, temos um excelente e-book com dicas específicas para atingir seus objetivos comerciais: Guia: Como ser mais produtivo e eficiente em vendas.

Como aumentar minha produtividade: 3 técnicas matadoras

Lembre-se: técnicas podem ajudar a racionalizar seu foco, mas sem vontade e garra, nada disso vai fazer sentido, é preciso se sentir motivado para trabalhar!

Técnica de Pomodoro

Pomodoro, em italiano, significa tomate. Talvez você esteja se perguntando: – E como aumentar minha produtividade com tomates? Calma, você vai ver que a resposta é bastante interessante e, melhor de tudo, produtiva.

Essa Técnica de Pomodoro foi inspirada em um daqueles relógios com um despertador que ficam em cozinhas, para alertar sobre o tempo de cozimento dos alimentos.

Você com certeza já teve ou viu um relógio assim. Pois bem… Francesco Cirillo, o criador da técnica, tinha um desses modelos em formato de tomate, daí o nome…

Bom, o Método Pomodoro consiste basicamente em dividir seu tempo em intervalos de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso. E a cada 4 blocos desses, isto é, a cada 2 horas, você faz uma pausa de meio hora.

Como aumentar minha produtividade

Na Técnica Pomodoro você faz uma tarefa de cada vez

O passo a passo seria o seguinte:

  1. Faça a lista de suas tarefas do dia.
  2. Ajusta o “timer” para 25 minutos.
  3. Comece a fazer sua primeira tarefa.
  4. Assim que o timer soar, pare e descanse 5 minutos (tipo comer um lanche ou olhar o Facebook).
  5. Recomece a tarefa (se ela não terminou) ou inicie outra.
  6. Após 4 despertadas seguidas, descanse meia hora.

Pronto? Não.

Na verdade, caso alguém ligue ou apareça um e-mail ou aviso no celular durante uma tarefa, anote e não interrompa. Aí, dependendo do que for, você pode incluir na lista de tarefas ou resolver rapidamente no intervalo de meia hora (mas sem ocupá-lo por inteiro).

O segredo desse método, segundo os especialistas, é evitar que você fique estressado por falta de uma válvula de escape de vez em quando.

Matriz de Eisenhower

Sabe como a matriz de Eisenhower vai aumentar a sua produtividade? Te ajudando a decidir que tarefas atacar primeiro e quais deixar para mais tarde. E, para isso, ela usa 2 perguntas:

  1. Quais são suas tarefas importantes?
  2. Quais são suas tarefas urgentes?

Então você monta uma tabela com 4 quadrados, 2 em cima e 2 embaixo, 4 quadrantes em um quadrado, na verdade.

As tarefas que são importantes e urgentes ficam no quadrante superior esquerdo e, é claro, são as que você faz primeiro, suas prioridades.

As tarefas que são importantes, mas não são urgentes, ficam no quadrante superior direito. Estas você pode agendar para fazer depois e ficar atento a essa data.

Tarefas que não são importantes, mas são urgentes, você pode delegar a alguém e supervisionar os resultados.

Já as tarefas que não são nem importantes nem urgentes, simplesmente esqueça e abandone: jogue no lixo.

Como aumentar minha produtividade

“Tudo o que é importante, dificilmente é urgente. E tudo o que é urgente, quase nunca é importante” – Eisenhower, General e Presidente dos EUA

Pronto! Não tem mais porque ficar em dúvida de qual tarefa fazer primeiro, use a Matriz de Eisenhower.

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Metodologia GTD: Gettingt Things Done

Chegamos à nossa última técnica para ajudar você a responder à enigmática pergunta: – Como aumentar minha produtividade?

Desenvolvida por David Allem, esta técnica também segue um passo a passo que, segundo seu autor, descarrega seu  HD (Hard Disk, ou Disco Rígido, em português), te deixando despreocupado com as outras atividades enquanto faz as coisas acontecerem (Getting Thing Done!):

  1. Coletar: faça sua lista de tarefas (você viu isso antes, lá no Pomodoro, lembra?). O objetivo aqui é ficar relaxado sabendo que não vai esquecer de anda.
  2. Processar: Você vai classificar suas tarefas em 7 categorias:
      1. Fazer já, pois posso fazer em 2 minutos.
      2. É uma tarefa complexa, então é um Projeto.
      3. Tem uma data? Portanto é um Compromisso.
      4. É delegável? Encaminhe e classifique como Aguardando.
      5. Pode ser feita assim que possível? Fica como Próximas Ações.
      6. Não dá para fazer agora? Faça Algum Dia.
      7. Tarefa absurda? Delete!
  3. Organizar: É só por as tarefas que sobraram na seguinte ordem de execução: Próximas Tarefas, Aguardando, Algum Dia, Projetos.
  4. Executar: Faça as coisas acontecerem!
  5. Revisar: Ao final do dia, revise e reclassifique as tarefas e veja se surgiram novas.

Agora você conhece 3 técnicas de como aumentar sua produtividade. Acha pouco, quer mais? Então leia esta outra postagem de nosso blog: 25 frases sobre produtividade para inspirar seu time.

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