Seu negócio é lucrativo no papel, mas seu caixa parece estar sempre abaixo do projetado? Se você identifica seu negócio com essa frase, provavelmente está com problemas no controle de pagamentos de clientes.

Nesses casos, você pode querer dar uma olhada nos termos e condições de pagamento que estabeleceu com seus consumidores e fornecedores.

A matemática é simples: se você pagar aos fornecedores mais rápido do que os seus clientes te pagam, suas saídas ficam à frente do faturamento proveniente das vendas.

Guia: como elaborar e implementar o processo de vendas

Elaborando e tirando o processo de vendas do papel para colocá-lo em prática

Negociar termos e condições de pagamento é um ato de busca por equilíbrio, que leva em consideração as necessidades econômicas de:

  • seus clientes;
  • seus fornecedores;
  • seu próprio negócio.

Tudo que diz respeito ao controle de pagamentos de clientes começa com esse passo: a negociação. Dessa forma, sugerimos que aprofunde seu conhecimento com o artigo; “7 etapas da negociação e como usá-las para fechar negócios”.

O controle de pagamento de clientes também faz parte do processo de pós-venda, e como ilustrado na imagem abaixo, 94% das empresas não usam tecnologia para monitorar seus clientes. Como você verá a seguir, esse é um passo importante do controle de recebimento.

controle de pagamentos de clientes

Não receber o pagamento é um dos aspectos mais frustrantes da administração de um pequeno negócio, mas, mais do que isso, é extremamente prejudicial – e perigoso – para o fluxo de caixa da sua pequena empresa.

A falta de pagamento diminui seu capital de giro e pode prejudicar a sua capacidade de arcar com os compromissos financeiros de seu negócio.

Dessa forma, ao realizar um planejamento financeiro, além de inserir informações cruciais sobre valor de investimento inicial e necessidade de capital de giro, é importante também definir formas de realizar o controle de pagamentos de clientes.

Se você não sabe por onde começar, aqui estão 7 maneiras de fazer um controle de recebimento de clientes eficiente, para garantir que você será pago pelos produtos e serviços que vende.

7 dicas de como realizar controle de pagamentos de clientes

1. Solicite um pagamento parcial antecipado

Preocupado se você não será pago por uma venda realizada?

Como um gerente de vendas sensato, sugiro que você solicite um depósito total ou parcial do valor de sua venda, antecipadamente.

Essa é uma prática de negócios cada vez mais comum e nenhum cliente razoável deve se sentir ofendido por tal solicitação.

Por exemplo, se você fornecer serviços, poderá cobrar uma porcentagem da fatura projetada, ou mesmo o valor total, antes de começar a trabalhar no projeto. O restante poderá ser acertado ao término da tarefa.

Vamos imaginar que você tenha uma agência de publicidade, que tem o sistema de pagamento posterior, por exemplo, o cliente te contrata, você trabalha e depois ele faz o pagamento. Concorda que as chances de você não receber por um trabalho realizado é muito grande e provavelmente o risco não vale o negócio?

E se você girar a chave e mudar o método para novos clientes? 

Ao ser contratado, o cliente começa a pagar o fee mensal na assinatura do contrato. Ele te paga e você trabalha.

Escolas, academias, faculdades, são negócios que funcionam dessa forma.

Resultado?

Você realiza um controle de pagamentos de clientes mais facilmente e tem menor risco de inadimplência.

Caso não seja um valor mensal, mas o contrato seja para uma campanha específica, você pode, por exemplo, dividir o projeto em três:

  • um terço do pagamento deve ser realizado antes do início do trabalho;
  • um terceiro na metade do projeto;
  • o último após a conclusão.

A beleza do pagamento parcial é que ele garante que você receba alguma coisa, mesmo que o cliente fique inadimplente com o restante da fatura.

Usamos aqui o exemplo da agência de publicidade, mas a realidade é que essa dica é simples e pode ser aplicada para quase todo tipo de negócio.

2. Ofereça formas de pagamento mais seguras para seu negócio

Hoje em dia, você estará atirando no próprio pé se declarar que só aceita pagamento via cheque ou boleto. Existem muitas maneiras melhores de receber de seus clientes – e a maioria também é mais rápida.

Uma das melhores opções é o cartão de débito e crédito. Mesmo que você tenha que arcar com uma taxa sobre o valor da venda, a garantia de recebimento vale o valor descontado.

Além disso, você garante a manutenção do bom relacionamento com o cliente, afinal, ele não receberá ligações da sua empresa cobrando o valor devido.

Quando alguém está inadimplente com uma empresa, dificilmente a procura para fazer novos negócios.

Dessa forma, além de não receber o valor negociado, você também perde vendas futuras com esse cliente.

Outro ponto favorável é a possibilidade de parcelamento da compra, que pode incentivar seu cliente a fechar pacotes mais completos. Essa é uma forma de aumentar o ticket médio.

Como você pode observar no infográfico abaixo, além de ser uma das formas de pagamento preferidas de consumidores em geral, o cartão também é responsável por compras de impulso. Dependendo do setor no qual você atual, esse pode ser um incremento em seu faturamento.

controle de pagamentos de clientes

3. Negocie prazos de pagamento estrategicamente

Caso você aceite formas de pagamento variadas como boleto bancário, provavelmente ouve de todos os clientes o pedido de um prazo para pagamento.

É interessante que você forneça prazos bons para o consumidor, isso é um ponto importante da negociação, mas não deixe que o cliente decida quando a fatura deve ser paga.

Insira em suas faturas informações claras sobre:

  • data de vencimento;
  • juros e multa por atraso.

Você deve negociar datas que o cliente vai realizar os pagamentos, pensando nas datas em que você deve realizar os seus pagamentos. Para isso, usar a tecnologia de um software que registra vendas, entradas e saídas é fundamental. Falaremos sobre isso nos próximos tópicos.

4. Incentive o pagamento imediato

A melhor forma de controle de pagamentos de clientes é receber o acerto na assinatura do contrato ou no momento em que o negócio foi fechado!

Recompense os clientes por pagamentos antecipados, fornecendo, por exemplo, um pequeno desconto se eles pagarem dentro de um determinado período de tempo curto, como sete dias.

Se você pretende oferecer um desconto de pagamento imediato, não assuma que seus clientes saberão que você faz isso. Você precisa colocar o desconto “a vista” na frente deles regularmente para levá-los a reagir a isso.

Para incentivar a adesão, você deve mostrar claramente o preço de pagamento antecipado na fatura e usar suas ações de marketing para falar sobre essa vantagem.

Leia também: O 5 tipos de clientes difíceis: saiba como agradá-los

5. Use a tecnologia para automatizar o controle de pagamentos

Ao criar um procedimento claro para controle de crédito, use sistemas internos que ofereçam lembretes padrões e envie automaticamente uma mensagem ao cliente, quando o pagamento não for recebido dentro do prazo.

Você pode criar um processo com os seguintes passos:

  • envie o primeiro lembrete no dia em que a fatura vence;
  • mande outro lembrete dois dias após o vencimento;
  • reenvie a cobrança após 7 dias.

Esse modelo de cobrança é um tipo de follow-up, ou seja, acompanhamento. Assim, desenvolva um sistema para acompanhamento de pagamentos com avisos de 3 dias, uma semana, 15 dias, 30 dias e 45 dias de atraso – e cumpra-o.

As mensagens devem ser educadas, mas insistentes. Lembre ao seu cliente que você tem o direito legal de cobrar juros sobre a dívida desde o dia em que foi devido. Você pode enviar alguns desses lembretes por e-mail.

Você sem dúvida ouvirá muitas desculpas por que você não foi pago, mas se realmente após um período de cobrança amigável, você não receber o que lhe é devido, passe para uma agência de cobrança de dívidas.

6. Trate o controle de recebimento como um trabalho prioritário toda semana

Dedique 30 minutos por semana para lidar com o controle de pagamentos de clientes e não deixe nada atrapalhar!

A melhor maneira de acompanhar os atrasos de pagamento é saber exatamente qual é a sua posição de fluxo de caixa a qualquer momento – quanto está pendente e quantas faturas estão atrasadas.

Muitos sistemas de gestão online e softwares permitem que você veja todas as suas faturas vencidas em alguns segundos, por isso, não é necessário fazer uma verificação demorada.

7. Não tenha medo de agir

A não ser em casos muito específicos, você não deve ignorar a inadimplência e “deixar pra lá”!

Os clientes muitas vezes esquecem de pagar a tempo ou há razões genuínas para que o pagamento não tenha sido feito. Evidentemente, atrasos deliberados também são comuns.

Você não pode permitir que outro negócio afete a saúde de sua própria empresa, portanto, não tenha medo de tomar medidas adicionais para os infratores persistentes.

Para realizar o acompanhamento de clientes e vendas, você também pode usar um software CRM, como o Agendor.

Agora que você compreendeu como fazer controle de pagamentos de cliente, que tal se aprofundar no assunto para saber cada vez mais como lidar com um cliente? Indicamos que leia o artigo Os 13  tipos de clientes mais difíceis que sua empresa pode atender.

Depois, comente aqui embaixo o que achou do material!