Escrever e-mail de follow-up nem sempre é fácil. Manter o relacionamento com o cliente pode ser um pouco frio e isso dificulta manter a cadência de troca de informações.

Por isso, selecionamos 10 dicas de como fazer follow-up por e-mail. Confira cada uma delas e veja que são simples de aplicar e os resultados vão te surpreender.

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Mas antes de ver nossas dicas de como fazer follow-up por e-mail, dê uma olhada nesta apresentação de slides:

10 dicas para escrever e-mail de follow-up

Leia também: Como a empatia pode ajudar no e-mail de follow up

1. Use um e-mail corporativo

Pode até parecer estranho para alguns, mas a dica é importante. Se você é um representante de vendas, por exemplo, e usa um e-mail genérico, onde aparece @gmail, @yahoo. @uol etc., você precisa criar um e-mail corporativo imediatamente.

Parece pouco profissional usar esse tipo de e-mail. A boa notícia é que isso não é caro. Criar um email desses no gmail, por exemplo, além de rápido e fácil, te dá acesso a uma série de aplicativos grátis. Vale a pena experimentar uma conta do gmail para empresas.

E se você trabalha para uma empresa, é simplesmente inaceitável que ela não tenha um e-mail corporativo.

2. Não use a caixa de e-mail para se organizar

Você está fazendo e-mail de follow-up para clientes, mas não é por isso que sua caixa de entrada é melhor lugar para se organizar na hora de responder os e-mails.

Ela não foi feita para isso. Você precisa usar algum sistema automatizado para gestão de seu follow-up. Alguns usam planilhas, por exemplo.

Porém, o ideal é usar uma ferramenta de vendas. Alguns CRM até enviam lembretes de follow-up por SMS ou e-mail, para que você não se esqueça de seus compromissos com clientes.

3. Estude o cliente antes de escrever o e-mail

Vai criar seu e-mail de follow-up?

Calma! Leia atentamente os últimos e-mails que recebeu do cliente, dê uma olhada em seu cadastro, relembre as características da empresa e não deixe de verificar no histórico do cliente se houve contatos por outras mídias, como telefone, ou chamados no atendimento ao cliente.

Nada pior que escrever um e-mail de follow-up com informações desatualizadas ou sem saber que o cliente teve um problema que ainda está sendo resolvido pela equipe de atendimento ao cliente.

Confira em nosso blog: Como fazer follow-up: 3 técnicas para converter vendas

4. Seja breve e objetivo

Um e-mail de follow-up deve ser curto. Do tamanho suficiente para a outra parte entender claramente o que se está tratando.

Ninguém mais tem tempo a perder com leituras longas. A gestão do tempo no trabalho, hoje, é levada muito a sério nas empresa.

Use bullets e listas de tópicos para sintetizar seu texto. Nada de linguagem difícil e excessivamente formal.

Um e-mail com mais de 10 linhas corre o risco de não ser lido. Se você precisa falar mais que isso, talvez seja melhor ligar para o cliente.

5. Não transforme seu e-mail em uma trilha interminável

Nada pior que aqueles e-mails que vão e voltam, formando uma trilha de “fwds” e “replays” que ninguém mais se lembra quando começou.

Se seu e-mail já estiver com 3 ou 4 outros “pendurados” nele, não responda diretamente ao e-mail.

Crie um novo e-mail com um “assunto” que deixe claro que está respondendo àquele anterior e siga adiante.

6. Capriche no “assunto” do e-mail

Por falar em “assunto” do e-mail, saiba que ele é determinante para a pessoa que o recebe decidir se lê, deleta ou ignora.

Por isso, seja claro no assunto. Use uma frase curta, com cerca de 45 caracteres e que deixe claro do que se trata.

Coisas como:

  • Seu orçamento está pronto
  • Confirmando visita na quarta
  • Proposta comercial revisada
  • Consegui o desconto solicitado

7. Faça uma introdução recordando o que foi dito

Contexto é fundamental. Às vezes, você acha que o prospect está acompanhando atentamente suas conversas mas, na verdade, ele está cheio de coisas para resolver.

Por isso, dar uma contextualizada no que está acontecendo ajuda a ter um maior índice de respostas.

Veja também: Siga o modelo de follow up certo e não “esqueça” mais vendas

8. Coloque um resumo de tópicos no final

Se seu e-mail de follow-up já não estiver muito longo, colocar um resumo do que foi tratado no final, na forma de bullets curtos, ajuda a deixar tudo mais claro e objetivo.

9. Defina uma data de resposta

Outro ponto importante: não tem como fazer follow-up por e-mail se você não combinar com o outro lado quando espera uma resposta ou ação dele.

Se você não fizer isso, tudo fica no ar. Mas, ao fixar uma data, existe um comprometimento da outra parte e, melhor que isso, uma ótima desculpa para entrar em contato com ele, caso não responda no prazo estipulado.

10. Lembre-se que um e-mail é um documento

Não chega a ser um contrato assinado. Mas o que está escrito ali, está combinado.

Por isso, certifique-se de que está enviando informações corretas, principalmente quanto a preços, condições de pagamento, prazos e especificações de produtos e serviços.

DICA EXTRA: saiba se e quando seu e-mail foi aberto

Nada mais angustiante que ficar esperando a resposta de um prospect e nem sequer saber se ele leu seu e-mail.

Quer evitar isso? Se você usa Gmail, então instale um desses plugins gratuitos em seu navegador, eles avisam quando o seu e-mail foi lido:

Saiba mais: O que 48% dos vendedores perdem ao deixar de fazer follow-up

O que achou dessas dicas de como fazer follow-up por e-mail?

Quer mais algumas informações sobre como usar bem um e-mail para vendas? Então, confira mais esta apresentação de slides:

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