Ao escolher um sistema comercial, mais do que tecnologia, deve-se buscar fornecedores que dominem a realidade dos processos de vendas e entreguem uma solução intuitiva, fácil de adotar pelo time e capaz de gerar valor desde os primeiros dias de uso.
Principais aprendizados deste artigo:
- Um sistema comercial é um software que tem como objetivo ajudar o gerenciamento e controle do fluxo de atividades das equipes de prospecção de clientes e vendas.
- Um dos critérios que deve nortear sua busca por um sistema comercial são empresas que ofereçam produtos amigáveis, fáceis de usar e que tenham experiência em processos comerciais.
- É importante entender também quais são os tipos de plataformas de vendas disponíveis no mercado e como elas são instaladas, atualizadas e, principalmente, como serão cobradas antes de fazer a contratação.
- Para ter sucesso na implementação de um sistema comercial é preciso considerar não só as necessidades de uso da empresa, mas também do seu time. Veja mais sobre como aumentar a produtividade e a escalabilidade do seu negócio com uma ferramenta de CRM.
- Procurando um sistema comercial? CRIE UMA CONTA GRÁTIS para experimentar todos os recursos do Agendor CRM.
Para um profissional de vendas, independentemente do setor de atuação, o sistema comercial é uma ferramenta que organiza, gerencia e agiliza a rotina de trabalho.
Nesse cenário, o sistema comercial passa a ser uma peça central da gestão, não apenas para organizar o funil de vendas, mas para dar visibilidade real sobre oportunidades, negociações, gargalos e decisões que impactam diretamente a receita.
Neste artigo, você vai entender o que é um sistema de gestão comercial e por que ele se tornou essencial para organizar e ganhar eficiência na rotina de vendas.
Ao longo do conteúdo, serão apresentados seus principais benefícios, os erros mais comuns na fase de implementação e pontos práticos para escolher o fornecedor mais adequado à realidade da sua empresa.
Boa leitura!
O que é um sistema de gestão comercial?
Um sistema de gestão comercial é um software utilizado pelas empresas para organizar, acompanhar e controlar todas as etapas do processo de vendas.
Ele centraliza informações importantes do time comercial e transforma atividades que antes eram manuais e dispersas em um fluxo estruturado, mais eficiente e fácil de acompanhar.
Na prática, esse tipo de sistema vai além do simples registro de vendas. Ele reúne dados, histórico de interações e indicadores de desempenho em um único ambiente, permitindo que gestores e vendedores tenham uma visão clara do que está acontecendo e onde estão as oportunidades de vendas.
Com o avanço da internet e da computação em nuvem, esses sistemas evoluíram rapidamente. Hoje, muitas tarefas operacionais podem ser automatizadas e os dados ficam disponíveis de forma segura, acessível de qualquer lugar e em tempo real, o que reduz falhas, retrabalho e perda de informações.
Ao adotar um sistema de vendas, as empresas, independentemente do tamanho e setor de atuação, conseguem administrar suas operações, o que favorece o desempenho do negócio como um todo.
Além disso, a ferramenta contribui diretamente para a eficiência do time e para a redução de custos operacionais.
Quais são as principais funcionalidades de um sistema comercial?
Como falamos, os sistemas comerciais variam em suas funcionalidades, então, uma empresa pode ter desde um sistema básico até outro mais complexo.
Normalmente, os fornecedores oferecem estruturas modulares ou planos progressivos, pensados para atender empresas em diferentes estágios de maturidade comercial e tamanhos de equipe.
Por isso, a escolha do sistema mais adequado está diretamente relacionada à realidade do negócio.
Empresas menores, em fase inicial de operação, tendem a precisar de uma solução mais simples, focada na organização do funil e no controle básico das vendas.
Já operações maiores exigem recursos mais avançados, capazes de suportar volumes maiores de negociações, equipes mais numerosas e processos mais complexos.
Entre as principais funcionalidades que costumam estar presentes em um sistema de gestão comercial, estão:
- Funil de vendas estruturado, com visualização das etapas e status de cada oportunidade;
- Cadastro e histórico de clientes e contatos, reunindo todas as interações em um só lugar;
- Relatórios e painéis de controle, com dados de desempenho, conversão e volume de vendas por período;
- Automação de tarefas comerciais, como lembretes de follow-up e atualização de negociações;
- Gestão da equipe de vendas, facilitando a distribuição, o acompanhamento e a produtividade das tarefas.
Essas funcionalidades contribuem para obter dados mais precisos das atividades e das vendas em si e do desempenho da equipe de vendedores.
Quais são os benefícios do sistema comercial para empresas?
Ao centralizar todas as informações em um único lugar, o sistema passa a funcionar como a base da operação comercial, conectando atividades do dia a dia com indicadores estratégicos.
Entre os principais benefícios, destacam-se:
- Mais eficiência e menos tarefas manuais: a automação de atividades repetitivas, como atualização de negociações, criação de lembretes e registros de interações, economiza tempo do time e reduz erros comuns em controles feitos manualmente;
- Dados seguros e confiáveis: as informações comerciais ficam protegidas em ambientes seguros, geralmente com criptografia e controle de acesso, diminuindo o risco de perda de dados ou uso indevido de informações sensíveis;
- Visão clara do funil e da operação: com relatórios e painéis de controle, gestores conseguem acompanhar em tempo real o andamento das vendas, identificar gargalos, entender taxas de conversão e agir com mais rapidez;
- Organização do relacionamento com os clientes: todo o histórico de contatos, negociações e vendas fica registrado, facilitando o acompanhamento de cada cliente e evitando informações dispersas em planilhas, e-mails ou anotações soltas;
- Gestão mais eficiente da equipe de vendas: o acompanhamento das atividades permite uma melhor distribuição das oportunidades, melhora a produtividade do time e facilita o acompanhamento de desempenho individual e coletivo.
Como escolher o melhor sistema comercial?
Escolher um sistema comercial não é apenas comparar preços ou listar funcionalidades. A decisão certa passa por entender a realidade do negócio, o momento da operação e como a ferramenta vai apoiar o time no dia a dia.
Um bom sistema precisa ser fácil de usar, gerar valor rápido e acompanhar o crescimento da empresa ao longo do tempo. A seguir, veja um passo a passo prático para orientar essa escolha.
1. Entenda as necessidades e os objetivos do negócio
O primeiro passo é olhar para dentro. Antes de avaliar qualquer ferramenta, é essencial entender quais problemas precisam ser resolvidos e onde a operação comercial mais sofre hoje.
Algumas perguntas ajudam nesse diagnóstico comercial:
- Onde as informações comerciais se perdem?
- O funil de vendas é claro para o time e para a gestão?
- Há dificuldade em acompanhar atividades, negociações e resultados?
- O problema hoje é organização, produtividade ou previsibilidade?
- Quais funcionalidades são essenciais para meu time e que não podem faltar?
Ter clareza desses pontos evita a escolha de sistemas complexos demais ou, ao contrário, simples demais para o estágio da empresa.
2. Avalie a usabilidade e a facilidade de adoção
No ritmo da rotina comercial, o sistema precisa facilitar as tarefas básicas: organizar o funil, registrar contatos, lembrar follow-ups e acompanhar negociações.
Quando isso acontece de forma fluída, o time adota a ferramenta naturalmente e os dados passam a refletir a realidade da operação.
Na prática, o sistema ideal deve:
- Ser intuitivo, com curva de aprendizado curta;
- Permitir que o vendedor registre informações rapidamente;
- Facilitar o acompanhamento das atividades sem depender de treinamentos longos.
Quanto mais simples e natural for o uso, maiores são as chances de adesão e consistência nos dados.
3. Verifique o modelo de acesso e implementação do sistema
Hoje, a maioria dos sistemas comerciais funciona no modelo baseado em nuvem (SaaS), o que traz mais flexibilidade e menos complexidade técnica.
Nesse modelo:
- Não é necessário instalar softwares localmente;
- As atualizações acontecem automaticamente;
- Os dados podem ser acessados de qualquer dispositivo;
- O time de TI não precisa se envolver na operação diária.
Esse formato costuma ser mais indicado, especialmente para pequenas e médias empresas, por reduzir custos e acelerar a implementação.
4. Entenda como funciona a implementação e a migração de dados
A implementação não deve ser um processo traumático. Um bom fornecedor oferece apoio desde os primeiros passos, incluindo a importação de dados antigos, como planilhas e históricos de clientes.
É importante avaliar:
- Se há materiais de apoio, tutoriais e treinamentos;
- Se o sistema permite importar dados de forma simples;
- Quanto tempo leva para o time começar a usar a ferramenta na prática.
Quanto mais rápida for a adaptação, mais cedo a empresa começa a colher os resultados.
5. Avalie o suporte e a reputação do fornecedor
Por fim, vale olhar para quem está por trás da tecnologia. Um sistema comercial acompanha o crescimento da empresa ao longo do tempo, então contar com um fornecedor confiável faz toda a diferença.
Alguns pontos de atenção:
- Qual é a reputação da empresa no mercado?
- Há avaliações e depoimentos de clientes reais? O que falam sobre o negócio no Reclame Aqui?
- O suporte é acessível e eficiente?
- A empresa demonstra conhecimento prático de processos comerciais?
3 erros comuns na implementação de um software comercial
Quando uma empresa tem o objetivo de aprimorar seu processo de vendas, normalmente, escolhe implementar um sistema de automação comercial. Afinal, como vimos, o software permite acompanhar em tempo real tanto o trabalho interno quanto as demandas dos clientes.
Para conseguir este grau de excelência é importante que a implementação seja bem executada desde o início.
Seguindo essa ideia, separamos abaixo quatro erros comuns durante a implementação de sistemas comerciais que sua empresa pode evitar.
1. Ignorar as prioridades reais da equipe
Depois de entender como o time trabalha e quais são as dores do dia a dia, o próximo passo é usar essas informações como guia na escolha do sistema.
O problema começa quando essa realidade é deixada de lado e a decisão passa a ser baseada apenas em pesquisas genéricas ou listas de funcionalidades.
Ao não considerar as prioridades da equipe de vendas, é comum cair em soluções cheias de recursos que o negócio ainda não precisa, o que aumenta a complexidade, dificulta a adoção e gera pouco retorno prático.
Para evitar esse erro, vale organizar as necessidades levantadas por nível de importância e usá-las como critério principal na pesquisa.
Assim, a escolha fica mais objetiva e focada em sistemas que realmente apoiam as operações de vendas, facilitam a rotina do time e resolvem os problemas que mais impactam os resultados.
2. Não acompanhar o processo de implementação
Depois de mapear as necessidades da empresa e avaliar as opções disponíveis no mercado, é possível encontrar soluções que atendam ao que o time precisa. Em qualquer cenário, o ponto crítico passa a ser o alinhamento entre expectativa e entrega.
Durante as conversas com o fornecedor, é importante ter clareza sobre quais funcionalidades estão contempladas no plano escolhido, quais dependem de configurações adicionais e como isso será refletido na rotina do time.
Esse acompanhamento evita ruídos ao longo da implementação e garante que o sistema seja estruturado para atender, de fato, às necessidades mapeadas.
Por isso, acompanhar de perto todo o processo, desde a negociação até a ativação da ferramenta, ajuda a assegurar que o sistema esteja configurado corretamente e pronto para apoiar a operação comercial no dia a dia.
3. Não preparar o time para a mudança de processo
Mesmo quando o sistema escolhido é adequado, um erro comum nessa etapa é subestimar o impacto da mudança na rotina do time.
Um sistema comercial não troca apenas a ferramenta, mas também ajusta a forma como atividades, informações e negociações são registradas e acompanhadas.
Quando essa transição não é comunicada com clareza, o uso tende a ficar superficial ou inconsistente. Vendedores podem manter controles paralelos, deixar registros incompletos ou usar o sistema apenas de forma pontual.
Para evitar esse cenário, é importante:
- Alinhar com o time por que o sistema está sendo adotado;
- Mostrar como ele facilita as tarefas do dia a dia;
- Definir padrões mínimos de uso desde o início.
Esse cuidado ajuda a acelerar a adoção, garante dados mais confiáveis e faz com que o sistema realmente passe a apoiar a operação comercial, em vez de ser apenas mais uma ferramenta disponível.
Como encontrar um bom fornecedor de sistema comercial?
Agora que você sabe o que é, os benefícios e como implementar um sistema comercial sem erros, vem a etapa mais importante: encontrar o fornecedor ideal.
Se for a primeira experiência do seu negócio com este tipo de ferramenta, é importante analisar internamente algumas questões para poder negociar com propriedade. Por exemplo:
- Os recursos que esse sistema oferece atendem à minha empresa?
- Consigo sustentar esse investimento a longo prazo?
- As opções de contrato são flexíveis?
- Existem taxas escondidas (atenção às letras miúdas!)?
Na hora de conversar com as empresa fornecedora para escolher a melhor opção, tenha em mãos:
- Uma lista com os recursos que não podem faltar e algumas opiniões de conhecidos da sua área sobre o fornecedor em questão.
- Para enxugar a lista de possíveis fornecedores, selecione aqueles que cobrem o maior número de necessidades para marcar uma reunião.
- Use como filtro de escolha: os recursos de segurança da informação, a facilidade de acesso e o uso e a manutenção da ferramenta.
Assim, sua empresa consegue atrair mais clientes e acompanhá-los com precisão durante toda sua jornada de compra.
Dica: faça um período de teste. Antes de padronizar a solução, teste o sistema comercial escolhido com um grupo de funcionários. Essa é uma forma inteligente de conduzir a implementação e solicitar ajustes nos recursos, se necessário.
Qual é o melhor tipo de sistema de gestão comercial?
O melhor sistema comercial é o Customer Relationship Management, o CRM. Ele oferece recursos valiosos e estratégicos para gerenciar a base de contatos da marca, acompanhar o desempenho dos vendedores e integrá-lo a outros softwares de gestão..
O Agendor CRM, por exemplo, é ideal para empresas brasileiras que desejam um software que realmente entenda o mercado nacional. Ele pode ser usado de forma gratuita ou em outras opções de planos disponíveis para empresas de vários tamanhos e segmentos.
Isso sem falar que ele pode ser integrado a milhares de outras plataformas e sistemas de gestão, como gerador de leads, ERP e muito mais.
Entenda como ele ajuda empresas de diversos tamanhos e segmentos em todos os momentos da fase de vendas! Confira também este vídeo que apresenta a solução em menos de 3 minutos:
1. Planejamento
O Agendor CRM é ideal para obter dados valiosos para fazer seu planejamento estratégico e comercial. Isso porque, além de oferecer relatórios personalizados, ajuda a identificar:
- Origens e segmentos de clientes que geram mais receita à marca;
- Categorias de produtos e serviços mais vendidos;
- Motivos de perda de negócios;
Um dos recursos mais práticos é o Sumário Semanal, enviado automaticamente toda segunda-feira. Ele reúne, em um só lugar, informações essenciais para acompanhar a semana que passou e planejar os próximos dias, incluindo:
- Um panorama das atividades da última semana, com tarefas agendadas e concluídas;
- A organização da semana atual, facilitando a definição de prioridades e próximos passos;
- O forecast de vendas, com uma projeção baseada nas datas de fechamento informadas em cada oportunidade.
Dê uma olhada neste exemplo de relatório do Agendor CRM:
2. Prospecção
É possível usar o CRM para organizar, colocar em prática e acompanhar os resultados de sua prospecção de clientes. Veja os recursos que facilitam esse processo:
- Organização da lista de contatos em uma cadência adaptada ao time;
- Criação de múltiplos funis de vendas com etapas personalizadas;
- Autopreenchimento de dados: basta digitar o CNPJ que o sistema traz dados cadastrados na Receita Federal.
Veja como funciona um funil de vendas dentro do Agendor CRM:
3. Pré-venda e qualificação
Use o Agendor CRM para ajudar na qualificação das melhores oportunidades de negócios e use funcionalidades como:
- Campos customizados para inserir critérios de qualificação de leads, com criação de categorias e filtros avançados de funil;
- Telefone virtual, que ao final da ligação, a inteligência artificial gera automaticamente um resumo da conversa, destacando os principais pontos abordados durante a ligação.
4. Follow-up
Nunca mais se esqueça de entrar em contato com o lead e cliente! O Agendor CRM oferece recursos como:
- Extensão para WhatsApp Web;
- Lembretes automáticos de tarefas;
- Identificador de chamadas, disponível no aplicativo;
- Fluxos inteligentes de atividades no celular;
- Calendário de atividades;
- Resumo diário de tarefas.
5. Proposta
Com base no histórico registrado no Agendor CRM e nos resumos de vendas semanais e mensais, é possível construir apresentações totalmente alinhadas às dores e necessidades de cada oportunidade.
Na prática, o sistema ajuda a:
- Acessar rapidamente o histórico de interações, negociações e decisões do lead;
- Personalizar propostas comerciais de acordo com o contexto de cada negociação;
- Centralizar documentos e versões da proposta em um único ambiente;
- Utilizar informações do portfólio de produtos e serviços para agilizar a elaboração;
- Contar com o registro automático de e-mails e o histórico de negócios como apoio na construção da proposta.
6. Negociação
Com o aplicativo do Agendor CRM, todas as informações ficam sempre à mão. Os dados são atualizados em tempo real e sincronizados automaticamente com a versão web sempre que há conexão com a internet, garantindo consistência e continuidade no acompanhamento das oportunidades.
Na prática, isso facilita a negociação ao oferecer recursos como:
- Acesso imediato aos negócios e contatos, permitindo consultar e atualizar informações diretamente do celular, no momento da conversa com o cliente;
- Mapa de visitas com geolocalização, que ajuda a identificar clientes próximos e organizar rotas de forma mais eficiente;
- Identificador de chamadas, para reconhecer o contato antes de atender e retomar a negociação com mais contexto;
- Registro rápido de interações, incluindo anotações e notas de áudio, garantindo que detalhes importantes não se percam;
- Congelamento de negócios, evitando alterações indevidas enquanto a negociação está em andamento.
Essa mobilidade dá mais autonomia ao vendedor, melhora o acompanhamento em tempo real e contribui para negociações mais bem conduzidas, organizadas e alinhadas ao restante do processo comercial.
Aproveite o vídeo abaixo e veja como otimizar suas visitas, registrar reuniões e ganhar produtividade na negociação com o app do Agendor CRM.
Gerencie seus contatos com mais propriedade e segurança, garantindo que nenhum processo seja esquecido e seu relacionamento com cada um deles seja mais próximo. Inicie agora mesmo a demonstração gratuita do CRM do Agendor!
FAQ – Principais dúvidas sobre sistema comercial
1. Em quanto tempo um sistema comercial começa a gerar resultados concretos?
O tempo para perceber resultados varia de acordo com o nível de organização atual da empresa e com a adoção do sistema pelo time.
Em operações que antes dependiam de planilhas e controles manuais, os primeiros ganhos costumam aparecer rapidamente, como mais visibilidade do funil, melhor acompanhamento das atividades e redução de retrabalho.
Resultados mais estratégicos, como previsibilidade de vendas e aumento de produtividade, tendem a surgir conforme o uso se torna consistente no dia a dia.
2. Quando trocar o sistema de automação comercial?
Quem vive o dia a dia do negócio sabe exatamente quais são os principais gargalos operacionais. Algumas vezes, esse problema pode estar no sistema de gestão comercial.
Nesse caso, trocar todo o sistema comercial nem sempre é a solução. É preciso estudar a melhor abordagem e avaliar se o fornecedor atual pode oferecer melhorias.
Se o sistema atual não puder ser melhorado, aí sim a melhor opção é recomeçar e encontrar uma nova plataforma.
3. Um sistema comercial pode ser usado por empresas com poucos vendedores?
Sim. Sistemas comerciais não são exclusivos para equipes grandes. Pelo contrário: em times menores, eles ajudam a criar organização desde cedo, evitar a perda de informações e estabelecer processos que sustentam o crescimento futuro.
O mais importante é escolher uma ferramenta proporcional ao estágio do negócio, com planos flexíveis e funcionalidades que façam sentido para a rotina atual da equipe.
4. Sistema comercial substitui planilhas e outras ferramentas de controle?
Na maioria dos casos, sim. Um sistema comercial centraliza informações que normalmente ficam espalhadas em planilhas, e-mails, agendas e anotações pessoais.
Isso reduz erros, duplicidade de dados e dependência de controles paralelos. Além disso, permite análises mais completas, algo difícil de alcançar apenas com planilhas, especialmente à medida que o volume de vendas e negociações cresce.
5. Como garantir que o sistema escolhido continue atendendo a empresa no longo prazo?
Para que o sistema continue sendo útil ao longo do tempo, é importante escolher uma solução escalável, que ofereça planos evolutivos, boa usabilidade e suporte contínuo.
Também faz diferença contar com um fornecedor que entenda a realidade do mercado atendido e evolua o produto constantemente.
Revisar periodicamente os processos e ajustar o uso da ferramenta conforme a maturidade da operação ajuda a manter o sistema alinhado aos objetivos do negócio.
