As planilhas para prospecção de clientes são aliadas dos vendedores, pois trazem mais controle para a equipe comercial ao otimizar o acesso a informações relevantes sobre o processo de vendas.
Principais aprendizados deste artigo:
- Ferramentas como as planilhas de prospecção são indispensáveis para garantir o bom desempenho dos vendedores, afinal, nem sempre é possível controlar e mensurar todas as informações dos clientes de maneira manual.
- Para utilizar uma planilha de prospecção de clientes, é necessário ter disciplina e ser detalhista para que todas as informações sejam inseridas da maneira certa.
- Além de ser uma solução para armazenar dados, a planilha de prospecção pode ser utilizada para analisar métricas e indicadores.
- Para ter uma visão ainda mais completa e detalhada do trabalho de prospecção, baixe nosso e-book “O guia da prospecção”.
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Uma boa planilha de prospecção de clientes é sempre bem-vinda, visto que a memória pode falhar e fazer sua equipe ficar sem aquele dado essencial para fechar uma venda ou fazer aquele follow-up matador. E ninguém quer isso, concorda?
Para ajudá-lo nessa tarefa, desenvolvemos uma planilha de prospecção de clientes baseada em muitos dos artigos que escrevemos aqui no blog.
Nosso modelo não conta apenas com datas de visitas e detalhes das últimas conversas. Ao contrário, nossa planilha grátis vem com um espaço para se preparar para fazer as abordagens.
E aí, ficou interessado? Então, continue lendo para baixar o modelo pronto e, ainda, conferir 6 dicas incríveis de como usar a ferramenta de maneira assertiva a fim de potencializar os resultados do seu negócio!
Primeiramente, como usar uma planilha de prospecção de clientes?
As pessoas costumam se empolgar e montam uma planilha superbacana, cheia de detalhes. No começo, podem até usá-la com frequência. Porém, com o tempo, a animação diminui e o vendedor acaba se esquecendo de atualizar o documento. Grave erro!
Depois de três dias sem fazer as anotações, a planilha fica totalmente desatualizada e é bem difícil recuperar todas as informações. Aí você desiste de uma vez de usar a planilha para fazer a prospecção dos seus clientes!
Como resultado, o follow-up fica incompleto e muito trabalho duro pode ser perdido. Tudo por falta de informação!
Por isso, antes de indicar um modelo de planilha de prospecção de clientes no Excel para download grátis, separamos 6 dicas de como usar essa ferramenta de maneira assertiva. Confira!
1. Seja disciplinado
A primeira dica para usar uma planilha de prospecção de clientes é ter disciplina. Separe um tempo todos os dias para inserir as informações no documento. Assim, você não se esquece de nada e evita ter uma planilha desatualizada.
2. Fique atento aos detalhes
Seja preciso. Evite excessos de abreviações ou informações digitadas rapidamente. Isso previne erros que só são vistos após consultar a planilha dias depois e podem trazer consequências negativas para a estratégia comercial.
Ainda falando sobre precisão, preste atenção aos detalhes. É melhor inserir uma informação que depois se mostre irrelevante, do que deixar de escrever um detalhe que pode ser decisivo na negociação ou no fechamento do negócio.
3. Não se esqueça de fazer backup
O ideal é sempre usar planilhas que tenham armazenamento em nuvem, como as do Google Docs, tendo em vista que elas fazem um backup automático, isto é, uma cópia de segurança.
No caso, se você tiver algum problema no computador, não perde todo o trabalho. Fora isso, as planilhas são mais fáceis de compartilhar com a equipe e podem ser acessadas por outros dispositivos, como tablet e celular.
4. Preste atenção à formatação
Um erro que muitas pessoas cometem ao usar uma planilha de controle de prospecção de clientes é não se atentar à formatação do documento. Ou seja, organizar a visualização para que todos os elementos fiquem nos devidos lugares.
Confira se as colunas estão divididas e nomeadas corretamente para evitar uma baita confusão no futuro.
5. Explore todos os recursos disponíveis
É possível usar diversas ferramentas nas planilhas de prospecção de clientes grátis para deixar o documento completo.
Para exemplificar, use cores para assinalar o status do processo e fórmulas que calculam os dados automaticamente. E a boa notícia é que existem inúmeros tutoriais na internet, bastando assistir para aprender!
6. Mantenha as informações seguras
Se, por um lado, pode-se compartilhar informações com colegas de trabalho, por outro, sua planilha tem informações confidenciais. Portanto, seja criterioso com quem troca esses dados, protegendo-os com senhas e nunca deixando arquivos abertos após usar o computador.
>>>> Aproveite e leia: como prospectar novos clientes e aumentar vendas em 5 passos?
Planilha de prospecção de clientes no Excel para download grátis
Uma planilha é basicamente composta por linhas e colunas que se cruzam. Além de armazenar dados, o documento fornece uma visão completa do que acontece na área.
E, com a planilha para prospectar clientes grátis que desenvolvemos, você inclui as etapas de preparação e estudo, que são cruciais para qualquer venda ou negociação bem-sucedida. Para baixá-la, clique no link: Planilha de Prospecção de Clientes.
Talvez você ache que existem colunas demais na planilha, mas um bom vendedor sabe a importância de ter o máximo de informações sobre a empresa e a pessoa com quem fala. Assim, dividimos o documento em diversas colunas, separadas em 3 blocos.
Para compreender melhor o funcionamento, confira como fizemos a divisão da nossa planilha de controle de prospecção de clientes e veja dicas de como usá-la logo abaixo!
Bloco 1: Perfil da empresa e do contato
Neste bloco, é preciso colocar, em cada coluna, todas as informações relevantes que o auxiliam a se preparar para a visita ao cliente, tais como:
- nome do cliente;
- site;
- nome do contato (o tomador de decisão sobre a compra);
- mídias sociais da empresa e do contato;
- relatório sobre a companhia (se a empresa está expandindo, se está em uma boa fase, se tem crédito etc. Você pode atualizar esta célula sempre que tiver novas informações);
- telefone;
- e-mail;
- perfil do contato (aqui, você precisa saber o que ele gosta de fazer, seus hobbies, o poder de decisão na empresa, se é casado etc. Tudo isso para tentar criar um bom rapport e, também, fortalecer o relacionamento).
>>>> Saiba mais: como gerar uma base de contatos completa com o perfil de seus melhores clientes para prospectar e aumentar as chances de conversão.
Bloco 2: Preparação
O segundo bloco diz respeito à preparação para fazer a abordagem. Pensando nisso, responda às perguntas listadas a seguir.
- Como teve acesso ao contato? (Ligou para a empresa, enviou e-mail, indicação de alguém, assinou newsletter, foi passado pelo marketing etc.).
- Qual parece ser a dor do cliente? (Tente ir para a reunião já sabendo o que lhe espera e o que o cliente deseja, anotando aqui um resumo de sua impressão).
Em seguida, tente criar uma apresentação comercial sob medida e insira os detalhes na planilha de prospecção de clientes.
É claro que talvez seja cedo para conseguir isso, mas se preocupe em personalizar ao máximo a abordagem, anotando nesta coluna o resumo dos pontos que deseja falar.
>>>> Veja mais: canais de prospecção — 8 alternativas e as vantagens de cada uma
Bloco 3: Follow-up
Depois da primeira reunião, é hora de seguir em frente, aprimorando o relacionamento até fechar o negócio ou tirar o time de campo. Nessa perspectiva, o bloco follow-up caracteriza-se por uma série de colunas nomeadas: Contato 1, Contato 2, Contato 3 etc.
Ao voltar do primeiro contato, assinale se foi uma reunião, conversa telefônica ou e-mail e o resumo do que foi decidido. Imediatamente, marque na coluna seguinte a data em que deve retornar a ligação, o e-mail ou a visita e o que planeja fazer.
Por exemplo: 25/08/23 – Reunião – Proposta Comercial. Feito isso, complete com os detalhes do que foi acertado para poder elaborar a proposta corretamente.
Para complementar, use cores para diferenciar as negociações mais importantes e as mais frias, preenchendo o fundo da célula que tem o nome da empresa (primeira coluna) com:
- vermelho: negociação final;
- laranja: proposta quente;
- amarelo: proposta preliminar;
- verde: diagnosticando necessidades.
Dessa forma, você terá uma ótima planilha de prospecção de clientes. Basta ficar atento e sempre preenchê-la corretamente.
E, se você já tentou de diversas maneiras potencializar a prospecção de clientes, mas ainda não obteve o sucesso desejado, que tal investir em um curso para renovar ideias e conhecimentos?
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