Você começa o dia com uma lista enorme de afazeres ou tem um grande projeto para conduzir, mas não sabe como dar o primeiro passo? Saiba que esta situação é bastante comum e pode ser resolvida com o uso de uma matriz de priorização.
Principais aprendizados deste artigo:
- A matriz de priorização é uma ferramenta que facilita a execução e a gestão de tarefas, atribuindo um nível de importância para cada ação e facilitando a divisão de trabalho no dia a dia.
- Entre os benefícios do uso da matriz, estão a otimização do gerenciamento de tempo, o aumento da produtividade e do foco em atividades estratégicas e a melhora da gestão da equipe.
- Para usar a ferramenta, é preciso listar todas as demandas, detalhar os critérios de priorização e montar uma matriz, categorizando cada ação conforme o que foi estabelecido.
- A matriz de priorização é uma ferramenta que ajuda na execução das estratégias comerciais, porém, não é a única. Outra possibilidade é ter um funil de vendas bem estruturado. Aprenda a montar um neste e-book gratuito!
Em suma, a matriz de priorização ajuda a separar as tarefas prioritárias das que podem ser deixadas para depois, facilitando a tomada de decisão.
Inclusive, usar esse tipo de ferramenta pode aumentar a produtividade. Uma pesquisa, realizada pela Acuity Training, mostrou que 100% das pessoas que usam a matriz Eisenhower, um dos tipos mais comuns de matriz de priorização de tarefas, sentem que suas atividades estão sob controle em 4 ou 5 dias da semana.
Ficou com vontade de adotar a ferramenta na sua rotina de vendas? Então, continue a leitura! Nas próximas linhas, falamos sobre:
- o que é matriz de priorização de tarefas;
- quais os benefícios;
- principais exemplos;
- dicas para adotar!
O que é matriz de priorização?
A matriz de priorização é uma ferramenta que permite classificar visualmente as tarefas de um projeto — ou do dia a dia — conforme seu nível de urgência. Ou seja, ajuda a definir quais ações devem ser feitas primeiro e quais podem ser deixadas para depois sem prejudicar o planejamento.
Como funciona a matriz de priorização?
A ferramenta funciona identificando os pontos mais importantes — as tarefas mais relevantes do dia — segundo o impacto que as atividades exercem sobre os resultados e o esforço exigido para executá-las.
Por exemplo, mandar mensagem para um cliente com um ticket alto para marcar uma reunião se destaca em relação a fazer contato com um cliente pontual de ticket baixo, concorda?
>>>> Aproveite para ler: matriz SWOT — o que é e como usar na análise estratégica da empresa?
Por que usar uma matriz de priorização de projetos? Principais benefícios
Entre os benefícios de usar uma matriz de priorização de projetos, podemos citar:
- otimização do tempo, uma vez que permite focar nas tarefas mais urgentes;
- melhora na tomada de decisões, por criar uma ordem de relevância para as atividades, facilitando a priorização;
- aumento do foco nas atividades estratégicas e da produtividade, já que possibilita fazer melhores escolhas e, assim, terminar as tarefas essenciais em menos tempo;
- melhora dos resultados, por priorizar o que realmente importa;
- melhora na gestão da equipe, por deixar todo o time “na mesma página” sobre o que é prioridade.
Todos esses benefícios podem ser obtidos seguindo um dos exemplos de matriz de priorização que trouxemos a seguir.
Confira!
Exemplos de matriz de priorização para se inspirar
Algumas das matrizes de priorização mais usadas são:
- GUT;
- BASICO;
- Eisenhower.
Veja mais detalhes sobre cada uma a seguir!
1. GUT
GUT é a sigla para Gravidade, Urgência e Tendência. Na prática, você usa essa matriz de priorização para relacionar os três conceitos e, assim, definir quais tarefas são mais urgentes.
Para ficar mais claro, a gravidade indica o impacto da ação no resultado e a urgência, o quão rápido ela precisa ser feita. Já a tendência mostra o que pode ocorrer se a tarefa não for concluída imediatamente.
No geral, atribui-se uma pontuação de 1 a 5 para cada conceito. Após classificar as tarefas, basta priorizar as atividades com maior pontuação geral. Bem fácil, concorda?
Confira este exemplo de uma empresa que precisa criar um processo de vendas. Neste caso, podemos classificar a tarefa como tendo:
- 4 pontos de gravidade, porque é importante;
- 5 pontos de urgência, porque a empresa precisa desse documento;
- 5 pontos de tendência, já que afeta toda a operação.
Em resumo, precisa ser feita imediatamente.
2. BASICO
Neste exemplo de matriz de priorização, BASICO quer dizer:
- Benefícios, o potencial de retorno do projeto;
- Abrangência, quem será beneficiado;
- Satisfação, como os colaboradores devem reagir;
- Investimentos, quanto precisa ser gasto;
- Cliente externo, qual o impacto para o consumidor;
- Operacionalização, quais os obstáculos na execução das tarefas.
Como resultado, é possível identificar quais projetos são mais importantes, pois são aqueles que trazem um maior impacto geral.
Por exemplo, a implementação de um processo de vendas com todas as etapas bem definidas pode cumprir todos os requisitos da matriz BASICO, beneficiando os colaboradores e clientes, afetando as vendas e trazendo um bom retorno.
3. Eisenhower
A matriz de Eisenhower divide as tarefas em quatro tipos:
- urgente e importante;
- importante, mas não urgente;
- urgente, mas não importante;
- não urgente e não importante.
Na prática, identifica o que precisa ser feito imediatamente — urgente e importante —, o que pode ser deixado para ser realizado em médio prazo — urgente, mas não importante — e o que pode ser deixado para depois — não urgente e não importante —, ou feito quando for possível — importante, mas não urgente —, sem impactos negativos.
Por exemplo, em um dia, um vendedor pode definir — usando a classificação de 1 a 4, como mostramos acima —, que:
- agendar reunião com um cliente;
- mandar e-mail para um fornecedor;
- responder WhatsApp;
- limpar caixa de spam no e-mail.
Como usar uma matriz de priorização?
Para usar a matriz de priorização, você precisa:
- listar suas tarefas;
- identificar os critérios;
- criar uma matriz e categorizar as demandas.
Veja mais detalhes a seguir!
1. Listar suas tarefas
Comece listando todas as tarefas que precisa executar no dia ou em um projeto. Por exemplo:
- fazer uma proposta de orçamento;
- enviar a proposta para o cliente;
- fazer o onboarding de um novo vendedor;
- revisar um e-book;
- enviar um cold mail.
Esse processo permite colocar no papel tudo o que precisa ser feito para ter uma visão mais ampla. E não se esqueça de nenhuma ação, por menor que possa parecer, viu?
2. Identificar os critérios
O que é mais importante, a complexidade do projeto ou o impacto para a empresa? A urgência ou o potencial de retorno? O que você precisa fazer é definir qual é a sua prioridade para identificar quais tarefas devem ser feitas primeiro.
Uma dica é dar preferência às tarefas que são importantes, mais complexas e que têm um prazo de conclusão menor. Por exemplo, responder ao e-mail de um cliente ou revisar o orçamento de um projeto.
3. Criar uma matriz e categorizar as demandas
Escolha um dos exemplos de matriz de priorização que mostramos anteriormente para usar. A decisão ajuda a determinar quais os critérios usados para definir a importância de cada tarefa.
Por último, você precisa categorizar as demandas para garantir que as mais importantes sejam feitas primeiro. E, caso tenha seguido os passos anteriores, a tarefa será “mamão com açúcar”. Afinal, basta colocar as que identificar como mais urgentes no topo da lista.
Adicionalmente, indicamos montar um plano de ação completo para a execução das tarefas. Ou seja, determinar objetivos, prazos, responsáveis e métricas que serão monitoradas durante a execução.
Dessa forma, você não apenas garante o bom uso da matriz de priorização, mas também a execução correta das ações, beneficiando toda a equipe.
Para finalizar, que tal acompanhar os resultados do que você aprendeu neste artigo em tempo real? Confira nossa planilha de vendas por vendedor e produtividade em vendas!
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