Sua empresa está começando, os primeiros clientes começam a aparecer, seu produto ou serviço encontrou um mercado B2B onde se instala e está progredindo.

Um dia, quando você ultrapassa a marca de uns 20 clientes, começa a se sentir perdido, esquece compromissos com clientes, as entregas atrasam, você nem se lembra se prometeu ou não dar um desconto para esse ou aquele cliente.

Aí, para organizar seu negócio e não perder vendas, você resolve montar uma série de planilhas.

Mas até quando você conseguirá manter sua empresa organizada com este tipo de controle? 

É para ajudar você e sua empresa a decidirem quando é hora de usar um CRM online, ou outros tipos de CRM, que desenvolvemos este texto.

Já se decidiu pela implementação de um CRM online? Então acesse este post de nosso blog: Mostre para sua diretoria para que serve o CRM

CRM online, planilhas, CRM open source, ou de Plataforma?

É sempre bom ter múltiplas opções de escolha, não é mesmo? E no caso de ferramentas de CRM, opções não faltam.

Veja a seguir, nossa análise de cada uma dessas alternativas e tenha fundamentos sólidos para tomar a decisão ideal para sua empresa.

Se quiser pôr ainda mais variáveis nessa equação, recomendamos que leia este artigo de nosso blog, antes de prosseguir: ERP ou CRM: qual deles sua empresa precisa no momento?

Excel ou Google Planilhas?

É importante lembrar que um arquivo Excel guardado no computador de um gerente de vendas, é “propriedade” dele.

O compartilhamento via e-mail das planilhas é algo muito complicado e demorado. Além disso, ninguém nunca sabe se aquela planilha que está em sua máquina é mesmo a última versão atualizada, o que pode gerar muitos erros, além de pouca confiança na informação.

Uma solução que muitos têm usado são as planilhas compartilhadas na nuvem, que podem ser acessadas pelos colaboradores de forma remota e até editadas simultaneamente por mais de um usuário, com as atualizações aparecendo em tempo real.

Além disso, se é para usar a nuvem, por que, então, não usar de vez um CRM online?

Se a desculpa for o preço, saiba que existem diversos CRMs online de qualidade, nos modelos SaaS (veja mais detalhes adiante) que fornecem versões gratuitas, de uso por tempo ilimitado, como esta, por exemplo: Planos Agendor.

Lembre-se, planilhas não foram feitas para ter mais de 5 mil linhas preenchidas, chega uma hora que elas não vão aguentar o tranco.

Se seu negócio ainda comporta este tipo de processo gerencial – como prometido – aqui está a relação de nossos posts que incluem planilhas que podem ajudar na gestão de vendas de sua empresa:

Agora que já tecemos nossas considerações sobre o uso de planilhas na gestão comercial, vamos falar dos três tipos de aplicativos para a gestão do relacionamento com o cliente: CRM open source, CRM de plataforma e CRM online.

Mas antes de vermos os detalhes sobre cada um deles, confira este infográfico sobre os benefícios de se adotar o CRM nas empresas:

CRM open source  

Um software open source – isto é, código aberto, em inglês – se refere ao código-fonte de alguns softwares que são criados para uso livre de quem desejar, sendo disponibilizados para download na internet.

A grande vantagem desse modelo é que ele é gratuito. Além disso, é extremamente customizável, pois o código sendo aberto, diversas modificações podem ser feitas por uma equipe de TI que tenha tempo e competência técnica para isso.

Mas, quem vai fazer a instalação, a customização, o treinamento de usuários, a documentação, e a manutenção de tudo isso?

É muito importante verificar se a “salsa não está saindo mais cara que o peixe”, para usar uma expressão bem popular.

CRM de plataforma

Também chamados de softwares “on premise”, os CRMs de plataforma, mais antigos, em que o software é instalado no próprio ambiente e na infraestrutura da empresa, apresenta uma série de particularidades.

Enquanto em um CRM Online, do tipo SaaS, o pagamento se dá de forma mensal, diluindo os custos, neste tipo de CRM de plataforma o pagamento se dá em uma tacada só, no momento em que sua empresa adquire a licença de uso do CRM.

A partir daí, ainda há outras providências a tomar, como a instalação do software no servidor, o uso desses servidores, o pagamento da hospedagem neles, manutenção de hardwares, suporte etc.

Outro ponto importante a levar em conta sobre este tipo de CRM é que a cada nova versão desenvolvida, será necessário pagar por ela, além de providenciar sua instalação em todas as máquinas e servidores.

Veja também: Como é feita a implantação dos sistemas de CRM

CRM online

Em um artigo da Revista Isto é Dinheiro, seu autor faz uma breve comparação entre as vantagens e desvantagens do CRM online em comparação com o CRM “on premise”:

“Vantagens e desvantagens para os dois casos, mas com maior tendência de adoção do modelo “on cloud”, que, em geral, (1) tem uma implantação mais rápida, (2) diminui a barreira de uma potencial troca futura, (3) requer menor quantidade de recursos de TI, (4) facilita a absorção de novas funcionalidades e (5) pode ser acessado em ambiente externo (à empresa), desde que haja uma conexão para tal”

Na verdade, este é um bom resumo das vantagens do CRM online, mas, com certeza, não apresenta todas elas.

Veja mais algumas:

  • não há necessidade de instalar os softwares;
  • as atualizações são constantes;
  • o acesso é remoto;
  • há compatibilidade com diversos dispositivos móveis;
  • o servidor é externo;
  • os dados estão seguros;
  • viabiliza a escalabilidade;
  • upgrade de funcionalidades;
  • é possível avaliar o software antes de comprar;
  • a equipe trabalha de forma colaborativa.

Veja mais sobre este tema: 4 passos para alinhar vendas e marketing

Além de todas estas vantagens do CRM online, um estudo da Gartner, o 2017 Magic Quadrant for CRM Customer Engagement Center, mostra uma tendência que se consolida a cada dia: 85% dos sistemas de gestão de clientes, até 2019, estarão na nuvem, e o modelo SaaS será um fator decisivo na escolha de sistemas CRM pelas empresas.

E aí, qual destes modelos de CRM parece mais atraente para você?

Se você chegou a conclusão de que um CRM online é a alternativa mais adequada para a sua empresa, veja, no próximo tópico, o que o melhor CRM online deve oferecer para sua equipe, para que você não seja assertivo na hora em que precisa escolher um fornecedor.

O que o melhor CRM online deve oferecer para sua equipe?

São três fatores principais:

1. Mais tempo disponível

O CRM ajuda a equipe de vendas na hora de planejar as suas tarefas diárias. Com isso, ter um ganho de produtividade e mais tempo disponível para se concentrar no que realmente gosta de fazer: vender.

Os vendedores não gostam de burocracia porque querem mais tempo livre para vender. A verdade é que o pessoal da equipe acredita que o sistema toma o tempo deles para preencher aquela sequência de formulários.

Porém, esse tempo em que o vendedor passa alimentando o CRM, é na verdade um investimento, uma vez que, depois que as tarefas estiverem agendadas, o vendedor terá um aproveitamento muito maior do tempo.

Por quê? Porque quando as tarefas estão organizadas, ganha-se produtividade. Uma equipe de vendas que produz mais, vende mais.

O que precisa ser feito?

O CRM online precisa ser utilizado como uma ferramenta de relacionamento com os clientes e como um gerenciador de tarefas para organização do tempo. Assim, os vendedores não perderão nenhuma tarefa – que pode ser até o envio de uma proposta no prazo – por esquecimento, ou por estar atarefado com outros compromissos.

Quando os vendedores  ganham uma ferramenta de aumento de produtividade, que permite usar o tempo da melhor forma possível, certamente teremos um aumento no resultado.

A sacada aqui é buscar os sistemas simples, objetivos e fáceis de usar. Quanto menos cliques você precisar fazer, melhor o sistema. 

Veja como isso se reproduz no Agendor:

Na aba de Tarefas você encontra uma lista com todas as tarefas pendentes em forma de listagem. 

Se você preferir, também é possível acessar uma visualização de Calendário, onde cada tipo de tarefa recebe uma tag colorida, facilitando sua visualização.

Para que você não se esqueça de seus compromissos, o CRM online do Agendor envia notificações, tanto pelo e-mail, quanto para seu aparelho celular.

2. Maiores informações sobre o desempenho

Todo vendedor que se preze está preocupado com o desempenho. A melhor maneira de acompanhar o desempenho de um vendedor (por ele mesmo), é através do CRM.

É importante saber se o seu desempenho está melhorando, se a taxa de fechamento está aumentando, se o número de ligações aumentou, se as propostas diminuíram e se o número de clientes perdidos está reduzindo.

Quando o vendedor consegue comparar o seu desempenho e visualizar o que fez para gerar mais resultados, ele consegue aumentar o seu potencial e consequentemente, toda a equipe de vendas sai ganhando.

Todo vendedor adora competir consigo mesmo e o CRM ajuda na hora de traçar um comparativo do desempenho do vendedor para que ele sempre possa se superar e aumentar a sua capacidade de venda.

3. Controle sobre todos os seus clientes

Todo vendedor odeia quando roubam seus clientes, não é mesmo?

Usar o sistema de CRM é a melhor maneira de proporcionar a cada integrante da equipe de vendas, um maior controle sobre os seus clientes.

Com o CRM o vendedor sempre vai saber o que aconteceu com um cliente que ele atende. Se, por exemplo, um dia o seu cliente ligou e ele estava em uma visita, tudo que foi dito ficará armazenado dentro do sistema.

Ele saberá o que ficou combinado, o que o cliente queria e mesmo que ninguém mencione o contato, ele terá acesso ao histórico do cliente ao acessar o CRM.

Além disso, terá informações importantes sobre o cliente, que estão armazenadas no CRM, para continuar fomentando o relacionamento, como data de aniversário, aniversário dos filhos, esposa, casamento, produtos comprados anteriormente e todas as informações que podem estreitar ainda mais o relacionamento entre as partes.

Entenda como trabalhar com os históricos do Agendor:

O melhor CRM online é aquele que se torna uma ferramenta de benefícios para a equipe de vendas.

Sendo assim, é importante mostrar o valor da ferramenta para quem vai fazer uso dela diariamente, não apenas para quem está implantando.

Até porque, mesmo que a ferramenta seja importante para a empresa, a equipe de vendas só vai utilizá-la se enxergar utilidade e valor nisso tudo. Caso contrário, por melhor que seja o CRM online, sempre será um grande renegado pelas equipes de vendas.

Que tal escolher um CRM brasileiro? Conheça os benefícios dessa alternativa:

Afinal, qual o futuro do CRM?

Automação do Relacionamento com o Cliente é o novo CRM. Este é o provocativo título de um artigo publicado pela Harvard Business Review e que defende que os sistemas de CRM, com ajuda do big data e da inteligência artificial, farão análises preditivas, indicando quem são os leads com maior probabilidade de fechar a venda e, assim, serão aqueles que os vendedores devem abordar.

Veja esta frase retirada do artigo:

“O futuro do CRM e de todos os softwares é a sugestão das próximas ações, impulsionadas por análises preditivas e um conhecimento profundo de um fluxo de trabalho específico da indústria e da empresa”

E já que é para trazer dados, vamos a mais um, divulgado pelo blog TechTarget por meio de um relatório chamado Sales & Marketing: Key Technology Disruptors (Vendas & Marketing: Tecnologias-Chave Disruptivas): 33% dos times de vendas de alta performance usam os dados de CRM para fazer análises preditivas dos melhores leads a serem abordados.

Confirmando esta tendência, Ricardo Jordão Magalhães, fundador da Bizrevolution, afirmou em artigo publicado no blog e-commerce Brasil:

“Futuramente os softwares de CRM estarão 100% integrados com as redes sociais, trazendo conteúdo relevante para dentro do ambiente. Ainda não rola, mas vai rolar”

No entanto, é importante ressaltar que este futuro de predições automáticas e integrações com diversas fontes de informação ainda não chegou. E ele só será possível, certamente, com o uso de softwares baseados na nuvem, de fácil integração com outros aplicativos e dados, e com muito mais capacidade de obter as informações necessárias para realizar este tipo de análise preditiva, isto é: softwares de CRM online.