O termo de confidencialidade é um documento que formaliza a proteção de informações sensíveis e confidenciais que são reveladas por uma empresa para outras partes.
Compreender a importância deste contrato é fundamental para empreendedores. Afinal, o mercado tem se tornado cada vez mais competitivo e agressivo, e manter seus segredos com máxima proteção para evitar vazamento de dados e estratégias é um passo essencial para garantir sua vantagem competitiva.
Por esse motivo, dependendo do tipo de parceria que sua empresa irá firmar, é necessário incluir um termo de confidencialidade em suas propostas comerciais para que seu negócio não seja prejudicado com a divulgação das informações que fornecer.
E para te ajudar, neste artigo você entenderá como e quando incluir este termo na sua proposta. Boa leitura!
O que é um termo de confidencialidade?
Também conhecido como NDA (Non Disclosure Agreement, ou Acordo de Não Divulgação em português), um termo de confidencialidade é utilizado para garantir que as informações reveladas por uma empresa não sejam divulgadas por outros envolvidos em um acordo.
Por exemplo: se uma empresa que presta o serviço de consultoria empresarial divulgar os dados de um determinado cliente, descumprindo o termo de confidencialidade presente na proposta comercial firmada por ambos, sofrerá consequências fundamentadas na lei.
Conheça 5 dicas para fazer uma proposta comercial de sucesso:
Para que serve um termo de confidencialidade?
O termo de confidencialidade presente nas propostas comerciais serve para proteger:
- dados;
- processos;
- pesquisas;
- informações de produção;
- transações;
- serviços;
- negociações;
- ideias;
- projetos.
Portanto, para preservar qualquer tipo de informação, empresas podem incluir um termo de confidencialidade em seus acordos com a segurança de que se este termo for desobedecido, a parte que divulga esses dados receberá penalizações jurídicas.
Este contrato legal pode ser utilizado por qualquer pessoa (seja ela física ou jurídica), em qualquer tipo de situação. No entanto, é mais presente nas seguintes situações:
- na contratação de funcionários;
- quando uma empresa tem interesse em comprar outra;
- em propostas comerciais de parcerias;
- em propostas comerciais para a contratação de consultorias;
- na apresentação de dados para possíveis investidores.
Quais são os tipos de termo de confidencialidade?
Existem três tipos de termo de confidencialidade:
Unilateral
O termo de confidencialidade unilateral é aplicado em uma proposta comercial para proteger apenas uma das partes.
Quando uma empresa presta serviço para outra e precisa de dados ou informações sensíveis sobre a mesma, o termo de confidencialidade na proposta comercial garante que a empresa que revelou seus dados não terá suas informações divulgadas ou utilizadas de maneira imprópria.
Bilateral
Quando duas empresas estão formando uma parceria e precisam se assegurar que ambas as partes precisam manter os dados que trocam em segredo, devem assinar um termo de confidencialidade bilateral.
Multilateral
O termo de confidencialidade multilateral oferece proteção para todas as partes envolvidas, com diferentes graus de comprometimento.
Benefícios do termo de confidencialidade
A proteção de dados sigilosos e informações sensíveis das empresas promove muitos benefícios para aquelas que adotam o termo de confidencialidade em seus acordos.
Imagine só a seguinte situação: você é uma startup prestes a lançar um produto altamente inovador no mercado. Para elaborar uma campanha publicitária matadora, você contrata uma empresa de pesquisa e inteligência de dados para compreender mais precisamente seu público-alvo.
Sem um termo de confidencialidade na proposta comercial deste serviço, a empresa que você contratou tem informações preciosas sobre seu modelo de negócio e pode encontrar brechas no contrato para divulgar detalhes da sua inovação e interromper qualquer chance de seu negócio se destacar da concorrência.
Logo, o termo de confidencialidade preserva a sua vantagem competitiva, podendo desencadear processos legais contra a parte que desrespeitou este contrato.
Veja outras vantagens do termo de confidencialidade:
Transparência nas relações
Independente de ser aplicado em relações de trabalho ou comerciais, o termo de confidencialidade permite que todas as partes exerçam suas atividades com transparência e honestidade, uma vez que têm consciência de que serão devidamente punidas caso contrário.
Mostra profissionalismo
Dispensando amadorismo, o termo de confidencialidade promove mais seriedade nas relações, já que propõe condições de negócios baseados na legislação.
Preserva a imagem da sua empresa
Com as divulgações controladas, não há riscos de um funcionário ou uma empresa parceira vazar informações do ambiente interno. Isso controla a disseminação de informações sobre sua empresa, conservando sua imagem.
Estabelece confiança entre as partes
O combinado não sai caro, não é mesmo?
Com um termo de confidencialidade devidamente formulado e presente nas propostas comerciais entre empresas, as partes se sentem seguras em suas relações e passam a ter mais confiança sobre suas parcerias. Afinal, sabem que seus dados estão protegidos.
Reduz erros e gastos
Sem um termo de confidencialidade adequado, uma empresa pode ser submetida a vários imprevistos e erros na divulgação de seus dados, o que pode causar uma série de gastos para reparar danos ocasionados pelo vazamento dessas informações.
Como fazer um termo de confidencialidade na proposta comercial?
Reforçamos aqui que um termo de confidencialidade é um contrato com aplicação legal, portanto, quando sua empresa precisar inserir este termo em uma proposta comercial, é imprescindível que um advogado ou uma assessoria jurídica sejam acionados.
Somente assim será possível elaborar um termo de confidencialidade que promova a devida proteção para as partes, respeitando as condições propostas pela legislação.
Este documento deve conter jurisdição e contar com autoridades no assunto para desenvolver o termo de confidencialidade mais adequado possível é necessário para que não haja falhas ou rachaduras que tornem esses contratos debilitados.
Um termo de confidencialidade deve ter, essencialmente:
- informações sobre as partes envolvidas no contrato;
- detalhes sobre o que será protegido;
- prazo de validade;
- possíveis formas de descumprimento do termo;
- penalidades;
- jurisdição.
Outro aspecto importante do termo de confidencialidade é a padronização. Quanto mais padronizado forem os termos para cada aplicação, mais fácil será o acompanhamento dos casos.
Uma maneira de realizar essa padronização é utilizar modelos de documento pré-configurados e preenchê-los de forma automatizada. Assim, você evita erros e garante que todos os termos assinados cobrirão os pontos mais relevantes para o seu negócio.
Para fazer essa automação você pode contar com plataformas como a Pluga, que conecta ferramentas web para automatizar fluxos de trabalho. Com ela, você pode, por exemplo, criar um novo documento automaticamente a partir de um modelo cadastrado na ZapSign toda vez que um negócio for ganho no Agendor:
Um follow-up adequado pode prevenir desencontros
Enviar propostas comerciais sem um follow-up adequado já é um mau sinal do seu processo comercial. Mas isso acontece com propostas comerciais que possuem um termo de confidencialidade atrelado a elas, é quase imperdoável!
Lembre-se: em qualquer tipo de negociação,o follow-up é essencial para garantir que tudo o que está sendo alinhado é consentido por ambas as partes e evitar desencontros e cobranças desnecessárias.
Por isso, contar sistema de CRM que lhe ajude a controlar facilmente o envio de propostas comerciais, e a agendar follow-ups de maneira descomplicada é indispensável para fechar negociações de sucesso.
Para não esquecer dos follow-ups agendados, conte com as notificações de tarefas do Agendor:
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