As ferramentas de workflow são essenciais para o gestor de vendas organizar e otimizar os processos de sua equipe. De forma visual, é possível entender todos os passos necessários para fechar um negócio, desde a prospecção de leads até o relacionamento no pós-venda.
Principais aprendizados deste artigo:
- O workflow de vendas é um modelo que representa visualmente todas as etapas que o vendedor deve realizar para guiar o cliente desde seu primeiro contato com a marca até o fechamento e o pós-vendas.
- O conceito é bastante parecido com o funil de vendas, pois divide os fluxos de trabalho informando o que fazer, como, quando e por quem.
- O CRM do Agendor é a melhor ferramenta de workflow de vendas, pois possibilita a criação e o gerenciamento de múltiplos funis de vendas, agendamento de tarefas e compromissos com lembretes, acesso a todo o histórico de interações com o cliente e visualização da saúde do pipeline da empresa.
- Além dela, existem outras ferramentas que ajudam a colocar o workflow em prática: Trello, Runrun.it, Asana, Google Workflow, Google Drive, ARIS Express, Draw.io, Diagrama de Ishikawa e Análise de Pareto são alguns exemplos.
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Se você acha que os vendedores estão perdidos, pulando etapas ou com dificuldade de entender como guiar o lead até se transformar em um cliente, é fundamental usar metodologias e ferramentas que esclareçam o que deve ser feito, como, quando e por quem.
Essa tarefa, claro, é do gestor de vendas. Afinal, é ele quem conta com uma visão completa da performance do time e das vendas da empresa, e, portanto, sabe bem todo o fluxo que deve ser seguido para conquistar os resultados esperados.
Pensando nisso, preparamos este texto para reunir as melhores ferramentas de fluxo de trabalho para você, gestor e líder comercial. Além disso, explicamos o que é workflow de vendas, como funciona para a área comercial, e separamos exemplos eficientes para conduzir sua equipe ao sucesso.
Confira!
O que é workflow de vendas?
O termo workflow quer dizer fluxo de trabalho. Quando aplicado na área comercial, diz respeito a um fluxo visual que representa todas as etapas e atividades necessárias para conduzir o cliente pelos estágios de sua jornada de compra — desde a prospecção até o fechamento e pós-venda.
Com conceito e apresentação bastante parecidos com um funil de vendas, o workflow reúne processos que se repetem ao longo do trabalho do vendedor, organizando tarefas e atividades a serem executadas antes de passar para a próxima fase.
Sendo assim, o uso de ferramentas de workflow comercial é fundamental para aumentar a produtividade e eficiência do time, melhorando os resultados — ou seja, as vendas e o faturamento do negócio.
Tudo isso acontece por meio da organização de uma sequência lógica de operações, que se inicia desde o primeiro contato do lead com a marca (redes sociais, site, blog, cold call, etc) e finaliza no pós-venda e em sua fidelização com a empresa.
Para montar um workflow eficiente para a equipe e acompanhar sua performance regularmente, é essencial contar com a tecnologia e usar ferramentas para otimizar a criação de fluxos, o monitoramento de resultados e a identificação de gargalos e melhorias operacionais.
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Quais as melhores ferramentas de workflow?
As melhores ferramentas de workflow têm o objetivo de otimizar todas as etapas do processo comercial, promovendo um alinhamento completo com a equipe sobre todas as atividades que são indispensáveis para fazer um bom trabalho.
O melhor é que as principais automatizam diversas operações para deixar tudo mais fluido, evitando erros e esquecimentos.
Assim, quando um vendedor acaba sua tarefa, ela é transferida de modo automático para o responsável da próxima etapa.
Para conhecer todas as opções que permitem realizar a gestão do fluxo de trabalho de forma mais facilitada, veja as melhores ferramentas de workflow para vendas!
1. CRM do Agendor
O CRM do Agendor é a melhor ferramenta para organizar e gerenciar fluxos de trabalho na área comercial. Afinal, ele foi feito justamente para isso: otimizar processos, melhorar o relacionamento com o cliente e elevar as vendas.
Entre os diversos recursos estratégicos para todo gestor comercial, destacamos alguns que impactam diretamente a criação, a atualização e o acompanhamento de um fluxo de vendas.
Múltiplos funis de venda
O Agendor permite montar vários funis para sua equipe, podendo criar um para pré-vendas, e outros para prospecção, negociação e pós-vendas, por exemplo.
Como já dissemos, o pipeline comercial funciona como a representação de um workflow completo, pois engloba todas as etapas que o lead precisa percorrer até se tornar um cliente fidelizado.
Automatização de processos
Outro recurso que merece destaque é a possibilidade de automatizar tarefas no Agendor para enviar lembretes aos vendedores sobre compromissos e atividades (como follow-up) de acordo com cada etapa do funil.
Ainda é possível agendar outras automações para que o fluxo seja transferido para os responsáveis das próximas etapas ou enviar um negócio fechado direto para o funil de pós-venda.
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2. Trello
O Trello também é uma excelente ferramenta para organizar fluxos de trabalho. O recurso fornece quadros, listas e cartões para visualizar todas as tarefas que estão paradas, em execução e finalizadas. O gestor, portanto, consegue ter uma visão de quem está trabalhando em qual frente.
O Trello funciona para qualquer tipo de projeto e tarefa, oferecendo recursos como criação de checklist, upload de arquivos e anexo de links. Ele pode ser integrado a outras ferramentas de workflow, como Slack e Google Drive.
3. Runrun.it
O software de gestão de trabalho também é um dos mais lembrados por gestores de vários segmentos, podendo ser facilmente adaptado para o setor comercial.
Ele permite criar uma lista de tarefas, projetos e fluxos de trabalho. O colaborador clica no “Play” quando inicia o uso e a ferramenta contabiliza as horas automaticamente, alocando os custos para o cliente.
Além de entender como o tempo dos vendedores é gasto, é possível verificar a lucratividade de atividades. Será que sua equipe perde tempo demais na prospecção? Ou demora muito para fechar uma venda? Ou é pouco produtiva durante as tarefas de pós-venda?
4. Asana
Parecido com o Trello, porém com recursos adicionais, o Asana também organiza as tarefas diárias, permitindo que o gestor visualize de modo completo o que precisa ser feito e o que está em execução.
Para acompanhar os resultados, a plataforma fornece quadros, listas, calendários e gráficos de Gantt.
5. Google Workflow
Como o próprio nome indica, a plataforma foi desenvolvida para criar fluxos de trabalho no Google Workspace, integrando outros recursos da marca, como Google Drive, Gmail, Google Docs, Planilhas, entre outros.
Ele fornece a ferramenta Kissflow para criar fluxos com auxílio de um assistente virtual. Sua versão gratuita permite o uso por até 10 profissionais.
6. Google Drive
Por falar nas ferramentas do Google, destacamos o Drive, que permite o compartilhamento de arquivos e documentos em tempo real, facilitando o fluxo de trabalho dos vendedores.
Ele pode ser usado para guardar em um só local materiais de treinamentos, informações complementares de clientes, documentos institucionais e sobre os processos comerciais e fluxos de trabalho do negócio.
7. ARIS Express
Para desenhar workflows de vendas completos, a ferramenta ARIS Express contribui para criar diagramas e fluxos. Com acesso gratuito, é indicado para pequenas e médias empresas.
8. Draw.io
Com a mesma função da ferramenta anterior, o Draw.io é usado para desenvolver diagramas, oferecendo soluções simples de forma gratuita.
Com o recurso, o gestor pode criar tabelas, fluxogramas, organogramas e muito mais!
9. Diagrama de Ishikawa
Apesar de não ser uma ferramenta tecnológica, o Diagrama de Ishikawa é excelente para desenvolver fluxos de trabalho otimizados. Isso porque ajuda a identificar causas de problemas e gargalos operacionais.
De modo geral, a linha horizontal do diagrama define o problema específico e, por meio de uma ramificação pelas laterais, determina as possíveis causas. Depois, pequenas ramificações são criadas com as subcausas.
Para o gestor, a ferramenta é ótima para identificar problemas e pensar em soluções certeiras.
Continue aprendendo: Diagrama de Ishikawa em vendas: uma metodologia japonesa que pode te ajudar a vender mais
10. Análise de Pareto
Por fim, destacamos outra ferramenta não tecnológica: a Análise de Pareto, que colabora para entender as causas dos problemas conforme a frequência em que acontecem.
Saiba mais: O que o princípio de Pareto pode nos ensinar sobre vendas
Exemplos de workflow de vendas
Para compreender melhor tudo o que falamos até aqui, mostramos alguns exemplos de workflow de vendas!
Exemplo 1
Fonte: Acervo
Exemplo 2
Funil de vendas do Agendor
E aí, gostou de conhecer as melhores ferramentas de workflow para vendas? Quer aproveitar logo todas as suas vantagens e elevar o nível da sua gestão? Então, cadastre-se e use o CRM do Agendor gratuitamente para facilitar sua rotina de trabalho e a da sua equipe!
