O método Ciclo PDCA é uma das ferramentas gerenciais mais eficientes para detectar barreiras e aprimorar processos, promovendo a filosofia de melhoria contínua das empresas que a aplicam.

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Uma coisa é fato: quanto mais eficiente for o serviço oferecido por uma empresa, maior será o seu sucesso. No entanto, existem muitos processos por trás de cada serviço ou produto ofertado, desde o recrutamento de colaboradores até as estratégias de vendas utilizadas para comercializá-los.

Por essa razão, as organizações precisam estar atentas às manifestações de problemas e saber solucioná-los de maneira assertiva. Para isso, existem várias metodologias que podem facilitar esse procedimento, e o ciclo PDCA é uma das mais completas!

Isso porque dentro de cada etapa deste ciclo, é possível utilizar outras ferramentas gerenciais mais específicas para tornar essa metodologia ainda mais refinada e assertiva.

Neste artigo, vamos explicar o que é PDCA, para que serve, quais são suas etapas e mostraremos também um exemplo aplicado na área de vendas. Ao final da leitura, você terá em mãos um instrumento perfeito para promover mais eficiência nas atividades da sua empresa. Acompanhe! 

O que é o Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma metodologia gerencial utilizada para solucionar problemas e aprimorar processos já existentes. 

A sigla que dá nome à metodologia é a abreviação das palavras inglesas que indicam as etapas do ciclo que devem ser executadas para atingir seu objetivo.

  • plan (planejar);
  • do (executar);
  • check (validar);
  • act (agir). 

Justamente por ser um ciclo, o PDCA permite que o processo de aprimoramento não se encerre. É por esse motivo que essa estrutura que se mostrou tão eficaz, é aplicada até os dias atuais nas organizações que preservam a filosofia de melhoria contínua.

Em 1920, o físico e engenheiro Walter Andrew Shewhart, considerado o pai do controle de qualidade, desenvolveu este método para encontrar oportunidades de aperfeiçoamento nos produtos e serviços oferecidos. 

No entanto, o ciclo PDCA se tornou verdadeiramente popular pelo estatístico W. E. Deming no Japão, onde a aplicação dessa estratégia converteu-se em um grande desenvolvimento nas indústrias japonesas, foi aprimorada e deixou de ser utilizada apenas para o controle de qualidade.

Atualmente, o ciclo PDCA pode ser aplicado em diversas áreas da empresa para:

  • implementar qualquer tipo de mudança;
  • redefinir um processo de trabalho repetitivo;
  • desenvolver um novo projeto;
  • priorização de problemas.

Veja também: Automação de processos: como economizar tempo e dinheiro substituindo processos manuais

Para que serve o ciclo PDCA?

O sucesso na entrega dos produtos e serviços é fundamental, mas ela não depende exclusivamente do departamento de controle de qualidade. Para esse fim, a empresa, como um todo, deve ter seus processos alinhados e bem executados, exatamente como um organismo vivo: se há alguma insuficiência, este corpo tende a adoecer.

Isso significa que quanto mais “saudável” cada área da empresa estiver, melhores serão seus produtos e serviços.

Portanto, para manter esse organismo forte, é preciso remediar suas enfermidades, ou então, exercitar suas estruturas para torná-las mais sofisticadas. É exatamente para este fim que o ciclo PDCA serve.

Por essa razão as filosofias de melhoria contínua e resolução de problemas presentes no ciclo PDCA o tornam tão importante. Essa metodologia possibilita um gerenciamento mais eficiente através de planos de ação bem detalhados, treinamentos e análises de resultados mais apurados, em todos os níveis de uma empresa.

Portanto, aplicando o ciclo PDCA, uma empresa poderá obter:

  • mais facilidade para tomar decisões;
  • padronização de processos;
  • redução de erros e correções;
  • colaboradores mais produtivos;
  • aprendizado contínuo;
  • diagnóstico mais preciso sobre avanços ou contrariedade nos processos.

Apesar de tantos benefícios, não são todas as equipes que conseguem concluir um ciclo PDCA. Embora o modelo seja simples, possui muitas etapas, o que torna sua implementação menos ágil e requer alto nível de comprometimento do time. 

Quais são as etapas do ciclo PDCA?

Agora que você já entendeu o que é e para que serve o ciclo PDCA, é hora de nos aprofundarmos em cada etapa dessa metodologia. Assim, você poderá compreendê-la da melhor forma e aplicá-la em várias áreas da sua empresa.

As etapas do ciclo PDCA são divididas para atender quatro ações determinantes para o sucesso desta metodologia:

  • planejamento;
  • execução do plano de ação;
  • validação dos resultados;
  • padronização e armazenamento do processo.

Entenda cada uma delas:

Etapa 1: Planejamento (plan

Essa é a primeira e mais importante etapa do ciclo PDCA. Caso seja elaborada de maneira confusa ou equivocada, pode tornar o projeto de melhoria improdutivo e gerar prejuízos para a empresa, já que certos aprimoramentos podem demandar investimentos em novos sistemas ou treinamentos de equipe.

Logo, toda a atenção nesta etapa é crucial. E, para facilitar seu desenvolvimento, a etapa de planejamento pode ser dividida em quatro ações.

1. Identifique o problema

A primeira ação a se tomar é identificar o problema ou a oportunidade de melhoria que se deseja atacar. Para tanto, uma reflexão profunda sobre o contexto atual se faz necessária.

Nesse momento, o melhor a se fazer é sentar-se com sua equipe e levantar as seguintes perguntas:

  • O que pode estar dando errado?
  • O que temos hoje? O que gostaríamos de ter?
  • Onde queremos chegar?

Caso sejam encontradas mais de uma barreira ou oportunidade de aprimoramento, a equipe deverá saber priorizar o que precisa ser atacado primeiro. O ciclo PDCA é tão assertivo por justamente focar em um problema de cada vez, o que muitas vezes é a maior dificuldade das empresas.

Afinal, identificar oportunidades de melhoria é fácil, já que tudo sempre pode ser aprimorado. Mas diante de tantas questões, as organizações não conseguem tirar seus projetos do papel, e acabam estagnadas e se mantendo confortáveis em processos já conhecidos. 

Então, mantenha o foco e não se desespere: ao final de um ciclo, você poderá iniciar a resolução de outras questões. Essa é a premissa do ciclo PDCA!

2. Observe o problema 

Um problema pode ter várias particularidades, e é importante entender quais são suas ocorrências e a frequência com que acontecem. Ou seja, entendemos o “comportamento” dessa questão para saber como atacá-la.

Uma ferramenta muito indicada nesta etapa é a Análise de Pareto, também conhecida como Regra 80/20. 

3. Analise as causas

O mal precisa ser cortado pela raíz, não é mesmo? Assim sendo, somos obrigados a olhar mais atentamente para o problema encontrado, analisando toda sua conjuntura.

A baixa nas vendas, por exemplo, é um problema que pode estar relacionado com a captação de leads, ou com as técnicas de fechamento de negócios. Para ter clareza sobre isso, devemos analisar a causa raiz dessas questões. 

Também podemos contar com outras ferramentas para nos auxiliar no terceiro passo da etapa de planejamento, como o Diagrama de Ishikawa, por exemplo.

Nós temos um artigo em nosso blog onde explicamos o que é ferramenta e como colocá-la em prática, confira em: Diagrama de Ishikawa: cortando o mal pela raíz!

4. Monte um plano de ação

É hora de trabalhar em equipe e usar a criatividade para solucionar este problema!

Até esse ponto, você e sua equipe têm o que precisam em mãos para bolar uma estratégia e solucionar esse problema. Já sabem qual é a raiz do problema e como ele se manifesta.

Agora, faça um brainstorming com seu time para gerar insights e ideias para uma solução. Ao chegarem em um acordo, desenvolvam um plano de ação. Em outras palavras, definam o que vocês farão para solucionar esse problema. 

Contudo, isso não é tão simples quanto parece. Esse plano de ação precisa ser completo e deve especificar exatamente o que será feito, por quem, quando, onde, até quando, o investimento necessário, etc.

E aqui vai mais uma dica de ferramenta que pode ser uma aliada nesse passo: o Plano de ação 5W2H. Essa técnica irá te ajudar a organizar o que será feito para que nada se perca no caminho.

Você já ouviu falar sobre o Plano de ação 5W2H? Saiba mais em: Plano de ação 5W2H: tire seus projetos do papel!

No futuro, vamos mensurar os resultados para entender o progresso desse plano de ação. Para isso, você deve estipular metas e objetivos para acompanhar. Outra dica de ouro é utilizar as metas Smart para este fim!

Saiba mais sobre as metas Smart em vendas:

Etapa 2: Execução (do)

Até agora, nós apenas organizamos nossas ideias e definimos metas que nos ajudarão a acompanhar a transformação deste problema. 

Portanto, o próximo passo é colocar a mão na massa!

Nesta etapa, o primeiro passo é atualizar o time sobre as mudanças que serão realizadas e envolvê-los na execução.

Na maioria das vezes, será preciso implementar um processo de treinamento para que a equipe possa adquirir os conhecimentos necessários para então colocar em prática a nova estratégia. Somente assim será possível ter certeza de que a solução encontrada será feita da maneira correta.

E então, após o treinamento, é dever do gestor ou do líder do projeto conduzir e observar de perto seu andamento.

Leia também: Indicadores de gestão de projetos: descubra quais são as 5 métricas que você não pode deixar de acompanhar

Etapa 3. Validação (check)

Ao acompanhar de perto o andamento do projeto, será possível obter alguns insights sobre sua eficácia.

Desse modo, nesta etapa do ciclo PDCA, vamos colher alguns dados para medir a performance da estratégia aplicada. Lembra das metas desenvolvidas na etapa de planejamento? Você deve utilizá-las nesse momento para ter um panorama e validar a solução.

Se os resultados forem positivos, documente todo o processo do ciclo, seus efeitos e o passo a passo para mantê-lo em funcionamento. 

Caso contrário, será necessário anotar o que não deu certo, fazer os ajustes necessários, e posteriormente anotar os resultados, até que se façam satisfatórios. 

Etapa 4: Ação (act)

Chegamos na última etapa do ciclo PDCA. 

Temos uma solução validada, um novo processo. Logo, é preciso padronizá-lo

Isso significa que o processo deve ser estruturado de forma que qualquer colaborador consiga entender e colocá-lo em prática, ou seja, ele deve ser o mais descentralizado possível.

Desse modo, pode ser que um novo treinamento seja necessário, para que todo o time esteja por dentro da nova estratégia, evitando que o problema resolvido ressurja.

Por fim, documente tudo, armazene essas informações e as lições aprendidas.

O ciclo PDCA se encerra desta forma, mas você pode (e deve!) iniciar um novo “giro”, com outro processo de melhoria ou resolução de problema!

Exemplo de ciclo PDCA em vendas

Que tal ilustrarmos o que aprendemos? Vamos observar um exemplo do ciclo PDCA aplicado na área de vendas! 

Imagine que somos um time de vendas e estamos com um baixo volume de negócios fechados e, por isso, precisamos utilizar o ciclo PDCA para solucionar esse problema. 

O desafio já foi identificado, e ao observarmos, percebemos que 80% dos vendedores registram apenas 20% das informações sobre as negociações que têm em andamento. Isso faz com que eles percam dados relevantes e acabem se esquecendo das particularidades e demandas dos clientes.

Como consequência, acabam perdendo sua competitividade e não fecham as vendas.

Mas, ao analisar o porquê desses vendedores não estarem registrando essas informações, identificamos que eles, de fato, não possuem um ambiente adequado para centralizar esses dados. Uns usam agendas físicas, planilhas de Excel e outros confiam na sua própria memória. Nada de muito eficaz.

Por isso, a melhor solução é implementar um sistema de CRM que tenha acesso on e offline para que possam registrar todos os dados das negociações.

Ao escolhermos o melhor CRM do mercado, aplicaremos um treinamento para que toda a equipe consiga aderir ao sistema em sua rotina.

Observando os resultados, entenderemos se podemos documentar o processo e padronizá-lo com um guideline, ou se ajustes serão necessários. O CRM possui um painel de vendas interativo, então isso será breve.

Conheça o Painel de Vendas do Agendor:

O segredo para aplicar o ciclo PDCA com sucesso

Como mencionamos no início do artigo, aplicar a metodologia PDCA pode ser um desafio por ser mais trabalhoso, longo e exigir um alto comprometimento da equipe. 

Por isso, fazer a gestão de equipe da melhor forma é o segredo para manter o ciclo PDCA progredindo! Seu time é o ponto-chave do ciclo PDCA e sem ele, não será possível concluí-lo.

Então, antes de começar a utilizar essa metodologia, é recomendável atualizar suas competências como líder. Afinal, elas serão essenciais durante a gestão do ciclo.

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