Dados do CRM: como trocar de plataforma e migrar as informações

Migrar de CRM pode parecer complicado e, na maioria dos casos, o verdadeiro desafio está nos dados do CRM, e não na nova plataforma.

Contatos, negócios em andamento, atividades e anotações importantes: tudo isso precisa ser transferido com cuidado. Se algo se perde no caminho, o impacto nas vendas é imediato.

A boa notícia é que dá para fazer essa troca sem dor de cabeça. Com planejamento, limpeza dos dados e a ferramenta certa, é possível mudar de sistema com segurança.

Neste artigo, mostramos como migrar seus dados do CRM sem comprometer o histórico da equipe comercial.

Você vai conhecer os principais métodos, boas práticas e um checklist completo para conduzir esse processo com confiança.

Principais aprendizados do artigo

• Migrar os dados do CRM exige planejamento comercial. Antes de qualquer ação técnica, é fundamental mapear, limpar e priorizar o que será levado para a nova plataforma.
• A qualidade dos dados do CRM impacta diretamente os resultados. Uma base mal estruturada prejudica relatórios de vendas, compromete o relacionamento com clientes e atrasa processos comerciais.
• Existem diferentes formas de migrar os dados, como planilhas (.csv), ferramentas nativas, plataformas especializadas ou integrações via API. A escolha ideal depende do nível de complexidade da sua operação comercial.
• Boas práticas como limpeza de dados, testes e definição clara de responsáveis são essenciais para evitar erros, retrabalho e perdas de informações durante a migração.
• O Agendor facilita esse processo com recursos de importação simples, suporte técnico e materiais de ajuda que orientam cada etapa, além da possibilidade de testar gratuitamente por 7 dias.

Por que dar atenção especial aos dados do CRM

Os dados do CRM são o coração da operação comercial. É com base neles que os vendedores identificam oportunidades de negócio, personalizam abordagens e mantêm o relacionamento com os clientes em dia.

Quando esses dados estão organizados, atualizados e completos, a equipe ganha eficiência. Os gestores tomam decisões melhores e os relatórios refletem a realidade com mais precisão.

Por outro lado, migrar um CRM sem cuidar dessas informações pode gerar uma série de problemas.

Entre os mais comuns estão:

• Duplicação de contatos e empresas;
• Perda de histórico de negociações;
• Campos mal preenchidos ou desconfigurados;
• Relacionamentos quebrados entre atividades e negócios.

Tudo isso atrapalha o fluxo de vendas, gera retrabalho e dificulta a adoção do novo sistema.

Por isso, a atenção aos CRM dados vai muito além da parte técnica, ela impacta diretamente os resultados da equipe.

Neste cenário, a migração se torna uma grande oportunidade. Além de mudar de ferramenta, você também pode revisar e qualificar suas informações.

É o momento ideal para deixar de lado dados obsoletos e começar uma nova fase com uma base mais limpa e eficiente.

Planejamento estratégico da migração de dados CRM

Antes de pensar em exportar planilhas ou acionar a equipe de TI, o primeiro passo é planejar.

Migrar os dados do CRM sem uma preparação adequada é como mudar de casa sem fazer as malas: você corre o risco de esquecer coisas importantes ou levar o que já não faz mais sentido.

Nesta etapa, o ideal é dividir o planejamento em frentes bem definidas. Vamos explicar cada uma delas.

1. Mapeamento de dados: o que vai ser migrado?

O mapeamento é a base de todo o processo. Antes de qualquer ação técnica, é preciso entender exatamente quais dados do CRM serão levados para a nova plataforma.

Muita gente comete o erro de simplesmente exportar tudo, sem olhar para a qualidade das informações.

O resultado pode ser uma nova plataforma com os mesmos problemas da anterior: duplicidade de contatos, negócios mal categorizados, informações incompletas ou dados que ninguém mais usa.

Por isso, o primeiro passo é organizar os dados por tipo e prioridade. Algumas categorias são mais críticas para o time comercial e precisam estar 100% corretas na nova ferramenta.

Tipos de dados essenciais para mapear:

• Contatos: nome, e-mail, telefone, cargo, responsável comercial;
• Empresas: nome da empresa, CNPJ, segmento, porte, localização;
• Negócios: estágio no funil, valor, data de fechamento prevista, fonte de origem;
• Atividades: reuniões, ligações, tarefas agendadas, follow-ups pendentes;
• Histórico de interações: anotações, mensagens trocadas, observações de negociação;
• Campos personalizados: toda informação extra criada para adaptar o CRM à realidade da sua empresa (ex: tipo de cliente, número de filiais, código interno).

Além de listar os dados, também é fundamental entender os relacionamentos entre eles. Exemplo: um negócio precisa estar vinculado ao contato e à empresa corretos. Se esse vínculo se perde, a usabilidade e o contexto vão embora junto.

Erros comuns ao mapear dados:

• Ignorar os campos personalizados e depois descobrir que não existem no novo CRM;
• Deixar de mapear tags ou categorias usadas para segmentar os leads;
• Levar dados obsoletos que já não têm valor para a operação.

Boas práticas para o mapeamento:

• Crie uma planilha de referência com todas as categorias e campos;
• Marque os campos obrigatórios e os que podem ser descartados;
• Valide com a equipe quais dados realmente fazem diferença no dia a dia;
• Compare os campos atuais com os do novo CRM e veja o que pode ser adaptado ou recriado.

Esse processo pode parecer trabalhoso, mas ele evita uma série de dores futuras. Quanto melhor for o mapeamento, mais fluida será a adoção do novo CRM e mais valor você extrai dos dados desde o primeiro dia.

2. Limpeza e qualificação da base

A etapa de limpeza dos dados do CRM é o momento ideal para revisar toda a base e garantir que apenas informações relevantes, atualizadas e confiáveis sejam transferidas.

Isso reduz retrabalho, melhora a performance do novo CRM e ainda aumenta a confiança da equipe nos dados disponíveis.

Como fazer a limpeza da base

Comece com um diagnóstico geral. Liste os tipos de dados existentes e revise cada categoria com atenção. Isso inclui contatos, empresas, negócios, atividades e campos personalizados.

Ações práticas para a limpeza de dados:

• Excluir contatos inativos: leads que nunca responderam, e-mails inválidos, empresas que não existem mais.
• Corrigir erros de digitação: nomes com letras trocadas, e-mails com domínios incorretos, telefones faltando DDD.
• Remover ou revisar campos obsoletos: como códigos antigos ou dados que não fazem mais parte da estratégia comercial.
• Unificar registros duplicados: muitas vezes o mesmo cliente aparece duas ou três vezes na base, com dados espalhados.
• Padronizar formatos: datas no mesmo padrão, telefones com ou sem DDD, uso consistente de caixa alta ou baixa.
• Verificar vínculos quebrados: negócios sem empresa associada ou atividades sem responsáveis.

A limpeza também é uma ótima oportunidade para rever o histórico de dados. 

Nem tudo precisa ser migrado: manter apenas os registros dos últimos 12 ou 24 meses pode deixar a base mais leve e prática, sem prejudicar o acompanhamento comercial.

E a qualificação? Como elevar a qualidade dos dados?

Com a base limpa, o próximo passo é enriquecer as informações que realmente fazem diferença no processo comercial.

Isso significa complementar campos importantes, validar dados essenciais e até integrar outras fontes para obter uma visão mais completa de cada cliente.

Boas práticas de qualificação durante a migração:

• Adicionar informações faltantes (ex: cargo do decisor, setor da empresa, número de funcionários).
• Validar dados críticos como telefone e e-mail, usando ferramentas automáticas ou conferência manual.
• Segmentar os contatos com tags úteis para a estratégia (ex: clientes ativos, leads inbound, indicações, etc.).
• Revisar os campos personalizados, mantendo apenas os que têm valor real para a operação atual.
• Priorizar dados de contato e negócio para garantir uma visão completa e usável no novo CRM.

Ao final dessas etapas, você terá uma base mais enxuta, organizada, útil e pronta para ser migrada com segurança.

Isso aumenta a velocidade de adoção do novo sistema e melhora a produtividade desde os primeiros acessos.

3. Definição de escopo, cronograma e responsáveis

Com os dados do CRM mapeados e limpos, é hora de transformar a preparação em um plano prático.

Essa etapa é essencial para que a migração aconteça com organização, sem prejudicar a rotina do time comercial.

O planejamento envolve três pilares: escopo, tempo e responsabilidades. Ignorar qualquer um deles pode gerar atrasos, falhas técnicas ou até perda de dados valiosos.

O que entra e o que fica de fora? Defina o escopo

Avalie:

• Quais tipos de dados são realmente relevantes (contatos, negócios, atividades, etc.);
• Quais campos ou informações personalizadas ainda fazem sentido para a operação atual.

Dica: Menos é mais. Migrar apenas os dados úteis evita sobrecarga e facilita a adoção do novo sistema.

Estabeleça um cronograma realista

A migração não deve ser feita de forma apressada. É fundamental definir um cronograma com etapas bem delimitadas, que inclua períodos para testes e ajustes, além da migração oficial.

O ideal é trabalhar com:

• Prazos para limpeza e qualificação dos dados;
• Datas para testes-piloto (migração parcial de uma amostra);
• Semana de transição e suporte reforçado para a equipe;
• Data de corte oficial, que marca o fim do uso do CRM antigo.

Usar os dois sistemas de CRM simultaneamente por muito tempo aumenta o risco de inconsistência nas informações. Por isso, a transição deve ser objetiva e bem comunicada.

Quem é responsável por cada etapa?

A migração envolve diferentes áreas da empresa. Não é um projeto só de TI, nem só de vendas. Por isso, defina desde o início quem será responsável por cada parte do processo.

O ideal é montar um pequeno grupo com:

• Representante de vendas/comercial, que entende a lógica do uso diário;
• Responsável técnico ou de TI, que cuida da parte operacional e de integração;
• Gestor ou liderança, que garante alinhamento estratégico e tomada de decisão rápida.

Boas práticas de governança na migração:

• Alinhe responsabilidades com clareza (quem aprova, quem executa, quem testa);
• Documente o plano e compartilhe com todos os envolvidos;
• Estabeleça um canal de comunicação direto durante todo o processo (grupo, board, documento vivo).

Checklist de planejamento

• Escopo definido: quais dados migrar e de qual período;
• Cronograma montado: prazos para cada fase, testes e corte;
• Pontos focais definidos: quem lidera, quem executa, quem aprova;
• Equipe alinhada: todos sabem o que vai acontecer e quando.

Com esse planejamento estruturado, você reduz riscos, evita retrabalho e garante que todos estejam na mesma página.

A migração deixa de ser um problema técnico e passa a ser um projeto estratégico da empresa.

Métodos de migração dos dados CRM

Depois de mapear, limpar e planejar a transição, chega a hora de escolher como migrar os dados do CRM na prática.

E essa escolha depende de três fatores principais: complexidade da base, volume de dados e recursos disponíveis (equipe, tempo e orçamento).

Existem diferentes métodos para realizar essa migração. Cada um tem suas vantagens, limitações e níveis de controle.

Por isso, entender bem cada opção é essencial para tomar uma decisão segura.

A seguir, detalhamos os principais caminhos possíveis.

1. Migração via planilhas (CSV/XLSX)

A importação por planilhas é, sem dúvida, uma das formas mais populares e acessíveis de migrar os dados do CRM.

Ela é especialmente indicada para empresas com uma operação ainda enxuta ou que já possuem certo controle sobre a organização das informações.

Nesse formato, os dados são exportados do CRM antigo em arquivos .csv ou .xlsx, revisados e formatados conforme os campos do novo sistema. Depois, são importados manualmente. Geralmente isso acontece por meio de um assistente de importação nativo.

Vantagens desse método

• Baixo custo: na maioria das vezes, não exige a contratação de ferramentas externas.
• Fácil execução: ideal para quem tem familiaridade com planilhas.
• Controle total sobre o que será levado: é possível revisar, ajustar e eliminar dados antes de importar.

Limitações que exigem atenção

Apesar de prático, esse método exige cuidado redobrado. Basta um campo mal formatado para gerar erro na importação ou prejudicar a integridade da base.

• Relacionamentos entre dados podem se perder (ex: negócios sem vínculo com seus respectivos contatos ou empresas);
• Exige padronização rigorosa dos dados (nomes de colunas, formatos de datas, campos obrigatórios);
• Maior esforço manual, especialmente para bases com muitos registros ou campos personalizados.

Boas práticas para uma importação eficiente

Antes de iniciar o processo, monte um plano de importação. Isso ajuda a evitar erros e torna o processo mais seguro.

Etapas recomendadas:

• Divida os dados por categoria: crie planilhas separadas para contatos, empresas, negócios, atividades e históricos;
• Revise os nomes e formatos dos campos: alinhe com os campos existentes no novo CRM, verificando exigências como campos obrigatórios ou listas de seleção;
• Use identificadores únicos: por exemplo, crie um campo de ID para cada contato e relacione esse ID ao negócio e à empresa vinculados;
• Faça testes com pequenos lotes de dados: antes da importação total, use amostras para verificar se os dados entram corretamente e mantêm os vínculos esperados;
• Documente o processo: registre quais planilhas foram usadas, os campos incluídos e as etapas de validação realizadas. Isso facilita auditorias e correções.

Quando faz sentido usar esse método?

• Quando a empresa ainda está começando com o CRM e tem uma base reduzida;
• Quando os dados já estão relativamente organizados e a equipe tem familiaridade com Excel;
• Quando não há pressa ou necessidade de automação total da migração.

Mesmo sendo uma alternativa mais manual, a migração via planilhas pode funcionar muito bem desde que seja feita com cuidado, critério e um bom entendimento dos dados que realmente importam para o time de vendas.

No CRM do Agendor, você pode fazer esse migrar os dados de planilhas em poucos cliques e segundos! Inclusive, a ferramenta reconhece campos personalizados o que ajuda a deixar o processo muito mais fluído.

2. Ferramentas especializadas de migração

Para empresas que têm uma base robusta, com muitos relacionamentos e campos personalizados, usar ferramentas específicas para migração de dados CRM pode ser a melhor alternativa.

Essas ferramentas se conectam diretamente aos dois CRMs (origem e destino), mapeiam os dados e realizam a migração completa, com preservação das relações entre os registros.

Vantagens desse tipo de solução

• Preservação de vínculos entre contatos, empresas, negócios e atividades;
• Processo mais robusto, ideal para grandes volumes ou dados altamente customizados.

Muitas dessas plataformas oferecem testes gratuitos, análise prévia da base e relatórios de validação. Isso ajuda a prever problemas antes da importação oficial.

Além disso, é sempre importante contar com o suporte e atendimento dos próprios CRMs que irão ajudar nesse tipo de processo facilitando a integração.

Há muitas soluções globais no mercado, mas às vezes elas podem ser um desafio por não possuírem atendimento em português dificultado a comunicação. 

O Agendor, por exemplo, é um CRM brasileiro e com atendimento 100% em português. Isso facilita no momento de alguma dúvida ou questão mais complexa que precisa de maior facilidade na hora de se comunicar com a área de Customer Success. 

Limitações a considerar

• Custo adicional: em geral, esse tipo de serviço é pago e pode variar conforme o tamanho da base;
• Necessidade de configuração inicial cuidadosa, especialmente na definição de mapeamentos e regras de conversão;
• Limitações em campos muito específicos ou personalizações fora do padrão, que às vezes exigem ajustes manuais após a migração.

Quando faz sentido usar ferramentas especializadas?

• Quando os dados do CRM envolvem muitos campos personalizados e interdependências entre registros;
• Quando a equipe interna não tem tempo ou conhecimento técnico para conduzir o processo sozinha;
• Quando a empresa busca maior segurança e validação profissional, especialmente se o CRM for crítico para a operação.

Se a sua empresa está em um momento de expansão ou tem uma estratégia comercial estruturado, essa é uma escolha que reduz riscos e garante tranquilidade durante a transição.

3. Integrações via API

Para empresas que usam sistemas internos ou que precisam de um processo 100% sob medida, as integrações via API são uma boa alternativa.

Nesse formato, os desenvolvedores criam rotinas específicas para extrair os dados do CRM antigo e inserir diretamente no novo sistema, mantendo lógica, estrutura e relacionamentos intactos.

Essa abordagem é comum em empresas que operam com ERPs próprios, bancos de dados internos ou sistemas legados pouco compatíveis com soluções tradicionais.

Vantagens da integração via API

• Total personalização do processo, adaptando-se às regras e estruturas da empresa;
• Possibilidade de automação, sincronizando sistemas em tempo real ou em rotinas periódicas;
• Integração com outras ferramentas, como sistemas financeiros, plataformas de atendimento ou softwares proprietários.

Além disso, essa abordagem permite manter dados atualizados continuamente, mesmo após a migração — o que é útil em operações que precisam de múltiplos sistemas funcionando de forma coordenada.

Desvantagens e desafios

• Complexidade técnica elevada: exige envolvimento direto de desenvolvedores;
• Custo de implementação mais alto, especialmente se for necessário desenvolver APIs sob medida;
• Tempo de execução maior, pois o projeto exige análise, homologação e testes rigorosos.

Quando optar por integração via API?

• O CRM atual não possui exportações estruturadas e a única alternativa é via banco de dados;
• Há necessidade de manter sincronização contínua entre sistemas internos e o novo CRM;
• Se você busca controle absoluto sobre o fluxo de dados, com regras e filtros específicos definidos pela empresa.

Se sua empresa conta com um time de tecnologia interno ou um parceiro confiável, essa abordagem oferece liberdade total desde que bem planejada e alinhada com os planejamento estratégico comercial.

Como migrar os dados do meu CRM atual para o Agendor?

Se você está pensando em trazer os dados do seu CRM atual para o Agendor, saiba que você pode importar dados como:

• Contatos e empresas com suas principais informações;
• Negócios em andamento, com valores, estágios e datas previstas;
• Atividades e observações, mantendo o histórico da operação comercial.

A estrutura do Agendor permite que você crie campos personalizados, facilitando a adaptação das suas informações para a ferramenta.

Dê só uma olhada no passo a passo de como importar seus dados para o Agendor

Além desse vídeo, criamos esse pequeno tutorial que explica rapidamente como fazer!

Passo a passo de como importar os dados de suas planilhas no Agendor

1. Acesse o Agendor e selecione a opção de importação:

Entre na sua conta do Agendor e navegue até a aba “Empresas”. Em seguida, clique na opção “Importar Empresas”.

2. Baixe o Arquivo de Exemplo:

No lado esquerdo da página de importação, você encontrará um link para baixar um arquivo de exemplo.

Este arquivo, geralmente nomeado “exemplo-importacao-pessoas”, será salvo em seu computador.

3. Prepare Sua Planilha:

Utilize o arquivo de exemplo como base para organizar seus dados. As colunas deste arquivo correspondem aos campos do Agendor.

Cada linha da sua planilha deve representar um cliente ou contato diferente.

Se sua planilha contiver campos que não estão no exemplo (por exemplo, “Nacionalidade do Contato” ou “Inscrição Estadual da Empresa”), o Agendor ainda poderá importar esses dados.

4. Faça o Upload e Mapeie os Campos:

Após salvar sua planilha com as informações dos clientes, arraste e solte o arquivo na área indicada ou utilize a opção para anexá-lo.

Em seguida, clique em “Próximo” para iniciar o mapeamento dos campos.

O sistema exibirá as colunas da sua planilha, incluindo quaisquer colunas personalizadas que você possa ter.

5. Relacione as Colunas aos Campos do Agendor:

Associe cada coluna da sua planilha ao campo correspondente no Agendor.

Se você usou a planilha de exemplo do Agendor, a maioria dos campos será mapeada automaticamente.

Para informações que não possuem um campo existente no Agendor, você pode criar novos campos personalizados durante o processo de importação:

• Selecione a coluna desejada.
• Clique em “Adicionar campo”.
• Defina o nome do novo campo personalizado, seu tipo e a seção do formulário onde ele aparecerá.

6. Visualize e Confirme:

Depois de relacionar todas as colunas e criar os campos personalizados necessários, clique em “Próximo”.

Você verá uma prévia de como suas informações aparecerão no Agendor, exibindo as primeiras 50 linhas da sua planilha.

7. Finalize a Importação:

Se todas as informações estiverem corretas na prévia, clique em “Realizar importação” para concluir o processo.

Você receberá uma mensagem de confirmação: “Pronto! Importação concluída!”.

Viu como é super prático usar essa funcionalidade do CRM? Você pode ainda testar o Agendor gratuitamente por 7 dias.

É uma ótima forma de começar a importar seus dados, testar funcionalidades e ver como a ferramenta pode ajudar sua equipe comercial a vender mais — com muito mais organização.

Perguntas frequentes sobre migração de dados CRM

1- Quais são os principais desafios para transferir dados de um CRM para outro?

Alguns dos principais desafios da migração costumam estar relacionados à qualidade dos dados e à manutenção da estrutura original da base.

Alguns dos obstáculos mais comuns incluem:

• Perda de relacionamentos entre registros, como contatos desvinculados de empresas ou negócios;
• Incompatibilidade de campos personalizados entre os dois sistemas;
• Dados desatualizados, duplicados ou mal preenchidos, que comprometem a qualidade do que é migrado;
• Falta de um plano claro de escopo, cronograma e responsáveis, o que pode causar confusão e atrasos;
• Resistência da equipe, especialmente se o novo sistema for muito diferente do anterior.

Por isso, uma boa migração vai além do botão de “importar”. Ela exige diagnóstico, curadoria e, acima de tudo, planejamento.

2- Quanto tempo leva uma migração de dados de CRM?

O tempo pode variar bastante, dependendo do volume e da complexidade dos dados, além da forma escolhida para fazer a migração (planilha, integração nativa, ferramenta especializada, etc.).

Mas, em termos gerais, dá para estimar:

• 1 semana: para empresas com bases menores, fluxos mais enxutos, bem organizadas e uso de importação via planilhas para um processo de baixa complexidade.
• 1 a 3 semana: em casos que exigem limpeza, testes e validações com o time comercial.
• 4 a 8 semanas: quando a empresa opta por ferramentas especializadas, precisa migrar grandes volumes ou integrar sistemas externos via API.

O mais importante é não apressar o processo. Uma migração mal executada gera retrabalho, frustrações e perda de confiança da equipe nas informações do novo CRM.

3- Ao fazer a migração, é possível migrar apenas parte dos dados?

Sim e tudo vai depender do contexto da sua empresa, tipo de dados, priorização, entre outros fatores.

Você não precisa (e nem deve) levar todo o conteúdo acumulado nos últimos anos, principalmente se ele estiver desatualizado ou fora da estratégia atual.

Há a possibilidade de você migrar apenas as informações que mais fazem sentido para sua empresa.

Confira alguns exemplos:

• Os contatos ativos, que ainda estão em negociação ou com potencial de retorno;
• Negócios abertos ou finalizados recentemente (últimos 6 a 12 meses);
• Empresas relevantes, com histórico de interação ou que geram oportunidades reais;
• Campos e categorias atuais, deixando de lado estruturas antigas que não fazem mais sentido.

Essa abordagem ajuda a manter a base mais enxuta, limpa e útil. Além disso, facilita a adaptação da equipe ao novo CRM, já que os dados migrados refletem a realidade atual da operação comercial.