Uma planilha para prospecção de clientes pode ser uma grande aliada do vendedor: mais controle, mais informações, mais vendas

Dizem que todo vendedor deve ter uma excelente memória, mas o auxílio de uma boa planilha de prospecção de clientes sempre será bem-vinda!

Atividades de follow-up e o pipeline de vendas serão extremamente facilitadas com o controle eletrônico da prospecção dos clientes. Tudo ali guardadinho, em ordem e com as informações que você precisa, escritas do seu jeito e medidas pelo seu critério de importância.

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Para ajudá-lo nessa tarefa, desenvolvemos uma planilha de prospecção de clientes baseada em muitos dos artigos que escrevemos aqui no blog. Isto é: não basta uma planilha com datas de visitas e detalhes das últimas conversas.

Como insistimos bastante neste espaço, é preciso dedicar uma boa parte do tempo à preparação de suas vistas, com pesquisas sobre a situação da empresa e até dados pessoais da pessoa com quem você vai falar. Inclusive, um sistema de CRM pode ser uma ferramenta útil para tornar essa rotina mais otimizada.

Antes de passarmos o link para baixar nossa planilha de prospecção de clientes, confira algumas dicas de como usar adequadamente este tipo de ajuda eletrônica.

Para ter uma visão ainda mais completa e detalhada do trabalho de prospecção, baixe nosso e-book O Guia da Prospecção.

planilha de prospecção de clientes

Informação confiável é fundamental na prospecção de clientes

10 dicas de como usar a planilha de prospecção de clientes

Normalmente as pessoas ficam empolgadas, montam uma planilha superbacana e cheia de detalhes. E no começo a usam bastante, com aquela vontade de fazer o melhor. Com o tempo, a empolgação pode diminuir e, no fim do dia, cansado, o vendedor acaba não fazendo uso dela. Deixa “para amanhã” fazer as anotações e controles. Grave erro!

Depois de três dias sem fazer as anotações em sua planilha, ela vai ficar totalmente desatualizada e recuperar as informações, mais adiante, via ser bem difícil! Aí você acaba desistindo de usar sua planilha para fazer a prospecção de clientes, o que pode ser bastante prejudicial para seu desempenho.

Resultado: o follow-up fica incompleto e muito trabalho duro pode ser perdido, por falta de informação!

Por isso, algumas dicas básicas de como usar a planilha para prospecção de clientes:

  1. Disciplina: preencha sua planilha com informações diariamente!
  2. Precisão: evite excesso de abreviações ou informações digitadas rapidamente. Muitas vezes, um tempo depois, quando você for consultar o que escreveu, é capaz de não entender nada…
  3. Seja detalhista! Melhor escrever algo que depois pareça irrelevante do que deixar de escrever um detalhe importante que futuramente pode ser decisivo em uma negociação ou fechamento de negócio.
  4. Faça backup da planilha na nuvem. Já pensou se acontece algum problema com seu computador e você perde tudo?
  5. Use as planilhas eletrônicas disponíveis na nuvem, como as do Google Docs. Além de serem um backup automático, você poderá atualizar de onde estiver, com dispositivos móveis, além de poder compartilhar com outras pessoas, se for de seu interesse.
  6. Atualize a formatação de sua planilha, caso perceba que uma coluna a mais ou outro recurso possa melhorar seu desempenho.
  7. Aprenda a usar todos os recursos da planilha por meio de tutoriais ou pedindo ajuda para aquele colega que domina o assunto. Às vezes, ele até já tem algo legal para compartilhar com você.
  8. Se por um lado é possível compartilhar informação com alguns colegas de trabalho, por outro, sua planilha pode ter informações confidencias. Seja criterioso com quem troca esses dados, proteja-se com senhas e nunca deixe arquivos abertos sem estar diante do monitor.
  9. Use cores para assinalar o status de sua prospecção, facilitando as consultas e as providências mais importantes.
  10. Se você souber usar todos os recursos de uma boa planilha de prospecção de clientes, poderá estudar estatísticas, criar gráficos e até conectá-la com outras planilhas, assim como uma de controle de clientes.
planilha de prospecção de clientes

Compartilhar infirmação com agilidade pode auxiliar no fechamento de vendas

Prospectar clientes é uma das atividades mais importantes para um vendedor. Confira neste artigo de nosso blog: Como prospectar novos clientes e aumentar vendas em 5 passos.

Planilha de prospecção de clientes para você baixar

Como você sabe, toda planilha é basicamente composta por linhas e colunas que se cruzam. Além de armazenar dados, uma planilha pode fornecer uma visão completa do que está acontecendo, de maneira rápida e ágil.

Com a  planilha para prospectar clientes que desenvolvemos, você inclui as etapas de preparação e estudo, cruciais para qualquer venda ou negociação bem-sucedida. Para baixá-la clique no link: Planilha de Prospecção de Clientes.

Talvez você ache que existem colunas demais na planilha, mas um bom vendedor sabe a importância de ter o máximo de informações possível sobre a empresa e a pessoa com quem vai falar. Assim, a dividimos em diversas colunas, separadas em blocos.

Bloco 1: Perfil da empresa e do contato

Aqui você vai colocar em cada coluna todas as informações relevantes que poderão ajudá-lo a se preparar para a visita.

  1. Nome do cliente
  2. Site
  3. LinkedIn
  4. Facebook
  5. Outras mídias sociais da empresa
  6. Relatório sobre a empresa (tire suas conclusões, se a empresa está expandindo, se está em uma boa fase, se tem crédito etc. Você pode atualizar esta célula sempre que tiver novas informações)
  7. Nome do contato
  8. Telefone
  9. Email
  10. LinkedIn do contato
  11. Facebook do contato
  12. Perfil do contato (aqui você precisa saber o que o contato gosta de fazer, seus hobbies, seu poder na empresa, se é ele quem decide, se é casado etc. Tudo isso para tenta criar um bom rapport e também fortalecer o relacionamento)

Bloco 2: Preparação

  1. Como teve acesso ao contato? (ligou para empresa, enviou e-mail, indicação de alguém, assinou newsletter, foi passado pelo marketing etc.)
  2. Qual parece ser a dor do cliente? (tente ir para a reunião já sabendo o que lhe espera, o que o cliente deseja e anote aqui um resumo de sua impressão)
  3. Apresentação sob medida (é claro que talvez seja cedo para conseguir isso, mas tente levar uma apresentação personalizada para o cliente, mais específica para o caso dele e anote nesta coluna o resumo desses pontos).

Bloco 3: Follow up

Depois da primeira reunião é hora de seguir em frente, aprimorando seu relacionamento até fechar o negócio ou tirar o time de campo. Por isso, o bloco follow-up caracteriza-se por uma série de colunas nomeadas: Contato 1, Contato 2, Contato 3 etc., até 40, por exemplo.

Ao voltar do primeiro contato, você assinala se foi uma reunião, conversa telefônica ou e-mail e o resumo do que foi decidido. Imediatamente, também assinala na coluna seguinte a data em que terá que retornar com uma ligação, e-mail ou visita e a providência a ser tomada.

Por exemplo: 25/06/16 – Reunião – Proposta Comercial. E completa com os detalhes do que foi acertado para poder fazer a proposta corretamente.

Você vai conferindo o status para cada cliente todo dia. Depois de ligar, mandar e-mail ou se reunir, relate os progressos, os resultados daquela reunião e sempre marcando na coluna seguinte, no topo, a data que voltará a entrar em contato e o tipo de contato a ser feito.

Use cores para diferenciar as negociações mais importantes e as mais frias, preenchendo o fundo da célula com o nome da empresa (primeira coluna) com:

  • Vermelho: negociação final
  • Laranja: proposta quente
  • Amarelo: proposta preliminar
  • Verde: diagnosticando necessidades.

Dessa forma, você terá uma ótima planilha de prospecção de clientes, basta ficar atento e sempre preenchê-la corretamente.

planilha de prospecção de clientes

Uma planilha bem feita ajuda a enxergar os resultados e planejar o negócio

Para usar sua planilha para prospectar clientes da melhor forma, dê uma olhada neste artigo: Os 6 passos que vão te mostrar como ser um super vendedor.