Você sabe o que é um sistema de gestão e qual o seu potencial para os negócios? Provavelmente, já tenha utilizado ou utiliza atualmente algum, mas é comum não conhecer todos os detalhes sobre o seu importante papel para uma empresa. 

Além disso, muitas pequenas e médias empresas ainda enxergam esse importante recurso como um alto investimento para as suas operações. E, por isso, continuam realizando muitas das atividades que já podem ser automatizadas de forma manual ou com recursos menos avançados e seguros – tais quais as planilhas de Excel.

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Se você chegou até este artigo querendo saber mais sobre o que é um sistema de gestão, vamos explicar sua função, apresentar os tipos existentes e listar as principais vantagens de investir em um. 

Ah, e a boa notícia é que, atualmente, já existem excelentes sistemas de gestão com preços acessíveis para PMEs. Uma excelente possibilidade para acelerar resultados e permitir o crescimento para outro patamar!

O que é sistema de gestão

Para entendermos o que é um sistema de gestão, vale a pena olhar para o significado da palavra “sistema”, segundo o dicionário: distribuição e classificação de um conjunto de elementos de acordo com uma ordem estabelecida.

Quando falamos em um sistema de gestão, portanto, estamos falando da organização da gestão de uma empresa por meio de processos.

E, atualmente, isso é feito por meio de softwares. Esses programas digitais cumprem o papel de facilitar o dia a dia administrativo de uma empresa, principalmente pela automatização de processos

Os sistemas de gestão, portanto, substituem planilhas de excel e outras ferramentas menos avançadas que são utilizadas pelas empresas para unificar informações de diversos departamentos da organização.

Eles consolidam e integram dados de vendas, finanças, logística, RH, entre outros, e permitem que a gestão ocorra de uma forma muito mais organizada. 

Os tipos de sistema de gestão

Existem dois tipos diferentes de sistemas de gestão – ERP e CRM, que cumprem também diferentes funções. Saiba mais sobre eles!

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, termo que pode ser traduzido para o português como Planejamento de Recursos da Empresa.

Um sistema de ERP, então, é voltado para a organização de processos relacionados aos diferentes recursos com os quais conta uma empresa, com foco especial para os recursos financeiros.

Em um ERP são realizados os controles financeiro, fiscal e contábil e isso inclui atividades como:

  • gestão logística;
  • gestão de estoque;
  • emissão de notas fiscais;
  • pagamento de tributos;
  • informações sobre funcionários;
  • entre outros. 

Esse tipo de modelo de gestão tem a grande vantagem de conectar as áreas em uma operação, por meio de processos muito bem definidos.

Ao se realizar uma venda, por exemplo, após o departamento comercial informar o fechamento do negócio, o setor financeiro já tem as informações para emissão da nota fiscal e para incluir no orçamento financeiro da empresa.

Ao mesmo tempo, o setor de logística já pode separar os itens para envio e fazer a gestão do estoque. E o departamento responsável por produto e planejamento gerencia o forecasting. Tudo por meio do sistema!

É interessante observar, ainda, que existem modelos de ERP customizados para diversas atividades e segmentos de mercado – por exemplo, indústria, varejo e serviços. Assim, é possível encontrar aquele que mais se adequa à sua realidade de operações. 

CRM (Customer Relationship Management)

O outro tipo de sistema de gestão existente é também o mais importante para as operações de vendas!

CRM é a sigla para o termo Customer Relationship Management (Gestão do Relacionamento com o Cliente) e o sistema voltado para este foco é responsável por reunir todas as informações relacionadas ao funil de vendas.

Pensando que cada vez mais as relações comerciais precisam ser centradas no cliente, é essencial contar com um software que reúna todas as informações sobre as empresas e os contatos dentro delas que são abordados pela sua organização, desde a primeira interação até a fidelização.

Os sistemas de CRM dão suporte à gestão comercial, organizando informações para que haja:

  • Melhor previsibilidade de vendas;
  • Aumento da satisfação do cliente;
  • Redução da taxa de cancelamento;
  • Controle sobre o histórico de relacionamento com clientes;
  • Campanhas de vendas baseadas em dados;
  • entre outras vantagens. 

É um importante recurso, ainda, para negócios que possuem profissionais dedicados a diferentes fases do funil de vendas, como SDRs, Executivos de Vendas e CSs.

Assim, eles contam com todas as informações necessárias sobre as etapas anteriores para que possam realizar suas atividades com qualidade.  

Vantagens de contratar um sistema de gestão

Já mencionamos alguns benefícios em se contratar um ERP ou um CRM, mas, abaixo, listamos as principais delas!

Fácil uso de indicadores para a tomada de decisão

Com sistemas de gestão, o tempo de levantamento de dados e relatórios é praticamente zero. Assim, os indicadores passam a fazer parte de fato do dia a dia do negócio, apoiando a tomada de decisão.

Melhor utilização dos recursos da empresa

A partir do uso desses dados, é possível também utilizar da melhor maneira os recursos da empresa. Isso acontece pois há uma boa visão do fluxo de caixa e previsibilidade de vendas e de produção.

Otimização do tempo da equipe

Os recursos humanos da empresa também são melhor utilizados com o apoio de um sistema de gestão.

Ao deixar de perder tempo com planilhas de excel e criação de relatórios, os funcionários podem dedicar sua atenção para atividades mais estratégicas. 

Redução de burocracia e falhas em processos

Os processos da empresa e de vendas também ganham eficiência na utilização de softwares de gestão.

Primeiro porque todas as etapas são mapeadas e, segundo, por existir clareza para todos sobre o que deve ser feito.

As falhas também são reduzidas, uma vez que o sistema documenta tudo que precisa ser executado.

Identificação de gargalos

Facilidade na análise de dados e documentação de processos dentro de uma única plataforma permitem aos executivos da empresa também encontrar os gargalos para o crescimento.

Após uma negociação, o faturamento do pedido demora a ser realizado no financeiro? Há falta constante de itens no estoque? O cancelamento de clientes é maior dentro da carteira de um vendedor?

A partir disso, é possível tomar ações e decisões que tornem a empresa ainda mais eficiente. 

Gestão mais estratégica

Por fim, todas as vantagens anteriores podem ser traduzidas nesta: com o apoio de sistemas de ERP e CRM, é possível ter uma gestão mais estratégica de uma empresa.

E, já falamos bastante aqui no blog do Agendor, organizações que dedicam mais atenção para o planejamento e a gestão estratégica, conseguem se manter mais competitivas em um mercado tão concorrido como o nosso. 

Sistema de gestão: retorno que justifica o investimento

Sistemas de gestão como ERP e CRM são ferramentas obrigatórias para as empresas que desejam passar por um processo de transformação digital para se adequar à nova realidade do mercado.

São também recursos fundamentais para que o negócio prospere e continue entregando valor para a sociedade.

Quando integrados, esses dois sistemas são valiosos.

Então, se ainda tem dúvidas sobre a necessidade de implementá-los, nosso convite é que você reflita o quanto esse investimento será capaz de trazer retorno a médio e longo prazo. Uma decisão importante para o sucesso da sua empresa!

Uma das principais vantagens de um sistema de gestão para o negócios é a análise de dados para a tomada de decisão. Quer se aprofundar neste tema? Então confira nossa apresentação gratuita com 8 Indicadores de performance que todo vendedor deveria usar!