Você é responsável pela gestão de equipes externas na sua empresa?

Dependendo do segmento que a empresa trabalha, o ticket médio e até o nível de especificidade das vendas, uma equipe de campo se torna essencial para a operação comercial.

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No entanto, o gestor comercial de equipes externas pode se deparar com alguns desafios que surgem quando a maior parte do contato com os vendedores não é feita cara a cara.

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Tarefas que seriam de praxe em uma operação de inside sales podem ser desafiadoras na gestão de equipes externas.

Alguns exemplos desses tipos de tarefas são o acompanhamento da rotina do vendedor, mensuração da resultados de cada um e supervisão das atividades realizada pelo time externo. Afinal, o contato entre gestor e vendedor é feito de forma remota na maior parte das vezes.

Avanços tecnológicos (como o desenvolvimento de aplicativos e softwares para controle da rotina de vendas) têm surgido visando cada vez mais visando o universo de vendas.

Ainda que as vendas internas adotem com mais frequência o uso dessas ferramentas, elas também trazem muitos benefícios para a gestão de equipes externas.

Entenda o porquê:

Desafios da venda externa

Gerir uma equipe comercial externa pode trazer desafios na relação entre gestor e vendedor. Entre eles:

Dificuldade no acompanhamento das atividades de cada vendedor

Imagine esse cenário: o dia começou e a equipe de vendas externas já partiu para as visitas e reuniões previstas.

Ao final do dia, o gestor precisa ficar contactando cada um dos vendedores para coletar as informações de cada reunião e negociação. Esses dados são passados por telefone, relatórios feitos à mão ou em excel, e até mesmo mensagens de texto.

Dessa forma, o gestor pode encontrar dificuldades para acompanhar se os vendedores estão fazendo as visitas de acordo com o planejado.

Além disso, o gestor não consegue saber se o vendedor está sendo capaz de cumprir a rota como determinado, ou se está fazendo o melhor uso do seu tempo em campo.

Ruídos na comunicação da equipe

Mesmo com o uso de apps utilizados para agilizar a comunicação (como o WhatsApp, por exemplo), a troca de informações entre vendedor e gestor pode ficar comprometida.

Isso porque o vendedor nem sempre tem tempo para detalhar cada visita ao gestor no momento em que finaliza a reunião. Nesse caso, os dados se perdem ou chegam incompletos ao gestor.

Principalmente em equipes grandes, todo o volume de informações, somado a uma falta de padronização na maneira como esse report é feito, pode dificultar uma comunicação clara.

Roteiro de visitas mal planejado

A rotina de um time externo de vendas consiste, muitas vezes, em visitas e reuniões realizadas em diferentes endereços ao longo do dia.

Quando essa equipe recebe um roteiro de visitas mal planejado, há perda de tempo e produtividade nas atividades, pois o vendedor pode ficar preso no trânsito ou até perdido em alguma área da cidade que não conheça bem.

Dificuldade para alinhar a operação

Tendo cada vendedor em um local, fica mais difícil para o gestor conseguir alinhar o discurso para falar com o cliente, por exemplo, ou garantir que o que foi passado à equipe se cumpra.

E não só isso: com a urgência de fechar negócios e trazer resultados, muitas vezes a equipe de campo é enviada aos clientes sem um planejamento prévio, tornando o cronograma desorganizado e incoerente.

Tecnologia a serviço da gestão

Gestão de equipes externas

Com a crescente demanda por otimização da operação comercial e uma comunicação mais assertiva entre gestor e vendedor, a utilização da tecnologia vem sendo cada vez mais necessária.

Pensando na operação da equipe de campo, gestores podem dispor de uma série de ferramentas web que contam com aplicativos. O Agendor é um exemplo desse tipo de  ferramenta.

Com softwares voltados para a gestão de vendas, todas as informações necessárias ficam concentradas em um só lugar, visíveis para vendedor e gestor, alinhando melhor todo o processo das vendas e avaliação de resultados.

Com essas ferramentas, o gestor pode:

  • Ficar a par do que foi conversado e acordado nas reuniões entre vendedores e clientes;
  • Se informar sobre os clientes visitados por cada vendedor;
  • Monitorar o time de vendas em tempo real;
  • Entre outros.

Com o uso do aplicativo no próprio celular, o vendedor é capaz de alimentar as informações mesmo estando fora da empresa, mantendo o gestor informado.

O gestor, por sua vez, pode enviar lembretes de tarefas ao vendedor, fazer comentários a respeito de uma negociação e garantir que o vendedor esteja ciente de tudo o que deve ser feito.

Facilitador da gestão comercial

Mesmo que ainda existam desafios a serem solucionados na gestão de equipes externas, a tecnologia vem ajudando a reduzir a distância entre gestor e vendedor.

Com softwares e apps disponíveis no mercado para monitorar o processo comercial, o gestor é capaz de acompanhar o vendedor mais de perto e, assim, alinhar as ações da equipe de maneira mais efetiva.

Além disso, é possível trocar informações com a equipe de vendas com mais facilidade, avisar sobre possíveis mudanças de rota nas visitas aos clientes e acessar os resultados de negociações com um clique.

Lembrando que, antes de tudo, a operação comercial deve estar bem estruturada e alinhada com time de vendas.O uso de ferramentas web otimizam o processo, mas a sozinhas podem não trazer resultados efetivos se o processo comercial não estiver claro  para gestor e vendedor.

Dessa forma, a tecnologia vem como um facilitador do processo, capaz de otimizar a gestão de equipes externas, trazer insights valiosos e mais resultados ao time.