Toda empresa precisa de uma administração, isso é um fato. E, existem diversas maneiras de fazer esse gerenciamento, devido às mais variadas formas de controle necessárias para manter os processos sempre funcionando de maneira efetiva.

Por exemplo, uma empresa que precisa de controle de estoque deve implantar uma forma de controlar o mesmo. Já uma empresa que precisa gerenciar o tempo e os processos dos funcionários, precisa de outro tipo de controle.

Uma dificuldade encontrada é que, muitas vezes, várias ferramentas de gerenciamento devem ser utilizados em conjunto.

Mas como fazer isso? Que tipo de controle escolher? Confira aqui como utilizar um ERP e um CRM em conjunto!

O que é um ERP

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou seja, é um sistema integrado de gestão empresarial. Sua principal função é automatizar os processos de gestão de uma empresa. Um software desse tipo integra diversos setores. São eles:

Vantagens de um ERP

Os benefícios que um ERP trazem para uma empresa são vários. Por possuir todos esses setores integrados, ele facilita a visualização mais ampla de tudo o que acontece em diversos setores desta empresa. 

Mas o principal motivo para contratar um ERP é que ele diminui o retrabalho, o que significa que o tempo normalmente gasto em atividades operacionais é reduzido. Isso acontece porque todos os processos são automatizados e integrados. 

Por exemplo, quando alguém insere uma venda no sistema, ele automaticamente reconhece que um produto foi retirado do estoque. Assim, calcula e mensura essa informação nos relatórios dados do produto, da venda e outros. 

Também, no fluxo de caixa, há a entrada do valor do produto vendido, e se, por exemplo, ele for pago a prazo, o sistema calcula quando o valor de cada prestação entrará, entre outros dados.

Dessa forma, tanto a produtividade é aumentada, como a comunicação entre os setore fica otimizada. 

O que é um CRM

CRM é uma sigla que corresponde a Customer Relationship Management. Em outras palavras, um CRM é um gestor de relacionamento com clientes. Isso significa que, utilizando esse tipo de sistema, é possível gerenciar e ter conhecimento sobre diversas informações sobre leads, prospects e contatos que já fecharam vendas com sua equipe. 

Nesses softwares ficam salvos dados como nome, e-mail, telefone, além de tamanho da empresa, redes sociais ou o que for necessário saber desse cliente.

A partir do seu cadastro no CRM é possível entender o seu perfil de comportamento. Ou seja: data da última compra, produtos adquiridos, como foi a negociação etc.

Com base nesse conhecimento, o CRM pode filtrar quais desses cadastros estão mais propensos a se tornarem clientes. E, caso isso aconteça, também é possível gerenciá-los por lá e obter insights sobre as vendas realizadas por eles. 

Vantagens de um CRM

Assim como um ERP, um CRM traz diversas vantagens para uma empresa. Entre elas:

  • O relacionamento com o cliente se torna mais ágil e simples
  • É possível entender melhor o seu comportamento de compra
  • Há maior controle sobre o processo comercial, com relatórios e painéis de indicadores
  • É possível entender o que deve ser feito no momento certo de cada etapa do processo de venda

Como utilizar um ERP e um CRM em conjunto

O principal problema que utilizar um ERP e um CRM em conjunto resolve é a falta de comunicação entre setores.

E não estamos falando de pessoas que não conversam. Mas sim, de setores que precisam de uma integralização maior. E, a partir dessa integração entre os sistemas, alguns recursos podem ser aproveitados por completo. 

Para fazer isso, é necessário que ambos estejam totalmente atualizados. Dessa forma, é necessário a importação e a exportação de dados de um para o outro, ou adotar ferramentas de integração que já façam esse processo de forma automatizada.

Assim, tendo em mãos tanto as informações a respeito do potencial cliente com ele (obtidas através do CRM) quanto dados de estoque, fluxo de caixa e tendo mais facilidade na emissão de notas e boletos, o setor comercial pode fechar vendas de uma maneira mais ágil. 

Vantagens de utilizar um ERP e um CRM em conjunto

Quando pensamos em utilizar um ERP e um CRM em conjunto, o primeiro pensamento pode ser as adversidades que o processo de integração e inserção deles na empresa pode trazer. 

Entretanto, esse processo é muito mais simples do que parece. Além, é claro, de trazer as seguintes vantagens:

  • Aumenta a organização de processos: Essa parte mostra bastante como o marketing e o comercial devem estar alinhados. Com um processo estruturado, a atuação se torna padrão e linear, trazendo mais eficiência à operação.
  • Maior produtividade: A utilização de sistemas para esse tipo de controle faz com que o tempo perdido com atualização de planilhas seja recuperado. Isso pode trazer ainda mais benefícios para a empresa e para o colaborador, que pode utilizar esse tempo para outras atividades mais estratégicas.
  • Aumenta a compreensão da jornada do cliente: Sabendo as etapas que o cliente passou faz com que seja possível desenvolver campanhas e promoções baseadas nessa trajetória. Além de saber o que funciona melhor com seu cliente, também é possível aprender mais sobre seu público-alvo e persona.
  • Aprimora o conhecimento organizacional: Juntamente com a otimização do tempo, utilizar um ERP e um CRM em conjunto faz com que os setores e as equipes melhorem o relacionamento. Isso pode acontecer porque processos burocráticos e erros não acontecem com frequência. 
  • Redução de custos: Planilhas e cadernos são gastos que sua empresa não precisa ter. E não estamos falando que os preços pagos por eles são caros, mas sim, do preço que se paga ao longo do tempo pela falta de eficiência que trazem. Com o retrabalho necessário e uma grande taxa de erros que pode ocorrer, sua empresa perde dinheiro.

Considerações finais

Utilizar um ERP e um CRM em conjunto faz com que você consiga resolver problemas da sua empresa, que, antes da implementação de ambos, seria difícil.

Entre eles, o tempo gasto em processos maçantes, e a integração de todos os setores da empresa, que se torna mais fácil, além de outros. Essa integração também faz com que o seu cliente possa ter uma experiência melhor e facilitada, não esperando muito tempo para realizar uma compra, por exemplo.

Ou seja, quanto mais formas de resolver os problemas que ainda existem na sua empresa, mais rápido as necessidades dos seus clientes serão atendidas, melhorando o processo de compra e o relacionamento com eles.

Esse texto foi escrito pela equipe eGestor, o ERP que ajuda a sua empresa a controlar financeiro, estoque, produção, notas fiscais e até na emissão de boletos!