Ciclo de vendas é o tempo médio que sua empresa leva para fechar uma venda.

Mas qual a vantagem de que ele seja curto?

O raciocínio é simples: se para atravessar todas as etapas de seu funil de vendas (da prospecção ao fechamento e pós-venda) sua empresa demora em média, digamos, seis meses, o que aconteceria se você conseguisse diminuir esse ciclo de vendas para quatro meses?

Guia: como elaborar e implementar o processo de vendas

Elaborando e tirando o processo de vendas do papel para colocá-lo em prática

Ciclo de vendas

Para acelerar o ciclo de vendas, é necessário trabalhar todas as etapas do seu funil de vendas.

Ora, a partir do quarto mês dessa conquista, suas receitas mensais começariam a subir, isto é: ganhando o mesmo número de novos clientes e renovações de pedidos, como os recursos dessas vendas entram no caixa mais rapidamente, o volume mensal de entradas monetárias aumenta.

Assim, você consegue recursos antes do que costumava receber e, além disso, suas equipes de marketing e vendas tem mais tempo de conquistar novos clientes e trabalhar com mais assertividade e competência.

Mas como conseguir isso?

Antes de entrarmos nos detalhes de como diminuir seu ciclo de vendas de forma prática e objetiva, será preciso relembrar alguns conceitos referentes ao funil de vendas.

Depois, vamos tentar entender tudo aquilo que pode “atrasar” uma venda, em cada etapa do pipeline ou funil de vendas, e definir táticas para combater isso.

Vamos lá?

Veja também: Um mergulho no universo das vendas complexas

Como diminuir seu ciclo de vendas: algumas definições

A verdade é que além de converter as vendas de novos clientes mais rapidamente, outro objetivo fundamental do gerenciamento do ciclo de vendas é a renovação de pedidos.

Afinal, é por este motivo que se chama ciclo, isto é: depois de fechar a primeira venda, volta-se ao início, para vender de novo, abrindo o ciclo novamente.

Inicia-se, então, o trabalho de pós-venda e fidelização, sempre com três objetivos em mente:

  • Vender um ticket médio maior
  • Vender mais vezes
  • Vender por mais tempo

No caso do encurtamento do ciclo de vendas, o foco está em vender mais vezes no mesmo período de tempo.

É por isso que vamos relembrar o conceito de funil de vendas, antes de prosseguirmos.

As etapas do funil de vendas

Usualmente, o funil é dividido em 6 fases, seguidas do pós-vendas, que corresponde à fidelização.

As duas primeiras fases do funil, Aprendizado e Descoberta, se encontram no que é chamado de Topo do Funil, quando os interessados ainda não têm plena consciência do que precisam exatamente, e sua empresa está prospectando clientes e os qualificando.

O Meio do Funil é quando os prospects já reconhecem que têm um problema e iniciam a consideração de uma solução. É nesta hora que sua empresa deve se apresentar a eles.

O Fundo do Funil corresponde à negociação com os prospects e ao fechamento da venda, pois eles já estão na fase de Avaliação e Compra.

Confira este gráfico para entender melhor estas etapas:

ciclo de vendas

Fonte: Blog Seen

Para ver todos os detalhes sobre o funil de vendas, você pode ler esta postagem de nosso blog: O que é funil de vendas?

Diminuindo seu ciclo de vendas: ações práticas

Agora que ficaram mais claras para você cada uma das etapas do funil que compõem o ciclo de vendas, vamos analisar seus três segmentos principais e sugerir ações efetivas que podem ser usadas no dia a dia de seu negócio em cada um deles.

1- Ações para o topo do funil

Definimos que nesta etapa inicial do ciclo de vendas os possíveis interessados na solução que seu negócio oferece estão em um processo de Descoberta e Aprendizado.

Assim, seu time de marketing precisa definir estratégias adequadas de prospecção, para que esses clientes “descubram” sua empresa. Em seguida, o marketing deve partir para a qualificação dos leads atraídos, com o objetivo de saber se vale mesmo a pena “ensinar” a eles todas as características de sua solução, ou se eles devem ser retirados do funil.

Veja mais detalhes de como fazer a prospecção e qualificação de leads.

Escolhendo os canais de prospecção

Uma maneira de tornar o ciclo de vendas mais rápido, sem dúvida, é prospectar clientes mais rapidamente.

Para descobrir como fazer isso, fomos buscar a ajuda de um livro de grande sucesso, chamado “Tração”, escrito por Gabriel Weinberg e Justin Mares.

Dentre as diversas dicas do livro está uma que vai ajudar você e sua empresa a definirem os melhores canais para captar clientes, aqueles que trazem mais resultados mais rapidamente.

Nesse contexto, os autores listam treze dos mais tradicionais canais de prospecção, tais como o marketing de conteúdo via blogs criados por sua própria empresa, o e-mail Marketing, eventos, publicidade on-line, SEO, prospecção ativa e outros.

Não cabe aqui detalhar cada um deles, pois estamos definindo como escolher o melhor canal. Mas se você quiser mais informações sobre estes temas, pode consultar alguns posts de nosso blog, ao final deste tópico.

Antes disso, vamos entender a estratégia que eles chamam de Bullseye (olho do touro, em inglês), que consiste em acertar na mosca, na hora de escolher seus canais de prospecção.

Para isso, você deve seguir 5 passos:

1- Brainstorming

Reúna sua equipe, junte bibliografia sobre o assunto, posts relevantes na internet, suas experiências pessoais e outras informações e faça uma lista de todos os canais possíveis para seu negócio, sem discriminar nenhum.

2- Ranqueamento dos canais

Agora, coloque-os em ordem decrescente, daqueles que parecem ser os mais efetivos e menos custosos e até os menos promissores. Sim, esse processo ainda é intuitivo, por isso os autores sugerem usar este esquema de referência, o tal “olho do touro”:

3- Mirando no alvo

Escolha no máximo três canais para usar. Esta é a premissa básica desta metodologia: focar no que dá mais certo.

Nossa experiência indica que marketing de conteúdo, e-mail marketing auxiliado por ferramentas de automação de marketing e o uso do Social CRM, principalmente com ajuda do LinkedIn, costumam ser excelentes canais, mas cada empresa precisa definir os seus, conforme suas características.

4- Testando

Neste momento um software de CRM e o auxílio de outras ferramentas de análise de dados, até mesmo planilhas, vão te ajudar a descobrir aquilo que realmente está funcionado, por meio de números e estatísticas.

5- Acerte na mosca

Agora, depois de avaliar os resultados dos três canais escolhidos, você pode definir o que está realmente dando certo e atraindo mais clientes. Mantenha o que funciona e aprimore ou abandone o que não traz resultados.

Desta forma, sua prospecção será muito mais ágil e assertiva, tornando esta etapa do ciclo de vendas mais rápida e certeira.

Como prometido, alguns links de posts de nosso blog sobre canais de aquisição de clientes:

E se estas dicas ainda não foram suficientes, baixe nosso e-book: O Guia da Prospecção – Como gerar leads qualificados e prontos para comprar

Como qualificar leads para a equipe de vendas

Chamou muito a nossa atenção este trecho do artigo publicado na Harvard Business Review por Homayoun Hatami e seus colegas: “Para melhorar vendas, preste mais atenção à pré-venda“:

“Pré-vendas fornece um conjunto específico de atividades que levam à qualificação, oferta, conquista e renovação de negócios. Durante nosso trabalho com empresas líderes em todo o mundo, descobrimos que as empresas com fortes capacidades de pré-vendas conseguem, consistentemente, taxas de fechamento de 40 a 50% em novos negócios e 80 a 90% na renovação de negócios – Essas são taxas acima da média”

Trouxemos esta citação para reforçar nosso argumento de que um esforço adequado na prospecção e qualificação de leads na fase de topo de funil vai ser determinante para o encurtamento do ciclo de vendas do seu negócio.

Veja mais alguns dados importantes destacados no artigo:

 ciclo de vendas

O objetivo aqui é trazer o cliente certo, aquele com mais chances de enxergar o valor em sua solução e, por isso, tem grande potencial de fechamento.

Assim, ao entregar esses leads para a equipe de vendas, ela poderá trabalhar de forma mais assertiva.

Em um artigo anterior, apresentamos 5 das mais usadas técnicas de qualificação de leads empregadas nas empresas, destacando a BANT, ANUM, GPCT, FAINT e CHAMP.

Chegamos a produzir um infográfico que resume todas essas técnicas, confira:

 ciclo de vendas

Veja todos os detalhes sobre qualificação de leads acessando o post: O diferencial de uma venda consultiva

Mas como usar isso em seu negócio de forma ágil?

O ideal é atribuir um critério de pontuação para cada um dos quesitos do sistema que você escolher e, até mesmo, acrescentar algo específico do seu negócio, para criar uma tabela de pontuação própria, inspirada em um pouco de cada uma dessas metodologias.

Assim, digamos que você resolveu tomar como base o critério BANT, que contempla os seguintes quesitos:

  • Budget = Verba
  • Authority = Autoridade
  • Necessity = Necessidade
  • Timing = Tempo para decidir

E resolveu também acrescentar o item Urgência à sua matriz de qualificação de leads, criando uma tabela como esta:

 ciclo de vendas

Tenha em mente que este é apenas um exemplo e que tanto os critérios usados como as ações a serem tomadas vão depender das particularidades do seu negócio.

O importante é definir uma maneira prática de não entregar leads FRIOS para a equipe de vendas, facilitando seu trabalho e diminuindo o ciclo de vendas.

2- Ações para o meio do funil

Muito bem, seu funil de vendas está com uma boa quantidade de leads qualificados para serem trabalhados. Neste ponto, muitas empresas integram as equipes de marketing e vendas em um trabalho conjunto.

Isso acontece porque, como comentamos no início, nesta fase intermediária do ciclo de vendas os leads estão reconhecendo que têm um problema e, depois disso, passam a considerar uma solução para ele.

Portanto, tanto o pessoal de marketing pode fazer a chamada nutrição de leads, isto é, continuar enviando informações sobre sua solução para estes prospects (normalmente via e-mail marketing), como a equipe de vendas pode achar (usando a tabela de qualificação) que é hora de entrar em contato e fazer uma apresentação.

Veja nesta postagem de nosso blog a importância de integrar estas equipes: Smarketing: alavanque os seus resultados com o alinhamento de Marketing e Vendas

Mas quais ações efetivas podem ser tomadas para que esta etapa do ciclo de vendas seja mais rápida?

Vamos sugerir três táticas bastante eficientes nesse sentido:

1- Definir padrões de comportamento dos clientes

Veja esta citação do artigo “Como uma empresa usou dados para repensar a experiência do cliente” publicado na Harvard Business Review:

“Com base nos dados de nossos clientes, somos mais capazes de identificar onde o cliente está em qualquer ponto de sua experiência de compra. Por exemplo, estão pesquisando? Têm uma oportunidade de venda aberta e ainda estão pensando?”

Este artigo mostra todo poder de uma ferramenta CRM, que conta com histórico de todos os contatos com os clientes, segmentação por tipos de clientes, os motivos que levaram a perda de vendas, cadastro centralizado e outras informações como estas, para criar um verdadeiro “Manual de contorno de objeções”.

Consolide o conhecimento de sua força de vendas a partir desses dados e seus vendedores não perderão tempo pensando em como resolver determinados impasses com o cliente, eles terão tudo “na mão”, para agilizar o ciclo de vendas.

2- Defina gatilhos

O que define se um cliente deve receber mais e-mails de nutrição e aprendizado do pessoal do marketing, ou se ele já deve ser contactado via telefone?

Mais uma vez, com ajuda dos dados que você tem, ou pelos menos da experiência da equipe, é preciso definir o que determina a ação seguinte, após cada contato. Assim, mais uma vez: o vendedor não perde tempo pensando, ele já tem uma regra definida e seu ciclo de vendas flui mais depressa, a cada etapa.

  • Por exemplo: se um cliente entra em seu site e usa um formulário para fazer um pedido de orçamento grátis, este pode ser um gatilho padrão para que um vendedor faça um telefonema.
  • Ou, se um cliente assina sua newsletter, não é hora de ligar ainda, melhor que o marketing envie uma série de e-mails especificamente criados para explicar melhor como sua solução pode resolver a “dor” desse cliente.
3- Não atravanque seu ciclo de vendas

É uma decisão difícil. Mas, às vezes, é preciso desistir de clientes. Isso é fundamental para quem quer ter um ciclo de vendas ágil e não perder tempo com clientes que foram bem pontuados na tabela de qualificação, mas que não fecham a venda.

Para isso, sugerimos dois critérios:

  • Tempo máximo no funil de vendas: com base em seus dados (sempre eles!), defina qual o tempo máximo que um negócio pode ficar “trafegando” por seu pipeline. Depois disso, marque um follow-up para daqui seis meses, por exemplo.
  • Quantidade máxima de leads em cada etapa: não adianta ter uma quantidade de leads enorme para serem contactados por uma equipe que não conseguirá fazer isso eficientemente. Neste caso, estipule uma quantidade máxima para cada fase, retire os leads de score mais baixo e marque um follow-up não tão distante, três meses, por exemplo.

Por fim, uma dica extra: nada como uma apresentação matadora para fechar uma venda!

Confira este SlideShare com técnicas infalíveis de apresentação que criamos para você:

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3- Ações para o fundo do funil

Agora estamos quase chegando ao objetivo final! Neste ponto, o lead está bem interessado, uma proposta já foi enviada e ele está na fase de avaliação e compra.

É hora dos vendedores entrarem em ação para negociar e fechar a venda.

Como se faz isso?

Com muita preparação e domínio de técnicas de negociação e fechamento.

A verdade é que neste ponto de seu ciclo de vendas as taxas de conversão têm que ser altas.

Por quê?

Por que tudo que fizemos antes, com a prospecção pelos canais certos, a qualificação adequada, o uso de dados confiáveis para definir comportamentos e gatilhos e pelo fato de seu funil estar desobstruído, seus vendedores têm tudo para ter uma alta taxa de sucesso neste momento.

É hora de mostrar todo valor de sua solução para o lead. Ele precisa perceber como ela vai resolver um problema que ele tem.

A famosa técnica do SPIN Selling pode ajudar muito nessa hora de fechamento. Neste post você vai saber tudo sobre ela: Tudo sobre a master class com Neil Rackham e o resultado do concurso

E neste outro post, veja um panorama completo sobre as melhores técnicas de negociação: Processo de negociação: a sutil arte da troca de concessões

Apenas um cuidado importante deve ser tomado: não diminua seu ticket médio de vendas com o objetivo de acelerar o ciclo.

Nesse caso, de nada vai adiantar vender mais rápido, se o valor das vendas for menor.

Para finalizar nossa postagem, sugerimos que afie ainda mais suas técnicas de vendas com mais este SlideShare criado pela equipe do Agendor: