O controle de clientes e vendas é a peça fundamental da gestão comercial. Veja como se organizar.

A administração de empresas é uma atividade complexa que demanda um esforço muito grande de quem exerce essa função. Seja você um empresário ou gestor de empresa, sabe que existem 4 grandes áreas de atuação que devem estar integradas:

  • O planejamento: isto é, a formulação de objetivos e a definição dos meios para alcançá-los.
  • A Organização: que consiste em determinar tarefas e funções, coordenar atividades e destinar recursos.
  • A direção: mais focada na tomada de decisões e na orientação de sua equipe rumo aos objetivos planejados.
  • E o controle: análise dos dados e dos desempenhos da empresa, comparando-se aonde quer chegar com o que foi alcançado.

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Acontece que na correria do dia a dia de trabalho, umas das mais importantes dessas funções da administração costuma ser negligenciada: o controle! Neste caso, queremos colocar o foco no controle de clientes e vendas, que tem importância redobrada. Afinal, é preciso gerenciar o relacionamento com o cliente da melhor forma possível.

Mas, mesmo conscientes disso, muitas empresas deixam essa parte do processo de lado. Vendedores costumam ter contato com uma enorme quantidade de clientes. E fazem isso diariamente, diversas vezes.

Sem um controle efetivo e organizado do que está acontecendo, é impossível que guardem todos esses dados em sua memória.

Vamos listar abaixo algumas das vantagens de fazer o controle de clientes e vendas, e também dicas de como implementar isso.

Além das 4 funções básicas da administração, veja também 10 tópicos sobre noções de administração de vendas.

Organize as informações para poder avaliar corretamente e tomar decisões.

Organize as informações para poder avaliar corretamente e tomar decisões.

5 Vantagens do controle de clientes e vendas

1. Informações centralizadas sobre os clientes

Vamos começar pelo básico: seus clientes. Como estão organizados? Que dados você tem sobre cada um deles? Está tudo atualizado? Bom, fica claro que o primeiro  passa para desenvolver o controle de clientes e vendas é montar esse cadastro. E a maneira mais simples de fazer isso é por meio das tradicionais planilhas.

Defina que informações são importantes para você: Nome, endereço, telefone, email. E no caso de B2B, também será necessário: nome da empresa, cargo e outros dados específicos de cada ramo de atividade.

Caso você não tenha essas informações centralizadas em sua empresa, é preciso descobrir onde encontrá-las. É provável que seus vendedores tenham esse tipo de planilha para uso pessoal, cada uma com uma formatação diferente.

Além disso, agendas e cartões de visita também devem ser incluídos. Você deve coletar esses dados e consolidar em uma base única facilitando sua consulta e o planejamento de suas ações.

Um cadastro de clientes bem planejado é muito importante. Veja este artigo para se aprofundar mais sobre A importância de manter um cadastro de clientes eficiente.

2. Agilidade e precisão no follow-up

Outra vantagem do controle de clientes e vendas beneficia diretamente uma das atividades mais importantes do vendedor: fazer o follow-up.

Quantas vezes uma ótima oportunidade de fechar um excelente negócio foi perdida por que o vendedor não se deu conta que deveria retornar uma ligação para o cliente, ou que ficou de agendar uma visita e se esqueceu disso?

E as vantagens vão além. Se o fllow-up for feito corretamente ele não deve se restringir a lembrar o vendedor de entrar em contato com determinado cliente no dia tal. Ele precisa detalhar exatamente o que foi combinado com o ele, que detalhes ela quer discutir, porque aquela data foi escolhida para o retorno do contato etc. Em suma: contextualizar a situação para que o vendedor possa tirar o melhor proveito dela!

3. Possuir um histórico detalhado do relacionamento com o cliente

Na mesma linha do que foi dito acima, gerenciar as vendas significa ter em algum lugar um relato de tudo o que aconteceu em cada contato com o cliente, para poder dar continuidade ao relacionamento a qualquer momento.

Imagine que você tem um excelente vendedor que tem na ponta da língua tudo isso sobre os clientes dele. E, por qualquer motivo, ele deixa a empresa. Como retomar o relacionamento, entender o que esse cliente valoriza em sua empresa, quais problemas passados foram resolvidos e não podem se repetir?

Além disso, nem sempre temos vendedores com a capacidade de ter tudo guardado na memoria. Esse é um risco muito grande. Sua empresa precisa desenvolver esse controle do histórico do relacionamento com cada cliente.

Informação confiável ajuda a gerenciar sua equipe.

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4. Gerenciar as atividades de sua equipe

Muitos vendedores estão em constante movimento, visitando clientes, fazendo visitas técnicas ou comerciais, às vezes viajando para outras cidades, estados e até países. Sem falar em feiras comercias, treinamentos e outros eventos aos quais tem que comparecer.

Por isso, é muito comum que se ausentem do escritório. E como saber o que estão fazendo? Você vai telefonar para eles o tempo todo? Lembre-se que isso implica em gastos com combustível, estadias e refeições. É preciso ter certeza que o tempo e os recursos empregados por seus vendedores estão sendo usados corretamente.

E mesmo para aqueles vendedores que desempenham um trabalho interno de vendas, não seria interessante ter como verificar quantas ligações fizeram, quantas receberam, enfim, como estão gerenciando seu tempo?

Pense nisso.

5. Ter dados confiáveis sobre o desempenho de sua equipe

Não existe área na empresa onde o desempenho seja mais cobrado do que em vendas. Normalmente se trabalha com metas a serem atingidas. E o controle desses dados vai determinar quem receberá seus prêmios e bônus e quem precisará melhorar seu desempenho.

Mais que isso, no caso de comissões de vendas, só com dados precisos será possível remunerar corretamente seus vendedores.

E lembre-se, o controle não deve incluir somente montantes vendidos, mas também como os vendedores conseguiram chegar a esses resultados: que esforços foram feitos, quantas visitas e telefonemas foram dados e demais atividades necessárias para que se fechasse a venda.

Com todas essas vantagens, vai ficar bem mais fácil administrar a força de vendas, pode ter certeza!

Controles adequados aumentam o desempenho de sua equipe.

Controles adequados aumentam o desempenho de sua equipe.

Nesse esforço de fazer o controle de clientes e vendas, algumas empresas tem contado com a ajuda dos documentos e planilhas do Google Docs. Mas será que esta é realmente a melhor solução? Veja: Razões para largar sua planilha de vendas e usar um aplicativo para área comercial