Se você ainda não sabe o que é eficiência operacional, vai querer dominar todas as técnicas para conquistá-la ao terminar de ler este texto!
Principais aprendizados deste artigo:
- A eficiência operacional reúne atividades que visam otimizar os processos e melhorar a performance de todas as atividades do negócio.
- Seus maiores objetivos são: aumento da produtividade, redução de custos e aumento de lucro.
- O cálculo do índice de eficiência operacional pode ser feito: dividindo o valor das entradas (investimentos) pelo das saídas (faturamento) ou, ainda, via divisão do número de vendas pela quantidade de horas trabalhadas dos colaboradores.
- Para tornar as operações mais eficientes, é preciso: calcular o índice; mapear processos; identificar gargalos; reestruturar todo o fluxo operacional; usar tecnologia; monitorar os resultados periodicamente e reduzir custos.
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Por sinal, essa eficiência oferece vantagens que, de modo geral, toda empresa busca. Isso inclui: redução de custos sem perder a qualidade do produto ou serviço, aumento da produtividade das equipes e melhor saúde financeira, com maior receita e faturamento.
A dificuldade, é claro, está em encontrar o equilíbrio perfeito entre ganhos e despesas, mantendo um trabalho de alta qualidade. Porém, saiba que é possível obter esse objetivo por meio de algumas técnicas, análises e ajustes nas operações, sem precisar reduzir o quadro de funcionários.
Continue a leitura e aprenda como achar o ponto ideal para melhorar a eficiência operacional da sua empresa, além do conceito, das vantagens e formas de calcular seu índice. Aproveite!
O que é eficiência operacional?
Eficiência operacional diz respeito à otimização de processos internos para melhorar o desempenho das atividades, sem precisar investir mais para isso. Trata-se de um conjunto de ações que visam simplificar as operações, aumentar a produtividade, reduzir custos e aumentar o lucro de um negócio.
Em outras palavras, podemos ainda dizer que a eficiência operacional é, literalmente, tornar as operações de um negócio mais eficientes e econômicas.
Porém, já adiantamos que o alcance da eficiência nos processos não precisa resultar em redução do preço de produtos e serviços. Afinal, a precificação acontece de acordo com o valor agregado à marca e seu posicionamento estratégico no mercado.
De modo geral, a eficiência operacional relaciona as entradas e saídas de um negócio:
- entradas: custos, despesas, colaboradores, tempo de trabalho etc.;
- saídas: o próprio serviço realizado ou produto finalizado, isto é, todo o faturamento obtido pela venda das soluções.
O propósito dessa eficiência nas operações é, portanto, ter investimentos nos aspectos da entrada, porém, obter retorno mais altos com as saídas.
Como calcular a eficiência operacional?
O índice de eficiência operacional pode ser calculado de duas formas para mensurar em qual nível sua empresa está: dividir o valor das entradas pelo de saídas ou, então, dividir a quantidade de vendas pelas horas trabalhadas. O ideal é fazer essa análise periodicamente para realizar melhorias internas.
Veja como calcular a eficiência operacional do seu negócio:
- dividir o valor das entradas pelo valor das saídas. Quanto maior for o resultado, melhor está sua eficiência nas operações. Lembre-se de definir o que sua empresa inclui em cada um desses processos;
- dividir a quantidade de vendas pelas horas dos colaboradores e entender quantas horas de trabalho são necessárias para gerar uma venda.
Por exemplo, se o colaborador demorou sete dias para produzir um item, mas a venda foi feita em apenas um dia, com lucro de R$ 170, significa que o índice de eficiência operacional é bom. Porém, se o produto levar um ano para ser comprado, esse valor cai e os processos precisarão ser revistos.
Como melhorar a eficiência operacional?
Para melhorar a eficiência operacional, é necessário, antes de tudo, calcular o índice da sua empresa, definindo o que é considerado entrada, além de mapear os processos atuais e organizá-los para ter uma visualização completa do cenário. Identifique quais são os gargalos e atividades que atrapalham os bons resultados.
Entenda quais são os pilares da eficiência nas operações corporativas e como adaptar a realidade da sua empresa para ter uma alta performance.
- Mapeamento de processos
Para melhorar as operações, é fundamental saber como estão atualmente. Logo, mapeie todas elas, incluindo o fluxo de atividades, o tempo de trabalho em cada etapa e os responsáveis. Depois, analise falhas e identifique quais ações estão causando prejuízos.
Aprenda mais: Identificar e corrigir gargalos de vendas com o CRM. Quais são os caminhos?
- Reestruturação de processos
Com todos os gargalos identificados e atividades que geram custos excessivos e desnecessários, é hora de reestruturar as operações para que sejam realmente eficientes.
Finalmente, é a hora da mudança! Por isso, entenda quais métodos e técnicas podem somar à produtividade das equipes, monte um planejamento estratégico e um plano de ação e, depois, acompanhe os resultados, realizando ajustes caso seja necessário.
Entenda os casos mais problemáticos e comece por eles, elencando as prioridades conforme o impacto causado na eficiência do negócio.
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- Uso de tecnologia
A tecnologia é um dos pilares mais importantes da eficiência operacional. Afinal, além de reduzir custos e aumentar a produtividade, fornece dados precisos e em tempo real, o que propicia um acompanhamento minucioso dos processos e seus resultados.
O uso de um sistema de CRM, por exemplo, coleta, integra e permite a análise de todas as informações relacionadas aos clientes e o desempenho das equipes, como as de vendas, marketing e atendimento.
Com atividades automatizadas, o erro é reduzido ou até mesmo eliminado, gerando informações seguras que são vitais para a boa tomada de decisões e criação de estratégias comerciais.
- Acompanhamento de resultados
Outro ponto que torna as operações realmente eficientes é a mensuração periódica de resultados. Afinal, como saber se as ações e os processos estão dando certo se não medi-los?
Para tal, utilize o cálculo do índice de eficiência operacional e acompanhe os indicadores-chaves e as métricas fornecidos pelo software de CRM e outras plataformas integradas, como sistemas de gestão financeira e ERP.
Ao identificar um índice baixo, veja como aumentá-lo reestruturando ainda mais os processos e tornando-os mais econômicos e produtivos.
Não se esqueça de determinar um período para refazer o cálculo da eficiência nas operações e verificar se houve progresso e o que pode ser ajustado. Lembramos que o mercado e o comportamento do cliente são dinâmicos, logo, o processo de melhoria deve ser contínuo.
- Reduza custos operacionais
Dispensar funcionários não precisa ser a primeira medida de redução de custos. Há muitas outras ações a serem executadas para alcançar esse objetivo, como:
- negociar prazos e descontos com fornecedores;
- manter máquinas e equipamentos com manutenção em dia;
- entender gastos com itens de escritório, como papelaria, entendendo o que pode ser digitalizado;
- usar sistemas e tecnologias para simplificar processos, armazenar informações e gerar relatórios;
- fazer um bom controle de estoque.
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