Em busca de descobrir como automatizar uma empresa? Prepare-se para resolver este mistério de uma vez por todas!
A verdade é que, com a consolidação de um mercado essencialmente digital, apostar em ferramentas de automatização é o futuro de todas as empresas que desejam se diferenciar oferecendo experiências satisfatórias a seus clientes.
E as estatísticas disponíveis não nos deixam mentir! De acordo com o Instapage, a automação de marketing pode gerar economias de até US$ 130.000 por ano para as empresas.
Além disso, de acordo com a McKinsey, empresas que apostam em automação na captação de leads conseguem aumentar a oferta de leads qualificados em até 451%. Impressionante, não é mesmo?
Se este assunto desperta seu interesse, continue a leitura deste artigo. Falaremos um pouco mais sobre o poder da automatização e daremos 4 dicas práticas para levar o processo para dentro do seu negócio!
Por que automatizar uma empresa?
Saber como automatizar uma empresa pode trazer ao negócio vantagens que extrapolam o nível financeiro. Na verdade, o maior impacto sentido por empresas que usam ferramentas de automatização é percebido na forma como a força de vendas produz.
Veja a seguir alguns dos motivos pelos quais apostar em automação de empresas pode ser a melhor saída para o seu negócio.
Mais produtividade
A primeira razão para investir em automação de empresas é o boost em produtividade da equipe. Pense conosco: a automatização de processos tem, como base, a programação de tarefas, que antes eram realizadas por seres humanos, para serem realizadas por robôs. 🤖
Isso faz com que tarefas sejam realizadas com mais agilidade e objetividade, sem distrações ou empecilhos comuns ao trabalho humano.
Menos chances de erro
Ao descobrir como automatizar uma empresa, você perceberá, também, que seus negócios passam a operar com menores chances de erro.
E isso, mais uma vez, está relacionado ao potencial produtivo da automação, ou do trabalho realizado de forma robótica.
Os robôs da automação trabalham com base em inputs pré-alimentados que orientam tomadas de decisão a partir de estímulos. Ou seja, se para cadastrar um contato na planilha, a ferramenta de automação precisar verificar o fechamento de uma venda, assim será feito de maneira automática, com pequenas ou nulas chances de erros.
Equipes mais estratégicas
Enquanto as ferramentas de automação trabalham para desafogar a equipe de tarefas burocráticas e volumosas, o time ganha tempo e fôlego para se dedicar a questões mais estratégicas do processo de vendas.
Dessa forma, a empresa ganha novas oportunidades para investir em seus diferenciais e cuidar detalhadamente da jornada do consumidor, desenvolvendo características relevantes para o funil de vendas.
Mais motivação no time
Com a ajuda de ferramentas de automatização, atividades que antes eram volumosas e repetitivas (como preencher dados em planilhas e enviar e-mails em momentos determinados da jornada do cliente) deixam de fazer parte do escopo da equipe.
Dessa forma, livres para trabalharem em tarefas menos burocráticas e repetitivas, os colaboradores passam por um momento de ressignificação do trabalho. Envolvidos em questões mais complexas e estratégicas, os colaboradores se sentem integrados ao DNA da empresa, o que se reflete diretamente em sua motivação e produtividade.
Aliás, você sabia que, de acordo com a revista Varejo Brasil, funcionários motivados são capazes de produzir até 50% mais?
Alinhar as áreas de marketing e vendas é fundamental para conseguir automatizar processos comerciais. Veja dicas!
Como automatizar uma empresa? 4 passos
Agora que você já sabe os benefícios de investir em automação de empresas, é hora de partir para a prática. A seguir, você confere, em 4 passos, como automatizar uma empresa.
É importante compreender que a automatização pode acontecer em diferentes setores, em diferentes escalas. Há a automação de processos, automação de marketing, automação do atendimento ao cliente, da força de vendas, e por aí vai.
1. Estude o processo da empresa de forma ampla
O primeiro passo para entender como automatizar uma empresa é estudar o processo da organização de forma sistêmica.
Para isso, nossa dica é estruturar uma equipe multidisciplinar na organização. Representantes de cada área estratégica devem contribuir para criar um desenho de todo o fluxo operacional da empresa, da captação do cliente ao pós-venda.
Este é o melhor caminho para enxergar a empresa como um organismo e começar a avaliar criticamente o desempenho de cada “órgão” envolvido.
2. Elenque processos ágeis e processos com gaps
Avaliar criticamente o desempenho de cada processo, aliás, é o segundo passo para entender como automatizar uma empresa.
É preciso descobrir, com base no todo, quais processos fluem de maneira consistente, e quais enfrentam desafios que podem ser reduzidos com a ajuda de ferramentas de automação.
Lembre-se de que a automação é uma solução para tornar um processo já existente melhor. Ela não é capaz de redesenhar um fluxo ou de revolucionar a maneira de realizar tarefas. Este é um dever da equipe de planejamento e inovação.
É o que diz o famoso autor de livros sobre Gerenciamento de Processos, Andrew Spanyi, em uma entrevista para a Harvard Business Review: “a automatização de processos por si só não redesenha nada. Não pergunta se precisamos fazer essa atividade. Ele opera no nível da tarefa e não no nível do processo de ponta a ponta”.
3. Foque nos processos com gaps para desenhar soluções
É hora de orientar o foco para os processos que podem ser otimizados com a ajuda das ferramentas de automatização.
Junto com o time multidisciplinar, projete o “mundo ideal” de cada um deles: o que poderia fluir melhor? De que forma o gap poderia ser eliminado ou reduzido? Quais seriam os empecilhos em implantar uma solução tecnológica neste setor? Como contorná-los?
4. Escolha as melhores ferramentas de automação
Agora você já realizou grande parte dos processos que te ajudam a entender como automatizar uma empresa: conhece o sistema de operação do seu negócio, sabe o que funciona e o que não funciona e como as etapas com gaps podem ser otimizadas.
Portanto, é chegada a hora de escolher as melhores ferramentas de automação para resolver cada caso.
Existem diferentes soluções disponíveis no mercado, e cada uma delas opera de uma forma diferente. A seguir, pontuamos 3 exemplos:
- ERP: é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou Sistema de Gestão Empresarial. Unifica grande parte dos setores da empresa em uma só ferramenta, proporcionando a gestão inteligente de informações e criando uma base de conhecimento rica para o negócio.
- CRM: sigla para Customer Relationship Management, ou Sistema de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente — como o Agendor. É um sistema voltado para vendas e atendimento ao cliente, e tem como objetivo unificar a jornada do consumidor em uma só interface. A ideia do CRM é possibilitar o acompanhamento preciso do funil de vendas, tomando decisões embasadas no histórico de compra de cada consumidor.
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- Integração de ferramentas: imagine encontrar uma saída para fazer com que todos os recursos utilizados individualmente nos setores da empresa se integrassem e executassem tarefas de maneira autônoma? Este é o objetivo da integração de ferramentas: automatizar tarefas burocráticas e repetitivas e otimizar a gestão de tempo das equipes.
Agora sim, você sabe como automatizar uma empresa. Lembre-se de que estes 4 passos essenciais se aplicam a diferentes cenários: automatização parcial, completa, voltada para o marketing ou para as vendas. É só colocar a lista em prática e se preparar para ver seus negócios decolando! 🚀
Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga – empresa líder em integração de ferramentas web e automatização de processos que elimina tarefas manuais e chatas da sua empresa e aumenta a produtividade (sem escrever uma única linha de código).
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