Entenda como usar a assinatura eletrônica para agilizar processos e diminuir gastos

Você sabe o que é assinatura eletrônica?

É fácil de entender o que é assinatura eletrônica online. Trata-se de uma versão virtual, um certificado digital, totalmente segura, de sua assinatura. E é válida para validar uma série de transações.

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A assinatura eletrônica está presente em documentos como contratos e pode contribuir para reduzir custos no setor de vendas.

Como tudo dentro do universo digital, ela vem modificando a forma como se efetuam as operações dentro do comércio.

Para confirmar a eficiência do processo, a Comgás (maior distribuidora de gás canalizado do Brasil) conseguiu, com a assinatura eletrônica, uma redução de 24 dias para a formalização de um contrato – em média, a formalização do contrato levava 25 dias (sendo que, caso o cliente morasse em uma região mais distante, esse prazo aumentaria para 45 ou 60 dias).

Ou seja, não é só a automatização de processos ou a adoção de ferramentas de força de vendas (como sistemas de CRM) que podem ajudar a reduzir custos e tempo de ciclo de vendas. A solução pode ser simples como a utilização de uma assinatura eletrônica online. Confira como isso é possível:

1- Aumento da produtividade

Como o exemplo acima deixa claro, a assinatura eletrônica de documentos melhora a eficiência operacional, o que certamente contribui para aumentar a produtividade. E, sempre que se aumenta a produtividade, é possível também impulsionar a rentabilidade e cortar custos dentro da empresa.

Para corroborar o exemplo acima, confira outro caso de aumento da produtividade com a adoção do sistema de assinatura eletrônica. A Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE) modernizou o sistema de assinaturas dos Contratos de Comercialização de Energia no Ambiente Regulado (CCEARs) depois de fechar uma parceria com a Certisign.

A desenvolvedora de Soluções Corporativas integradas à Certificação Digital criou o Portal de Assinaturas CCEE, no qual os documentos podem ser assinados digitalmente por meio do Certificado Digital. Antes desse processo, a formalização de um contrato demorava cerca de 4 dias, mas agora demora não mais que 1 dia.

2- Redução de tempo

Se tempo é dinheiro (seja para ganhos, seja para gastos), a assinatura digital certamente ajuda a economizar dinheiro e reduzir custos no setor de vendas, pois todo processo se torna mais rápido e eficiente.

Conforme destacado nos exemplos acima, obtém-se uma redução significativa de tempo na formalização de contratos, que vão desde vários dias até algumas horas.

Aproveite para conferir o artigo do CEO do Agendor, Gustavo Paulillo, para o portal Administradores. Acesse – Papelada: desbloqueando sua empresa e sua vida dessa limitação.

3- Redução de custos com impressões, armazenamento e envio de documentos

Outra forma de reduzir custos com a assinatura eletrônica de documentos é que, por tratar-se de um procedimento totalmente digital, a empresa não precisará gastar com impressões e armazenamento de documentos em locais físicos, como os arquivos verticais ou horizontais, ou mesmo os cofres (que demandam, além de tempo para consulta, espaço).

Também não será preciso gastar com o envio desses documentos através dos correios, o que pode sair, de fato, muito caro dependendo da modalidade de envio adotada (PAC, carta registrada, Sedex). Em algumas ocasiões, é realmente necessário o envio por Sedex.

4- Cálculo do ROI com uma assinatura eletrônica

Uma empresa gasta, em média, R$ 40 com impressões, cartório, transporte, encaminhamento, digitalização, arquivamento, perda/recuperação de documentos em relação a um contrato feito em papel. Da mesma forma, são efetuados outros gastos, ainda que menores, com outras partes do contrato (fornecedores, parceiros etc.).

Para calcular o ROI (Retorno sobre o Investimento) e o prazo necessário para esse retorno depois de adotado o sistema de assinatura eletrônica online, é preciso calcular o Custo Total de Propriedade (TCO) do novo sistema e do processo manual que ainda está sendo usado.

Para calcular o TCO da assinatura eletrônica, devem ser calculados:

  • Custo inicial do sistema (custo de licenciamento da solução);
  • Custo de instalação e integração;
  • Custo anual de manutenção e suporte;
  • Custos internos de manutenção;
  • Custos adicionais.

Para calcular os custos do processo manual devem ser considerados:

  • Custos de impressão;
  • Custos de reconhecimento de firmas;
  • Custos de transporte;
  • Custos de digitalização;
  • Custos de arquivamento;
  • Custos de perda e recuperação de documentos.

Dependendo do perfil da empresa, é possível reduzir esses custos em até 80% com a adoção do sistema de assinatura eletrônica de documentos.

E você, anda pensando em adotar ou já adotou a assinatura eletrônica em sua empresa? Compartilhe conosco sua experiência.

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