Processos são excelentes ferramentas para organizar o fluxo de produção de um produto ou serviço em qualquer tipo de empresa, independente de seu tamanho.

A correta utilização deles permite uma série de benefícios. Mas o seu excesso – como em diversas áreas da vida – acarreta problemas e gera algumas burocracias desnecessárias, que acabam causando lentidão e outros efeitos indesejados.

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Por isso, é importante desburocratizar os processos “engessados” através da automação de processos.

Você já ouviu falar deste termo? Sabe o que é automação de processos? Então continue lendo o artigo até o final para entender seus benefícios e como ela pode ajudar sua empresa.

Você descobrirá como automatizar processos em seu negócio.

Um contexto sobre a importância dos processos empresariais

Como falamos na introdução deste artigo, a implantação de processos é fundamental para qualquer empresa se organizar, mesmo que seja algo mínimo e com poucos passos, mas que possa trazer um pouco de organização em alguma área.

O importante é que um processo nunca seja definido como “concluído”, pois é sempre importante rever as etapas e ir melhorando aos poucos.

Uma forma muito utilizada e interessantíssima para gestão de processos é o modelo PDCA (Plan, Do, Check, Act ou Adjust) ou, em tradução livre: Planejamento, Execução, Análise (ou Controle) e Ação (ou Ajuste).

Esse modelo cíclico (também conhecido como ciclo PDCA) consiste em definir as etapas do processo e garantir – sempre – que o mesmo está sendo monitorado e em aprimoramento constante.

Ciclo PDCA - automação de processos

Mas o que cada fase contempla e quais os benefícios de aplicar este modelo? Vamos conferir como automatizar processos com o ciclo PDCA!

Quatro passos para a automação de processos: o modelo PDCA

Agora que você já entendeu o que é automação de processos, veja como abandonar um processo anual e instaurar a automatização, usando o modelo PDCA:

1- Planejamento

Na primeira etapa do ciclo, temos a definição de alguns itens fundamentais para o processo funcionar.

O primeiro ponto é estabelecer objetivos e o fluxo de ações que irá garantir – ou aproximar – os resultados desejados.

O estabelecimento de objetivos nos permite “prever” alguns pontos de melhoria para o futuro, já que as expectativas nos dão um caminho para seguir. Esse conceito de previsibilidade é muito importante em todo o ciclo do processo, afinal, ninguém quer ser pego desprevenido com um resultado inesperado, correto?

A segunda etapa do planejamento define os métodos que irão permitir o atingimento dos objetivos.

Por exemplo:

Um processo de vendas pode ter como objetivo a realização de 10 novos negócios mensais, mas como isso será possível? Quais são as etapas, dentro do processo, que irão dar condições para o vendedor buscar esse número?

Nesse exemplo, poderá ser definido como métodos que levarão aos objetivos:

  1. A quantidade diária necessária de prospects para alcançar;
  2. Definição do follow-up após cada contato;
  3. Estabelecimento de um percentual máximo de descontos para negociações;
  4. Para prospects que não respondem um contato, como a situação será conduzida pelo vendedor;
  5. Etc.

Como vimos, a etapa de planejamento busca dar previsibilidade em todo o processo, além de definir um “horizonte” de trabalho, que nada mais é do que um objetivo a ser buscado com a execução dos métodos contidos no processo.

2- Execução

Saindo da parte de planejamento, partimos para a parte de execução da automatização de processos. Ela consiste em aplicar todos os métodos previstos para buscar um resultado.

Mais do que apenas executar, essa etapa do ciclo PDCA consiste, também, em coletar dados para análises futuras, afinal, não é possível melhorar algo se não conhecermos o problema profundamente.

Outro ponto importante na fase de execução é a questão da comunicação de cada etapa: não devemos simplesmente colocar os colaboradores para executar uma série de métodos sem prévio conhecimento, é preciso capacitar e treinar a execução dos envolvidos no processo.

3- Análise (ou controle)

O processo foi planejado, os colaboradores foram capacitados e a execução está acontecendo normalmente, sem maiores problemas.

Mas ainda é preciso fazer mais para conseguirmos uma boa automação de processos.

Como falamos no item anterior, a execução precisa prover meios de medição sobre seu desempenho, já que esses dados irão ser aplicados no momento da análise.

automação de processos

Com dados em mãos, é preciso verificar se a execução está ocorrendo normalmente e, com isso, se será possível atingir os objetivos.

É comum que essa etapa identifique diversos pontos de melhoria, seja na aceleração de uma etapa de execução ou na adição de mais controles para garantir a segurança em determinado momento.

Uma vez que os desvios sejam identificados, temos condições de partir para o próximo, e último, passo da automação de processos: a etapa de ação (ou ajuste).

4- Ação (ou ajuste)

Processo planejado, executado e analisado, é hora de realizar um ajuste fino para tirar a máxima eficiência de cada etapa, antes da definitiva automação de processos.

Na última etapa do ciclo PDCA, temos o processo de melhoria contínua, onde iremos concentrar esforços para fazer ajustes ou, se for o caso, aprimorar o que já está funcionando muito bem.

Basicamente, a etapa de ação se divide em 3 itens:

  1. Ações de melhoria contínua:​ onde serão identificados pontos que não são um problema para o processo, mas que podem ter seu desempenho alavancado; Exemplo: como melhorar o desempenho do cadastro de usuários em um sistema CRM.
  2. Ações de prevenção de falhas:​ onde serão identificados os pontos críticos na execução de um processo e que poderão gerar consequências graves; Exemplo: não há backup para o cadastro de usuários no sistema ERP, como isso será resolvido para evitar um problema grave em caso de perda dos dados?
  3. Ações de correção de falhas:​ este é o pior caso, já que envolve o tratamento de um problema, previsto ou não, que aconteceu. Ainda assim, essa ação é importantíssima para o ciclo como um todo. Exemplo: os dados dos usuários do sistema foram corrompidos, como iremos proceder?

Como vimos, a etapa de ação é fundamental para o ciclo PDCA – e dentro de um bom processo no geral. Sem ela, certamente ficaremos com um processo incompleto e pior: suscetíveis aos erros de planejamento.

Próximo passo: identificação de pontos para automatizar

Agora que temos um contexto do modelo PDCA e de seus benefícios, iremos focar apenas nas duas últimas etapas: ​Análise e Ação​.

Para esse ponto, precisamos fazer um exercício enquanto olhamos para a execução de determinada etapa de um processo. Com 3 perguntas simples podemos ter uma ideia do que podemos melhorar através da automação:

  1. Quanto tempo perco na execução da tarefa?
  2. Tenho informações suficientes para tomar uma decisão ou analisar mais profundamente?
  3. Quanto essa etapa custa para a empresa?

Dentro da realidade da sua empresa, muitas horas na execução das tarefas e nos custos podem ser um sinal de necessidade de intervenção. A falta de mais dados para análise também nos indica que tem algo a ser melhorado.

Traga essa análise para sua realidade e veja se, realmente, há espaço para melhoria.

Mas qual o problema dos processos manuais?

Poucas pessoas procuram pensar sobre o assunto, mas os processos manuais, na maioria das vezes, geram desperdício de tempo e dinheiro para as empresas, além de impedirem uma análise mais profunda da situação.

Imagine o gerenciamento de um funil de vendas através de planilhas do Excel. Apesar de funcionar, até certo ponto, ele fica inviável em grande escala.

Dentro desse escopo, é necessário que um funcionário fique dedicado em manter a planilha atualizada e funcionando.

Qualquer informação necessária precisará, obrigatoriamente, passar por essa pessoa, que poderá ficar sobrecarregada com as requisições para manutenção desse funil.

Nesse sentido, um sistema CRM otimiza o tempo da empresa e permite que várias pessoas tenham acesso fácil às informações, na hora que for necessário e muito mais rapidamente do que o exemplo anterior.

O sistema automatiza as tarefas de gerenciamento do funil, economizando tempo e dinheiro de manter um funcionário dedicado para esta tarefa.

Automações de processos: questões fundamentais e benefícios

Uma vez identificado o problema dentro de determinada etapa, chegou a hora de agir.

Para identificar se uma ferramenta irá resolver o problema causado pelo processo manual, é preciso se atentar para esses itens:

  • Quanto será o custo da automação?
  • Haverá economia de dinheiro após a implantação?
  • Haverá economia de tempo após a implantação?
  • Haverá melhoria na tomada de decisões?
  • Terei mais segurança das informações?

Se a resposta for positiva para todas (ou a maioria) das questões acima, você certamente será beneficiada pela automação do processos. Na realidade, a grande maioria das empresas em pleno crescimento necessitam automatizar seus processos. Então, provavelmente, esse seja também o seu caso.

Se for possível, calcule ​quanto​ tempo e dinheiro serão economizados com a automação. Além de contribuir para a adoção da ferramenta, isso irá demonstrar para outros colaboradores a importância da automação, quebrando as barreiras que a mudança irá ocasionar.

Bônus: como encontrar ferramentas de automação de processos?

Ok, você entendeu toda a importância da automação de processos, mas como você pode começar a pensar nisso ou achar uma solução, se for o caso?

Uma dica valiosa é ir até seu buscador preferido e procurar por aquilo que você precisa automatizar:

“Automação ” + “Nome do processo”

Por exemplo:

“Automação de reembolso de despesas”

ou

“Automação de funil de vendas”

E por aí vai. Certamente você descobrirá diversas opções para seu caso.

Conclusão: a importância da substituição do processo manual

A substituição de processo manuais é fundamental para economizar os recursos da organização, mas também contribui imensamente para melhorar o desempenho dos colaboradores e utilizar seus conhecimentos de forma eficiente.

Atualmente, existem diversas ferramentas no mercado que buscam resolver problemas específicos em diversas áreas. Portanto, está cada vez mais fácil buscar alternativas e melhorar os resultados empresariais.

Faça uso dessas soluções e otimize a gestão da sua empresa. Certamente isso fará uma enorme diferença no futuro.

Guilherme Costantin Tângari é Engenheiro eletricista com Mestrado em Ciência da Computação e atuou durante 5 anos como CTO da startup MahaGestão, que teve oportunidade de exibir no Techcrunch disrupt. Também foi CEO de uma fábrica de aplicativos móveis e hoje atua como CEO na Espresso, uma startup B2B com foco em Reembolso de Despesas Corporativas, que foi acelerada pela melhor aceleradora de startups da América Latina, a ACE, e já fechou duas rodadas de investimentos.

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