Não é difícil observar vendedores que têm como prioridade aumentar a sua carteira de clientes. Mas de nada adianta possuir muitos contatos em sua base se você não souber fazer a gestão de clientes corretamente.

Principais aprendizados deste artigo:

E sem uma gestão eficaz, o vendedor pode acabar perdendo grandes oportunidades de venda.

Tendo isso em vista, elaboramos aqui um conteúdo com foco na gestão de clientes. Continue a leitura para conferir nas próximas linhas:

  • O que é gestão de clientes;
  • Por que a gestão de clientes é importante;
  • Quais as vantagens de fazer a gestão de clientes;
  • 8 dicas de como fazer a gestão de clientes;
  • Como usar o funil de vendas na gestão de clientes;
  • Como uma ferramenta de CRM pode ajudar na gestão de clientes;
  • Qual o melhor programa gratuito para cadastro de clientes.

Leia também: Gestão de clientes: como dar conta do recado e fechar mais vendas

O que é gestão de clientes?

A gestão de clientes pode ser definida como um conjunto de ações estratégicas que têm como objetivo:

  • Gerar novas oportunidades de negócio;
  • Fidelizar os clientes atuais;
  • Recuperar aqueles contatos que se encontram inativos.

Esse tipo de gestão é focada nas interações e no relacionamento que a empresa cultiva com a sua base de clientes.

Esse processo também é conhecido como gestão da carteira de clientes — o conjunto de empresas e pessoas com quem sua equipe mantém um relacionamento comercial ativo.

Por isso, vale a pena estar por dentro das principais práticas de relacionamento com o cliente.

Aproveite e confira nosso conteúdo: O que é relacionamento com o cliente: 9 dicas para construir laços sólidos

Por que a gestão de clientes é importante?

A gestão de clientes é essencial para transformar contatos em relacionamentos de valor. Mais do que apenas vender, ela permite que sua equipe entenda de forma estratégica quem são os clientes e o que eles realmente precisam.

Empresas que dominam esse processo não só aumentam a satisfação dos seus clientes, mas também potencializam o retorno sobre cada interação comercial.

Isso porque, ao organizar e acompanhar de perto a carteira, é possível identificar padrões de comportamento, antecipar demandas e personalizar abordagens.

Além disso, a boa gestão da base ajuda a reter clientes estratégicos, reduzindo o custo de aquisição e aumentando o valor de cada ciclo de vendas.

No fim das contas, é isso que impulsiona crescimento sustentável: mais vendas para os clientes certos, com menos esforço e mais previsibilidade.

Veja também: Um guia completo para a gestão de relacionamento com clientes

Quais as vantagens de fazer a gestão de clientes?

Fazer a gestão de clientes de forma estratégica permite que sua equipe comercial atue com mais foco, inteligência e previsibilidade.

Na prática, isso significa organizar e analisar os dados da carteira para entender onde estão as melhores oportunidades — e onde vale (ou não) investir energia.

Com esse controle, os vendedores ganham mais clareza sobre o estágio de cada cliente na jornada de compra, conseguem identificar suas dores reais e agir com mais assertividade.

Assim, evitam abordagens genéricas e aumentam as chances de fechar negócios com quem realmente tem perfil para avançar.

Além disso, uma gestão bem feita traz benefícios diretos para o desempenho da empresa como um todo. Confira os principais:

  • Aumento na retenção, satisfação e fidelização de clientes, já que o relacionamento passa a ser mais personalizado e proativo;
  • Melhoria na imagem da empresa, que passa a ser vista como mais profissional, organizada e comprometida com a experiência do cliente;
  • Melhoria no desempenho comercial, com ciclos de venda mais curtos e conversões mais qualificadas;
  • Aumento da receita média por cliente, graças à identificação de oportunidades de upsell, cross-sell e reativação;
  • Mais assertividade nas propostas comerciais, com soluções ajustadas às necessidades reais do cliente;
  • Agilidade no atendimento, já que o histórico e as preferências de cada cliente ficam sempre à mão do time comercial.

No fim das contas, fazer uma boa gestão de clientes é sair do modo reativo e assumir o controle da sua carteira — escolhendo com inteligência onde investir seu tempo para gerar mais resultado, tanto para a empresa quanto para o vendedor.

Veja mais: As 5 grandes vantagens do controle de clientes e vendas e 4 tipos de programas para colocar isso em prática

8 dicas de como fazer a gestão de clientes

A gestão de clientes não é uma atividade pontual — ela exige constância, estratégia e, acima de tudo, organização

 Para que o processo seja eficiente e traga resultados concretos, é fundamental adotar boas práticas no dia a dia do time comercial.

Cada detalhe conta: desde como você armazena as informações até o modo como conduz o atendimento e o acompanhamento do cliente.

A seguir, você confere 8 dicas práticas para aprimorar sua gestão de clientes e transformar a maneira como sua equipe se relaciona com cada contato.

São orientações simples de implementar, mas com grande impacto nos seus resultados.

1. Organize os dados e informações que você tem sobre cada cliente

Uma gestão eficiente começa pela organização das informações. Ter os dados dos seus clientes centralizados, atualizados e acessíveis evita retrabalho, melhora o atendimento e agiliza decisões.

Boas práticas:

  • Utilize um CRM (como o Agendor) para concentrar todos os dados em um só lugar.
  • Cadastre informações completas: nome, cargo, empresa, segmento, telefone, e-mail, histórico de compras, etc.
  • Classifique os clientes com etiquetas ou status personalizados (ex: ativo, inativo, lead quente, oportunidade).
  • Atualize os registros com frequência, evitando informações desatualizadas que atrapalham as abordagens.

Com dados organizados, fica muito mais fácil identificar padrões, personalizar a comunicação e entender o que realmente importa para cada cliente.

2. Mantenha um histórico atualizado das interações com os clientes

Ter acesso ao histórico completo de interações é fundamental para construir relacionamentos duradouros. E mais uma vez um CRM é importante para ajudar você nessa tarefa!

Ele ajuda a equipe a entender o que já foi conversado, quais foram as objeções levantadas e quais próximos passos foram combinados.

Boas práticas:

  • Registre todas as interações no CRM: e-mails, ligações, reuniões e mensagens trocadas.
  • Adicione observacões sobre o comportamento do cliente, preferências e pontos de atenção.
  • Inclua os compromissos assumidos e próximas tarefas para manter o acompanhamento ativo.
  • Compartilhe o histórico com o time para garantir que todos falem a mesma língua.

Com um histórico bem documentado, cada vendedor tem mais contexto para agir com assertividade, sem repetir informações ou perder tempo recomeçando conversas.

3. Ofereça atendimento personalizado

Clientes querem se sentir únicos. E para isso, é essencial oferecer um atendimento personalizado, que considere o momento de cada um, suas necessidades e expectativas.

Boas práticas:

  • Evite abordagens genéricas e comece a conversa com base em dados reais do cliente.
  • Utilize o histórico e preferências registradas para adaptar o discurso.
  • Envie materiais personalizados, de acordo com o perfil e o estágio de funil de cada contato.
  • Demonstre empatia e esteja aberto a ouvir antes de propor uma solução.

Um atendimento personalizado melhora a experiência do cliente, gera mais conexão com a marca e aumenta a chance de conversão.

4. Fique atento aos seus compromissos agendados

Cumprir o que foi combinado é uma das formas mais eficazes de construir confiança. Para isso, é essencial acompanhar seus compromissos e não deixar nada passar batido.

Boas práticas:

  • Use o CRM para agendar e ser notificado sobre chamadas, reuniões e follow-ups.
  • Reforce os compromissos por e-mail ou WhatsApp, garantindo o comparecimento do cliente.
  • Evite remarcar ou atrasar sem necessidade — a consistência passa profissionalismo.
  • Revise a pauta antes de cada reunião para estar bem preparado.

Quando o vendedor se mostra comprometido e pontual, transmite organização e respeito, fortalecendo o relacionamento com o cliente.

5. Não deixe de fazer follow-up

O follow-up é o que move o cliente de uma etapa do funil para a outra. É ele que mostra interesse, mantém o relacionamento vivo e conduz a negociação com consistência.

Boas práticas:

  • Defina datas específicas para retorno com base nas interações anteriores.
  • Varie os canais de contato: ligação, e-mail, WhatsApp.
  • Tenha um motivo claro para entrar em contato: novidades, perguntas pendentes, propostas.
  • Não desista cedo demais. O “sim” pode vir no terceiro, quarto ou quinto follow-up.

Um bom follow-up mostra que o vendedor está presente e interessado, sem ser insistente. É consistência com intencionalidade.

6. Responda seus clientes o mais rápido possível

Velocidade na resposta pode ser o diferencial entre ganhar ou perder um cliente. Em um mercado competitivo, quem responde primeiro sai na frente.

Boas práticas:

  • Tenha canais de comunicação acessíveis e ativos durante o horário comercial.
  • Utilize respostas automáticas para sinalizar recebimento e dar previsão de retorno.
  • Crie modelos prontos (personalizáveis) para agilizar o atendimento sem perder a personalização.
  • Priorize os contatos quentes e responda o quanto antes, mesmo que seja para agendar um atendimento futuro.

Responder rápido demonstra interesse, respeito pelo tempo do cliente e agilidade operacional.

7. Não deixe que os clientes fiquem estacionados por muito tempo em uma etapa do funil de vendas

Clientes “parados” no funil são oportunidades que podem esfriar. É preciso monitorar constantemente o funil de vendas e agir para destravar esses contatos.

Boas práticas:

  • Crie alertas no CRM para clientes que estão há muito tempo em uma mesma etapa.
  • Entenda o motivo da estagnação: falta de informação? indecisão? timing inadequado?
  • Aplique técnicas de nutrição: envie materiais, cases, depoimentos, provas sociais.
  • Incentive a tomada de decisão com ofertas limitadas ou novas propostas.

Manter o funil fluindo é essencial para manter o ritmo de vendas e não perder oportunidades valiosas.

8. Investigue quais são as atuais dores e necessidades dos seus clientes

Por fim, um bom gestor de clientes está sempre atento ao que mudou. Investigar constantemente as dores e necessidades dos clientes permite que suas abordagens estejam sempre alinhadas com a realidade deles.

Boas práticas:

  • Refaça perguntas periodicamente para validar se os desafios continuam os mesmos.
  • Fique atento a mudanças no mercado, no comportamento ou na estrutura do cliente.
  • Acompanhe as redes sociais e conteúdos publicados pelos clientes.
  • Adapte sua solução de acordo com as novas demandas identificadas.

Com escuta ativa e curiosidade comercial, o vendedor se posiciona como parceiro estratégico — e não apenas como um fornecedor.

Confira em nosso blog: Gestão da carteira de clientes: 8 dicas para empreendedores

Como uma ferramenta de CRM pode ajudar na gestão de clientes?

Afinal, o que é CRM na gestão de relacionamento com o cliente? Como esses dois conceitos podem trabalhar juntos?

Uma plataforma de CRM funciona como um banco de dados. Esse tipo de ferramenta vai coletar e armazenar dados considerados relevantes sobre os clientes da empresa, centralizando-os em um único sistema.

Com o CRM, é possível organizar melhor as interações, fazer segmentações e automatizar uma série de tarefas relacionadas à gestão de clientes.

Existem muitas maneiras de usar o CRM na gestão de clientes e o Agendor tem diversas funcionalidades nesse sentido, confira como funciona uma delas:

Leia mais: CRM e gestão de clientes: venda mais, mais vezes, por mais tempo

Por que o CRM do Agendor é ideal para a gestão de clientes?

Mais do que um sistema para cadastro, o CRM do Agendor é uma plataforma completa para transformar a forma como sua equipe organiza, acompanha e evolui seus relacionamentos comerciais.

O Agendor foi desenvolvido especialmente para equipes de vendas B2B que buscam mais inteligência, agilidade e controle no dia a dia. Com ele, você não apenas registra dados — você ganha um “segundo cérebro” comercial, capaz de dar suporte em cada etapa da jornada do cliente.

Veja alguns diferenciais que fazem do Agendor um parceiro estratégico para o seu time:

  • Visualização clara do funil de vendas, com etapas personalizáveis;
  • Agenda integrada e alertas inteligentes para nunca mais perder compromissos;
    Relatórios e dashboards automáticos para decisões rápidas e embasadas;
  • Histórico completo de interações, centralizado em um só lugar;
  • Aplicativo para celular, para você vender de onde estiver;
  • Integrações com ferramentas como WhatsApp, e-mail, Google Calendar e muito mais.

Veja mais sobre como funciona o sistema de CRM Agendor neste vídeo:

Dúvidas comuns sobre gestão de clientes

1. Como identificar se a minha empresa precisa melhorar a gestão de clientes?

Se você sente que a equipe está se esforçando muito para vender, mas os resultados não acompanham, isso já é um sinal de alerta.

Outros indícios comuns incluem: falta de organização nas informações dos clientes, dificuldade para acompanhar negociações em andamento, perda de follow-ups ou abordagens repetitivas e pouco eficazes.

Para fazer esse diagnóstico com mais clareza, observe:

  • Desorganização no funil de vendas: clientes sem etapa definida ou parados por muito tempo;
  • Dependência de planilhas e anotações soltas: risco de perda de dados e informações desatualizadas;
  • Falta de histórico: vendedores não sabem o que já foi conversado com cada cliente;
  • Equipe sempre correndo atrás, nunca antecipando demandas.

A boa notícia é que todos esses pontos podem ser resolvidos com um processo de gestão mais estruturado e ferramentas adequadas, como um CRM inteligente.

2. Qual a diferença entre gestão de clientes e atendimento ao cliente?

Apesar de estarem interligados, são conceitos distintos. Atendimento ao cliente é o que acontece no momento do contato — pode ser uma ligação, uma troca de mensagens ou uma reunião. Já a gestão de clientes é o conjunto de ações que organiza, analisa e direciona todo o relacionamento com o cliente ao longo do tempo.

Enquanto o atendimento costuma ser pontual, a gestão envolve:

  • Mapeamento da jornada de compra;
  • Armazenamento de dados estratégicos;
  • Segmentação da base;
  • Definição de abordagens personalizadas;
  • Análise de comportamento e métricas de desempenho;
  • Acompanhamento ativo e contínuo da carteira.

Ou seja, o atendimento é uma peça dentro de um quebra-cabeça maior chamado gestão.

3. Posso fazer uma boa gestão de clientes sem uma equipe grande?

Sim, e essa é justamente a proposta de um CRM como o Agendor: multiplicar a produtividade de quem já está no time, mesmo que ele seja pequeno. A chave está em substituir o esforço manual por processos bem definidos e ferramentas que automatizam o que for possível.

Aqui vão algumas práticas que ajudam a fazer uma gestão eficiente mesmo com poucos recursos:

  • Use etiquetas e filtros inteligentes no CRM para segmentar clientes por perfil, estágio ou prioridade;
  • Programe alertas e lembretes automáticos para garantir que nenhum contato fique esquecido;
  • Crie modelos de e-mail e propostas personalizáveis, otimizando o tempo de cada atendimento;
  • Monitore os indicadores certos, como taxa de conversão por etapa e tempo médio de resposta;
  • Centralize tudo em um único sistema, evitando ruído entre planilhas, e-mails e blocos de anotações.

Com esse nível de organização, até mesmo um time enxuto pode entregar uma gestão de excelência e escalar resultados com consistência.

4. Vale a pena fazer gestão de clientes mesmo com uma carteira pequena?

Vale e muito fazer gestão e de clientes!

Em carteiras pequenas, cada cliente conta. É mais fácil estabelecer uma relação próxima e entender profundamente as necessidades do outro lado. Isso permite:

  • Aumentar o ticket médio por cliente, com ofertas bem direcionadas;
  • Reduzir o churn (cancelamentos ou perda de contas);
  • Construir um nível de confiança que abre espaço para recomendações e vendas por indicação.

Além disso, ao criar esse padrão de relacionamento desde cedo, sua operação já cresce com uma cultura comercial mais estruturada e profissional.

5. Como mensurar se minha gestão de clientes está funcionando?

Para saber se seus esforços estão no caminho certo, você precisa olhar além do volume de vendas. A gestão eficiente também se reflete na qualidade do relacionamento e na previsibilidade dos resultados.

Indicadores essenciais para medir o desempenho:

  • Taxa de conversão por etapa do funil: mostra onde os clientes travam e onde estão mais propensos a avançar;
  • Ciclo médio de vendas: tempo entre o primeiro contato e o fechamento;
  • Valor médio por cliente: importante para avaliar se suas abordagens estão de fato agregando valor;
  • Taxa de recompra ou reativação: clientes voltando a comprar indicam uma boa gestão;
  • NPS (Net Promoter Score): mede o nível de satisfação e fidelidade à sua marca.

Com um CRM como o Agendor, você acessa essas informações em tempo real, com relatórios automáticos e visuais fáceis de interpretar.

6. O que muda na gestão de clientes em vendas consultivas?

Em vendas consultivas, o relacionamento com o cliente é o centro de tudo. Diferente de processos mais transacionais, como no e-commerce, aqui o vendedor atua quase como um consultor.

Assim, ele precisa entender a fundo o contexto do cliente, identificar desafios estratégicos e oferecer soluções sob medida.

Para uma boa gestão de clientes nesse modelo:

  • Mapeie os stakeholders do processo de compra: em vendas B2B, é comum ter mais de um decisor;
  • Invista em pesquisas prévias e escuta ativa: cada reunião deve partir de dados, não de achismos;
  • Documente cada ponto da conversa no CRM: isso permite retomar os temas certos no momento certo;
  • Mantenha follow-ups inteligentes, com conteúdo útil, cases relevantes e sugestões de próximos passos;
  • Crie propostas personalizadas, alinhadas às dores e metas de cada cliente, mostrando que você entende do negócio dele.

Gestão em vendas consultivas é sinônimo de profundidade, contexto e constância — e é aí que ferramentas como o Agendor se tornam ainda mais valiosas.

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