Trabalhar com a gestão de equipes externas pode ser um desafio e, muitas vezes, um problema para várias empresas, especialmente aquelas que ainda não adotaram uma cultura digital, com o uso de tecnologia em seus diferentes processos de gestão.

E por que isso tende a acontecer? Equipes externas têm particularidades no seu dia a dia, principalmente pelo fato de atuarem fora do ambiente físico da empresa, o que pode passar para os gestores uma ideia de falta de monitoramento mais próximo e entendimento da rotina deste trabalhador.

Para ajudar a sua empresa a realizar a gestão de tarefas das equipes externas de forma ágil e eficiente, trazemos neste artigo detalhes sobre esse modelo de trabalho e a rotina dos colaboradores, além de dicas de ferramentas e práticas.

Entenda o que é trabalho externo e o que diferencia esse modelo do home office

A princípio, trabalho externo e home office parecem ser a mesma coisa, apenas com nomes diferentes. Porém, não é bem assim. Ambas as modalidades de trabalho se diferenciam, inclusive de acordo com a legislação, especificamente após a Reforma Trabalhista.

Basicamente, o trabalho remoto — ou home office — depende do uso de tecnologias da informação e de comunicação como forma de manter a conexão entre os colaboradores que estão em casa e a empresa, não constituindo trabalho externo.

Já no trabalho externo, as atividades são necessariamente exercidas fora da empresa e, na maioria das vezes, este colaborador não precisa sequer comparecer presencialmente na sede. 

Entre os exemplos mais comuns desses profissionais, estão, é claro, aqueles que atuam com vendas externas, que têm sua rotina pautada nas visitas aos clientes. 

Conheça a rotina do trabalhador externo e como isso influencia na gestão de tarefas

É fundamental que a empresa conheça toda a legislação a respeito do trabalho externo, pois cada categoria possui uma diretriz legal própria que deve ser seguida.

Além disso, principalmente por possuírem uma rotina diferente de funcionários que atuam presencialmente e até em home office, a empresa deve ficar atenta à forma com que se relaciona com os colaboradores externos para que sejam devidamente valorizados e se sintam, de fato, parte do time. 

Ainda, especialmente com a pandemia da covid-19, as empresas devem garantir que a segurança e a saúde desses trabalhadores sejam preservadas, principalmente por se tratarem de funções que estão em constante contato com outros ambientes e pessoas.

Os esforços devem ser, principalmente, na busca por alternativas a situações que necessitam contato direto com clientes e fornecedores, por exemplo, a fim de evitar riscos de transmissão. 

Mais dicas para a sua gestão de vendas externas:

Técnicas de Vendas Externas

Veja como fazer a gestão de tarefas das equipes externas com uso da tecnologia

Com as diversas tecnologias disponíveis, realizar a gestão de tarefas das equipes externas, hoje, é muito mais fácil. 

A conexão e a interação entre as pessoas tende a ser mais assertiva, tornando o trabalho mais dinâmico e os resultados mais fáceis de serem alcançados e mensurados. 

Para isso, veja algumas dicas de ferramentas e softwares que comprovam essa realidade:

1. Agenda

A agenda virtual já é quase unanimidade, não só no ambiente profissional, mas na gestão dos compromissos e tarefas pessoais. Para os trabalhadores externos, essa tecnologia facilita principalmente na integração com outras equipes. 

Além disso, ela pode ser vinculada a outros softwares, por exemplo, de controle de tarefas e e-mails, permitindo que se tenha a visão dos principais compromissos, reuniões e tarefas a serem concluídas.

Também é possível compartilhar a agenda com outras pessoas, permitindo que sejam adicionados eventos em comum e que aqueles que necessitam ter acesso ao seu dia a dia consigam visualizar e adicionar informações.

2. Controle de ponto digital

A Consolidação das Leis do Trabalho – CLT define que toda empresa com mais de 20 funcionários deve controlar a jornada dos seus colaboradores. Porém, de acordo com o artigo 62 da CLT, a organização não será obrigada a fazer esse controle se houver uma incompatibilidade com a fixação dos horários dos funcionários. 

Com as tecnologias disponíveis, além da publicação da Portaria 373 do Ministério do Trabalho, que passou a permitir que as empresas façam a gestão da jornada utilizando softwares de controles de pontos alternativos, esse não é mais um problema.

Hoje, com um aplicativo de controle de ponto digital, instalado no smartphone ou tablet do trabalhador externo, ele consegue registrar seus horários de onde estiver. 

Além disso, essa ferramenta os auxilia no cumprimento correto do seu horário, sem extrapolar a jornada definida, o que pode gerar horas extras no trabalho externo de forma descontrolada.

Para as empresas, realizar o controle de jornada com essa tecnologia, além de entregar dados e relatórios que dizem muito sobre a produtividade das equipes externas, resguarda a empresa juridicamente, evitando processos trabalhistas.

3. Software de CRM

Os sistemas de CRM - Customer Relationship Management ou, em tradução, Gestão de Relacionamento com o Cliente, são plataformas que reúnem todas as informações sobre os clientes e o histórico de relacionamento com eles, além da visualização do funil de vendas em tempo real.

No contexto da gestão de equipes de vendas externas, esse software permite que o gestor de vendas possa fazer um acompanhamento muito próximo sobre as atividades e os resultados de cada profissional da área, sem precisar acioná-lo toda vez que precisar de alguma informação.

Existem ainda outras vantagens, como atualização das informações mesmo quando o app do vendedor estiver offline, auxílio para definição de rotas de visitas, integração com a agenda, entre outros. 

Veja como app Agendor pode ajudar na sua gestão de vendedores:

4. Aplicativos de comunicação

A comunicação ágil e transparente é requisito básico para as empresas. E quando se trata da gestão de equipes externas, realizá-la com eficiência é fundamental.

Comunicar-se à distância hoje já não é um problema, com tantas possibilidades e alternativas disponíveis no mercado e que permitem trocas de mensagens, chamadas de vídeo e envio de documentos. 

A empresa pode optar por utilizar um software já disponível ou elaborar um que reúna outras funcionalidades. O importante é estabelecer regras e condutas para manutenção da comunicação, especialmente por tratar-se de equipes de vendas externas que, geralmente, têm pouco contato presencial.  

5. Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem, hoje disponibilizado de forma gratuita por muitas marcas, é um dos principais aliados na gestão de equipes externas.

Isso porque disponibilizar arquivos, documentos e imagens pode ser feito sem que, para isso, o funcionário esteja presente na empresa. Além de eliminar, na maioria dos casos, a impressão e o uso do papel, reduz o tempo gasto para trocar informações.

Com acesso remoto e espaço em nuvem, é possível trocar, por exemplo, documentos autenticados e notas fiscais, que podem ser escaneados pelo smartphone.

Gestão de equipes externa humanizada

Para ter colaboradores externos engajados nos processos e que enxerguem nessas ferramentas benefícios para o próprio trabalho, é importante também seguir algumas dicas voltadas para a humanização e valorização das pessoas.

Isso porque, além de ter o controle e as informações nas mãos para saber exatamente o tempo que gastam para concluir um serviço ou como estão cumprindo sua jornada de trabalho, é importante envolvê-los nos processos. Dessa forma:

  • mais do que informar que eles começarão a utilizar uma ferramenta, explique para o que serve, qual seu propósito e como ela irá beneficiar a todos;
  • organize encontros periódicos para reforçar o dinamismo do trabalho e também apresentar resultados, como metas cumpridas e também dados e relatórios que são fornecidos pelas ferramentas que eles utilizam no dia a dia;
  • mantenha uma comunicação constante com as equipes externas e esteja sempre à disposição para tirar dúvidas;
  • planeje campanhas de engajamento e fortalecimento da comunicação interna e da conexão com esses funcionários, que não vivenciam o dia a dia e o clima organizacional;
  • abra espaço para que esses colaboradores opinem e deem feedbacks sobre o trabalho que exercem e sugestões de melhorias para a gestão de tarefas.

Com base nessas informações, como a sua empresa tem feito a gestão de tarefas das equipes externas? A tecnologia tem sido aliada aos aspectos humanos? Observar essas questões e colocar em prática as dicas apresentadas é fundamental para ter sucesso com as equipes externas e garantir, além de retornos financeiros para a empresa, o engajamento dos funcionários.

Este post foi escrito  pelo Tangerino - controle de ponto digital. O aplicativo permite que os colaboradores façam o registro da jornada de trabalho usando apenas um celular, tablet ou computador e oferece diversas facilidades que transformam o RH em uma área estratégica.

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