Aposto que todo vendedor conhece esse cenário: um novo mês começou e o gestor já está cobrando a entrega do relatório de vendas do mês anterior.

E aí começa aquela rotina:

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  • abrir a planilha do Excel;
  • coletar os dados sobre todos os negócios fechados;
  • preencher o relatório, estando atento a possíveis erros e comemorando o fato de já ter a planilha programada para fazer todos os cálculos.

O tempo gasto para compilar e preencher essas informações poderia ser usado falando com aquele cliente X ou enviando um orçamento para cliente Y, certo?

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Isso quando sua rotina já inclui relatórios de vendas em Excel, então é possível jogar todas as informações na planilha e deixar a tecnologia fazer a parte difícil. Mas os dados ainda precisam ser computados manualmente ou transferidos posteriormente para que o computador execute essa tarefa.

Para o gestor, que recebe um relatório de cada vendedor, analisar todos os relatórios pode ser uma tarefa árdua, especialmente em equipes comerciais grandes.

Além disso, também perde tempo compilando todas as informações para apresentá-las em reuniões com seus superiores.

Resumindo: muito tempo gasto para algo que, por mais que seja necessário e essencial para acompanhar os resultados da equipe, poderia ser realizado de forma mais eficaz (adotando ferramentas como softwares de CRM, por exemplo).

E ainda é preciso atenção caso da necessidade de atualizar o relatório depois de enviado. Imagine esse cenário: o vendedor envia o relatório ao gestor e, após o envio, percebe que há uma informação errada.

Utilizando o Excel, é necessário corrigir o erro e reenviar o arquivo atualizado ao gestor, já que ele não terá acesso a essas atualizações. Ou seja, além do retrabalho para correção, também é necessário enviar o arquivo mais uma vez.

Relatório de vendas em Excel

Relatório de vendas por CRM: processos automatizados e mais eficazes

Seja para vendedor ou gestor, a adoção de um CRM de vendas na rotina comercial otimiza, entre outros pontos, a elaboração de relatórios de vendas.

O CRM centraliza as informações por todos os vendedores da equipe, computa e compila de forma automática os dados inseridos, e ainda traz métricas pré-configuradas para avaliação, bem como modelos de relatórios prontos.

Plataformas de CRM trazem um ambiente mais intuitivo para input de informações. Planilhas de Excel servem bem para compilar dados, mas para uso diário, pode ser inviável e demandar

Tanto para produzi-lo quanto para analisá-lo, um relatório automatizado e sempre disponível traz uma série de vantagens para a rotina do time comercial.

Veja como:

1. Tempo otimizado

Vamos começar pelo básico: otimização do tempo.

Em CRM, os vendedores podem deixar métricas pré-configuradas que, depois de inseridas, são computadas automaticamente. Isso torna possível gerar um relatório com um único clique!

Com o levantamento automatizado de informações para os relatórios sobre as vendas, o vendedor pode utilizar o tempo para se concentrar no fechamento de novos negócios.

E o gestor, por sua vez, tem mais tempo para cuidar de ações mais estratégicas e da gestão da sua equipe, ao invés de gastá-lo cuidando de atividades operacionais.

2. Melhor comparativo de desempenho ao longo do tempo

Em relatórios de vendas em CRM, o gestor pode coletar informações de períodos maiores, como trimestrais ou semestrais, sem que seja necessário abrir várias abas e documentos diferentes para analisar esses dados, uma vez que as informações estão todas centralizadas.

Essa possibilidade deixa a análise de performance mais inteligente, pois aponta fatores como sazonalidade ou períodos de pico de vendas, por exemplo.

Além disso, pode avaliar estratégias já utilizadas anteriormente e comparar resultados de maneira mais clara e rápida, alinhando o plano quando necessário.

3. Métricas quantitativas pré-configuradas

Ferramentas de CRM oferecem métricas pré-configuradas, que são normalmente utilizadas em relatórios de vendas. O gestor pode aproveitar essa métricas e ainda criar novas, de acordo com o que é utilizado com sua equipe.

Para gestores que ainda estão alinhando sua gestão comercial, esse ponto pode ser útil para ter uma ideia melhor do que avaliar em cada relatório.

Essa pré-configuração também elimina problemas como divergências na interpretação no conceito de cada métrica, evitando ruídos na comunicação da equipe.

4. Análise mais completa do time e de vendedores

Para equipes comerciais grandes, pensar em uma planilha de resultados para cada vendedor pode ser inviável e pouco eficaz em termos de avaliação.

Além de comparar resultados ao longo do tempo, com relatórios em CRM, é possível também avaliar performance individual de cada vendedor em uma só tela, já que as informações ficam concentradas na plataforma.

Dessa forma, fica claro para o gestor quem está contribuindo mais ou menos para os ganhos da equipe. E ele pode observar as razões pelas quais um vendedor está tendo dificuldades na hora de fechar determinados negócios.

Para o vendedor, analisar o andamento das suas vendas também é benéfico, tanto para motivá-lo na busca por melhores resultados, tanto para entender melhor questões como oportunidades de vendas e motivos de perda.

5. Reuniões mais objetivas

Veja se essa rotina é familiar para você: mais uma semana começa e o gestor reúne a equipe para falar sobre os resultados da semana anterior e falar de atividades referentes à semana que começa.

Com o Excel, é necessário que ele abra arquivos ou abas diversas para passar por todos os pontos discutidos, enquanto no CRM, ele conta com um sumário semanal dos resultados anteriores e um relatório completo mostrando todas as métricas necessárias para discutir as tarefas dos próximos dias.

Contando com métricas já previamente estabelecidas e as informações centralizadas e disponíveis com um clique, o CRM torna reuniões de atividades também mais objetivas.

Esse acompanhamento auxilia vendedores a calcularem as quotas semanais necessárias para atingir a meta de um período, sem risco de erro de cálculos, por exemplo.  

Já o gestor consegue gerar relatórios diários e semanais, acompanhando com maior frequência o andamento dos negócios fechados. E ainda permite compilar com rapidez todas as informações necessárias em uma apresentação de resultados para a diretoria, por exemplo.

relatorio-vendas-excel

Exemplos de relatórios disponíveis em CRM

Outra vantagem de criar relatórios em CRM é que essas planilhas não ficam restritas à análise de performance do time e número de negócios fechados.

Há outras possibilidades de relatórios que podem ser criadas dentro da plataforma, como por exemplo:

Relatório de despesas

Para times de venda externa ou mista, um relatório de despesas é muito útil para analisar gastos em visitas e viagens, por exemplo.

Também é possível otimizar a relação de gastos e vendas realizadas, ao ver pontos onde é possível economizar no processo de negociação.

Relatórios de contato com os clientes em potencial

Com relatórios que mostram as visitas, e-mails, follow-ups e reuniões agendadas, é possível entender a que passo anda cada negociação, se há formas de otimizar o funil de vendas da equipe ou ainda se há algum padrão de contato que funciona melhor do que outro para fechar negócios.

Previsão de fechamento de negócios

Através das datas de início e conclusão de cada negócio fechado pela equipe comercial, é possível medir com mais precisão a duração média do ciclo de vendas.

Além disso, é possível também prever quando as negociações atuais serão concluídas e, portanto, qual valor será vendido até o final de um período determinado.

Origem de oportunidades e motivos de perda

Entender de onde vem as oportunidades de negócios mais rentáveis ajuda a definir em que canais investir e corrigir ou até eliminar os que não trazem resultados tão interessantes.

Outro fator importante de análise é o motivo de perda de negócios. Compreendendo melhor porque um cliente em potencial não seguiu adiante auxilia na redefinição de planos não só de vendas, mas de produto, de posicionamento da empresa no mercado e etc.

Automatizando e obtendo mais assertividade

Por mais que relatórios feitos no Excel já sejam um passo rumo à eficácia, o CRM leva a estratégia de vendas ainda mais além.

A riqueza de informações concentradas em um lugar, combinadas à personalização de métricas relevantes para a realidade da empresa e o acompanhamento mais frequente tornam a gestão comercial mais inteligente.

Isso sem contar o tempo que o gestor e vendedor economizam em tarefas operacionais, podendo focar em atividades mais importantes, como as próprias vendas e um bom gerenciamento do time.

Relatórios de venda em CRM ainda tornam o alinhamento de novas estratégias mais assertivo, alavancando resultados e trazendo mais receita e produtividade à empresa.