Verbas de representação são importantes, mas seu controle também: use nossa planilha de reembolso de despesas

Todo vendedor e gestor de vendas sabe da importância de se manter um excelente relacionamento com os clientes, tanto por meio de um bom sistema de CRM como de um contato pessoal constante e amigável.

Por isso, usualmente, as chamadas verbas de representação incluem mais do que despesas de deslocamento, gasolina, passagens aéreas e hospedagem, mas costumam contar também com brindes, presentes e refeições, muitas vezes em restaurantes caros.

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Mas como fazer o controle de todos esses gastos?

A mera entrega das notas fiscais e recibos no final do mês acaba gerando muita confusão e dor de cabeça, além de um acúmulo de papel que, muitas vezes, acaba se perdendo em alguma gaveta qualquer.

No fim das contas (literalmente), de um lado, os vendedores reclamam que não foram reembolsados corretamente. Do outro, o responsável pelo financeiro fica na dúvida se os valores cobrados correspondem à realidade.

Nesse contexto, decidimos criar uma planilha de reembolso e despesas de vendedores para você usar em seu dia a dia na empresa.

Ágil, simples de usar e bem detalhada, nossa planilha de reembolso de despesas permite controlar até 4 vendedores e saber com rapidez e precisão, com a ajuda de gráficos, como a força comercial está empregando suas verbas de representação.

Veja como usar a planilha de reembolso de despesas, além de outras informações úteis sobre o assunto.

Almoços de negócios ajudam a fortalecer o relacionamento com clientes

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Planilha de reembolso de despesas: veja como usar

Antes de mostrar para você em detalhes como usar a planilha de reembolso de despesas de vendedores que criamos, veja quais as vantagens de usar esse tipo de auxílio eletrônico na gestão financeira da área comercial!

Vantagens de usar uma planilha de controle de despesas:

  • As contas são feitas automaticamente e sem erros;
  • Os dados podem ser guardados por tempo indefinido, para análises futuras;
  • É possível descobrir quais vendedores gastam mais e como;
  • Cruzando com outros dados, fica simples saber quais brindes trazem mais resultados;
  • Também é possível identificar quais clientes são mais caros e se vale manter ou mudar as ações realizadas com eles;
  • As despesas efetuadas por todos os membros da equipe podem ser estudadas e comparadas;
  • Análise simplificada com auxílio visual de gráficos.

Agora que você já percebeu as diversas vantagens de usar uma planilha para reembolso de despesas, entenda como funciona esta que estamos disponibilizando.

Conheça também: Como usar a planilha 5W2H para aprofundar o planejamento de projetos

Descrição da visita pelos vendedores

Cada um dos vendedores deve preencher meticulosamente a planilha de reembolso de despesas, incluindo um relatório bem completo, em que deve definir o tipo de evento: se foi uma prospecção, uma visita de qualificação, uma oferta, uma negociação, uma venda ou se resultou em uma perda de oportunidade.

Ele também deve descrever brevemente como foi a reunião e o motivo de cada despesa.

Detalhamento das despesas do vendedor

Essa é outra parte da planilha de reembolso de despesas que está preparada para cruzar dados e gerar gráficos e análises.

O vendedor deverá assinalar a situação e cada categoria, descrevendo ao lado a despesa, quantidade, valor unitário, entre outras informações.

Índices de desempenho apresentados automaticamente pela planilha

Ao cruzar todas essas informações, sua planilha de reembolso de despesas será capaz de apresentar, no topo superior esquerdo da aba correspondente a cada um dos vendedores, os seguintes índices de desempenho:

  • Custo por prospecção efetuada
  • Custo de cada atividade de qualificação
  • Custo de cada oferta apresentada a um cliente
  • Custo para fazer negociações com os clientes
  • Custo a cada venda realizada por este vendedor
  • Custo gerado ao perder vendas

Esses dados são apresentados em três formatos:

  • O valor monetário de cada um desses custos
  • Um gráfico pizza com a porcentagem de cada um dos tipos de gastos
  • Um gráfico horizontal mostrando qual a porcentagem de cada tipo de situação desempenhada pelos vendedores

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Com o registro de despesas fica muito mais simples identificar o que foi gasto pelo vendedor e o que deve ser reembolsado

Resumo geral das informações da planilha

Ela engloba a data da situação relatada, um breve relatório do que ocorreu, a qualificação da situação, a categoria de cada uma das despesas, sua descrição, quantidade, preço unitário, preço total de cada tipo de despesa e custo consolidado para cada visita como um todo.

O que achou dessa incrível planilha para reembolso de despesas? Quer usá-la em seu negócio e no controle de suas despesas? Então não perca mais tempo e baixe agora mesmo!

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