É muito comum que empresas percebam a necessidade de uma ferramenta de CRM quando a operação comercial precisa crescer ou quando planilhas passam a não ‘dar conta do recado’, no que diz respeito a monitoramento de negociações e cadastros de clientes.

Porém, há gestores que preferem contratar esse tipo de ferramenta antes mesmo de iniciar sua operação de vendas. Isso traz vantagens como:

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  • Acompanhamento preciso do processo comercial desde o dia 1 da operação
  • Evita perda de registros de clientes e negociações ao compilar os dados a serem passados para o CRM
  • Monitoramento adequado de métricas e informações estratégicas para o processo comercial
  • Melhor adaptabilidade da equipe de vendas, uma vez que não há troca de sistemas ao longo do tempo na sua rotina.

Esse foi o caso do Grupo PZM que, como conta o gestor de vendas Wilker Reis, decidiu por contratar o Agendor logo no início da operação comercial.

Confira sobre esse processo no relato a seguir:

Sobre a empresa

O Grupo PZM fabrica softwares de controles internos desde 2001, e está situada em Belo Horizonte.

A plataforma de controle empresarial tem como foco as áreas contábil, fiscal (impostos, intimações e etc) e de auditoria interna. 

Com clientes dos mais variados segmentos, a PZM atende empresas como Bauducco, Localiza, Coca Cola, Bic, além de clientes de médio porte (com licenças mensais que variam de R$500 a R$7k).

CRM no início de tudo

Wilker, que é o líder da área comercial, conta que, mesmo quando o time comercial se resumia a ele e ao CEO da empresa, o Agendor foi adotado (ainda na versão gratuita).

“O Agendor surgiu pra gente em 2015. Na época, não tinha tanta demanda, os clientes eram menos numerosos, então começamos com ele gratuito.” Com o crescimento do time (hoje com 4 pessoas), a decisão foi passar do plano gratuito para o Pro. 

O objetivo principal era preparar uma operação comercial mais estruturada, que ia desde a prospecção até o fechamento. 

A contratação de vendedores ocorreu com foco na prospecção mais ativa de clientes. “A gente não queria começar um processo sem uma ferramenta, então o Agendor está desde o início”, afirma o gestor.

De acordo com o gestor, o time não teve dificuldades com a plataforma. “Foi muito tranquilo para a equipe se adaptar ao sistema, é tudo muito didático. Tenho recebido feedbacks positivos dos vendedores”.

Agendor na rotina da equipe de vendas

O Agendor, hoje, é a referência principal de Wilker para monitorar todo o processo comercial e controlar os negócios em andamento. O gestor afirma que o CRM tem auxiliado também no avanço das negociações pelo funil. 

“A nossa interação com o Agendor é constante, ele fica aberto o tempo todo no meu computador. Nós conseguimos controlar todo o nosso fluxo (pré-venda e venda) dentro do Agendor.”

Nossa prospecção é via telefone, e essas novas prospecções demandam uma atenção para avançar no funil e o Agendor tem ajudado muito nesse processo e no acompanhamento dos prospects”, afirma ele.

O gestor conta também que a empresa utiliza a plataforma para o processo de pré-venda e que, além de utilizar o Agendor para acompanhar as atividades da sua equipe comercial, também usa nas próprias negociações.

“Cada vendedor utiliza mais uma funcionalidade do Agendor: quem prospecta cria empresas e negócios no Agendor e marca a reunião. Quando o negócio é gerado e a reunião marcada, o time de vendas assume, já para apresentação dos produtos”, conta ele.

“Eu sempre checo as tarefas que estão pendentes no calendário para deixar tudo feito, e uso bastante o histórico de clientes, é uma funcionalidade que me atende bem. Ter acesso aos dados e informações que preciso, isso me agrada também. No fim do dia (ou da semana), costumo puxar relatórios com as métricas que mais importam para mim aqui, como novos negócios cadastrados, apresentações feitas e etc”.

Tecnologia usada de forma estratégica

Mas acompanhamento de negociações e acesso a histórico de clientes não são as únicas utilidades de um sistema de CRM.

O uso estratégico dos dados de cada negócio e cliente pode trazer insights para alinhar melhor a estratégia de vendas e otimizar o processo como um todo.

No caso da PZM, o foco tem sido a redução do ciclo de vendas. “Temos controlado a duração do nosso ciclo de vendas desde o ano passado, para tentar diminuir o processo. Seja fazendo uma apresentação melhor para o cliente ou até identificando melhor as pessoas que têm influência na compra e falar diretamente com elas”, conta Wilker. 

O gestor conta que, analisando os dados de negociações no Agendor, conseguiu identificar a necessidade de adaptar melhor a apresentação de seu produto de acordo com a pessoa com quem falaria para negociar. Fazendo as alterações necessárias, reduziu o tempo de negociação, fechando a venda em apenas um mês. 

Wilker, que já fazia uso de métricas personalizáveis nos relatórios do Agendor, agora conta com o novo dashboard de métricas, tendo acesso mais rápido aos indicadores que são mais importantes para a estratégia comercial.

CRM = ferramenta essencial para otimização do processo comercial

Wilker diz que “as coisas não são como antigamente, em que se vendia apenas conversando, hoje é entregando soluções, criando processos.” E um sistema de CRM pode otimizar todo esse processo, automatizando processos e trazendo insumo para insights importantes.

“Eu falo muito que um CRM é essencial. Todo mundo que conheço que está começando um negócio ou querendo automatizar processo de vendas, eu indico o Agendor”, finaliza ele.

Não importa se você já possui uma operação comercial estruturada ou se está começando agora, a adoção de um CRM pode otimizar o processo de vendas e trazer mais resultados para sua empresa.

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