Há tempos vendas deixou de ser sinônimo de improvisação para se tornar uma verdadeira ciência, baseada em dados e processos.

Não é por acaso, uma área tão importante para as organizações, com impacto direto no fluxo de caixa, precisa ser organizada e ter etapas de vendas muito bem detalhadas.

A partir de um processo comercial claro, é possível garantir que nenhum lead fique sem a resposta adequada e que a empresa consiga ter uma previsibilidade mais apurada sobre a sua receita. Afinal, dentro de um mesmo contexto, seguir sempre os mesmos passos permite que se alcance, em média, os mesmos resultados. 

E, para colocar em ordem as etapas comerciais, um fluxograma de vendas é uma excelente ferramenta.

Neste artigo, vamos explicar porque e como você pode criar o seu, confira!

O que é fluxograma de vendas?

Fluxograma é um sistema que organiza as etapas de um processo. Provavelmente você já tenha visto e até trabalhado com um, como o do exemplo abaixo:

Fonte: Mais Consultoria Jr.

O fluxograma de vendas, portanto, é uma adaptação deste modelo para que possamos enxergar graficamente todas as etapas comerciais de uma empresa, visualizando tarefas, responsáveis e correlação entre atividades. 

É importante que esse processo seja desenvolvido de forma que possa ser utilizado a cada oportunidade de vendas, desde a geração do lead até o suporte ao cliente realizado por Customer Success. 

4 razões para detalhar as etapas de vendas no processo comercial

Uma organização que conta com um fluxograma de vendas bem elaborado, e consegue implementá-lo dentro da rotina dos vendedores, ganha em eficiência e em gestão de processos.

Além disso, separamos mais quatro benefícios pelos quais vale a pena criar o da sua empresa:

1. Colocar o processo de vendas em etapas que precisam ser seguidas

Mesmo seguindo um funil de vendas e tendo uma equipe qualificada e com responsabilidades claras, é comum que haja falhas em seu processo de vendas.

A proposta que fica parada por dias na mão do financeiro, o contrato que é esquecido pelo vendedor, o follow up que não acontece. Ou vai dizer que nunca passou por isso em sua gestão?

Com um fluxograma, todas as etapas estão claras e condicionadas por passos anteriores ou posteriores. Ou seja, não há como seguir com a negociação se uma etapa anterior não foi cumprida.

Da mesma forma, todos os envolvidos na venda sabem muito bem seu papel e sua responsabilidade para que o fechamento de fato aconteça!

2. Reduzir os riscos 

Uma vez que os processos são claros e o início de uma atividade está condicionado à finalização de outra, são menores também os riscos para a organização.

Isso acontece principalmente na fase final do fluxograma de vendas, quando inicia o onboarding e a fidelização do cliente – momento crucial para a manutenção dele na carteira.

Outros riscos que são diluídos são:

  • Perda de oportunidades devido a timing
  • “Abandono” de prospect por causa de falta de follow up
  • Esquecimento de alguma fase contratual que garanta segurança jurídica

3. Colocar o cliente no centro do processo

Apesar de quando falamos em processos tudo possa parecer mais “engessado” e menos pessoal do ponto de vista de relacionamento com o cliente, o fluxograma de vendas pode possibilitar justamente o contrário.

Isso porque ele estabelece etapas de vendas com base na jornada do cliente ao longo do funil.

Logo, todas as ações serão baseadas em sua experiência de compra! Basta que você e sua equipe saibam personalizar cada atividade e será possível construir uma experiência inesquecível para o potencial cliente. 

4. Garante melhor previsibilidade de resultados

Como falamos no início deste artigo, quando há um cenário semelhante, seguir um processo bem estruturado em todas oportunidades, permite prever quais serão os resultados alcançados.

É claro, existem muitas variáveis que podem impactar o atingimento das vendas, como momento econômico, movimentações do setor, entre outros. Mas, ainda assim, é possível trabalhar com uma assertividade maior na previsibilidade de vendas.

E o que isso significa para um negócio?

Fazer investimentos de forma mais bem planejada, prever contratações, realizar campanhas comerciais e muitas outras ações que ajudem a impulsionar ainda mais as vendas!

Como criar um fluxograma de vendas?

Agora você já sabe qual é a função de um fluxograma de vendas e como ele auxilia na gestão do processo comercial, certo?

Então é hora de colocar a mão na massa para criar o seu!

Em primeiro lugar, busque ferramentas que permitam a construção de um fluxograma visualmente claro para todos – e que permita o acompanhamento de forma simplificada.

Os sistemas de CRM geralmente possuem essa função! Há ainda ferramentas online para criação desses modelos, como o Lucidchart.

A seguir, comece a “colocar no papel” todo seu processo de vendas. Se ainda não possui ele documentado, esta é uma boa oportunidade para fazer isso!

Informações mais importantes do fluxograma de vendas

Ao desenhar seu fluxograma, lembre-se de detalhar cada atividade a ser realizada, incluindo os seguintes detalhes:

  • Responsável 
  • Tipo de ação
  • Próximo passo ou ação em si

Partindo dessa premissa, é hora de abastecer seu fluxograma com as informações.

E, para fazer isso, saiba que elas nada mais são do que suas etapas de vendas. Mesmo que possam ter especificidades de acordo com o tipo de comercialização de seu produto ou serviço, elas geralmente serão as mesmas presentes no funil de vendas:

  • prospecção;
  • identificação do lead;
  • qualificação do lead;
  • proposta e negociação;
  • fechamento;
  • onboarding; e
  • fidelização.

Veja mais detalhes sobre cada uma delas e como podem ser inseridas no fluxograma de vendas:

0. Prospecção e atração

A prospecção está aqui como “fase zero” e explicamos o porquê: por ser um processo complexo, por vezes longo e com múltiplas atividades, ela merece um fluxograma próprio, preferencialmente em conjunto com o departamento de Marketing.

Aqui devem constar ações relacionadas a branding, campanhas de leads, levantamento de listas, cold calls, social selling, entre outros. Dá para entender a necessidade de um processo próprio e específico, não?

1. Identificação do lead

Seu fluxograma de vendas, portanto, deve começar na identificação do lead!

Essa etapa envolve todas as atividades relacionadas ao recebimento do lead pela equipe comercial (seja sua origem Inbound ou Outbound), identificação de sua origem e detalhamento das informações disponíveis para os próximos passos. 

Dica: para otimizar esta etapa, sistemas de CRM e plataformas de automação de marketing são excelentes ferramentas com as quais se contar!

2. Qualificação do lead

Em seguida, está a etapa de qualificação do lead.

Você pode incluir no fluxograma de vendas as perguntas necessárias para qualificar ou não este contato, de acordo com a metodologia escolhida (como BANT, por exemplo).

É importante detalhar, ainda, os responsáveis e os pontos de contato para que a qualificação aconteça, inclusive a atualização do CRM com todos os detalhes para a negociação. 

3. Proposta e negociação

Estando o lead qualificado, é momento de seguir para uma proposta e negociação. Nesta etapa de venda, é comum o envolvimento de outras áreas ou lideranças da empresa, como Financeiro ou Produto, quando houver alguma solução específica a ser desenvolvida. 

Desta forma, aumenta também a complexidade desta fase do processo: atividades simultâneas, realizadas por pessoas diferentes, mas que precisam ser entregues no melhor prazo para garantir o timing da negociação. 

4. Fechamento

Quando a proposta é aceita, o lead se torna um cliente na etapa de fechamento. Em muitas empresas há aqui a passagem do bastão da área comercial para a área de relacionamento, ao mesmo tempo em que Financeiro e Jurídico seguem com a assinatura do contrato.

Por mais que estejamos falando de processo, é importante incluir etapas nesta fase que assegurem que as informações obtidas durante a negociação sejam transmitidas para os novos responsáveis pelo contato direto com o cliente. 

5. Onboarding

Cliente dentro de casa, é hora de seguir para a fase de onboarding, que pode ser pontual ou bastante longa, dependendo do tipo de produto ou serviço comercializado.

Não esqueça, então, de customizar ao máximo as atividades desta etapa de vendas para a sua realidade de negócio.

Aqui, podem estar desde o envio de um tutorial em vídeo até treinamentos presenciais com longa duração. 

6. Retenção e Expansão

Por fim, nada de esquecer Customer Success em seu fluxograma de vendas!

É essa área que conseguirá incentivar a expansão do contrato, a manutenção da conta na carteira e até mesmo a indicação de novos clientes.

Mas, para que isso aconteça de fato, ter atividades claras para esse relacionamento é o que irá garantir o sucesso! Aqui podem estar ações como reuniões por vídeo, visitas presenciais, envio de novos materiais ou presentes em datas especiais.

Crie e acompanhe o seu fluxograma de vendas!

O fluxograma de vendas é uma ferramenta excelente para organizar os processos de vendas e torná-los claros para todos os envolvidos. Entretanto, como qualquer outra metodologia, ele só será útil se for realmente um instrumento para sua gestão diária da equipe.

Uma boa prática é, em seu próprio fluxograma de atividades, incluir alguma ação relacionada a revisitar e avaliar como o fluxograma vem sendo cumprido, além de utilizá-lo como base para configuração do seu sistema de CRM e para a agenda de suas reuniões com o time.

Que tal começar logo a implementação dessa ferramenta para alcançar melhores resultados?

Precisa organizar o processo comercial de sua empresa? Descubra como um sistema de CRM pode ajudar a definir as suas etapas de vendas!