Identificar boas oportunidades de negócios não é algo fácil. Mas, imagine descobrir uma chance imperdível e não apresentar uma proposta comercial para eventos que realmente encante o contratante? Aprenda agora como resolver esse problema!
Principais aprendizados deste artigo:
- Uma proposta comercial para eventos deve conter alguns pontos obrigatórios, como capa, índice, apresentação da empresa, cases de sucesso, introdução, escopo, metodologia, cronograma, orçamento, entre outros.
- Antes de iniciar a criação da proposta comercial é necessário definir um objetivo e separar todas as informações e materiais que serão utilizados.
- A apresentação da empresa deve incluir sua história, eventos realizados e seus diferenciais em relação à concorrência, assim como um escopo que fale sobre recursos utilizados e respectivas quantidades.
- A metodologia resume tudo o que será necessário para fazer o evento acontecer: tecnologias e técnicas usadas, sistemas implementados, profissionais envolvidos, formas de atrair patrocinadores etc.
- A apresentação da proposta deve ser feita pessoalmente em reuniões presenciais ou onlines. É importante não esquecer de fazer follow-up após o envio da proposta. O sistema de CRM sugere o melhor momento de cobrar uma resposta do cliente.
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Uma boa proposta comercial pode abrir muitas portas e transmitir credibilidade, autoridade e confiança. Por isso, é essencial aprender como fazer uma a altura do seu trabalho!
Sabemos que não é uma das tarefas mais simples e fáceis, afinal, organizar um evento envolve muitos profissionais e áreas, como administrativa, marketing, produção, artistas/palestrantes, locação etc.
A boa notícia é que este artigo traz várias dicas e passos a passo de como fazer uma proposta comercial para eventos, apresentá-la e cobrar uma resposta do cliente. Preparado? Leia até o final e aprenda a escrever uma proposta encantadora!
Itens obrigatórios em uma proposta comercial para eventos
Assim como qualquer proposta comercial, a de eventos precisa seguir o padrão do mercado e incluir os tópicos exigidos para um completo entendimento do projeto.
Confira quais são eles:
- capa e título atraente com a logomarca e nome do prestador do serviço;
- índice do conteúdo da proposta (enumere todas as páginas!);
- apresentação da empresa e eventos já realizados (quanto mais dados e estatísticas inserir aqui, melhor!);
- introdução com o objetivo da proposta e um resumo sobre o evento e as necessidades do cliente;
- metodologia do serviço;
- escopo do projeto;
- cronograma estimado;
- valores de investimento detalhados por itens;
- anexos, se necessário;
- finalização com todos os contatos da empresa.
Como fazer uma proposta comercial de eventos?
Como a proposta comercial de eventos é um documento que costuma conter bastante informação, é necessário ser objetivo e estruturá-lo por uma ordem lógica, com início, meio e fim.
A estrutura do documento é primordial para que o cliente entenda com clareza e objetividade o que está sendo pedido. Lembre-se também de sempre enviar rapidamente a proposta, dentro do prazo combinado, e personalizar o conteúdo de acordo com o perfil do cliente e o projeto desejado.
Vamos às dicas? Confira abaixo como montar uma proposta completa!
1. Defina o objetivo da proposta
Antes de colocar a mão na massa, pare um tempo e pense qual é o principal objetivo dessa proposta. Quais são os resultados esperados? Por que este evento precisa acontecer e quais serão os benefícios atrelados a ele?
2. Separe todas as informações e os materiais necessários
Para agilizar e deixar a proposta mais fluida, antecipe-se e reúna todas as informações que vai precisar, como nome do contratante, valores do projeto, tamanho da equipe, detalhes do serviço etc.
Além disso, já separe a logomarca da empresa em alta definição e outras imagens que possa precisar.
Se for entregar a proposta impressa, pense em um papel timbrado ou uma pasta personalizada com a logomarca da sua empresa, por exemplo.
3. Apresente a sua empresa
O cliente quer se sentir seguro ao contratar qualquer tipo de serviço, ainda mais quando falamos sobre a produção e a execução de eventos. Por isso, mostre o profissionalismo da sua empresa em um breve resumo da sua história, dos eventos realizados, de suas especialidades, de seus diferenciais, entre outros.
Se possível, use dados e estatísticas para comprovar o seu sucesso. Não se esqueça de usar uma linguagem e um tom de voz adequado com as características do cliente.
4. Escreva um escopo detalhado
O escopo é diferente da metodologia do serviço oferecido. Ele reúne todos os recursos utilizados e as entregas que serão feitas.
Para deixar a proposta comercial para eventos ainda mais completa, adicione mais detalhes, como horas de trabalho para cada item, nível e quantidade dos profissionais envolvidos etc.
Pode inserir a metodologia junto ao escopo ou separada. Ela não discrimina todos os números do escopo, mas um resumo de como a empresa vai atuar para atingir os resultados esperados. Isso inclui, por exemplo:
- técnicas utilizadas;
- tecnologias;
- sistemas;
- profissionais envolvidos;
- formas de atrair patrocinadores e divulgar o evento.
5. Adicione o cronograma
O cronograma, depois do preço, faz muita diferença no momento da decisão do cliente. Por isso, crie um bastante detalhado, com prazos estimados para cada tarefa e atividade do evento.
Tudo o que foi prometido no escopo precisa ter um prazo de entrega e finalização. Se necessário, também pode incluir um cronograma de pagamento.
6. Insira o orçamento e as formas de pagamentos
Depois de mostrar como a preparação do evento será realizada e como ele funcionará no dia, é necessário detalhar os valores de cada item e profissional envolvido.
É possível que o cliente faça pagamentos parciais enquanto a produção está sendo montada e isso também precisa estar no cronograma.
Se quiser, ainda pode adicionar um prazo de validade para a proposta. Não custa nada usar um gatilho mental de urgência e escassez para acelerar a decisão do cliente, não é mesmo?
Há também a possibilidade de inserir estatísticas dos últimos eventos, como o valor do ROI alcançado ou superado.
Dica de ouro: ofereça mais de uma opção de orçamento para o cliente. Pode ser que ele queira pagar mais caro pela adição de algo ou mais barato eliminando alguns serviços. Mostre-se flexível e que você consegue atender todas as necessidades e os desejos dele.
Leia também: Como fazer um evento de sucesso no ramo industrial
Como apresentar uma proposta comercial?
Depois de finalizar a proposta comercial, que geralmente é feita no Powerpoint, é hora de marcar uma reunião presencial ou online com o cliente para apresentá-la. Durante a apresentação atente-se a alguns pontos:
- insira imagens impactantes de eventos passados;
- seja objetivo e não prolongue demais a apresentação;
- fale com autoridade e transmita confiança.
Como cobrar resposta de proposta comercial?
A cobrança de resposta depois do envio e da apresentação da proposta comercial para eventos pode ser feita por vários meios, como e-mail, telefone, aplicativos de mensagens etc.
O mais importante é entender qual canal o cliente prefere ser contatado e não esperar demais. Mas, como saber o melhor momento de pedir uma resposta?
Não há um cálculo exato e isso depende do perfil do cliente e de suas necessidades. Uma ótima forma de otimizar o seu follow-up (retorno ao cliente) é utilizar a tecnologia para ajudar.
O sistema de CRM, por exemplo, sugere o momento ideal de realizar o follow-up. E o melhor é que, em um único local, você acessa todas as negociações feitas com o cliente e suas informações. Além das interações anteriores. Assim, é possível relembrar tudo o que foi falado e combinado e não se esquecer de nada durante a conversa de follow-up.
Saiba mais sobre como funciona o CRM no setor de eventos: CRM para eventos: como a solução pode ajudar a sua empresa a vender mais.
Veja dicas de como fazer um follow-up adequado com o CRM!
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