Pomodoro, automatização de tarefas, listas e gestor versus realizador: aprenda tudo sobre administração do tempo com dicas

O tempo, apesar de infinito, é um dos recursos mais escassos com que um empreendedor ou gestor pode contar em seu dia a dia de trabalho. Isso porque flui constantemente, passa e não volta. E a administração do tempo se torna uma importante habilidade, tanto para si próprio como de sua equipe.

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Existem diversas técnicas de administração do tempo, seja com ajuda de aplicativos, folha e papel ou mesmo com uma mera ampulheta.

Fato é que a administração do tempo está intimamente ligada a dois fatores fundamentais:

  • Muita disciplina
  • Nenhuma procrastinação
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Não fique parado no tempo, corro atrás dele!

Para ajudar você a gerenciar melhor seu tempo e de sua equipe, vamos apresentar algumas dicas, técnicas e aplicativos que ajudam muito nessa busca. Dê uma olhada e veja qual delas melhor se adequa ao seu estilo.

E se você quer ganhar tempo, uma ideia interessante é começar sendo mais produtivo. Veja como conseguir isso baixando nosso e-book: Guia: como ser mais produtivo e eficiente nas vendas.

Administração do tempo: 4 dicas e aplicativos

Com ou sem aplicativos, com papel e lápis ou post-is, a administração do tempo não é fácil, a não ser que você tenha um vira-tempo, igual aquele da Hermione, amiga do Harry Potter, conhece?

Bom, como contar com magia não é exatamente a melhor maneira de gerenciar seu tempo, confira nossas 4 dicas e volte correndo ao trabalho!

1- Lista “quanto pior, melhor”

Não, não se preocupe, não é um método pessimista, pela contrário!

Esta técnica admite que no início do dia você está mais bem-disposto e a fim de trabalhar. E que, no decorrer de sua jornada de trabalho, sua energia e concentração vão decaindo.

Por isso, a dica é fazer a lista de suas tarefas do dia, todas elas. Aí, vá marcando um número ao lado de cada uma, indicando com o 1 aquela que acha a mais chata e desagradável de todas elas, depois a segunda pior com o número 2 e assim por diante, até chegar nas tarefas que mais gosta de fazer.

Agora, arrume sua lista em ordem crescente em uma folha de papel e aproveite que está de bom-humor para ir se livrando das tarefas mais tediosas. Quando o final do dia chegar, só vai ter coisa boa para fazer!

Ah… e não se esqueça de ir riscando cada tarefa que termina, isso é muito motivador!

2- Automatização de tarefas

Vamos saltar do mundo do lápis e do papel para aprender um método de administração do tempo – este sim – quase mágico!

Imagine tarefas repetitivas e burocráticas, como fazer cadastramento de clientes novos em uma planilha ou tratar da emissão de notas fiscais eletrônicas.

Já pensou se essas tarefas pudessem acontecer automaticamente, sem que nenhum de seus funcionários tivessem que se envolver nisso? Pois saiba que é possível!

Quem usa aplicativos em nuvem, os chamados SaaS softwares, podem integrá-los com outros e automatizar tarefas repetitivas, usando os chamados APIs.

Se você trabalha com e-commerce ou faz a gestão de pagamentos em sua loja com alguma das soluções em nuvem do mercado, toda vez que um pagamento for aprovado, imediatamente um novo cliente é cadastrado na planilha e a nota fiscal é emitida. Legal, hein?

Um aplicativo para gestão comercial pode ajudá-lo a ser mais produtivo, pois:
  • Enviará avisos sobre todas as tarefas e compromissos registrados (não será preciso anotar em mil lugares diferentes e depois ficar perdido ou ainda esquecer);
  • Registrará tudo aquilo que foi combinado com o cliente (o que vai simplificar a consulta de informações);
  • Facilitará o acompanhamento das negociações em andamento, além dos negócios ganhos e perdidos.

Confira o que mais um software de gestão de vendas pode fazer por você! Clique aqui.

Veja mais sobre este assunto e como fazer integrações, lendo esta postagem: Como usar a automatização de tarefas e turbinar seu negócio

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Dia de realizar ou de coordenar? Divida seu tempo entre ser gestor e realizador

3- Gestor X Realizador

Tem dias em que você tem um monte de reuniões para fazer, tarefas para distribuir, negociações para tratar. Nesses dias, você é um gestor. Em outros, você precisa colocar a mão na massa, fazer relatórios, se preparar para uma apresentação ou escrever um plano de vendas. Nesses dias, você é um realizador.

Tanto no dia de gestor você não vai conseguir parar para se dedicar aos outros tipos de tarefas, como nos dias de realizador você quer tudo, menos ser interrompido por telefonemas, consultas ou pedidos de reunião.

Uma interessante técnica de administração do tempo é definir com sua equipe qual é seu tipo de dia hoje e avisar todo mundo para:

– Ou não te aborrecer de maneira nenhuma (dia de realizador)

– Ou para aproveitar e por todas as conversas em dia (dia de gestor)

Essa é a técnica do Gestor X Realizador, que achou? Funcionaria para você?

4- Aplicativos grátis da Técnica Pomodoro

Já falamos aqui no blog da Técnica de Pomodoro, mas não custa relembrar, antes de indicarmos os aplicativos gratuitos que a fazem ainda mais fácil de ser aplicada.

É assim:

  • Você divide seu dia em blocos de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso.
  • A cada 4 blocos desses você descansa mais meia hora.
  • Mas não é só isso. Nos 25 minutos de cada bloco, você só pode se dedicar a uma única tarefa, nada de fazer várias ao mesmo tempo!
  • E se for interrompido por telefonemas ou mensagens eletrônicas, não atenda nem leia. No máximo, anote rapidamente.
  • No intervalo de cinco minutos aproveite para ver se a tal interrupção vale ser incluída como uma nova tarefa, em um outro bloco de 25 minutos.
  • Ao retomar o bloco de 25 minutos, depois do descanso, você pode terminar a tarefa anterior, se não tiver acabado ou partir para a próxima.
  • Não se esqueça do descanso de meia hora a cada 2 horas, mas que pode ser usado para conferir essas tarefas que anotou, ou ver uns e-mails, mas nada muito específico!

A ideia é que se você renovar as energias com descansos constantes, seu dia será muito mais produtivo!

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A técnica Pomodoro não morreu: use apps para aplicá-la!

Veja os apps que podem te ajudar:

Confira aqui mais sobre a Técnica de Pomodoro e também algumas outras que vão ajudar na administração do tempo em seu trabalho: Como aumentar minha produtividade: 3 segredos de eficiência