8 itens fundamentais que todo sistema de cadastro de clientes (grátis ou não) deve ter: analisamos cada um deles e suas vantagens

Se você está procurando um sistema de cadastro de clientes, grátis ou pago, é importante tomar uma série de cuidados para fazer uma boa escolha.

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De nada adianta ter um sistema para cadastro de clientes que não funcione adequadamente, seja difícil de operar e com uma interface de usuário complicada.

E pode ser interessante, inclusive, escolher um sistema que, além do cadastro de clientes, também possa fornecer informações estratégicas, como histórico de interação com eles, guardando seus registros de negociação e vendas já feitas, como softwares de CRM, por exemplo.

sistema para cadastro de clientes

Abandone os antiquados registros manuais e adote um sistema de castro de clientes moderno

Para ajudá-lo a escolher o melhor sistema de cadastro de clientes para sua equipe de vendas, preparamos uma checklist com tudo que um sistema desse tipo deve conter para que você possa contar com uma ferramenta moderna, ágil e funcional em sua empresa.

E antes de começar a checklist propriamente dita, aqui vai uma dica importante: Existem sistemas de cadastro de clientes grátis por um período ou mesmo para sempre, dentro de certos limites de uso, como quantidade de funcionalidades disponível ou número de usuários. São os chamados planos Freemium, isto é, um serviço de nível Premium, mas oferecido gratuitamente, em um plano um pouco mais restrito.

Dependendo do tamanho de sua empresa, este pode ser o sistema para cadastro de clientes ideal, para começar. Com o tempo, conforme sua empresa for crescendo, você pode ir ampliando o plano, fazendo upgrades, para se adequar às suas necessidades.

Uma das grandes vantagens de implementar em sua empresa um sistema de cadastro de clientes é poder melhorar seu relacionamento com eles, tornando-se mais próximo e facilitando a coleta e uso de informações. Para conhecer mais sobre este assunto, baixe nosso e-book: Guia para o sucesso com CRM e fique por dentro das práticas que estão dando certo.

Checklist: saiba escolher um bom sistema de cadastro de clientes

É claro que nem todo sistema terá absolutamente tudo que vamos colocar aqui, principalmente, se você optar por um sistema de cadastro de clientes grátis. Mas o importante é analisar o que está e o que não está disponível e, em seguida, verificar qual é a melhor escolha para seu negócio, medindo o custo benefício.

Saiba como escolher o sistema ideal para seu negócio

Saiba como escolher o sistema ideal para seu negócio

1. Sistema de cadastro de clientes baseado na nuvem

Os chamados “softwares as a service” (SaaS) são a tendência não só em sistemas para cadastro de clientes (grátis ou pagos), mas para diversos outros aplicativos gerenciais. A ideia é que todos os arquivos e o próprio software estejam hospedados na nuvem, fora de suas máquinas, o que só traz vantagens:

  • Não é preciso instalar em todas as máquinas de sua empresa, basta acessar a nuvem;
  • Não é preciso se preocupar com o espaço de armazenamento;
  • Upgrades e atualizações constantes, trazendo sempre novas funcionalidades para o seu software;
  • Essas atualizações acontecem automaticamente, sem necessidade de instalar tudo de novo em cada máquina;
  • O preço é estipulado, geralmente, em um valor mensal. Não quer mais o serviço (ou o número de usuários diminui ou aumentou)? Basta cancelar ou ajustar seu plano.

 2. Segurança da informação e backups

Exatamente porque os melhores sistemas de cadastro de clientes estão na nuvem, você precisa se certificar de que está trabalhando com uma empresa que mantém esses dados do seu negócio todos salvos e seguros, obedecendo aos últimos protocolos de segurança.

Além disso, por estar na nuvem, você não terá mais que se preocupar em fazer backups de suas informações, isso é feito automaticamente por eles.

3. Mobilidade e colaboração em equipe

Se o software de cadastro de clientes está na nuvem, ele deve possibilitar também diversas outras funcionalidades, principalmente, no que tange ao trabalho em equipe e ao acesso remoto. Com esse tipo de aplicativo, sua equipe poderá acessar os dados de onde estiver, com diversos tipos de dispositivos, atualizar e consultar, trazendo muito mais agilidade na troca de informação.

4. Centralizar os dados dos clientes

Agora que falamos das vantagens de escolher um software na nuvem, é importante se certificar de algumas funcionalidades. A mais básica é que o cadastro de clientes seja centralizado, evitando erros, duplicidade de informações e permitindo o acesso rápido para todos.

5. Follow-ups

É muito importante que seu software para cadastro de clientes permita não apenas acompanhar todo follow-up. Mas, também, emitir alertas de reuniões agendadas ou de telefonemas que têm que ser dados. Nada de esquecer compromissos com clientes!

Quer saber qual a maneira ideal de fazer follow-up? Então baixe agora o Guia: como ter sucesso com o follow-up. Ao ler o material, você vai saber como acompanhar e mensurar o retorno do follow-up.

6. Funil de vendas

Essa é uma das grandes vantagens de contar com um sistema de cadastro de clientes. Você define o grau de interesse de seus clientes, a cada etapa das vendas, e conforme sua equipe vai avançando a caminho do fechamento de negócios, poderá saber quantos clientes estão apenas interessados, quantos pediram mais informações, quantos estão analisando uma proposta firme e assim por diante, tendo uma ampla noção de como as vendas estão andando rumo às metas.

Dominar as etapas de vendas é muito importante, entenda melhor este conceito lendo este artigo: Funil de compra: guia prático para aplicar em sua empresa.

sistema de cadastro de clientes

Relatórios completos e fáceis de consultar são fundamentais

7. Relatórios de desempenho: individual e da equipe

É fundamental saber o desempenho de seus vendedores, e não apenas quanto venderam, mas quantas visitas fizeram, quantos telefonemas, quantas propostas foram enviadas etc., para entender quanto do esforço de cada um se transforma em resultados.

8. Histórico de clientes

Ter um registro de tudo que aconteceu durante seu relacionamento com os clientes (orçamentos, pedidos etc.), pode ajudar a retomar clientes antigos, padronizar ações para outros clientes parecidos e, é claro, ter o máximo de informações possível para lidar com eles no dia a dia, prevendo necessidades, por exemplo, para oferecer um produto ou serviço antes mesmo que o cliente peça.

Essas são apenas algumas das funcionalidades e vantagens que um bom sistema de cadastro de clientes deve conter. Tenha em mente que a meta principal é ajudar você a gerenciar sua equipe de vendas a se relacionar com seu público-alvo. Tudo com o objetivo de conhecer melhor seus clientes e oferecer-lhes os melhores serviços e os produtos que realmente interessam a eles.

Agora que você já sabe como escolher um software para cadastro de clientes, gratuito ou pago, veja a melhor forma de potencializar seu uso: Como usar um software de cadastro de clientes com sucesso?