Fazer a gestão dos clientes e das oportunidades comerciais é um desafio, seja para as pequenas empresas, seja para as grandes organizações.

Em geral, porém, enquanto as grandes companhias possuem recursos para investir em avançados sistemas de CRM, os pequenos empresários preferem recorrer às ferramentas gratuitas, como o CRM em planilhas de Excel.

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Este último é o cenário da sua empresa?

Então confira em nosso artigo quais são as vantagens do CRM em Excel e a alternativa que você possui para uma gestão mais avançada da sua estratégia comercial!

O que é CRM?

Antes de nos aprofundarmos no tópico CRM em Excel grátis, suas vantagens e desvantagens, vale a pena retomarmos o significado dessa sigla que tanto usamos no departamento de vendas.

CRM diz respeito a Customer Relationship Management, que significa, em português, Gestão do Relacionamento com o Cliente.

CRM, portanto, é uma abordagem que coloca o cliente como figura central, de forma a entender antecipadamente suas necessidades e seus desafios.

Para gerenciar tudo isso, existem as plataformas de CRM, que reúnem todas as informações relativas a esse relacionamento, de forma organizada, para facilitar a administração das vendas e a tomada de decisão por parte da empresa. 

Vantagens em usar CRM em Excel

Há muitos anos, o CRM em Excel vem sendo uma ferramenta popular entre os profissionais autônomos e as pequenas e médias empresas.

Pode-se dizer, inclusive, que ele substituiu a função anteriormente ocupada pelos cadernos, agendas de papel e fichários com cartões de visitas. Quem está na área há um certo tempo sabe bem do que estamos falando!

E, para ter alcançado tamanha popularidade, é claro que o CRM em planilhas de Excel possui algumas vantagens bem claras, que detalhamos abaixo:

CRM em Excel é grátis

É claro, o fato de usar uma ferramenta que já faz parte dos recursos de trabalho, o CRM em Excel acaba não gerando custo extra além da contratação do Pacote Office. 

Este é um fator que, não podemos negar, conquista muitos pequenos empresários na hora de escolher sua ferramenta de CRM, o baixo custo. 

Pode ser bastante simples de usar

Outro fator que justifica a preferência dos gestores pelo CRM em planilhas do Excel é a facilidade de uso.

Como muitos vendedores e líderes de vendas já possuem familiaridade com esta ferramenta para consolidação de dados e geração de relatórios, fica aparentemente mais fácil incentivar seu uso entre todos.

Baixa dificuldade de implementação

Por fim, outra vantagem do CRM em Excel é a baixa dificuldade de implementação dentro de uma empresa.

Como o programa já está instalado nos computadores da equipe, a princípio basta encontrar um modelo de CRM em Excel grátis para iniciar um projeto de utilização. 

Além do CRM em Excel: o que você ganha com uma plataforma de CRM?

O CRM em Excel possui vantagens.

Porém, sistemas de CRM desenvolvidos especificamente para gerenciamento de clientes, acabam trazendo benefícios que podem ser muito mais atrativos. 

Veja abaixo as vantagens em optar por uma plataforma de CRM em vez de utilizar planilhas de Excel.

Custo acessível e opções freemium

Por mais que tenha um custo, normalmente com valores cobrados por número de usuários, existem opções bastante acessíveis de sistemas de CRM. Muitos deles, inclusive, foram criados pensando no perfil de pequenas e médias empresas. 

Além disso, existem opções no mercado que disponibilizam a versão freemium, uma versão gratuita, mais  limitada em funcionalidades, mas que, ainda assim, garantem mais eficiência do que o uso de planilhas.

Ou seja, não dá mais para dizer que investir em plataformas de CRM seja uma opção apenas para grandes organizações.

Equipe mais produtiva

Por mais que sua equipe já esteja treinada para utilizar o Excel como CRM, fica mais fácil garantir o uso produtivo de uma ferramenta para este fim quando ela está integrada aos hábitos do vendedor. 

Ter uma plataforma de CRM com aplicativo de vendas para celular, por exemplo, facilita o preenchimento das informações logo após uma visita externa. Evitando que o executivo comercial precise, posteriormente, dedicar um tempo apenas para isso.

Acesso em qualquer hora e lugar

E, já que falamos em aplicativo para celular, é importante ressaltar a facilidade de uso das plataformas de CRM modernas em aparelhos móveis. Em um cenário no qual estamos cada vez mais conectados, é essencial obter informações em qualquer hora, de qualquer lugar.

E, neste ponto, o Excel ainda deixa bastante a desejar. No computador, a utilização é viável, mas no celular é praticamente impossível acessar informações e obter relatórios. 

Histórico de relacionamento

Outro fator que favorece os sistemas de CRM em relação às planilhas é a possibilidade de analisar históricos de relacionamento com os clientes de forma simplificada.

No Excel, até é possível incluir dados sobre os contatos realizados. Mas isso transforma as planilhas em arquivos gigantescos e pesados, tornando sua utilização prejudicada.

As plataformas de CRM, portanto, acabam ganhando pontos por permitir informações ilimitadas sobre cada conta e contato, sem prejuízo à sua utilização.

Possibilidade de anexar documentos e arquivos

E quando você precisa de uma proposta antiga que foi enviada a um cliente, mas não encontra de jeito nenhum? Ou um contrato que se perdeu?

Fica mais fácil gerenciar todas essas informações e documentos quando você pode anexar os arquivos em cada conta de cliente, dentro de uma plataforma de CRM.

A gestão da informação fica facilitada e também mais segura!

Risco reduzido no compartilhamento de dados

Falando em segurança, bem sabemos que proteção de dados é uma grande preocupação para as organizações atualmente.

E é muito mais fácil minimizar os riscos associados quando você consegue gerenciar usuários e níveis de acesso, além de limitar o uso a pessoas que possuem login e senha.

Na área comercial, isso evita compartilhamento de dados de forma indevida e também ajuda a reduzir os casos em que os executivos de vendas, ao mudar de empresa, levam consigo todas as informações de sua carteira de clientes – inclusive aquelas que são confidenciais. 

Relatórios simplificados

Para os gestores de vendas, o processo comercial fica mais otimizado com uma plataforma de CRM pela simplicidade com que se pode gerar relatórios, utilizando diversas variáveis.

Aquelas longas horas perdidas fechando relatórios mensais de vendas para pagamento de comissões, apresentação à diretoria e forecast junto às áreas de produção podem se tornar poucos minutos dependendo da complexidade das informações que deseja obter.

Além disso, muitos relatórios pré-configurados são atualizados em tempo real e oferecem um panorama realista para todos da empresa, facilitando toda a gestão.

Desenvolvimento voltado para área comercial

Por fim, a última vantagem que citamos neste artigo entre as que tornam as plataformas de CRM ferramentas melhores do que as planilhas de Excel é o seu desenvolvimento.

Enquanto o Excel é um software desenvolvido para desempenhar funções matemáticas, e é atualizado com foco neste objetivo, as plataformas de CRM foram pensadas exclusivamente para a realidade de vendas. 

Isso significa que todas as suas funcionalidades ajudam o líder comercial a cumprir seus objetivos de negócio e que sempre que surge uma nova demanda na área, provavelmente ela estará no foco de desenvolvimento da empresa que criou esta ferramenta.

É assim, por exemplo, que vimos os sistemas de CRM incorporarem integrações com telefone celular e WhatsApp. Tudo para tornar a vida dos vendedores mais simples!

CRM em Excel pode funcionar, mas não é a ferramenta mais adequada

Como falamos neste artigo, o CRM em Excel por muitos anos cumpriu seu papel ao facilitar a gestão de vendas, trazendo-a do offline para o online.

Porém, com o tempo, ferramentas específicas para este fim foram desenvolvidas e se tornaram mais acessíveis. Especialmente para os pequenos e médios empreendedores!

Hoje em dia, plataformas de CRM possuem baixo ou nenhum custo e permitem uma gestão mais segura, produtiva e assertiva. Então, não há motivos para não começar a migrar suas planilhas para um desses sistemas tecnológicos, não é mesmo?

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