Reunir a equipe de vendas regularmente é essencial no sucesso de qualquer time comercial. No entanto, esses encontros nem sempre acabam sendo tão produtivos quanto poderiam, pois alguns gestores não têm sucesso em organizar uma estrutura de reunião com vendedores.

De fato, a tarefa não é tão simples e não se trata apenas de preparar uma pauta com uma lista de assuntos a serem abordados. Mas, sim, de criar um formato que funcione, fazendo com que a reunião seja realmente produtiva e cumpra com os seus objetivos — em vez de ser um desperdício de tempo, como às vezes acontece.

O desafio se tornou ainda maior em tempos de pandemia, quando muitos times fizeram uma transição forçada para o trabalho remoto e os gestores não tiveram tempo para se adaptar à distância e aos novos encontros, agora virtuais.

Contudo, seja presencialmente ou não, reunir os profissionais serve, de modo geral, para colocar todos na mesma página e uni-los em torno do mesmo objetivo, que é bater as metas de vendas. Mas como pensar em uma estrutura de reunião com vendedores que garanta a sua produtividade? Temos uma pista: o sistema de CRM pode ser um grande aliado. Quer saber mais? Acompanhe o artigo!

Por que pensar na estrutura de reunião com vendedores é fundamental para que ela seja mais produtiva?

Acredite, é muito comum sair de uma reunião de trabalho com a sensação de ter apenas perdido um tempo em que poderia estar se dedicando a outros afazeres mais importantes. 

De acordo com um estudo conduzido pela Universidade da Carolina do Norte, nos Estados Unidos, e realizado com profissionais de diferentes áreas, 71% dos entrevistados afirmam que reuniões são improdutivas e ineficientes. E pior: 65% consideram que elas atrapalham o seu trabalho.

A partir disso, já podemos ter um primeiro e importante insight: um dos maiores desafios ao pensar na estrutura de reunião com vendedores é fazer com que os participantes não saiam com a sensação de “poderia ter feito outra coisa em vez de participar dessa reunião”.

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Esse sentimento não costuma ser provocado pelo fato do encontro ter durando muito mais do que deveria, mas por ele não ter alcançado os seus objetivos. Ou seja, o sucesso de uma reunião comercial interna está relacionado ao alcance da sua finalidade e não exatamente à sua duração. 

Sendo assim, para organizar a estrutura do encontro é fundamental ter em mente com qual intuito você deve se reunir regularmente com os vendedores. Aqui vão algumas ideias a respeito:

  • Atualizar a equipe sobre o atual contexto e os desafios enfrentados;
  • Dar espaço para a troca de percepções e o compartilhamento de boas práticas;
  • Auxiliar os profissionais no planejamento de suas atividades;
  • Ajustar a rota para que seja possível atingir os resultados esperados.

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Veja 6 dicas para montar uma estrutura de reunião com vendedores usando o CRM

Realizar encontros produtivos com a equipe comercial, nos quais esses objetivos que acabamos de mencionar sejam atingidos, requer um mínimo de organização. Também por isso o CRM pode ser muito útil na hora de planejar a estrutura de reunião com vendedores.

Nas recomendações que reunimos sobre o tema, você vai compreender melhor como a ferramenta poderá apoiá-lo nesse sentido. Confira!

1. Compartilhe os objetivos da reunião com o time de vendas

Em primeiro lugar, além de parar para pensar nos objetivos da reunião antes de realizá-la, o ideal é que eles sejam compartilhados com a equipe antes mesmo dela começar. 

Alguns gestores preferem fazer isso no início do encontro, mas pode ser interessante enviar a pauta com um pouco de antecedência para que todos saibam por que estarão reunidos e, assim, se preparem. Além disso, compartilhar os objetivos também permite alinhar as expectativas sobre aquele momento.

2. Estimule que cada um faça a sua parte 

Para que a reunião corra da melhor forma, acredite: você vai precisar da colaboração de todos. Portanto, além de incentivar a participação de todos durante o encontro, o gestor precisa fazer com que os vendedores se sintam parte crucial de todo o processo e entendam o seu papel.

Portanto, a dica é estimular que cada um reserve um tempo da agenda para se preparer para a reunião. Nesse momento, os profissionais deverão preencher informações que ainda não tiveram tempo de passar para o CRM, atualizar o status das atividades, reunir dados sobre os seus resultados e identificar desafios e soluções.

Uma boa forma de estimular ainda mais essa colaboração é criar uma apresentação compartilhada e pedir para que cada um insira as suas informações anteriormente para que, durante a reunião, todos possam analisá-las juntos.

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3. Inicie com uma contextualização geral 

O terceiro ponto para criar uma estrutura de reunião com vendedores diz respeito ao modo como você vai começar o encontro. A dica aqui é, após uma breve introdução, na qual você vai procurar saber como todos estão, trazer o status do funil de vendas para ser analisado por todos.

Muitos profissionais passam a semana concentrados em suas próprias tarefas e não observam o desempenho coletivo da equipe. Portanto, ter essa visão geral logo no início é importante e coloca todos a par dos acontecimentos.

Além disso, fazer esse acompanhamento permite que todos vejam de perto a situação e a evolução do funil, semana após semana, e analisem juntos como está a corrida para alcançar as metas.

4. Passe para as atualizações dos vendedores

Após essa contextualização geral, você pode pedir para que cada vendedor apresente brevemente o seu funil de vendas, fale sobre a sua carteira de clientes e o status das suas atividades.

Para ser o mais dinâmico possível, a sugestão é definir os pontos a serem abordados, em ordem, e solicitar apenas uma frase para cada um deles. Ainda, esse é o momento de avaliar se algum profissional está precisando de apoio em determinada função.

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5. Defina prioridades e ações

Com base na análise do funil de vendas e no andamento do trabalho de cada membro do time, é hora de redefinir prioridades, estabelecer pontos de ação e direcionar as demandas. 

Para tanto, o gestor pode, primeiramente, estimular a equipe a identificar os principais desafios da última semana e pensar em soluções para a melhoria da situação nos próximos dias.

As ações nesse sentido, podem ser pensadas primeiro de forma coletiva e, depois, em pontos individuais. E mais: quanto mais concretas elas forem, melhor. Por exemplo, precisamos abastecer o topo do funil, logo, vamos listar “x” tarefas relacionadas e já dividir as demandas entre os vendedores. Ou, então, vamos acelerar os fechamentos — ou seja, os vendedores que estão com mais negócios nessa fase serão incentivados a agir de tal ou de tal forma.

6. Repasse as demandas e conclua com uma mensagem especial

Na última parte da estrutura de reunião com vendedores, sugerimos que o gestor repasse as demandas, fazendo um breve resumo do que ficou combinado para a próxima semana. 

Posteriormente, para finalizar, pode ser interessante trazer uma mensagem de reflexão ou motivação para a equipe, como um vídeo, por exemplo.

A importância da reunião semanal com vendedores

Pensar em uma estrutura de reunião com vendedores e realizar alguns testes para ver o que funciona melhor com o seu time de vendas, sem dúvidas, permitirá que vocês realizem encontros muito mais produtivos — e que a equipe dê o devido valor a esse momento.

Realizar reuniões semanais é essencial para abrir espaço para conversa, fazer o acompanhamento do trabalho que vem sendo realizado, revisar o planejamento ao longo do tempo e fazer os ajustes necessários. 

Além disso, realizar essa prática com o auxílio do CRM também possibilita ter uma maior previsibilidade das vendas — aspecto tão relevante, principalmente nos tempos atuais.

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