Aprenda diversos conceitos e a fazer o controle de produtividade com Excel e outros recursos, como o CRM

A Planilha de Produtividade é um conjunto de dados ordenados cronologicamente, representando indicadores de performance (KPIs) para que se possa analisar de forma prática o desempenho produtivo de determinado processo.

No caso de nossa planilha pronta para você baixar, ela comporta 4 KPIs diferentes, apresenta gráficos para acompanhar o andamento anual de cada um deles, além da somatória dos resultados individuais e as médias de cada KPI até aquele momento.

Guia: como ser mais produtivo e eficiente em vendas

Aproveitando e organizando o relacionamento com seus clientes para vender mais e melhor

Mas de nada vai adiantar ter uma planilha de produtividade com todas essas facilidades se você não entender plenamente cada um desses conceitos e como aplicá-los em seu dia a dia no trabalho.

Para ajudá-lo com isso, apresentamos a seguir algumas explicações sobre controle de produtividade no Excel ou mesmo com outros aplicativos, como um sistema de CRM, por exemplo, que automatiza processos e traz mais eficácia à rotina comercial como um todo.

E se você quiser se aprofundar mais sobre o que são KPIs, baixe nosso novo material gratuito: KPI: O guia completo para medir os indicadores de desempenho de sua equipe de vendas. Esse eBook ensina todos os segredos sobre os Indicadores-Chave de Performance:

Planilha de produtividade

Saiba escolher os Indicadores-Chave de Performance 

Planilha de produtividade: aprenda os conceitos antes de usar

Ao ler nosso eBook, você verá muito mais detalhes sobre indicadores de desempenho (KPI), mas vale a gente já dar uma noção inicial para você, nesta postagem:

“KPIs podem ser resumidos em quatro propriedades-chave: eles têm de ser específicos, mensuráveis, confiáveis e relevantes do ponto de vista da organização”

Outra dica importante é o conceito de produtividade:

A produtividade é a relação entre o que foi produzido em um processo e os recursos usados para isso. Em outras palavras, é uma conta de dividir em que você pega tudo que conseguiu entregar durante um processo e divide por um dos recursos usados. Por exemplo, imagine uma fábrica de tecidos.

Exemplos de índices de produtividade poderiam ser:

  • Mil metros de tecido produzidos por hora
  • 15 mil metros de tecido produzidos para cada “tantas” toneladas de algodão processado

Veja que um índice de produtividade não necessariamente pode ser um bom KPI, dependendo do que você procura medir. É preciso seguir aquelas 4 regras lá de cima, lembra?

  • Específicos
  • Mensuráveis
  • Confiáveis
  • Relevantes do ponto de vista da organização

Um bom exemplo de KPI poderia ser: quantos metros de tecido foram aprovados no controle de qualidade por dia?

E você poderia indicar este como um número mínimo: 13 mil metros de tecido aprovados no controle de qualidade por dia.

Isso porque a fábrica pode estar produzindo muito tecido, mas o relevante do ponto de vista da organização é o quanto desse tecido pode realmente ser aproveitado!

Na postagem Eficiência, eficácia, produtividade e competitividade, abordamos diversos conceitos referentes a esse assunto.

Dicas de produtividade: como fazer mais com menos

Se a produtividade aumenta com quanto mais você produz e, da mesma forma, será maior quanto menores forem os custos e insumos utilizados. Saber economizar (sem perder a qualidade) e aprender a utilizar melhor as horas de trabalho são excelentes conselhos para quem quer usar a planilha de produtividade adequadamente.

Portanto, ao fazer esse controle de produtividade usando Excel, tente analisar como diferentes maneiras de gerenciar ou dividir tarefas estão aumentando ou diminuindo a quantidade produzida e os recursos empregados, confira:

Gestão do tempo e das equipes

A primeira dica que podemos dar nesta área é por meio de um eficiente controle de tarefas e gestão do tempo.

Como você faz isso em sua empresa e com sua equipe? Como define prioridades e delega responsabilidades. Além de softwares especializados na gestão de projetos e tarefas, algumas técnicas simples do dia a dia fazem grande diferença, como a Matriz Pomodoro e o Método GTH, que foram abordadas aqui no blog e você pode ver em detalhes nestes posts:

Usar fornecedores colaborativos e via internet para gastar menos

Quanto sua empresa gasta para fazer materiais de comunicação ou com transporte de executivos, hospedagem em outras cidades para vendedores, limpeza de escritório ou entrega de documentos e até de produtos?

Diversas empresas baseadas na internet conseguem fornecer tudo isso com preços muito mais atraentes, conheça algumas delas:

Gestão da produtividade em vendas

Aqui você também pode usar a planilha de controle de produtividade que criamos para você. Basta definir adequadamente quais KPIs são os mais indicados para medir a performance de seus vendedores.

Mas e se você desse um passo além e usasse um software de CRM?

Com eles, os principais KPIs já serão medidos e apresentados para você na forma de relatórios e gráficos fáceis de entender e compartilhar, contendo dados como números de ligações feitas, reuniões agendadas, propostas enviadas e negócios fechados.

Além disso, os Follow-ups são automatizados, gerando avisos que evitam ter que ficar anotando os compromissos em agendas e outros papéis: seu vendedor não vai esquecer de mais nenhuma reunião ou telefonema e você sempre vai saber o que ele tem programado para aquele dia.

Outra funcionalidade importante é acompanhar o funil de vendas para saber em que estágio de compra estão os clientes, quantos querem informações, quantos já receberam propostas preliminares e quantos estão negociando para fechar uma compra.

E o mais importante: é possível também informar os motivos de perdas de negócios, acompanhar isso e desenvolver um aprendizado que vai ajudar a fechar mais vendas ao longo do tempo.

E tudo isso em tempo real, com atualizações automáticas e com acesso remoto de onde qualquer membro da equipe estiver.

Confira como o Agendor pode ajudá-lo a fazer tudo isso! Clique aqui para testar gratuitamente.

Sistema de CRM Gratuito Agendor

O Agendor é um sistema de CRM gratuito que ajuda dezenas de milhares de vendedores a organizar e aumentar as vendas diariamente.

Veja como pode te ajudar

Podemos aprender bastante com os grandes mitos da televisão quando o assunto é vendas. Postura, sintonia, objetividade e curiosidade são apenas alguns dos elementos mais importantes para o vendedor. O ideal é que o gestor busque sempre a capacitação técnica dos profissionais, que devem aprender as melhores abordagens para vender os produtos.

Agora que você já sabe tudo sobre controle de produtividade com Excel ou com outras ferramentas, baixe gratuitamente a Planilha de Produtividade clicando na imagem abaixo:

BAIXAR PLANILHA

Para ter mais produtividade nas vendas, fidelizar seu público é uma excelente ideia, você conhece os 3 fatores de sucesso no marketing de fidelização de clientes?