Quando se trata de planejar um evento existem muitas peças envolvidas. Afinal, organizar qualquer tipo de evento é uma tarefa que envolve muito planejamento e complexidade. Mesmo eventos no ramo industrial exigem que você tenha fortes habilidades de planejamento, comunicação e documentação para que tudo saia conforme o esperado e seja um sucesso.

Quando se trata de organização de eventos, manter o checklist e o planejamento em dia pode ser um obstáculo maior do que se pensa. Mas independente do seu nível de experiência, mesmo um marujo de primeira viagem pode fazer um evento industrial incrível com um pouco de criatividade e muita organização.

Acompanhe neste artigo, dicas exclusivas para tornar o evento da sua empresa um sucesso!

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Conheça o seu potencial participante

Embora pareça óbvio, muitos organizadores pecam e deixam de lado quem realmente importa: seus participantes. Por isso, o primeiro passo é você entender quem é a persona do seu evento. Ou seja, busque atingir quem realmente importa e descubra qual a melhor forma de transmitir um conteúdo relevante a ele.

Para isso, você deve saber exatamente qual o público ideal que se interessa por eventos como o seu e quem compraria o ingresso.

Ao definir e aplicar o conceito de personas, você construirá os caminhos para se relacionar com o participante de forma positiva e sua estratégia terá muito mais chances de tornar-se efetiva.

Assim, é possível definir o conteúdo e o tom de conversa para personalizar a mensagem que os seus potenciais participantes querem ver, melhorando a comunicação e direcionando seus esforços ao que realmente dá um bom resultado.

Principais Benefícios

  • Definir o tom e o estilo do seu evento;
  • Melhorar as suas estratégias de marketing, focando no interesse dos seus participantes;
  • Entender o que os participantes buscam ao frequentar seu evento e como eles querem vivenciá-lo;
  • Fornecer insights sobre as verdadeiras necessidades e expectativas da sua persona;
  • Assegurar que o seu evento é relevante para o participante;,Tenha claro os objetivos do seu evento.

Tenha claro os objetivos do seu evento

A organização de um evento demanda que se assumam diversos riscos. Por vezes, é difícil prever o desfecho de certas decisões e as incertezas costumam ser um tópico constante. O fracasso em eventos pode ser observado nas mais variadas formas, a depender de seu escopo.

Por isso, o próximo passo é estabelecer um objetivo com as seguintes perguntas: por que você está organizando esse evento? O que espera alcançar? Quais os principais resultados que deseja? Como você determinará se seu evento é um sucesso? Essa etapa é crucial para definir os próximos passos e ações que deverá tomar.

Orçamento

Mesmo quando um evento não tem fins lucrativos, um eventual desempenho ruim na supressão dos objetivos para ele estabelecidos pode ser minimizado caso sua execução tenha partido de um orçamento enxuto. Por isso, a redução de custos é um tema frequente entre organizadores, sejam os tempos de crise ou de bonança.

Ainda que a prática, a princípio, seja saudável, pode suscitar em tomadas de decisão equivocadas que, aos poucos, minam a credibilidade de um evento. É a famosa economia burra. Às vezes, ela é observada em um coffee break minguado que causa leve irritação nos participantes cujo juízo foi prejudicado pela fome. Outras vezes, assume a forma de um fornecedor incapaz de entregar aquilo que prometeu.

Em ambos os casos, parte-se de uma decisão bem intencionada, porém desacertada e passível de produzir prejuízos, seja no curto, médio ou longo prazo. Para escapar disso, é necessário que planeje seus gastos e entenda a principal fonte do seu orçamento. Seja de patrocínio ou inscrição.

Organize uma equipe

  • Qualquer evento precisa de uma equipe para lidar com todos os detalhes. Considere a identificação de um único gerente do evento, bem como presidentes individuais para algumas demandas, tais como:
  • Local, logística e gerenciamento de restauração (contratos, licenças, seguros, etc.);
  • Oradores e apresentadores (identificando, confirmando, logística e gerenciamento);
  • Atividades e entretenimento;
  • Internet;
  • Publicidade e promoção (on-line e off-line, por exemplo,: página web e promoção on-line, calendários de eventos, programas impressos, relações de mídia, sinalização, mídias sociais, etc.);
  • Registro (inscrição on-line, pagamento e rastreamento, inscrição no local, etc.);
  • Gerenciamento de patrocinador e parceiro;
  • Iluminação e som;
  • Coffee Break.

Defina uma data

Sabemos que a data pode já ser pré-definida para um evento recorrente, mas se este for um novo evento, assegure-se de:

  • Ter tempo suficiente para organizar tudo! Idealmente, você deve ter entre quatro a seis meses para planejar o seu evento;
  • Estar alinhado com as datas sazonais, ou seja, feriados nacionais e datas comemorativas;
  • Verificar as datas com participantes-chave, palestrantes, apresentadores e convidados VIP.

Seja único

Se você deseja que seu evento se destaque, você precisa escolher um tema oportuno e convincente que o destaque da concorrência. Isso significa que você precisa encontrar um tema dinâmico e buscar por um nome que chame a atenção do seu participante ideal.

Quando você está fazendo um brainstorming do nome do evento, pense em:

  • No que o seu evento é diferente de outros eventos em seu setor?
  • O que você espera transmitir através deste evento?

Você também deve criar um logotipo para representar seu evento, oferecendo reconhecimento imediato em toda a sua estratégia de marketing. Ah! E não esqueça de criar um tagline, ou seja, um slogan de marca curta e memorável que descreva o seu evento.

Ter um site para promover o seu evento

Depois de todo esse planejamento, é hoje de criar um site para divulgar o seu evento. Afinal, mesmo com a programação mais incrível, você precisa de uma boa estratégia de marketing para chamar pessoas ao seu evento. E essa divulgação começa com o seu site.

Além disso, se o seu evento conta com a venda de ingressos, não esqueça de disponibilizá-la online para facilitar o conforto do participante e a compra.

Conclusão

Todo organizador possui uma forma diferente de organizar e planejar o seu evento. O fator mais importante deve ser sempre acessibilidade e prontidão de informações. Portanto, certifique-se de que qualquer sistema que você use, poderá localizar rapidamente e facilmente as informações que você está procurando.

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