Com a evolução da tecnologia, o sistema comercial ganhou mais relevância dentro das atividades de gestão dos negócios. Hoje, é possível encontrar vários fornecedores desse tipo de solução empresarial no mercado e por preços variados.

Os critérios que devem nortear a busca por um sistema eficiente são buscar empresas com experiência em processos comerciais e que ofereçam um produto amigável e fácil de usar.

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Como um profissional de vendas, independentemente do setor de atuação, o sistema comercial é uma ferramenta de trabalho que organiza, gerencia e agiliza a rotina de trabalho. 

Se você pensar na quantidade de tarefas que existem no setor de vendas — da prospecção, passando pela negociação até o gerenciamento de clientes —  ter um sistema de organização é bastante útil. 

A visão do todo é importante para manter tarefas como cotações de preço, faturamento e tarefas administrativas sempre em dia. 

Pensando  nisso, o sistema comercial agrega mais eficiência ao dia a dia da equipe. Para entender melhor sobre essa ferramenta, vamos abordar neste post: 

  1. O que é um sistema comercial;
  2. Principais componentes e benefícios na organização das atividades;
  3. Erros comuns na fase de implementação;
  4. Dicas para escolher o melhor fornecedor de sistema comercial.

Está sem tempo para ler o conteúdo? Gostaria de poder acompanhá-lo enquanto dirige, caminha ou realiza outra atividade? Então não perca tempo e ouça este artigo na íntegra. Basta clicar no play! Agradecemos o seu feedback nos comentários 🙂

O que é um sistema comercial?

Um sistema comercial é um software usado em empresas para fazer o gerenciamento e o controle do fluxo das atividades de vendas.

A internet contribuiu muito para a evolução da infraestrutura desse tipo de sistema que ganhou funcionalidades que automatizam grande parte do trabalho da equipe responsável pela gestão comercial

Com um sistema comercial, as empresas, independentemente do tamanho e setor de atuação, conseguem administrar suas operações, o que favorece o desempenho do negócio como um todo. 

Por exemplo, muitos sistemas emitem relatórios automáticos das vendas de acordo com um  período específico que pode ser selecionado. 
Alguns modelos de sistema comercial também incluem funções para fazer o gerenciamento da equipe, melhorando o rendimento, a divisão e o acompanhamento das tarefas de cada membro. Além de ajudar na redução de custos.

Características comuns de um sistema comercial

Como falamos acima, os sistemas comerciais variam em suas funcionalidades, então uma empresa pode ter desde um sistema básico até um mais complexo.

Essa escolha depende basicamente do tamanho do negócio. Não seria viável um pequeno negócio, no início de suas operações, ter um software robusto para gerenciar suas vendas e outras tarefas do negócio. 

Algumas características recorrentes dos sistemas comerciais e úteis para todo negócio:

  • Acompanhamento de venda;
  • Fluxo de caixa (contas a pagar e a receber);
  • Controle de estoque;
  • Gestão de lojas;
  • Acompanhamento do cliente;
  • Atualizações automáticas de preços;
  • Contabilidade geral.

Essas funcionalidades contribuem para obter dados mais precisos das atividades dos negócio, das vendas em si, do desempenho da equipe de vendedores, aumentando sua produtividade. 

Principais componentes e benefícios na organização das atividades

Componentes de um sistema comercial

Para escolher o sistema comercial adequado é importante conhecer os tipos de sistema comercial, como eles são instalados, atualizados, etc.

Além de sua empresa se encaixar em um dos modelos de sistema disponíveis, os sistemas também precisam oferecer as funcionalidade que sua empresa precisa.

Uma das características principais entre os componentes e o tipo de instalação do sistema comercial:

  • No local: é o modelo de software tradicional, onde você adquire uma licença de uso e instala nos computadores da empresa. O arquivo de instalação, geralmente, é baixado (antigamente eram os CD-ROMs) no computador e o fornecedor libera versões do programa periodicamente. 
  • Baseado em nuvem: são os atuais softwares SaaS (Software como Serviço). Neste caso, não é preciso baixar arquivo ou atualizá-lo. Os dados e as atualizações são sincronizadas na nuvem e podem ser acessados em qualquer vários dispositivos — computador, aplicativos, etc. 

Além do formato de instalação, os planos precisam ser acessíveis e os meios de pagamentos seguros para que seja possível escolher a opção mais flexível e ter seus dados protegidos. 

Especialmente para as PMEs, os componentes do sistema comercial precisam ser fáceis o suficiente para serem bem integrados às rotinas de negócios já existentes.

Benefícios na organização das atividades

Um sistema comercial desempenha tarefas importantes do dia a dia, além de armazenar e atualizar automaticamente as informações inseridas pelos vendedores. 

Entre os benefícios da ferramenta podemos citar: 

  • Segurança e eficiência no processamento de dados. Os sistemas comerciais são configurados para otimizar tarefas manuais e economizar tempo com tarefas repetitivas. Além disso, são sistemas seguros, muitos criptografados para evitar o roubo de informações;
  • Panorama amplo das atividades do negócio. Com os relatórios, os painéis de controle e o acompanhamento de cada membro da equipe, dentro outros detalhes é possível acompanhar em tempo real o andamento da empresa. As ferramentas do sistema comercial devem ser usadas para extrair dados que vão orientar a tomada de decisão, aumentar a produtividade e o potencial de ganhos; 
  • Organização dos serviços em códigos de identificação;
  • Acompanhamento dos trabalhos fechados com cada cliente, etc.

Todas as tarefas acima são simplificadas com o uso de um sistema comercial. Os softwares mais robustos agregam ainda mais capacidade de processamento e gestão das informações. 

Visualizando o cenário como um todo, os donos de negócio conseguem aparar arestas e manter ativos apenas os processos de negócios realmente necessários. 

A equipe de vendas se beneficia muito desses recursos, pois pode aproveitar a automação para eliminar processos repetitivos e que eram preenchidos a mão, favorecendo aos erros e até perda de arquivos.

Na imagem abaixo, mostramos mais quatro pontos relativos aos componentes e que beneficiam muito o trabalho diário:

sistema-comercial-2

Apesar ser bastante útil, o sistema comercial ainda não está na realidade de todas as empresas. Os métodos manuais e as planilhas de Excel ainda são a base da gestão de muitos negócios.

A vantagem é que os sistemas comerciais atuais conseguem trazer os dados antigos para a nova plataforma, preservando o histórico comercial da empresa.

Os benefícios que o sistema comercial agrega supera, e muito, as desvantagens e o trabalho mais pesado da fase de implementação.

Basta organizar o processo, envolver a equipe e redobrar a atenção em cada atividade para que as informações não se percam. 

Falando na fase de implementação de um sistema comercial, citamos abaixo quatro erros frequentes das empresas que você pode evitar no seu negócio. Confira!

4 erros comuns na fase de implementação

Quando uma empresa tem o objetivo de aprimorar seu processo de vendas, normalmente, escolhe implementar um sistema comercial. Afinal, como vimos, o software permite acompanhar em tempo real tanto o trabalho interno quanto as demandas dos clientes.

Para conseguir este grau de excelência é importante que a implementação seja bem executada desde o início.

Seguindo essa ideia, separamos abaixo quatro erros comuns durante a implementação de sistemas comerciais que sua empresa pode evitar. 

1. Escolher o melhor sistema comercial do mercado

Calma que vamos explicar. Toda empresa busca a melhor solução do mercado para implementar no seu negócio. Mas nem sempre a solução “top de linha” do mercado é a ideal.

Os sistemas mais robustos possuem vários funcionalidades, muitas delas avançadas, e que suas operações nem passam perto desse patamar.

Por isso, se você desconsiderar as necessidades reais de uso da equipe para atender os clientes com qualidade, pode acabar com um cavalo de Troia no coração da sua gestão comercial.

Para evitar esse erro, reúna a equipe de vendas e conversem sobre as dificuldades atuais do trabalho e como os funcionários acham que isso pode ser resolvido. 

Aproveite o momento para pegar indicações de sistema comercial que por ventura alguém conheça e tenha boas referências. 

2. Deixar de lado as prioridades da equipe

Agora que você sabe as necessidades da sua equipe e o que é realmente essencial para que eles desenvolvam o trabalho, é hora de ir em busca de opções.

Além de pesquisar sobre aquelas indicadas pela equipe, faça pesquisas extras no mercado. Mas atenção: seja objetivo e focado na busca para reunir opções realmente adequadas.

Se você deixar de lado as necessidades do seu time, sua pesquisa pode retornar apenas opções super potentes, mas com mil funcionalidades que o negócio ainda não precisa. 

Para evitar esse erro, organize as necessidades apontadas pela equipe por grau de importância e priorize essas características na hora de pesquisar.

Assim, você consegue uma lista de opções que possuem os recursos essenciais para dar suporte às operações comerciais da empresa. 

3. Não acompanhar o processo de implementação

Você tem a lista de necessidades em mãos e na hora de procurar soluções no mercado, provavelmente, não vai conseguir encontrar todas reunidas em uma só solução.

Sempre vai faltar um detalhe ou outro. Caso você encontre um fornecedor que promete tudo, bom vale redobrar a atenção, pois a empresa pode não agir de forma transparente.

Uma empresa realmente idônea vai propor conversas e deixar claro o que da sua lista ela oferece e o que não e ainda pode te ajudar apontando outros recursos contidos que possam suprir suas necessidades. 

Por isso, é fundamental acompanhar de maneira próxima todo a fase de negociação até a implementação para saber exatamente o que sai e o que entra no pacote de funcionalidades.

4. Exagerar na quantidade de exigências de personalização

Com um fornecedor qualificado, você terá a abertura para negociar recursos e aprimorar a proposta de sistema comercial.

Nesse ponto, consistência é fundamental. Informe suas necessidades e confie nas respostas que receber de volta. Seu fornecedor deve mostrar compromisso em atendê-lo.

Em retorno, evite exagerar na hora de passar suas ideias de personalização. De preferência, concentre essa discussão na fase de elaboração da proposta

Isso facilita o acompanhamento na fase de implementação, pois a medida que o acesso ao software é padronizado os testes podem ser feitos.

Um detalhe extra importante é pedir uma seção de treinamento da empresa fornecedora para explicar para a equipe os principais recursos e como utilizar o sistema comercial.

Dicas para escolher o melhor fornecedor de sistema comercial

Agora que você sabe o que é, os benefícios e como implementar um sistema comercial sem erros, vem a etapa mais importante: encontrar o fornecedor ideal.

Se for a primeira experiência do seu negócio com este tipo de ferramenta, é importante analisar internamente algumas questões para poder negociar com propriedade. Por exemplo: 

  • Os recursos que esse sistema oferece atendem minha empresa?
  • Consigo sustentar esse investimento a longo prazo?
  • As opções de contrato são flexíveis?
  • Existem taxas escondidas (atenção às letras miúdas)?

Algumas características importantes de priorizar, principalmente, nas empresas que vão fazer o uso do sistema pela primeira vez é:

  • facilidade de uso;
  • variedade de planos de assinatura;
  • possibilidade de fazer upgrade de recursos adicionais;
  • segurança dos dados;
  • suporte de atendimento ao cliente importante.

Na hora de conversar com as empresa fornecedores para escolher o seu sistema comercial, tenha em mãos:

– Uma lista com os recursos que não podem faltar e algumas opiniões de conhecidos da sua área sobre o fornecedor em questão. 

– Para enxugar a lista de possíveis fornecedores, selecione aqueles que cobrem o maior número de necessidades para marcar uma reunião.

– Use como filtro para escolha o sistema de segurança, a facilidade de acesso e uso e a manutenção do sistema.

Um sistema comercial realmente eficaz é implementado facilmente e permite um gerenciamento de vendas simples, mas efetivo.

Assim, sua empresa vai conseguir atrair mais clientes e acompanhá-los com precisão durante toda sua jornada. 

Dica: faça um período de teste de amostra. Antes de padronizar a solução, teste o sistema comercial escolhido com um grupo de funcionários. Essa é uma forma inteligente de conduzir a implementação e solicitar ajustes nos recursos, se necessário. 

Quando trocar de sistema comercial?

Quem vive o dia a dia do negócio, sabe exatamente onde estão os principais gargalos do negócio. Algumas vezes, esse problema pode estar no sistema comercial. 

Nesse caso, entretanto, trocar todo o sistema comercial nem sempre é a solução. É preciso estudar a melhor abordagem e se o fornecedor atual pode oferecer melhorias.

Se o sistema atual não puder ser melhorado, aí sim a melhor opção é recomeçar ir em busca de uma nova solução. 

O fluxograma abaixo da empresa Software Advice vai ajudá-lo a analisar o panorama atual da sua empresa e qual é a melhor solução para reestruturar seu sistema comercial.

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Integração de processos: sistema de relacionamento com o cliente

Identificar as possibilidades de bons negócios com um sistema de automação comercial é parte fundamental para fechar transações lucrativas para a empresa.

Além de captar esses clientes com sucesso, o relacionamento depois de fechada a venda é crucial para que o serviço atenda às expectativas de ambos os lados.

É importante gerenciar cada uma das etapas e, atualmente, as empresas contam com soluções que automatizam essa tarefa e a tornam mais dinâmica.

Algumas funcionalidades de um sistema de relacionamento com o cliente são:

  1. Acompanhar o funil ou pipeline de vendas

Esqueça as planilhas desatualizadas ou sem as informações necessárias. Com um software de relacionamento com o cliente, seu Funil ou Pipeline de Vendas estará disponível em nuvem.

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  1. Definir seu próprio processo de vendas

 Contato > Envio de proposta > Negociação > Fechamento? Você poderá criar seus próprios parâmetros para cada etapa do Funil de Vendas, de acordo com os processos de sua empresa.

  1. Follow-up de clientes:

Com um sistema de relacionamento com o cliente, os membros da equipe recebem lembretes de visitas agendadas e compromissos, retorno de um e-mails, envio de um orçamento ou uma apresentação comercial tanto por e-mail, quanto via aplicativos.

Conheça o Sistema de Gestão e Cadastro de Clientes do Agendor e gerencie seus clientes com mais propriedade e segurança, garantindo que nenhum processo seja esquecido e que seu relacionamento com cada um seja mais próximo.

Agora é com você!

Estruturar um sistema comercial para o seu trabalho pode ser um passo importante na melhoria do seu desempenho de vendas e no acompanhamento de todos os processos envolvidos. Escolha o seu e dê o gás que faltava no gerenciamento das suas tarefas.