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Você sabe quantas propostas enviou no mês passado? E nesta semana? Aliás, quantas delas foram convertidas em vendas? Se você não tem as respostas para estas questões na “ponta da língua”, pode ser que precise melhorar sua gestão de propostas comerciais.
Principais aprendizados deste artigo:
- A proposta comercial é um documento que descreve e formaliza um acordo, logo, geri-la é um passo essencial para compreender melhor o ciclo de vendas e ter mais previsibilidade.
- Para fazer uma boa gestão de propostas comerciais, é crucial, entre outras ações, controlar as apresentações enviadas, calcular a taxa de conversão e fazer um follow-up eficiente.
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O mercado está cada vez mais competitivo e cada detalhe, como contar com um bom processo gerenciador de propostas, faz toda a diferença. Por esse motivo, é essencial manter a organização das oportunidades de vendas e fazer os follow-ups nos momentos corretos.
Afinal, se você envia várias propostas comerciais durante a semana, mas não faz um acompanhamento adequado com os clientes, como esperar melhores resultados nas vendas?
Além de melhorar o processo comercial e gerar mais faturamento para a empresa, a gestão de propostas comerciais é uma ferramenta que oferece indicadores e métricas que ajudam a aprimorar suas estratégias.
Então, como usar um sistema para gestão de propostas comerciais? Bem, é sobre isso que falaremos a seguir. Acompanhe!
O que é a gestão de propostas comerciais?
Propostas comerciais são documentos que formalizam tudo o que foi acordado entre duas empresas durante uma negociação. Nestes documentos, encontram-se valores, formas de pagamento, descrição dos produtos e serviços e dados institucionais. Tudo isso de maneira detalhada, para não haver cobranças ou questionamentos desnecessários posteriormente.
Portanto, a gestão de propostas comerciais é, basicamente, a organização destes documentos, em que se controla:
- a quantidade de propostas comerciais enviadas em determinado período;
- a taxa de conversão das propostas;
- o histórico das negociações;
- o acompanhamento das propostas enviadas.
>>>> Veja também: como fazer gestão de pipeline de vendas? Passo a passo e vantagens
Qual a importância da gestão de propostas comerciais?
Como vendedor, você acompanha o cliente durante toda a jornada de compra. Identifica a oportunidade de venda, faz um primeiro contato para qualificar a dor dele, cria o rapport, apresenta a solução, trata as objeções, negocia valores e, finalmente, envia a proposta comercial. Ufa!
Repare: todo esse processo de venda custa tempo, atenção e dedicação.
Logo, enviar uma proposta comercial, mas não fazer o acompanhamento e a análise das conversões é, literalmente, desperdiçar o trabalho! Isso é soltar a mão do cliente na reta final e deixar a concorrência se destacar sendo mais proativa.
Lembre-se: o envio de propostas comerciais é uma das últimas etapas do seu processo comercial e é a mais decisória.
Se o cliente aprovar este documento, o fechamento se torna muito mais fácil, pois somente algumas burocracias serão alinhadas, como contratos, formas de pagamento etc.
Além disso, por meio da gestão das propostas comerciais, é possível ter mais previsibilidade nas vendas e nos resultados.
Se, por exemplo, seu ciclo de vendas for de duas semanas e, há 5 dias, muitas propostas comerciais foram enviadas, sabe-se que, mesmo se a semana atual não for muito produtiva, ainda há chances de obter um bom resultado com os possíveis fechamentos do período anterior. Entendeu?
Dessa forma, você não é pego de surpresa no fim do mês e pode tocar suas negociações com mais estratégia.
Por essa razão, vale a pena investir em um bom sistema para gestão de propostas comerciais de modo que seu esforço seja recompensado, gerando mais vendas para a empresa e mais comissões para você.
Relembre as principais etapas de um processo de vendas:
Como fazer a gestão de propostas comerciais?
Como vimos anteriormente, a gestão de propostas comerciais controla a quantidade de propostas enviadas, a taxa de conversão, o follow-up e o histórico.
Agora, veja exatamente como colocar tudo isso em prática e fazer sua equipe comercial vender mais com a efetiva gestão de propostas comerciais!
1. Mantenha o controle das propostas que são enviadas
É fundamental controlar todas as propostas enviadas. Este indicador é uma das bases para a gestão mais assertiva.
Aliás, controlar não é apenas quantificar. É, também, saber armazenar essas propostas, sendo primordial ter uma base centralizada com estes documentos.
Para ficar mais claro, imagine o seguinte cenário: um possível cliente declinou a proposta comercial que você enviou.
No entanto, depois de alguns meses, ele volta a entrar em contato e diz que gostaria de retomar da etapa onde pararam. E aí? Você tem essa proposta em mãos ou fará todo o processo comercial novamente?
Portanto, centralize esses documentos e os deixe adequadamente acessíveis para outros membros do time que precisam ter este acesso.
2. Calcule a taxa de conversão
Das propostas que você envia, quantas delas são convertidas em vendas? Ao fazer esta conta, você encontra a taxa de conversão das suas propostas comerciais. E por que é importante ter este resultado?
Porque calculando a taxa de conversão, você entende se existe um gargalo nesta etapa do funil de vendas.
Caso haja, vale trocar de tática de vendas, o que inclui: elaborar uma proposta com uma estruturada melhor, enviá-la por canais mais acessíveis, inserir mais (ou menos) itens no documento etc.
Nesta situação, é válido fazer um brainstorming com sua equipe para colher insights de melhorias no processo. E, caso não haja gargalo, acompanhe a métrica para monitorar a saúde do processo comercial e garantir o progresso das vendas.
>>>> Leia também: conversão em vendas — 6 dicas para melhorar o desempenho da sua empresa
3. Atente-se ao follow-up
Como mencionamos, o follow-up é uma etapa crucial na hora do fechamento.
Conte com lembretes, alarmes e compromissos na sua agenda para sempre fazer uma ligação de alinhamento com o cliente e garantir que tudo está conforme foi acordado anteriormente.
Desse modo, é possível, sim, vender mais com a gestão de propostas comerciais, pois você se mantém próximo dos clientes.
A propósito, veja algumas dicas de follow-up neste infográfico exclusivo:
4. Preserve o histórico das propostas
Em vendas mais técnicas, longas e com alto ticket médio, é normal que mais de uma proposta seja enviada para o mesmo cliente. Ao longo de uma negociação, alguns acordos são alterados e esses documentos precisam ser atualizados.
Para isso, é importante manter um histórico do que já foi enviado. Além de facilitar o entendimento do que foi alterado, isso mostra profissionalismo no seu trabalho e eleva as chances de fechamento.
5. Conte com um sistema de CRM
Fazer a gestão de propostas comerciais pode ser mais fácil do que você pensa. Utilizando um sistema de CRM adequado, tenha todos os indicadores e lembretes que precisa em mãos, com apenas alguns cliques.
E não precisa se preocupar com a quantidade de dados. Com o armazenamento em nuvem, você mantém um histórico longo e detalhado das propostas e fica pronto para qualquer cliente que queira voltar a fazer negócio.
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