O controle de frequência de funcionários é uma importante ferramenta para qualquer empresa. Quando utilizada de forma estratégica e inteligente, ela pode contribuir para a gestão da organização, agregando transparência e eficiência. 

E não somente isso: ao utilizar um controle de frequência, sua empresa ainda garante estar em conformidade com as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

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Esses são apenas alguns dos benefícios iniciais do controle de frequência. Ao longo desse texto, você vai entender de forma mais completa como esse controle funciona e qual a melhor forma de fazê-lo. 

Se interessou? Então, confira nesse texto 5 dicas para que sua empresa tenha um controle de frequência de funcionários eficaz.

Porque o controle de frequência é importante para as empresas

No começo do texto, vimos um pouco sobre a importância do controle de frequência de funcionários. Mas, para você entender melhor o porquê não pode abrir mão de um desses na sua empresa, vamos pensar em como todos os meses o seu setor de RH precisa de informações para fechar a folha de pagamento dos colaboradores.

Quais são as principais verbas que entram para a base de cálculo da folha de pagamento? Podemos citar dois dos principais eventos recorrentes na vida de um funcionário celetista: horas extras e faltas.

Agora, sem informações da frequência, como realizar o cálculo correto desses dois eventos na jornada de um colaborador?

Por isso, o controle é importante para que, na hora de reunir as informações para folha de pagamento, a empresa tenha as bases corretas para que nem ela e nem o colaborador saiam prejudicados.

A importância legal do controle de frequência

Por isso, o controle de frequência está presente nas regras da CLT.

No seu artigo 74, determina que estabelecimentos com mais de 20 colaboradores devem obrigatoriamente realizar a anotação da jornada, seja em meio manual, mecânico ou eletrônico. 

Ao adotar um desses em sua empresa, você garante estar seguindo não só essa regra da lei trabalhista, mas também a que determina os limites de jornada para um funcionário. Ficando protegida legalmente, pois, além de estabelecer uma jornada, sua empresa cuida para que o estabelecido esteja sendo cumprido.

Agora saindo um pouco da importância legal. Vamos falar sobre os benefícios que o controle de jornada trazem para a cultura organizacional da sua empresa.

Mais transparência e segurança para sua empresa

Não são poucos os casos de ex-funcionários que, descontentes com a organização ao saírem, procuram a justiça trabalhista para reaver os seus direitos.

De acordo com dados do Tribunal Superior do Trabalho (TST), somente até abril deste ano,  foram registrados 13.070 processos trabalhistas relacionados a horas extras. Algo que pode ser facilmente evitado com um controle de frequência eficiente.

Ao possuir um controle de frequência, sua empresa garante aos funcionários que tudo está devidamente registrado, sem que eles se preocupem com o não pagamento de suas verbas. 

É bastante comum que os colaboradores rejeitem a ideia de bater ponto. Entretanto, ao perceberem que isso é uma ação da empresa para proteger o direito deles, a relação de trabalho se fortalece e se baseia em mais transparência, solidificando assim a cultura de que a empresa se importa com os funcionários.

Agora, veremos quais formas a sua empresa possui de controlar a frequência. 

Quais são as formas de controlar a frequência dos funcionários?

Calcular as horas trabalhadas de um funcionário não é uma tarefa fácil.

Mas, a boa notícia é que hoje em dia, muitas tecnologias estão surgindo e, consequentemente, os métodos de gestão de frequência se tornaram cada vez mais eficientes, prontos para ajudar o RH da sua empresa e assim, otimizar a gestão dos colaboradores. 

Porém, é importante que você conheça todas as formas para que tome a melhor decisão para sua empresa. Por isso, vamos falar sobre as principais formas utilizadas hoje em dia. 

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1. Ponto Manual

Antes da evolução da tecnologia, era comum que as empresas utilizassem a folha de ponto para que os colaboradores fizessem a anotação de sua jornada.

O problema é que, com esse método, a empresa precisava depois passar essas informações para outros lugares e, para realizar os cálculos, acabavam recorrendo à planilha de horas extras

Quando sua empresa utiliza esse método, ela deve ter muito cuidado para que nenhuma informação seja enviada incorretamente para a planilha. 

Sem contar que esse processo não é nada prático. Demanda muito tempo do RH, que precisa recolher a folha de todos os colaboradores e passar as informações para outro sistema.

2. Ponto mecânico

O ponto mecânico, também conhecido como cartográfico, é uma alternativa ao ponto manual.

Nele, as anotações já passam por um aparelho, impossibilitando rasuras ou fraudes nas anotações, já que o aparelho carimba os horários na ficha do colaborador. 

Mas, isso não o torna totalmente seguro. Ao final do mês, é preciso recolher todos os cartões para calcular as horas. Nesse caso, podem acontecer os mesmos erros da folha manual, ou até trazer maiores prejuízos como a perda de alguma ficha. Imagina só o tamanho do problema.

3. Ponto eletrônico

Essa já é uma maneira mais eficiente de controlar a frequência.

Com o Registrador de Ponto Eletrônico (REP), sua empresa conta com o meio eletrônico para registrar o ponto, o tornando mais seguro. 

Hoje em dia, existe uma infinidade de tipos de relógios no mercado, com diferentes formas de marcação. São elas: o ponto eletrônico biométrico, cartão e senha.

Mas, vale ressaltar que os relógios de ponto sozinhos não são o suficiente.

Pois, de acordo com a portaria 1510 que regulamenta o uso de meios eletrônicos para controle de jornada, esses aparelhos precisam de um sistema complementar, o chamado SREP, ou Sistema de Registro de Ponto.

Ao realizar a marcação no relógio, tudo é armazenado na memória até que os pontos sejam enviados para o sistema de tratamento. 

Por isso, esse sistema também pode ser considerado um pouco trabalhoso e pouco prático, já que é preciso esperar finalizar um período para consultar as informações do ponto.

4. Controle de ponto alternativo

Esse tipo de controle é o que se tem de mais avançado em tecnologia para gestão de jornada.

Ele não funciona através de um aparelho específico como os outros, mas sim, com mais de uma possibilidade de marcar o ponto, sendo as mais comuns smartphones, tablets e computadores. 

O controle é como se fosse um cartão de ponto digital. Sem a necessidade de ter apenas um aparelho físico, basta ter o aplicativo instalado em um celular ou acessar a marcação de ponto através do navegador web de um computador. 

Essa possibilidade traz mais economia e mobilidade para o controle de jornada da sua empresa. Sem contar que as informações podem ser consultadas e calculadas em tempo real, pois tudo é armazenado em nuvem no momento da marcação.

Esse sistema já é completo, possui o registro e a gestão dos pontos em um só lugar. 

As vantagens não são só essas. O sistema também possui a possibilidade de banco de horas, podendo administrar as horas excedentes dos colaboradores sem a necessidade de planilhas. Tudo é feito de forma online.

Bom, agora você conhece todas as formas de controle de frequência dos funcionários. Certamente já consegue definir a melhor para sua empresa. Mas, para ajudar você a fazer o melhor controle, vamos ver 5 boas dicas para a gestão de frequência. 

5 dicas essenciais para gestão frequência dos colaboradores

Escolha um sistema de controle de ponto avançado

Como você viu acima, são muitas as formas de controlar a jornada, mas poucos sistemas são realmente eficientes nisso. Então, sua empresa deve priorizar aquele que melhor entrega o processo, para facilitar a rotina e não complicá-la ainda mais.

O seu novo sistema, além de precisar ter um registro de ponto fácil e uma interface amigável, tem que oferecer valor para sua empresa. Por isso, quanto mais robusto e com mais possibilidades para sua empresa, melhor o sistema.

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Crie uma cultura interna para conscientização do controle de jornadas

Depois de escolher a sua forma de controle, é preciso conscientizar os seus colaboradores sobre a importância do controle de jornada.

Mostrar que a empresa não está fazendo aquilo para “vigiá-los”, mas sim para agregar transparência e fazer com que nenhum dos lados da relação de trabalho saia prejudicado.

Tenha uma política clara em relação ao ponto

Além de conscientizar os colaboradores, é necessário que a empresa explique exatamente como funcionará o controle, determine regras para a marcação de ponto.

Fale sobre como ela deve ser feita, quais meios utilizar, e como os colaboradores podem consultar suas próprias informações. 

Para que sua empresa tenha êxito, é importante apostar em treinamentos sobre a nova ferramenta e não se esquecer de disponibilizar um canal de sugestões ou solução de dúvidas.

Adote o sistema de Banco de horas 

Agora, para motivar ainda mais os colaboradores a aceitarem o controle de frequência, que tal apostar na possibilidade de banco de horas?

Sabemos que o adicional de horas extras é um benefício bem vindo na remuneração dos colaboradores, mas ele também pode ficar contente com a possibilidade de utilizar suas horas excedentes em outro momento. 

O banco de horas, além de reduzir custos com o pagamento de horas extras, dá maior flexibilidade a jornada do colaborador. Desde que seja feito um acordo prévio, ele pode sair mais cedo ou começar o seu expediente mais tarde, até mesmo tirar um day-off em casos de necessidade. 

Entretanto, é preciso ter bastante atenção e, ter uma política clara sobre a utilização do banco de horas. É necessário ter um período de vencimento, um limite de acúmulo e que os colaboradores saibam em quais condições poderão utilizar as suas horas armazenadas em banco. 

Controle de forma eficiente as horas trabalhadas

Com uma gestão de ponto eficiente, a empresa consegue visualizar todos os eventos da folha de pagamento dos colaboradores.

Por isso, é importante ficar de olho quando os colaboradores faltam demais ou fazem muitas horas extras. 

O controle de frequência é uma ferramenta poderosa de indicadores para sua empresa. Por isso, não basta apenas adotar um controle inteligente e nunca utilizar as informações que ele pode te trazer. 

O PontoTel, por exemplo, é um sistema de gestão de frequência que possibilita a sua empresa a acompanhar a jornada e ainda fornece diversos relatórios sobre os dados da jornada. 

Com essa ferramenta, sua empresa consegue ser mais assertiva na tomada de decisões e ainda conta com outros benefícios, como o cálculo automático das horas e o banco de horas mais robusto, além de uma gestão inteligente de jornada. 

Adotar um sistema de controle de ponto eficiente, que seja prático e automatizado permite que o setor de RH tenha mais tempo para atuar na gestão de equipes e pessoas, promovendo o bem estar de todos e aumentando a produtividade da empresa.

Esse texto foi escrito por Aline Fernandes, jornalista e redatora do Blog da PontoTel.