Embora o objetivo de “vender” seja entregar um produto ou serviço em troca de um determinado valor que gere lucro para a empresa, fechar uma venda envolve também uma série de despesas. Por isso, reduzir os custos de vendas é um desafio.

E, se não existir um controle minucioso dos processos, esses “gastos ocultos” podem devorar uma parte importante dos ganhos. No entanto, com um bom plano de redução de custos, é possível reverter a situação e garantir uma maior rentabilidade dos negócios.

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Mas onde está o problema? O que se vê atualmente nas organizações é que muitos representantes de vendas passam grande parte de seu tempo fazendo “de tudo” –  menos a venda em si.

De acordo com um estudo do CMO Council, uma rede global de executivos voltada para o intercâmbio de conhecimento, esses profissionais gastam quase 40% do seu expediente preparando pitches de vendas, criando propostas e personalizando apresentações.

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Vendedores gastam em média 40% do seu tempo em atividades operacionais.

É verdade que essas são tarefas necessárias, porém, se elas representam quase a metade da jornada de um vendedor, há, sem dúvida, desperdício de tempo e de recursos que poderiam estar sendo utilizados para fechar vendas.

As estratégias de redução de custos operacionais nas empresas são importantes justamente para identificar e solucionar questões como essa.

A estratégia deve focar em vendas menos custosas e mais eficazes

Não há dúvidas de que as vendas são o motor que impulsiona a receita de uma empresa. Em função disso, muitos empreendedores têm receio de mexer nessa engrenagem.

No entanto, em alguns momentos – sobretudo em períodos de crise – eles se veem obrigados a aproveitar as oportunidades de reduzir custos na empresa para deter a queda do rendimento e das margens de lucro.

Quando se fala em reduzir custos de vendas, porém, muitas empresas acabam focando sempre nas mesmas ações – que nem sempre geram bons resultados.

A pressa em resolver a questão faz com que atitudes precipitadas sejam tomadas, sem que se pense de fato em um plano de ação para reduzir custos.

Basta pensar, por exemplo, que grande parte dos executivos tem como única medida emergencial o corte de funcionários.

Elaborar estratégias de redução de custos nas empresas que realmente funcionem (e não prejudiquem os negócios em vez de ajudar!) requer um exame mais aprofundado das dinâmicas de vendas e do comportamento dos clientes.

Os gestores devem saber quanto esforço está envolvido em cada transação e quais clientes e mercados estão crescendo ou diminuindo.

Ao tomar consciência sobre os seus gastos e conhecer bem os seus clientes, a empresa poderá focar em investir os seus recursos nas vendas de forma mais segura e reduzir o desperdício de tempo e de dinheiro.

O objetivo das estratégias de reduzir custos deve ser promover vendas menos dispendiosas, mas também torná-las mais eficazes. Lembrando que a redução de custos operacionais deve sempre ser pensada de forma sustentável.

Em qualquer circunstância, é preciso concentrar os esforços em garantir o sucesso dos negócios e diminuir o risco de comprometer o crescimento futuro.

9 dicas para reduzir custos de vendas

A chave para acertar ao reduzir custos de vendas é focar apenas em cortes sistemáticos. Nesse sentido, é primordial identificar os canais de vendas efetivos e buscar promover a eficiência na organização das atividades.

Abaixo, listamos nove dicas que podem ser muito úteis em situações de necessidade de redução de custos nas empresas:

1. Esqueça as estratégias ultrapassadas

Em um mundo em constante transformação, as empresas precisam se adaptar e inovar nas suas estratégias de vendas. Os clientes de hoje já não se comportam como os consumidores de alguns anos atrás.

Portanto, manter os mesmos métodos de abordagem, certamente é um equívoco que traz gastos desnecessários, enquanto representa um investimento em algo ultrapassado e ineficaz.

Muitas pesquisas têm procurado mostrar como o comportamento do consumidor vem mudando ao longo dos anos, principalmente com a transformação trazida pelo acesso à internet.

Atualmente, já se sabe que os clientes buscam soluções de forma diferente. Eles são bem informados e não se satisfazem mais com a figura do vendedor tradicional, que foca apenas no produto ou serviço, sem conhecer as necessidades e dores específicas para cada prospect.

Por esse motivo, uma equipe de vendas precisa estar preparada, com as habilidades e a mentalidade adequadas para que a tentativa de persuasão não signifique tempo perdido para nenhuma das partes envolvidas.

É preciso “estudar” o mercado para identificar quais são os novos critérios envolvidos em uma compra e criar estratégias eficientes para conquistar clientes, tudo isso pensado dentro da realidade de seu nicho específico de atuação.

2. Automatize os processos

Você pode reunir os melhores vendedores do mercado na sua equipe, contudo, isso pode não ser o suficiente. Mesmo os profissionais mais qualificados precisam de ferramentas adequadas para atuar de forma satisfatória – e não perder tempo com atividades paralelas ou pouco produtivas.

Um dos objetivos da empresa com um plano de redução de custos deve ser, portanto, encontrar meios de economizar tempo de modo que os vendedores possam focar nas vendas.

Atualmente, existem várias ferramentas que podem ajudar nesse sentido. Com a evolução da tecnologia, muitos softwares foram criados com o intuito de trazer agilidade com a automação de processos e converter mais vendas.

Há uma ampla variedade de sistemas e funcionalidades: desde plataformas que auxiliam na prospecção de clientes e expandem o banco de dados com leads mais direcionados até aquelas que permitem o acompanhamento das vendas em tempo real.

Os CRMs costumam ser uma boa pedida, com possibilidade de personalizações para seu negócio e tipo de venda.

Já os softwares de automação de marketing podem incluir ainda a criação de páginas para captação e geração de leads, e-mail marketing, SEO e mídias sociais.

Programas para gerenciar o relacionamento com o cliente também são interessantes, sobretudo se combinados com outros recursos.

Uma das grandes vantagens desses softwares é a possibilidade de acesso a qualquer momento e através de qualquer dispositivo.

Muitos CRMs, por exemplo, possuem aplicativos para Android e IOS, o que permite que os vendedores tenham acesso às funcionalidades oferecidas por meio do próprio celular.

3. Ajuste as iniciativas de marketing

Como a grande maioria das empresas já sabe, o marketing é o maior aliado das vendas. Hoje em dia, o maior desafio do marketing digital, nesse sentido, é a geração de leads.

Trata-se do processo através do qual as empresas obtêm informações sobre potenciais clientes. Normalmente, isso é feito por meio das redes sociais, de eventos, campanhas de mídia digital, webinars etc.

Quando está alinhado com as estratégias de vendas, o papel do marketing é gerar leads e criar formas de converter esses leads em clientes. Quanto mais qualificados os leads gerados, mais chances de as vendas se concretizarem – e menos tempo perdido pelo vendedor em abordagens com baixo potencial de fechamento.

Por isso, ajustar as iniciativas de marketing pode colaborar para a reduzir os custos de vendas ocultos.

As estratégias de marketing devem, portanto, estar focadas na qualidade dos leads gerados.

No entanto, se não houver um trabalho conjunto com o setor de vendas, não será possível avaliar a eficiência das abordagens. Ou seja, está na hora de aquele velho conflito entre time comercial e time de marketing se aposentar, não acha?

4. Crie um suporte de pré-venda

Na maioria das empresas é comum que os próprios vendedores façam o trabalho de prospecção de potenciais clientes ou então a qualificação de prospects enviados pelo time de marketing.

Esse estágio inicial tende a tomar bastante tempo dos vendedores, deixando pouco tempo para as negociações. Por isso, pode ser uma boa ideia criar um pequeno time totalmente dedicado à prospecção e qualificação de contatos, sendo responsáveis, portanto, pela etapa de pré-venda.

Essa equipe também  pode ser responsável por monitorar as taxas de conversão e avaliar perdas e ganhos para entender quais movimentos de pré-venda geram bons efeitos, como os concorrentes se posicionam e como os clientes reagem.

Embora criar um novo time pareça contraprodutivo quando a ideia é, justamente, reduzir custos, os ganhos em foco e produtividade para os vendedores tendem a compensar eventuais gastos adicionais.

Sua função é garantir uma uma execução de vendas mais certeira e, consequentemente, mais produtiva, que poupa tempo e dinheiro investidos em ações ineficazes.

5. Otimize o tempo da equipe de vendas

Por falar em tempo, na verdade, esse item deveria ser: “não desperdice o tempo da equipe de vendas”. A principal meta de qualquer organização de vendas precisa ser maximizar o período de tempo em que os vendedores gastam vendendo de fato.

Para que isso seja possível, é fundamental que eles vendam os produtos certos aos clientes certos. Isso é ainda mais importante em tempos de dificuldades econômicas, quando alguns clientes resistem em comprometer-se e os vendedores precisam buscar renovações e novos negócios de forma mais agressiva.

Infelizmente, aumentar o tempo dos representantes de vendas não é nada simples. O segredo, porém, é identificar, compreender e eliminar qualquer atividade que os torne menos eficientes.

Como já mencionamos anteriormente, a maioria dos vendedores gasta muito tempo em tarefas que não geram receita – desde o atendimento ao cliente até tarefas administrativas, como relatórios de viagens e despesas.

A solução que muitas empresas encontram para “aliviar o fardo” dos vendedores é criar um back office e contratar colaboradores para dar esse suporte às vendas. Isso representa um gasto a mais, mas também aumenta a probabilidade de um número maior de vendas, já que o foco em vender e a produtividade será maior.

Uma prática adotada em algumas empresas que funcionou muito bem foi o estabelecimento de um modelo operacional padrão que deve ser seguido por todos os vendedores.

Eles têm, por exemplo, horários semanais reservados para interação com os clientes e para a realização de outras tarefas de rotina.

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6. Invista em análises rigorosas

Não é por acaso que hoje se fala muito sobre “métricas”. Uma análise rigorosa dos relatórios de vendas das ações voltadas às vendas faz toda a diferença em uma empresa.

Ela permite que sejam desenhadas novas estratégias cada vez mais assertivas. Afinal, faz todo o sentido analisar o que vem sendo feito, descartar métodos pouco eficazes e aprimorar ainda mais aqueles que estão dando certo, não é mesmo?

As métricas são parâmetros e estatísticas que mostram quantitativamente o desempenho de uma determinada ação colocada em prática. E não estamos falando apenas de controle de acessos a um site.

As métricas devem estar relacionadas aos grandes objetivos do empreendimento, seja expandir as vendas ou melhorar a qualidade da entrega, por exemplo.

Muitas empresas coletam dados importantes, mas não os utilizam a seu favor. Atualmente, existem várias formas de medir o desempenho das vendas, mas o mais importante é obter insights positivos e aproveitáveis.

Por isso, as empresas devem investir em diagnósticos mais apurados e aprofundados. O exame superficial dos dados de vendas com certeza não é suficiente para identificar de modo preciso erros e acertos.

Mecanismos de aferição de resultados devem ser criados para que se tenha subsídios para fazer os ajustes necessários nas ações e se tome decisões mais assertivas.

E não pense que apenas as grandes empresas devem investir nisso: mesmo as organizações de pequeno porte precisam verificar constantemente o status das suas iniciativas!

7. Examine os custos de vendas caso a caso

É fato que a maioria das empresas baseia a sua alocação de recursos de vendas na importância do cliente.

Geralmente, grandes contas recebem mais cobertura do que as pequenas. Aquelas não tão importantes em termos de vendas, mas com alto potencial também costumam receber uma “cobertura extra”.

No entanto, é preciso considerar que esse tipo de estratégia só funciona se levar em conta a rentabilidade real de cada cliente e a oportunidade que ele representa e que deve ser classificada em altamente complexa, competitiva e simples.

Isso porque, na maioria das empresas, o movimento que tem maior impacto na redução dos custos operacionais é a adoção de um modelo de vendas focado nos clientes mais rentáveis.

Para obter um amplo entendimento sobre as necessidades e o valor econômico dos clientes, as empresas devem analisar o porte, os custos do serviço e a verdadeira rentabilidade dos negócios, não apenas em margens brutas.

Essa investigação poderá revelar, por exemplo, que alguns clientes compram muito, mas o custo de atendê-los deixa pouco espaço para o lucro.

Por outro lado, um cliente com o qual a empresa fecha poucas vendas, mas que não demanda muitos recursos no atendimento é altamente lucrativo.

Uma análise desse tipo permite que se compreenda que cada cliente é único, assim como a sua trajetória. Para reduzir custo de vendas, o foco da empresa deve ser encontrar clientes estáveis e lucrativos.

8. Personalize o serviço ao cliente

Um exame atento da carteira de clientes permite compreender as suas necessidades e o valor econômico que eles representam para a empresa. Além de diferentes portes, os seus clientes também possuem diferentes demandas.

Se oferecer menos do que ele necessita pode provocar insatisfação, oferecer mais do que ele demanda em termos de atendimento representa despesas desnecessárias.

Se há algum tempo atrás, a regra era padronizar o serviço ao cliente, hoje as empresas bem-sucedidas miram cada vez mais a personalização das relações. Nem todos os clientes precisam, por exemplo, de uma interação “cara a cara”.

Sendo assim, não faz sentido reservar um tempo (precioso!) na agenda do vendedor para ir atendê-los pessoalmente, quando um e-mail ou um telefonema poderiam resolver tudo.

Do mesmo modo, um cliente pequeno que não costuma receber muita atenção em função do seu porte pode, sim, requisitar uma dedicação maior, com uma comunicação mais frequente, por exemplo.

É importante notar, ainda, que quem determina os canais de atendimento que deseja utilizar deve ser o cliente e não o vendedor.

É evidente que a sua empresa deve oferecer o maior número de canais de comunicação possível para atender e satisfazer os diferentes tipos de clientes.

Contudo, personalizar o atendimento, além de reduzir os custos de vendas, aumenta a taxa de satisfação dos clientes, que passam a ser atendidos da forma que desejam.

9. Evite erros que podem atrapalhar os planos

É possível identificar oportunidades de reduzir os custos e criar uma estratégia de implementação em poucos meses.

No entanto, é preciso evitar decisões precárias e apressadas, que são bem comuns em momentos de crise. Você deve focar em prioridades a curto prazo, sem deixar de levar em conta que nem tudo pode – e nem deve – ser feito de uma só vez.

Quando falamos de reduzir custos, alguns erros são bem comuns e é preciso evitá-los definitivamente. Cortar o apoio de back office, ou seja, de departamentos que realizam atividades da parte operacional e gerencial não é garantia de redução de custos nas empresas.

Na verdade, esse é um dos equívocos mais comuns dos negócios que buscam reduzir os custos de vendas. Esse tipo de postura é justamente o que acaba gerando desperdício de tempo dos vendedores.

Quando são dispensados funcionários da retaguarda, quem acaba por assumir tarefas de suporte são os vendedores. Criar relatórios, rastrear ordens e desenvolver materiais de vendas não devem ser atividades de quem é contratado para vender.

Por isso, é importante que o impacto dos cortes seja sempre estudado com bastante cautela. Pequenas mudanças podem ter grandes consequências não intencionais que precisam ser previstas e avaliadas.

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Reduzir custos de vendas para crescer

O sucesso de algumas organizações ao elaborar planos de redução de custos efetivos mostra que é possível, inclusive, aumentar a lucratividade ao reduzir as despesas de vendas.

Todavia, para que isso aconteça, é essencial que, juntamente com o corte de gastos, se priorize também a manutenção de recursos suficientes para proteger as receitas atuais e o crescimento futuro.

Em muitos casos, os gestores podem enfrentar uma certa resistência por parte da equipe de vendas quanto à proposta de mudanças nos processos.

Por isso, é importante deixar claro aos colaboradores que essas transformações objetivam não apenas reduzir custos, mas também melhorar a satisfação e a retenção de clientes, ampliar as margens de lucro e aumentar as compensações.

O controle dos gastos e a redução das despesas é indispensável para qualquer empreendimento que deseja crescer. Portanto, não é necessário esperar um momento crítico para colocar um plano desse tipo em ação.

Investir na redução de custos nas empresas de forma responsável e planejada traz somente benefícios aos negócios, então, mãos à obra!

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