Veja como é prático usar o diagrama de Ishikawa para resolver diversos problemas em sua empresa

Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, Diagrama 6M ou diagrama Espinha de Peixe, é uma forma gráfica, prática e intuitiva de resolver problemas em sua empresa, achando as causas baseando-se em um efeito negativo que se quer eliminar.

Às vezes, um empresário nota que algo não está ocorrendo da forma que queria em sua empresa, seja na precificação dos produtos, no fechamento das vendas ou na manutenção de um follow-up constante e cuidadoso, por exemplo.

E de nada vai adiantar quebrar a cabeça para resolver esses problemas sem identificar corretamente por que surgem, quais são suas causas e como saná-las. Solucionadas, corrigidas ou eliminadas as causas, automaticamente os efeitos delas, que são os problemas que queremos resolver, vão ser solucionados.

Nesta postagem, você vai entender direitinho como usar o famoso diagrama de Ishikawa em sua empresa e descobrir também por que alguns dão esse estranho apelido de “Diagrama Espinha de Peixe” para ele.

Detectar as causas de seus problemas na empresa é uma forma de ser mais produtivo. E se você quer ainda mais produtividade em seu negócio, baixe nosso e-book: Guia: Como ser mais produtivo e eficiente em vendas.

diagrama Ishikawa

O diagrama de Ishikawa é um prato cheio para quem quer resolver problemas

Usando o Diagrama de Ishikawa em sua empresa

O diagrama de Ishikawa pode ser usado para mais do que simplesmente solucionar os problemas que você já detectou em seu negócio. Esse diagrama é muito usado também na busca de melhoria de processos, fazendo com que as coisas funcionem ainda melhor em sua empresa.

Independente do seu objetivo, a maneira de usar o diagrama criado por Ishikawa, um engenheiro químico japonês, é o mesmo. Nessa metodologia, as causas que geram os efeitos negativos (os problemas) são divididas em seis tipos, os chamados 6M:

Causas dos problemas:

  1. Método: o método usado pode estar causando o problema por ser inadequado.
  2. Material: os materiais usados podem ser impróprios para o efeito que ser quer, causando um problema.
  3. Mão-de-obra: os funcionários estão trabalhando corretamente? Será preciso mais treinamento?
  4. Máquinas: os equipamentos estão funcionando adequadamente, têm manutenção, são modernos e produtivos?
  5. Medidas: as métricas usadas são adequadas? As máquinas estão bem reguladas e os resultados são avaliados corretamente? Os controles derivados dessas mediadas podem ser afetados também.
  6. Meio ambiente: temos que tomar essa causa em um sentido mais amplo, não estamos falando apenas de natureza, como calor excessivo ou poluição, por exemplo, mas o meio ambiente como um todo, inclusive o local onde ocorre o trabalho. Em um ambiente de vendas, o barulho excessivo ou ter poucos computadores disponíveis para os vendedores podem ser consideradas causas ambientais para o seu problema.

Ok, você já conhece os seis tipos de causas para seus problemas, mas como usar isso no diagrama e empregar no dia a dia de sua empresa? Ao descrevermos isso, você vai entender por que alguns chamam o diagrama de Ishikawa de diagrama espinha de peixe! Confira a seguir.

Avaliar competências é outra forma de melhorar a produtividade em sua empresa, veja: Avaliação de competências: o caminho para a alta performance

Com montar o diagrama de Ishikawa e usar em seu negócio

Usar a metodologia Ishikawa em diagramas não é necessariamente complicado. Como dissemos, é uma abordagem gráfica. Por isso você precisará de caneta e papel, ou um flip chart, se estiver fazendo um brainstorming para definir o diagrama, ou mesmo softwares gráficos, como Word, Excel e Power Point e outros para isso.

O primeiro passo é bastante simples. Siga cada um deles a seguir e depois confira a ilustração:

  1. Faça uma linha reta horizontal no papel (ou outro local que está utilizando para construir o diagrama).
  2. Na extremidade direita da linha, desenhe um retângulo e escreva o problema que quer solucionar, por exemplo: Excesso de Devoluções.
  3. Agora, faça seis linhas inclinadas para a esquerda, partindo da linha horizontal, sendo três na parte debaixo e três na parte de cima (veja a figura mais abaixo).
  4. Na extremidade de cada uma dessas linhas, faça seis caixas retangulares, uma para cada linha, e escreva dentro delas os 6M: Método, Material, Mão-de-obra, Máquinas, Medidas e Meio ambiente.
  5. Em cada uma das linhas inclinadas, você pode fazer outras linhas horizontais, da direita para a esquerda, para serem completadas posteriormente com detalhamentos dessas causas.
  6. Seu diagrama, sem os textos, ficará mais ou menos assim (não parece uma espinha de peixe?):
Diagrama-de-Ishikawa

O diagram de Ishikawa lembra uma espinha de peixe

Agora sim chegou a hora de pensar a fundo, cada vez buscando mais detalhes sobre essas causas listadas no diagrama de Ishikawa. Para cada tipo de causa, pense efetivamente em algo que realmente está acontecendo em sua empresa e que pode interferir em cada um dos “Ms”. O ideal é realmente reunir uma equipe multidisciplinar envolvida no dia a dia do problema que se quer resolver. Todos devem contribuir com ideias.

Vamos a um exemplo referente ao problema que mencionamos acima: Excesso de Devoluções. Vamos penar em cada um dos tipos de causas, são apenas exemplos:

  • Método: um problema pode ser a maneira como se anotam os pedidos ou o formulário usado precisa de mais campos e informações e isso está gerando erros.
  • Material: as embalagens usadas nas entregas são frágeis, causando danos aos produtos.
  • Mão-de-obra: alguns vendedores estão prometendo mais do que os produtos ou serviços realmente podem fazer, ou os responsáveis pela embalagem e envio estão errando endereços ou os conteúdos de cada encomenda.
  • Máquina: os produtos estão sendo produzidos com acabamento ruim devido a uma máquina antiga e sem manutenção.
  • Medidas: uma balança com erro de aferição está sendo usada para pesar e determinar o valor do frete das encomendas antes de despachadas, gerando devolução pelo próprio correio.
  • Meio ambiente: o ar condicionado da expedição está sempre quebrado, gerando um ambiente estressante para os funcionários e aumentando seus erros.
diagrama Ishikawa

O diagrama de Ishikawa também pode ser usado na busca de melhorias

Mas seu trabalho não termina aqui! Para cada uma das causas, você pode continuar se perguntado: por quê?

  • Exemplo: Por que o ar condicionado está sempre falhando?
  • Resposta: Existe uma oscilação de voltagem.

E continue assim, até descobrir a causa primordial que deve ser sanada:

  • Por que a voltagem está sempre oscilando?
  • Resposta: Porque a caixa de luz é ineficiente.
  • Por que a caixa de luz é ineficiente?
  • Resposta: Porque a fiação precisa ser trocada.

Será preciso fazer isso para cada um dos 6M, até se chegar a tudo que deve ser feito para a solução do problema ou para se atingir a melhoria desejada.

Depois de resolver seus problemas, consiga ainda mais eficiência, veja como: Aplique a teoria do fluxo para aumentar a produtividade nas vendas.

Confira mais ferramentas e dicas de melhoria de processos.