Escolher um sistema de vendas não deveria ser tão complicado quanto parece!
Mas, se você já se viu perdido em meio a tantas promessas, funcionalidades e planos diferentes, saiba que não está sozinho.
Por isso, antes de bater o martelo, faça a seguinte pergunta: esse sistema resolve meu problema real? Ele facilita minha rotina ou só deixa tudo mais bonito na tela do computador?
Neste artigo, listamos 10 perguntas certeiras que vão te ajudar a encontrar a resposta. Sem enrolação, sem marketing exagerado. Só o que importa de verdade pra quem vive de vender.
O que você vai conferir:
Principais aprendizados deste artigo:
- Um sistema para controle de vendas é uma ferramenta que facilita a organização de toda a área comercial ao centralizar em um só lugar as principais funcionalidades para um processo de vendas eficiente.
- Na hora de escolher um sistema de vendas, leve em conta aquilo que realmente vai facilitar a rotina do seu time comercial e envolva a equipe desde o início.
- Esse tipo de ferramenta torna possível armazenar dados dos clientes e das vendas, acompanhar as negociações em andamento, segmentar a carteira de clientes e lembrar dos compromissos com os clientes.
- Um CRM é um tipo de sistema de vendas completo que te ajuda a conquistar resultados mais previsíveis, formar um time mais independente e ter mais agilidade. Teste o CRM do Agendor por 7 dias grátis e veja como ele pode ajudar!
O que é um sistema de vendas?
Um sistema de vendas é uma solução que ajuda a organizar e estruturar melhor toda a operação comercial.
Com ele, você consegue centralizar os dados dos clientes e das vendas, acompanhar de perto cada negociação e ainda analisar o desempenho da equipe em tempo real.
Além disso, é possível também segmentar a carteira de clientes, mensurar indicadores para tomadas de decisões estratégicas e lembrar dos compromissos com os clientes.
Esse tipo de sistema melhora a comunicação interna da empresa e a relação entre líderes e liderados, uma vez que podem estar sempre na mesma página, acompanhando os mesmos processos.
Como você verá ao longo do artigo, a implementação de um sistema de vendas é muito mais do que adquirir um recurso. É, também, aplicar uma estratégia de venda.
A cultura de sistema de vendas pode transformar a maneira como seus vendedores se relacionam com seus clientes a ponto de firmarem relações mais valiosas, o que com certeza vai impactar no faturamento da empresa.
Como em toda estratégia, é preciso que a implementação de um sistema de vendas seja bem estudada e investigada para que se tenha sucesso em sua escolha e retorno do seu investimento.
Assim, seu time não fica perdido em meio a trocentos e-mails ou naquela planilha que ninguém entende.
Agora, vamos entender os principais benefícios de um sistema desse tipo e como ele pode ajudar na sua operação comercial!
Benefícios de um sistema de vendas
Investir em um sistema de vendas é como colocar o time pra jogar com estratégia, preparo e organização. Não é só sobre tecnologia: é sobre vender mais, melhor e com menos dor de cabeça.
Se ainda está na dúvida, olha só o que um bom sistema pode fazer por você:
- Organização total: chega de informações espalhadas por planilhas, cadernos ou mensagens perdidas no WhatsApp. Tudo fica centralizado e fácil de acessar;
- Mais produtividade: seu time passa menos tempo procurando dados e mais tempo focando nas vendas;
- Processos previsíveis: com um sistema bem configurado, você consegue prever resultados, ajustar estratégias e tomar decisões com mais segurança;
- Gestão na palma da mão: sistemas modernos permitem que você acompanhe negociações, metas e desempenho de qualquer lugar, até mesmo do celular.
- Integração entre as áreas: marketing, vendas e pós-venda falando a mesma língua, sem ruído e sem retrabalho;
- Relacionamento mais próximo com o cliente: lembretes automáticos, histórico de conversas e informações organizadas. Isso faz toda a diferença na hora de fechar um negócio.
Esses são apenas alguns dos benefícios que um bom sistema de vendas pode trazer para o seu time: mais organização, eficiência e, claro, mais resultados.
Mas, na prática, como garantir que você está escolhendo a ferramenta certa?
Para te ajudar nessa decisão, preparamos um checklist com 10 perguntas essenciais para se fazer antes de escolher um sistema de vendas. Ele vai te ajudar a avaliar, com objetividade, o que cada sistema oferece e se ele realmente atende às necessidades do seu negócio.
Como escolher seu sistema de vendas? 10 perguntas essenciais para se fazer
Use estas perguntas como um checklist para avaliar o que o sistema de vendas entrega e se ele entrega o que você realmente precisa.
1- Oferece acesso remoto?
Ter acesso remoto ao sistema de vendas é, hoje, uma das funcionalidades mais valorizadas, mas será que faz sentido para a sua operação?
Antes de decidir, vale refletir:
- Sua equipe atua presencialmente, na rua ou faz visitas a clientes em outras cidades?
- O acesso fora do escritório poderia agilizar negociações ou atualizações importantes?
- Existe a necessidade de consultar informações ou registrar atividades em tempo real?
Se a resposta for “sim” para qualquer uma dessas perguntas, ter um sistema com acesso remoto é fundamental para manter a eficiência e a agilidade do seu time.
Além disso, esse tipo de funcionalidade traz ganhos reais de produtividade:
- Permite atualizar o sistema de onde estiver, consultando dados de clientes ou negociações a qualquer momento, sem depender do escritório;
- Dá liberdade para o vendedor registrar uma visita logo após sair do cliente, por exemplo, sem correr o risco de esquecer detalhes importantes;
- Garante mais autonomia ao time comercial, que pode resolver pendências de forma rápida, mesmo em trânsito.
Leia também: Vantagens do CRM: 10 principais motivos para usar essa estratégia
2- O sistema é fácil de contratar, implementar e manter?
Mais do que avaliar apenas planos e custos, é essencial entender como será a implementação do sistema de vendas e se sua equipe terá o suporte necessário nesse processo.
Alguns pontos importantes a considerar:
- A curva de aprendizado é rápida?
- Há suporte técnico e materiais de treinamento?
- Quanto tempo leva para o sistema estar totalmente operando?
Muitas plataformas operam no modelo de software como serviço (SaaS), com contratação por assinatura mensal.
Esse formato costuma ser prático e flexível, mas o mais relevante é verificar se ele se adapta ao momento e às necessidades do seu negócio.
Ao escolher uma plataforma de vendas, pense na facilidade de adoção pela equipe, no suporte disponível e no impacto que isso pode ter na rotina comercial — mais do que no valor da mensalidade em si.
3- O sistema de vendas escolhido envia lembretes de follow-up?
O follow-up é uma das mais importantes etapas do processo comercial. E é fundamental que um sistema de vendas envie lembretes automáticos e notificações no celular sobre os compromissos dos vendedores com clientes.
Mas por que isso faz tanta diferença no dia a dia?
Na correria das negociações, é muito comum deixar passar um retorno, esquecer de responder um cliente ou perder o timing ideal de uma proposta.
Quando o sistema automatiza lembretes, ele protege seu time dessas falhas e mantém a operação rodando com mais eficiência.
As principais vantagens para o processo são:
- Menos esquecimentos: o sistema avisa quando é hora de fazer contato, evitando que oportunidades se percam.
- Mais produtividade: o vendedor foca no relacionamento e na negociação, sem se preocupar em lembrar cada compromisso.
- Padronização: garante que todos os clientes recebam o devido acompanhamento, fortalecendo a experiência e a confiança.
- Agilidade na resposta: o time consegue agir no momento certo, aumentando as chances de fechar negócios.
Além disso, sistemas de vendas que enviam lembretes ajudam gestores a ter uma visão mais clara do que está pendente e onde podem apoiar o time.
Vale refletir: sua equipe já perdeu alguma venda por falta de acompanhamento? Se sim, essa funcionalidade pode ser decisiva para melhorar os resultados.
4- O funil de vendas é completo e intuitivo?
O funil de vendas é o coração da operação comercial. Com ele, é possível, em uma olhada rápida, saber exatamente:
- Quantos negócios estão em andamento;
- O valor total que está sendo negociado;
- Quais negócios precisam de atenção;
- Em qual etapa cada oportunidade se encontra. Se é um contato inicial, uma proposta enviada, uma negociação avançada ou um negócio já fechado.
Agora, mais do que ter um funil de vendas, ele precisa ser completo e intuitivo.
Ou seja, o sistema deve permitir visualizar todo o processo de forma clara e organizada, sem complicações ou excesso de cliques.
Quando essa interface é fácil de usar, tanto gestores quanto vendedores ganham mais agilidade e eficiência, o que impacta diretamente nos resultados.
um bom funil de vendas proporciona:
- Gestão visual e rápida: em poucos segundos, você entende o que está acontecendo em cada negociação.
- Decisões mais estratégicas: ao saber onde cada cliente está no processo, fica mais fácil priorizar ações e direcionar esforços.
- Previsibilidade: permite estimar, com mais confiança, se as metas do mês ou do trimestre serão atingidas.
- Integração com relatórios: cruzar os dados do funil com relatórios de desempenho ajuda a ajustar o planejamento comercial.
No CRM do Agendor, o funil de vendas é personalizável e intuitivo. Você adapta as etapas conforme a realidade do seu processo comercial, visualiza o avanço das negociações em tempo real e ainda consegue acompanhar indicadores como:
- Valor total por etapa;
- Taxa de conversão entre as etapas;
- Tempo médio de cada negociação.
Tudo isso sem complicação, com uma interface simples, que não exige horas de treinamento — é entrar e usar.
Reflita: hoje, seu time tem essa clareza sobre as oportunidades? Um funil bem estruturado pode ser o diferencial para alcançar as metas com mais segurança e organização.
Exemplo da interface de funil de vendas do sistema de CRM do Agendor
Conheça toda a história e vantagens de uso de um funil no marketing e nas vendas: O que é funil de vendas?
5- Há um cadastro centralizado dos clientes?
Quem ainda usa planilhas para organizar contatos sabe bem os problemas:
- Falta de agilidade na troca de informações;
- Dados duplicados ou inconsistentes;
- Contatos e endereços desatualizados;
- Dificuldade para visualizar o histórico completo de cada cliente.
Com um bom sistema de vendas, tudo isso fica para trás. O cadastro de clientes passa a ser único, centralizado e atualizado em tempo real, por qualquer membro da equipe que tenha acesso.
Esse tipo de base traz vários benefícios para o dia a dia:
- Evita retrabalho: todos acessam as mesmas informações, atualizadas e organizadas;
- Facilita o relacionamento: histórico completo de interações, preferências e negociações sempre à mão;
- Garante segurança: dados protegidos e com controle de quem pode visualizar ou editar;
- Melhora a produtividade: menos tempo procurando informações, mais tempo vendendo;
No CRM do Agendor, o cadastro centralizado é um dos pilares da plataforma: simples de usar, permite que sua equipe consulte e atualize dados rapidamente, de onde estiver, com total segurança.
Reflita: sua equipe hoje consegue acessar informações de clientes com facilidade? Se a resposta for “não”, esse é um ponto que merece atenção.
Exemplo de uma base de clientes centralizada em um sistema CRM
6- O sistema de vendas exige longos treinamentos ou é mais intuitivo?
Esse é um ponto fundamental na hora de escolher: seu sistema de vendas será fácil de aprender ou vai exigir semanas de treinamento e adaptação?
Não existe uma resposta única e tudo depende da realidade da sua empresa.
Em alguns casos, sistemas mais complexos podem ser necessários, especialmente quando o processo comercial envolve muitas etapas, integrações com outros setores ou regras de negócio bem específicas.
Nestes cenários, um tempo maior de adaptação pode ser inevitável e até bem-vindo, desde que traga eficiência no longo prazo.
Por outro lado, se o foco é ganhar agilidade, colocar a equipe pra rodar logo e evitar grandes investimentos em capacitação, o ideal é optar por um sistema de vendas mais intuitivo e simples de operar.
Vale se perguntar:
- A equipe tem familiaridade com tecnologia ou prefere algo mais direto?
- O tempo para implantação impacta o seu negócio?
- O sistema oferece suporte e materiais que ajudam no processo de aprendizado?
Reflita: o que faz mais sentido para o seu time: rapidez na adoção ou uma solução mais robusta, que demande mais tempo, mas entregue mais customizações?
Leia também: Cultura de CRM: a chave para o sucesso da equipe de vendas
7- O sistema de vendas permite manter um histórico completo das interações com o cliente?
Manter um histórico organizado de tudo que foi conversado com o cliente, seja por e-mail, telefone, reuniões ou até mensagens, pode ser um grande diferencial para muitas equipes comerciais.
Ter esse registro facilita (e muito), afinal você pode:
- Consultar rapidamente o que já foi combinado, evitando retrabalhos e ruídos de comunicação;
- Personalizar o atendimento, entendendo o momento e as necessidades específicas de cada cliente;
- Agilizar o processo comercial, sem precisar caçar informações perdidas em caixas de e-mail ou anotações soltas.
Analise se a ferramenta oferece:
- Centralização de informações, evitando que dados importantes fiquem espalhados em planilhas ou anotações manuais;
- Registro completo das interações com clientes, facilitando o acompanhamento do histórico de negociações como, por exemplo, registros de e-mails, mensagens de WhatsApp e ligações;
- Relatórios e dashboards, fornecendo filtros de atividades com base em tipo de setor e período, por exemplo.
O CRM do Agendor, por exemplo, permite que todo o histórico de interações fique salvo automaticamente, facilitando o acesso rápido e garantindo que ninguém perca o contexto ao retomar uma negociação.
Confira um exemplo de histórico de negociação dentro do CRM do Agendor:
8- O sistema de vendas permite integração com outras plataformas, como o ERP da sua empresa?
Na hora de escolher um sistema de vendas, é importante pensar além do dia a dia comercial.
Ele também precisa conversar bem com outras ferramentas que a sua empresa já utiliza como, por exemplo, o ERP (sistema de gestão empresarial), que normalmente concentra informações financeiras, fiscais e de estoque.
Antes de escolher, vale avaliar:
- O sistema de vendas se conecta facilmente ao ERP que você já usa?
- Ele permite automatizar processos importantes, como a geração de pedidos?
- A equipe de vendas conseguirá trabalhar com mais fluidez, sem depender de processos manuais?
No caso do Agendor, por exemplo, a integração é bem simples:
- Ele permite conexão com ERPs como o Bling e o TinyERP, entre outros.
- Dá para sincronizar a base de clientes, criar pedidos automaticamente e agilizar processos do dia a dia.
- Além disso, possui uma API aberta, o que facilita ainda mais a criação de integrações personalizadas com os sistemas que a sua empresa já utiliza.
Saiba mais sobre o uso de ERP e CRM nas empresas neste artigo de nosso blog: CRM e ERP juntos: como essa tecnologia funciona e quais as vantagens?
9- O sistema de vendas permite gerar relatórios e segmentar informações?
Em muitas situações, não basta só acompanhar os dados na tela: é importante ter relatórios que ajudem na análise de resultados, na tomada de decisões e até no apoio às reuniões estratégicas.
Além disso, poder segmentar essas informações por cliente, região, produto ou vendedor, torna o trabalho comercial muito mais direcionado e eficiente.
Um bom sistema de vendas deve permitir que você:
- Gere relatórios claros e organizados, prontos para apresentar em reuniões ou para acompanhar a evolução das metas;
- Filtre os dados conforme a necessidade: por tipo de cliente, região, categoria de produto ou desempenho da equipe;
- Acesse informações em tempo real, garantindo decisões baseadas em dados atualizados;
- Compartilhe esses relatórios com outras áreas, como marketing ou financeiro, sem precisar perder tempo ajustando planilhas.
Esses recursos são essenciais para quem quer transformar a gestão comercial em um processo mais estratégico, com foco em resultados concretos.
O CRM do Agendor, por exemplo, oferece relatórios automáticos e segmentações personalizadas, que ajudam gestores a identificar rapidamente:
- Onde estão as melhores oportunidades;
- Quais etapas do funil precisam de mais atenção;
- E como cada vendedor está performando.
Saiba mais: Conheça todas as soluções do Agendor e veja como ele pode ajudar seu negócio.
10- O sistema de vendas ajuda a acompanhar e melhorar o desempenho da equipe?
Já imaginou poder saber quantas ligações cada vendedor fez, quantas reuniões foram marcadas e propostas enviadas e como esses esforços impactam diretamente nos resultados?
Essa é uma das funções mais estratégicas de um sistema de vendas: permitir que você acompanhe não só os resultados finais, mas também o caminho percorrido pela equipe até chegar lá.
Hoje, a gestão comercial não se baseia apenas em metas batidas ou valores vendidos. Ela valoriza também:
- O esforço e a produtividade de cada vendedor;
- A identificação de pontos fortes e pontos de melhoria;
- A capacidade de ajustar estratégias com base em dados concretos.
Um bom sistema de vendas deve permitir que você:
- Monitore indicadores importantes, como número de contatos feitos, propostas enviadas e taxa de conversão;
- Visualize a performance individual e coletiva, entendendo quem está superando metas e quem precisa de apoio;
- Acompanhe o ciclo de vendas, avaliando o tempo médio para fechar negócios;
- Identifique gargalos, como etapas do funil que precisam de ajustes ou motivos recorrentes de perda de vendas.
No CRM do Agendor, por exemplo, essa análise é facilitada por recursos como:
- Relatórios personalizáveis, que mostram desde os resultados até a produtividade da equipe.
- O Painel de Vendas, que oferece uma visão completa e intuitiva do desempenho, incluindo métricas como taxa de conversão, receita total e tempo médio de fechamento.
- Ferramentas para acompanhar os KPIs mais relevantes para o seu negócio, como ticket médio e motivos de perda.
Ao contar com esse tipo de recurso, você consegue:
- Tomar decisões mais estratégicas;
- Identificar oportunidades de melhoria;
- Apoiar e desenvolver o time de forma mais assertiva.
Com o sistema de CRM do Agendor, você poderá aplicar uma estratégia que te dê mais segurança sobre seu processo de venda, mais organização, maior poder de negociação e que promova a alta performance e independência do seu time.
Quer fazer um teste gratuito? Temos a opção certa para você usar os recursos grátis do CRM do Agendor!
Dúvidas comuns sobre sistemas de vendas
1. Qual a diferença entre sistema de vendas e CRM?
Muita gente confunde os dois termos e está tudo bem, porque eles realmente têm semelhanças em muitos pontos.
De forma prática:
- Um sistema de vendas é qualquer ferramenta que ajuda a organizar, controlar e melhorar as atividades comerciais. Pode incluir desde o cadastro de clientes até o envio de propostas, geração de relatórios e acompanhamento de metas;
- Já o CRM (Customer Relationship Management) é um tipo mais completo e estruturado de sistema de vendas, focado em gerenciar o relacionamento com o cliente, armazenando todas as interações e informações ao longo do tempo.
Ou seja:
- Todo CRM é um sistema de vendas, mas nem todo sistema de vendas chega a ser um CRM;
- O CRM normalmente oferece mais funcionalidades, como gestão de funil, automação de tarefas, análise de desempenho e integração com outros sistemas.
Na prática: para equipes que buscam mais organização, eficiência e foco no relacionamento com o cliente, um CRM costuma ser a escolha mais completa.
2. Como escolher e implementar um sistema de vendas na sua empresa?
Escolher e implementar um sistema de vendas é um processo que envolve análise e planejamento, não apenas contratar uma ferramenta e “sair usando”.
Aqui estão os passos mais importantes:
- Entenda as necessidades da sua equipe:
- O time trabalha mais presencialmente ou de forma remota?
- Precisa de automação ou prefere algo mais simples?
- Quais são os gargalos atuais no processo de vendas?
- Pesquise e compare as opções:
- Verifique quais sistemas atendem ao seu tipo de negócio e ao tamanho da sua equipe;
- Avalie recursos como relatórios, integração com outros sistemas e facilidade de uso.
- Considere o suporte e o tempo de implementação:
- Nem todo sistema é rápido de implementar — alguns exigem adaptações, treinamentos ou integrações complexas;
- Busque soluções que tenham suporte acessível e materiais de apoio.
- Envolva a equipe desde o início:
- A aceitação do sistema depende muito de quem vai usá-lo no dia a dia;
- Faça testes, peça feedbacks e ajuste conforme as necessidades reais do time.
Lembre-se: não existe um único caminho certo, mas sim aquele que se encaixa melhor à sua operação e aos seus objetivos.
3. Todo time precisa de um sistema de vendas ou só empresas maiores?
Essa é uma dúvida comum e a resposta depende muito do volume de clientes, da complexidade das negociações e do nível de organização atual.
- Para equipes pequenas, com processos simples e poucos clientes, pode ser que o controle em planilhas funcione por um tempo.
- Já para empresas em crescimento, com múltiplos vendedores e clientes, ou processos mais longos e complexos, um sistema de vendas se torna quase indispensável.
Isso acontece porque essa ferramenta ajuda a evitar:
- Perda de informações importantes;
- Falhas de comunicação entre equipe e clientes;
- Dificuldade de acompanhar resultados e melhorar processos.
Ou seja: não é sobre o tamanho, mas sobre o momento atual da sua organização e o quanto ela quer ganhar em organização, eficiência e visão estratégica.
4. Sistemas de vendas podem ser integrados ao WhatsApp?
Sim, muitos sistemas de vendas hoje já permitem alguma forma de integração com o WhatsApp, justamente porque ele é uma das principais ferramentas de comunicação com clientes.
Mas é importante considerar:
- Nem toda integração é igual: alguns sistemas permitem apenas enviar mensagens, outros registram conversas e até criam tarefas a partir delas;
- Verifique o que faz sentido para sua operação: integração total pode ser essencial para quem usa o WhatsApp como principal canal de vendas, mas pode ser dispensável em operações mais formais, baseadas em e-mail ou telefone.
Veja como integrar o CRM do Agendor com o WhatsApp:
5. O Agendor é um sistema de vendas? Por que ele pode ser ideal para minha equipe?
Sim, o Agendor é um sistema de vendas, mais especificamente um CRM desenvolvido para equipes que buscam organização, produtividade e eficiência no processo comercial.
Ele pode ser ideal para sua equipe se você procura:
- Uma ferramenta simples e intuitiva, que pode ser usada rapidamente, sem complicação;
- Automação de tarefas importantes, como lembretes de follow-up e geração de relatórios;
- Visão clara das oportunidades, com funil de vendas personalizável;
- Relatórios detalhados, para acompanhar a performance e tomar decisões baseadas em dados.
Além disso, o Agendor se destaca por ter sido criado com foco na realidade das empresas brasileiras.
Mas, como sempre, o ideal é analisar se as funcionalidades que ele oferece atendem às necessidades do seu processo de vendas.
Para te ajudar nessa decisão, dá só uma olhada nesse vídeo que explica tudo o que o Agendor faz em menos de 3 minutos:
6. Quais são os principais erros ao escolher um sistema de vendas?
Alguns deslizes são bem comuns e podem trazer dor de cabeça:
- Escolher apenas pelo preço: sistemas muito baratos podem não ter os recursos que sua equipe precisa;
- Ignorar a facilidade de uso: se for difícil de operar, ninguém vai usar, e o investimento será perdido;
- Não envolver a equipe na escolha: quem mais vai usar o sistema precisa ter voz nesse processo;
- Deixar de avaliar o suporte: problemas e dúvidas surgem e ter um suporte disponível faz toda a diferença;
- Não pensar na integração com outras ferramentas: escolher um sistema “isolado” pode gerar mais trabalho e retrabalho.
A dica é: pense no sistema de vendas como um parceiro da sua operação, e não apenas como mais uma despesa.
7. Quanto custa, em média, um sistema de vendas?
Não existe um valor fixo — o custo depende de vários fatores:
- Modelo de contratação: a maioria funciona por assinatura mensal, com valores que variam conforme o número de usuários ou planos/funcionalidades contratadas;
- Complexidade da operação: sistemas mais robustos e personalizados podem custar mais;
- Serviços adicionais: como integrações específicas ou suporte técnico especializado.
O mais importante é avaliar:
- O valor que o sistema entrega para o seu processo;
- E se ele ajuda a aumentar a produtividade, melhorar os resultados e reduzir falhas — porque, no fim, o custo que realmente pesa é o da oportunidade perdida.
