Identificar boas oportunidades de negócios não é algo fácil. Mas, imagine descobrir uma chance imperdível e não apresentar uma proposta comercial para eventos que realmente encante o contratante? Por isso, é crucial saber criar uma apresentação de vendas matadora.
Principais aprendizados deste artigo:
- Uma proposta comercial para eventos deve conter alguns pontos obrigatórios, como capa, índice, apresentação da empresa, cases de sucesso, introdução, escopo, metodologia, cronograma, orçamento, entre outros.
- Antes de iniciar a criação da proposta comercial é necessário definir um objetivo e separar todas as informações e materiais que serão utilizados.
- A apresentação da empresa deve incluir sua história, eventos realizados e seus diferenciais em relação à concorrência, assim como um escopo que fale sobre recursos utilizados e respectivas quantidades.
- A metodologia resume tudo o que será necessário para fazer o evento acontecer: tecnologias e técnicas usadas, sistemas implementados, profissionais envolvidos, formas de atrair patrocinadores etc.
- A apresentação da proposta deve ser feita pessoalmente em reuniões presenciais ou onlines. É importante não esquecer de fazer follow-up após o envio da proposta. O sistema de CRM sugere o melhor momento de cobrar uma resposta do cliente.
- Dê o primeiro passo e baixe agora um template grátis de proposta comercial que é adaptável: modelo de apresentação comercial
Antes de mais nada, é preciso saber que uma boa proposta comercial pode abrir muitas portas e transmitir credibilidade, autoridade e confiança. Por isso, é essencial aprender como fazer uma a altura do seu trabalho!
E sabemos que não é uma das tarefas mais simples e fáceis, afinal, organizar um evento envolve muitos profissionais de diversas áreas, como administrativa, marketing, produção, artistas/palestrantes, locação etc.
A boa notícia é que este artigo traz várias dicas e passos a passo de como fazer e um exemplo de proposta comercial para eventos simples, assim como dicas para apresentá-la e cobrar uma resposta do cliente.
Preparado? Leia até o final e aprenda a escrever uma proposta encantadora!
O que é uma proposta comercial para eventos?
Uma proposta comercial para eventos é um documento que traz detalhes sobre os serviços prestados por uma empresa voltada para a organização de eventos. Na prática, o documento mostra prazos, valores, metodologias e ferramentas, formas de pagamento etc.
Em outras palavras, é um tipo de resumo do que o cliente pode conseguir ao fechar negócio com aquela empresa. Ou seja, mostra que os serviços propostos podem suprir suas necessidades.
Logo, facilita a tomada de decisão por parte do comprador, uma vez que dá a ele tudo o que precisa para saber se deseja ou não fechar a compra.
Quais os itens obrigatórios em uma proposta comercial para eventos?
Antes de conferir o passo a passo ou o modelo de proposta comercial para eventos, é preciso ter em mente que, assim como qualquer apresentação de vendas, a de eventos precisa seguir o padrão do mercado e incluir os tópicos exigidos para um completo entendimento do projeto.
Confira quais são eles:
- capa e título atraente com a logomarca e nome do prestador do serviço;
- índice do conteúdo da proposta (enumere todas as páginas!);
- apresentação da empresa e eventos já realizados (quanto mais dados e estatísticas inserir aqui, melhor!);
- introdução com o objetivo da proposta e um resumo sobre o evento e as necessidades do cliente;
- metodologia do serviço;
- escopo do projeto;
- cronograma estimado;
- valores de investimento detalhados por itens;
- anexos, se necessário;
- finalização com todos os contatos da empresa.
Como fazer uma proposta comercial de eventos?
Como a proposta comercial de eventos é um documento que costuma conter bastante informação, é necessário ser objetivo e estruturá-lo por uma ordem lógica, com início, meio e fim.
A estrutura do documento é primordial para que o cliente entenda com clareza e objetividade o que está sendo pedido. Lembre-se também de sempre enviar rapidamente a proposta, dentro do prazo combinado, e personalizar o conteúdo conforme o perfil do cliente e o projeto desejado.
Vamos às dicas? Confira abaixo como montar uma proposta completa!
1. Defina o objetivo da proposta
Antes de colocar a mão na massa, pare um tempo e pense qual é o principal objetivo dessa proposta. Quais são os resultados esperados? Por que este evento precisa acontecer e quais serão os benefícios atrelados a ele?
2. Separe todas as informações e os materiais necessários
Para agilizar e deixar a proposta mais fluida, antecipe-se e reúna todas as informações que vai precisar, como nome do contratante, valores do projeto, tamanho da equipe, detalhes do serviço etc.
Além disso, já separe a logomarca da empresa em alta definição e outras imagens que possa precisar.
Se for entregar a proposta impressa, pense em um papel timbrado ou uma pasta personalizada com a logomarca da sua empresa, por exemplo.
3. Apresente a sua empresa
O cliente quer se sentir seguro ao contratar qualquer tipo de serviço, ainda mais quando falamos sobre a produção e a execução de eventos.
Por isso, mostre o profissionalismo da sua empresa em um breve resumo da sua história, dos eventos realizados, de suas especialidades, de seus diferenciais, entre outros.
Se possível, use dados e estatísticas para comprovar o seu sucesso. Não se esqueça de usar uma linguagem e um tom de voz adequado com as características do cliente.
4. Escreva um escopo detalhado
O escopo é diferente da metodologia do serviço oferecido. Ele reúne todos os recursos utilizados e as entregas que serão feitas.
Para deixar a proposta comercial para eventos ainda mais completa, adicione mais detalhes, como horas de trabalho para cada item, nível e quantidade dos profissionais envolvidos etc.
Pode inserir a metodologia junto ao escopo ou separada. Ela não discrimina todos os números do escopo, mas um resumo de como a empresa vai atuar para atingir os resultados esperados. Isso inclui, por exemplo:
- técnicas utilizadas;
- tecnologias;
- sistemas;
- profissionais envolvidos;
- formas de atrair patrocinadores e divulgar o evento.
5. Adicione o cronograma
O cronograma, depois do preço, faz muita diferença no momento da decisão do cliente. Por isso, crie um bastante detalhado, com prazos estimados para cada tarefa e atividade do evento.
Tudo o que foi prometido no escopo precisa ter um prazo de entrega e finalização. Se necessário, também pode incluir um cronograma de pagamento.
6. Insira o orçamento e as formas de pagamentos
Após mostrar como a preparação do evento será realizada e como ele funcionará no dia, é necessário detalhar os valores de cada item e profissional envolvido.
É possível que o cliente faça pagamentos parciais enquanto a produção está sendo montada e isso também precisa estar no cronograma.
Se quiser, ainda pode adicionar um prazo de validade para a proposta. Também não custa nada usar um gatilho mental de urgência e escassez para acelerar a decisão do cliente, não é mesmo?
Há também a possibilidade de inserir estatísticas dos últimos eventos, como o valor do ROI alcançado ou superado.
Dica de ouro: ofereça mais de uma opção de orçamento para o cliente. Pode ser que ele queira pagar mais caro pela adição de algo ou mais barato eliminando alguns serviços. Mostre-se flexível e que você consegue atender todas as necessidades e os desejos dele.
>>>> Leia também: como fazer um evento de sucesso no ramo industrial
Exemplo de proposta comercial para eventos
Para que todas as dicas que trouxemos no tópico anterior fiquem bem claras na sua mente, separamos um modelo de proposta comercial para eventos bem simples — com espaços para você personalizar à vontade — logo abaixo. Confira!
[Capa com o nome da empresa]
[Sumário]
- Quem somos nós;
- Objetivos;
- Escopo e metodologia do projeto;
- Valores.
[Quem somos nós]
Somos a empresa [nome] e oferecemos serviços de [breve descrição] para eventos há mais de [tempo de atuação no mercado], com resultados satisfatórios para muitos clientes, como [um case de sucesso].
[Objetivos]
O objetivo desse projeto é [o que a contratante pode alcançar ao fechar o negócio].
[Escopo e metodologia do projeto]
As entregas do projeto serão feitas [definir o meio e as datas], pelos profissionais [nomes e formação]. O evento acontecerá no dia [data do evento] e contará com [os serviços oferecidos no dia do evento e os profissionais envolvidos].
[Valores]
O valor total é de [custo do projeto] e o pagamento pode ser feito [condições de pagamento].
Percebe como não é tão difícil criar uma apresentação de vendas para eventos? Na prática, você precisa apenas colocar cada um dos itens que mostramos acima em páginas diferentes, preencher com as informações solicitadas e, é claro, usar um pouco da criatividade para deixar sua apresentação mais charmosa.
E caso ainda queira outro exemplo de proposta comercial para eventos, aproveite para baixar o nosso template gratuito. Após isso, é só personalizar e enviar para os seus clientes!
Como apresentar uma proposta comercial para eventos?
Depois de finalizar a proposta comercial, que geralmente é feita no PowerPoint, é hora de marcar uma reunião presencial ou on-line com o cliente para apresentá-la. Durante a apresentação atente-se a alguns pontos:
- insira imagens impactantes de eventos passados;
- seja objetivo e não prolongue demais a apresentação;
- fale com autoridade e transmita confiança;
- mantenha uma boa postura;
- abra espaço para perguntas;
- esteja preparado para responder quaisquer objeções.
Como cobrar resposta de proposta comercial?
A cobrança de resposta depois do envio e da apresentação da proposta comercial para eventos pode ser feita por vários meios, como e-mail, telefone, aplicativos de mensagens etc.
Entretanto, o mais importante é entender qual canal o cliente prefere ser contatado e não esperar demais. E como saber o melhor momento de pedir uma resposta?
Bem, a verdade é que não há um cálculo exato e isso depende do perfil do cliente e de suas necessidades. E uma ótima forma de otimizar esse processo de follow-up (retorno ao cliente) é utilizar a tecnologia para ajudar.
O sistema de CRM, por exemplo, sugere o momento ideal de realizar o follow-up baseado em interações passadas com sua base de contatos.
E o melhor é que, em um único local, você acessa todas as negociações feitas com o cliente e suas informações. Além das interações anteriores. Assim, é possível relembrar tudo o que foi falado e combinado e não se esquecer de nada durante a conversa de follow-up.
>>>> Saiba mais sobre como funciona o CRM no setor de eventos: CRM para eventos — como a solução pode ajudar a sua empresa a vender mais.
Inclusive, veja dicas de como fazer um follow-up adequado com o CRM!
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