Hoje em dia, felizmente, a maioria dos gestores comerciais já sabe sobre a importância da etapa inicial do processo de vendas. Ter profissionais focados em educar e preparar os prospects para a compra é fundamental para converter mais. Sendo assim, fazer encontros regulares com essa equipe e ter um script de reunião de pré-vendas definido é estratégico para os negócios.

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Já falamos em outro artigo sobre como criar um roteiro para as reuniões semanais com os vendedores. Desta vez, o foco será a estruturação de encontros mais produtivos e efetivos  sobre a fase que antecede o fechamento da venda, ou seja, aqueles que têm a finalidade de debater e definir ações de prospecção e qualificação dos leads.

Afinal, da mesma forma que é relevante ter vendedores orientados para essa função, é igualmente essencial reuni-los com regularidade para acompanhar o andamento do trabalho, analisar os resultados e traçar estratégias mais assertivas. A notícia boa é que você e a sua equipe têm um grande aliado que pode ajudar e muito na elaboração do script da reunião de pré-vendas: o sistema de CRM.

O que é pré-vendas?

Antes de tratarmos sobre o tema principal deste artigo vale, contudo, relembrar brevemente o conceito de pré-vendas e o seu papel crucial no processo de vendas. Trata-se de um conjunto específico de atividades voltadas para os prospects que ainda não estão no momento de compra ou que ainda não têm consciência da necessidade do seu produto.

Ou seja, enquanto a equipe de vendas trabalha com os leads que estão prontos para comprar, o time de pré-venda trabalha com as oportunidades que ainda não chegaram nesse ponto. Assim, eles prospectam e qualificam os leads para encaminhá-los para a próxima etapa.

A principal função dos profissionais que atuam nessa fase do processo de vendas – chamados Sales Development Representative (SDR) – é, portanto, identificar as necessidades do prospect e nutrir o seu interesse pela solução que a empresa oferece. 

Leia também: Geração de leads B2B e qualificação: aprenda como fazer

Por que é importante ter um script de reunião de pré-vendas? 

O encontro semanal com o time comercial é uma ferramenta muito importante que os líderes precisam usar da melhor forma possível. Aliás, nos últimos tempos, com a adoção das vendas remotas ou de modelos mistos por muitas empresas, esse momento se tornou ainda mais significativo para unir a equipe em torno dos seus objetivos e para fazer o acompanhamento da rotina e dos resultados.

No entanto, acaba sendo muito comum que as reuniões sejam apenas consideradas “perda de tempo” por muitos profissionais. Na maioria das vezes, isso está relacionado com o fato dos encontros serem mal conduzidos, não terem um propósito e uma pauta definidos e nem estimularem a participação dos vendedores.

Uma área tão estratégica como a de pré-vendas precisa de encontros produtivos que ajudem na determinação das ações e no estabelecimento das tarefas necessárias para que as metas sejam alcançadas.

É por isso que a elaboração de um script de reunião de pré-vendas por parte do gestor é tão essencial: um encontro produtivo não acontece por mágica, então, é preciso pensar em uma estrutura que funcione e atenda aquilo que se espera dele.

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Dicas para elaborar um script de reunião pré-vendas tendo o CRM como aliado

É evidente que concretizar isso requer o mínimo de organização, o que significa que você vai precisar, inicialmente, reservar um tempo para pensar em um roteiro. Mas, é muito provável que, depois que um formato de encontro eficaz seja estabelecido, as coisas fluam de modo natural sem que isso demande tanto do gestor. 

Nesse sentido, considere também que um dos pontos importantes aqui é envolver a equipe e fazer com que ela participe ativamente desse processo. Então, é interessante propor que cada um tenha um papel e trabalhe na sua contribuição semanal com o encontro. 

Além disso, também é essencial ter em mente que vocês terão um grande aliado para gerar insights valiosos nesses momentos: o sistema de CRM. 

Dito isso, vamos às dicas para elaborar um script de reunião de pré-vendas que traga mais produtividade para essa etapa e reflita nos resultados comerciais! 

1. Entenda o propósito de realizar os encontros de pré-vendas

Em primeiro lugar e antes mesmo de começar a colocar o script de reunião de pré-vendas no papel, é fundamental que o gestor pare para pensar sobre qual é o propósito de realizar esses encontros regulares. 

Na verdade, a reunião semanal de vendas pode ter diferentes finalidades, mas para saber como estruturar o seu roteiro a fim de chegar onde se deseja, será preciso ter isso claro. Alguns propósitos que que devem ser considerados:

  • Acompanhar o andamento das atividades e os resultados da equipe;
  • Atualizar os profissionais sobre o status das metas;
  • Identificar os desafios enfrentados;
  • Debater e definir ações para atingir os resultados;
  • Compartilhar boas práticas;
  • Motivar o time em torno dos objetivos. 

2. Configure o funil de pré-vendas

Outro ponto fundamental antes mesmo de pensar no roteiro ou que pode ser o propósito de uma das reuniões é a configuração do funil de pré-vendas. Em softwares de CRM que permitem a criação de múltiplos funis – como no caso do Agendor –, é possível configurar um com foco nessa etapa do processo de vendas. 

Ter um funil de pré-vendas permite estabelecer os estágios necessários para qualificar leads e passá-los adiante e, assim, estruturar um processo de qualificação muito mais assertivo. Além disso, um funil específico possibilita que seja analisada a eficiência dessa fase separadamente em relação às outras.

Leia mais: Múltiplos funis de vendas: como e por que é importante utilizar na sua operação comercial?

3. Defina a pauta da reunião e compartilhe com os participantes

Ao desenhar o script da reunião de pré-vendas, considere que será preciso definir com antecedência os objetivos específicos daquele encontro. Além disso, o ideal é que a pauta seja compartilhada com a equipe antes do encontro.

Dessa forma, todos ficam cientes do que será tratado naquela reunião, as expectativas são alinhadas e os vendedores podem preparar as suas contribuições.

4. Reserve um momento do encontro para a análise de dados do CRM

Como já mencionamos, a etapa de pré-vendas é extremamente estratégica e, por isso, é necessário trabalhar em cima de dados para que se definam medidas eficazes de prospecção e qualificação. 

Logo, o CRM é um super aliado e você deve reservar uma parte da reunião para fazer a análise de informações essenciais para o pré-vendas. Entre elas:

  • Tempo médio de resposta aos leads (LRT);
  • Taxa de resposta aos leads dentro de um período de X dias (Ex.: atendemos 95% dos leads em até 48h);
  • Volume de oportunidades aceitas (SAL – Sales Accepted Lead);
  • Volume de oportunidades qualificadas (SQL – Sales Qualified Lead);
  • Volume de reuniões agendadas.

Conheça o sistema de CRM do Agendor:

5. Estimule o debate sobre prioridades e estratégias e delegue tarefas

O exame conjunto dessas métricas resulta em insights muito relevantes sobre o que precisa ser feito para que os resultados sejam aperfeiçoados. Sendo assim, é interessante estimular o debate sobre as prioridades e as estratégias a serem adotadas.

Depois de estabelecidas as ações necessárias, é o momento de delegar tarefas entre os vendedores da equipe. É importante que fique muito claro o que cada um precisa fazer e que as demandas sejam repassadas com todos no final da reunião.

A elaboração do script ideal de reunião de pré-vendas é um processo

Pontuamos aqui as recomendações que acreditamos ser essenciais para considerar ao elaborar um script de reunião de pré-vendas, mas é sempre importante que você realize alguns testes para entender o que funciona melhor com o seu time.

Logo, tenha em mente que deverá passar por um processo até chegar em um formato ideal. Ao mesmo tempo, porém, somente o fato de estar repensando o roteiro e os propósitos da reunião semanal já irá trazer uma série de benefícios que certamente serão sentidos pelos vendedores e irão refletir nos resultados de pré-vendas e, é claro, nas conversões de leads.

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