Os profissionais e gestores de vendas que realizam visitas externas sabem muito bem o quanto é desafiador manter todas as informações organizadas em meio a uma rotina tão atribulada, boa parte dela fora do escritório.

Nesse sentido, o controle de visitas a clientes é uma peça essencial para o sucesso. Afinal, ele garante que nenhum dado importante seja perdido e, muito menos, que nenhuma ação de próximo passo seja esquecida.

Mas como manter uma gestão da informação realmente eficaz sobre as reuniões comerciais realizadas?

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Neste artigo, vamos falar sobre os principais dados a serem registrados e também apresentar algumas ferramentas úteis para essa organização.

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Por que fazer um bom controle de visitas a clientes?

Apesar de parecer óbvio, nunca é demais falar sobre a importância de manter um controle eficiente sobre as visitas externas realizadas em sua rotina como profissional de vendas. Mesmo que isso signifique dedicar um tempo extra para essa atividade todos os dias…

Aliás, fazer um controle de visitas a clientes não deveria ser visto como algo extra ao trabalho de prospecção e negociação com clientes.

Cada vez mais, dados são fundamentais para a tomada de decisão e para o ajuste de rota quando necessário.

Com um detalhamento bem feito de todas as suas conversas com prospects ou atuais clientes, você e a liderança da empresa podem tomar decisões assertivas sobre:

  • Condições comerciais
  • Promoções
  • Ajustes no produto ou serviço
  • entre outras medidas que ajudem a gerar mais leads e a fechar mais negócios.

Fora a relevância do controle de visitas pelo lado analítico e estratégico, existe um ganho operacional importante para a sua rotina.

Afinal, fazendo esse tipo de gestão diariamente, você pode:

  1. Refletir sobre o andamento de cada reunião logo depois de ela ter acontecido
  2. Consolidar novas informações sobre a empresa e sobre as pessoas presentes
  3. Avaliar seu próprio desempenho (uso do tempo, informações apresentadas, etc)
  4. Registrar detalhes que serão solicitados posteriormente (como custos envolvidos)
  5. Marcar na agenda os próximos passos ou demandar informações necessárias a outras áreas para dar continuidade
  6. Enviar uma mensagem de agradecimento pela reunião, incluindo os pontos discutidos e o que cada parte tem como responsabilidade até uma nova conversa

Desta maneira, você evita que detalhes importantes sejam perdidos por deixar esta atividade para o final da semana, por exemplo  – ou simplesmente por confiar que suas anotações na agenda serão suficientes para conduzir a negociação rumo ao fechamento.

Resumindo, ao manter um registro frequente das reuniões comerciais, seja em uma planilha de controle de visitas ou em outra ferramenta, você ganha agilidade para os próximos passos e consolida informações que o ajudarão a levar o processo comercial de forma mais concisa e eficiente.

O que registrar sobre as reuniões realizadas

Depois de falarmos sobre a importância de manter um controle de visitas a clientes, é importante detalhar as informações que com mais frequência devem ser registradas.

Seja na planilha de Excel ou no CRM, estes costumam ser campos obrigatórios em qualquer modelo de negócio.

  1. Informações de contato

É comum chegar a uma primeira visita externa apenas com um ou dois contatos de seu potencial cliente, normalmente o e-mail corporativo e o telefone comercial.

A interação “olho no olho” é um bom momento para aumentar essas opções, pedindo o número do WhatsApp para um contato mais rápido nos próximos passos, por exemplo. Desta forma, inclusive, você mantém relacionamento com seu interlocutor caso ele mude de empresa.

Além disso, se houver outros convidados na reunião que não estavam registrados como contatos da empresa em sua base de dados, aproveite para pegar cartões de visita ou pedir dados de telefone e e-mail para registrá-los.

  1. Características da empresa

Embora seja possível obter informações bastante confiáveis sobre o seu potencial cliente por meio de bases de dados e de buscas na internet, é na visita comercial que você será capaz de descobrir aqueles pontos que efetivamente podem mudar o jogo:

  • Perfil de negociação do decisor
  • Visão sobre a sua empresa e sobre seus concorrentes
  • Momento de mercado
  • Etapas necessárias para o fechamento
  • entre outros.

Ter esses dados muito bem documentados é essencial para quem realiza um alto volume de reuniões não deixar nenhum detalhe de lado na hora da elaboração da proposta.

  1. Probabilidade de fechar negócio

A cada reunião realizada, você consegue mais indícios sobre a probabilidade de o negócio ser fechado ou não. E essa é uma informação essencial para a gestão comercial e financeira da sua empresa!

Atualizar e compartilhar este dado o mais breve possível após a visita permite que sejam tomadas decisões sobre investimentos, campanhas comerciais e alocação de recursos de forma mais segura.

  1. Detalhes sobre a demanda

Se você vende soluções ou produtos de valor agregado, o controle de visitas a clientes é importante para que registre todas as informações que levantou sobre a demanda de um potencial cliente.

Por vezes, é necessária alguma customização ou adequação que precisa ser prevista com antecedência. Os detalhes sobre a demanda também ajudam a entender o potencial de valor do negócio e a urgência para o fechamento.

  1. Próximos passos

Toda visita externa deveria terminar com próximos passos claros, mesmo que a negociação não siga em frente (uma indicação para uma empresa parceira, quem sabe?). Não deixe de mover esse acordo das suas anotações da reunião para o seu controle de visitas a clientes.

Depois, você tem em uma só ferramenta ou documento as ações que deve tomar ao longo da semana para dar continuidade às negociações.

  1. Despesas e quilometragem

Aqui entra um campo importante de ser registrado para evitar o trabalho futuro.

Quase todas as empresas solicitam ao time de vendas informações sobre quantidade de visitas, quilometragem rodada para chegar até elas, despesas realizadas, entre outras.

Antecipe-se para que, na hora da prestação de contas para relatório de visita comercial ou reembolso, todas as informações já estejam devidamente preparadas e prontas para envio.

Ferramentas para organizar as suas visitas

Existem diversas opções para registro de informações sobre as reuniões, da clássica agenda, passando pelo controle de visitas a clientes no Excel, até as ferramentas de CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão do Relacionamento com o Cliente, em português).

Veja abaixo as características de cada uma delas:

Caderneta ou Agenda

A boa e velha caderneta ou agenda é uma ferramenta utilizada por muitos profissionais de vendas que estão há mais tempo no mercado.

De fato, são excelentes como ferramenta de apoio às reuniões, pois permitem que tome notas sem uma tela como barreira entre você e seu prospect, como acontece ao se usar notebooks, por exemplo.

Mas recomendamos que seu papel se limite a este. Depois da visita, é hora de passar para alguma ferramenta eletrônica tudo o que anotou.

Além de garantir o acesso a dados organizados e sistematizados, essa também é uma medida de segurança. Ou vai dizer que nunca ouviu históricas de vendedores que perderam todos seus contatos e notas porque a agenda foi esquecida em algum lugar?

Agenda online

Agendas online, como o Google Calendar, permitem o agendamento das visitas de forma bastante ágil, inclusive com a possibilidade de conceder visibilidade para seus contatos sobre horários disponíveis.

Além disso, você pode incluir dados sobre a visita e até arquivos, tanto antes do compromisso, quanto depois.

O ponto negativo é que não será possível extrair relatórios ou exportar as informações de uma forma que não seja manual.

Planilha de controle de visitas

Planilhas de controle de visitas a clientes no Excel são bastante populares e não é por acaso.

Atualmente, é possível compartilhar um único arquivo entre vários colaboradores por meio do armazenamento na nuvem, permitindo que as informações estejam disponíveis a todos.

As tabelas de Excel contam com recursos importantes para a gestão comercial, como fórmulas e tabelas dinâmicas, que geram automaticamente os relatórios predefinidos a partir das informações cadastradas por cada profissional.

Entre as desvantagens, está a dificuldade de realização do controle de visitas a partir do telefone, algo essencial para quem passa boa parte do dia em trânsito.

Sistemas de CRM

Por fim, outra importante ferramenta para a organização de todas as informações comerciais de uma empresa é o sistema de CRM, sigla para o termo em inglês Customer Relationship Management (em português, Gestão do Relacionamento com o cliente).

Essas plataformas online são uma verdadeira central de gestão comercial, em que todos os dados sobre novos e atuais clientes geram relatórios e previsões para a tomada de decisão.

Os sistemas de CRM também funcionam como agenda e como gestor de tarefas para os vendedores, que acompanham os próximos passos de cada conta de forma bastante simplificada.

Ah, vale lembrar que as melhores ferramentas já possuem plataformas bastante atualizadas para uso tanto em computadores quanto em celulares!

Controle de visitas a clientes é fator chave para conversão!

Por melhor que seja a memória de um profissional de vendas, é impossível lembrar com exatidão de todos os detalhes de uma visita externa.

Há algum tempo, quando o perfil de vendas era menos consultivo, isso até poderia levar a bons resultados de vendas.

Atualmente, entretanto, com o cliente estando no centro de toda a estratégia comercial e com a necessidade de entregar a ele uma experiência de qualidade, o controle de visitas precisa ser impecável.

Se você e a sua empresa estão comprometidos em manter uma posição competitiva no mercado e em encantar os clientes, então não deixe de aprimorar cada vez mais essa atividade!

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