Sua empresa possui um planejamento operacional bem definido? Existe um plano de ação para que as metas e os objetivos sejam alcançados?
Se você não tiver essas respostas, saiba que não está sozinho. Infelizmente, isso é mais comum do que se imagina.
Afinal, um levantamento da consultoria Falconi aponta que somente 10% das médias empresas brasileiras possuem um planejamento a longo prazo, o que está diretamente ligado com seu desenvolvimento.
Muitas empresas focam no planejamento estratégico e tático, e acabam se esquecendo de elaborar um planejamento operacional. Isso, na verdade, pode dificultar muito o sucesso da estratégia estabelecida pela empresa.
Isso porque os níveis de planejamento funcionam como um efeito cascata: o sucesso de um, depende do sucesso do anterior. Ou seja: se o planejamento operacional não for bem-sucedido, não alcançará os objetivos do plano tático, que por sua vez, não atenderá o planejamento estratégico.
Por essa razão, desenvolver um planejamento operacional é crucial para o alcance dos resultados desejados. E para te ajudar a criar um plano de ação assertivo, neste artigo você entenderá o conceito de planejamento operacional, sua importância, e como fazer o seu. Vamos nessa?
O que é planejamento operacional?
Para entender o que é planejamento operacional, precisamos recapitular os conceitos de planejamento estratégico e tático.
O primeiro, tem como objetivo traçar um objetivo centrado na empresa como um todo. É aquilo que a organização deve atingir em determinado período de tempo. Normalmente, o objetivo do planejamento estratégico é definido por uma sentença qualitativa, como por exemplo:
- “aumentar o lucro da empresa”;
- “melhorar a experiência do cliente”;
- “aprimorar a qualidade do produto”.
Estes objetivos são definidos por CEOs, sócios ou diretores e possuem um longo prazo para serem atingidos.
Já o planejamento tático, desmembra o objetivo estratégico em metas para os departamentos, separadamente. Para isso, os gestores de cada área precisam definir processos, prazos, ferramentas e recursos para tornar a operação assertiva.
Logo, se o objetivo do planejamento estratégico é aumentar o lucro da empresa, o planejamento tático para a área comercial seria, por exemplo, aumentar as vendas em 35%. Já o plano tático da área financeira seria reduzir as despesas em 25%.
Percebe? Cada área terá suas próprias metas, mas com um objetivo central: atender o planejamento estratégico.
Mas como garantir que cada área saiba exatamente o que fazer para atender o objetivo tático? É aí que entra o planejamento operacional!
O planejamento operacional define quais tarefas deverão ser realizadas, e seus respectivos responsáveis. Como o próprio nome já diz, está diretamente ligado ao operacional da empresa.
Então, o planejamento operacional deve:
- estruturar os processos internos;
- gerir o fluxo de trabalho;
- estabelecer tarefas;
- definir a estrutura de uma equipe.
Veja também em nosso blog: Planejamento estratégico metas e objetivos: acerte na mosca!
Qual é a importância do planejamento operacional?
Imagine o seguinte: se o planejamento estratégico é o seu destino final, o planejamento operacional é o seu guia, te mostrando exatamente qual é o caminho que você deve seguir para chegar ao seu objetivo.
Portanto, o planejamento operacional irá transformar suas metas em tarefas diárias, criando um fluxo de trabalho para sua equipe.
A elaboração deste documento deve ser feita previamente, logo após a definição do planejamento estratégico e tático. Até porque, o time precisa ser apresentado às metas, e também ao fluxo de trabalho proposto para atingi-las. Assim, o time não fica no escuro e os processos são padronizados.
E processos padronizados são mensurados, monitorados e aprimorados mais facilmente. Se cada membro da equipe seguir um método diferente, os gestores não conseguirão identificar os gargalos de um processo e será impedido de realizar as mudanças necessárias.
Dessa forma, melhoram cada vez mais o fluxo de trabalho dos colaboradores, e atingindo os resultados com mais qualidade.
Além disso, se ganha previsibilidade nos resultados. Uma vez que é possível monitorar o processo e o que está sendo feito, os gestores possuem maior clareza sobre o progresso do trabalho do time, e poderão atuar ou interferir se preciso, a fim de garantir bons resultados ao final de cada período.
Leia também: CRM operacional: transforme colaboração, análise e estratégia em ação
A equipe é essencial para tirar os planejamentos do papel. Veja os 6 principais tipos:
Como fazer o planejamento operacional?
Agora que você entendeu o conceito de planejamento operacional e sua importância, veja como elaborá-lo no seu departamento a seguir.
1. Compreenda as metas e objetivos
Depois de definir as metas e objetivos do planejamento tático, certifique-se que metas alcançáveis estão sendo propostas. É importante ser realista, senão, todo o esforço da equipe está sendo dispensado em vão, e podem se sentir desmotivados e desengajados com isso.
Logo, faça um breve estudo dessas metas para confirmar que são viáveis e, ao mesmo tempo, desafiadoras. As metas e objetivos precisam ser claros, já que são o seu principal foco e todo o planejamento operacional será construído fundamentado nessas informações.
É essencial que as metas estejam claras não somente para os líderes, mas principalmente para o time. Eles devem compreender para onde estão caminhando, para depois saber exatamente o que fazer.
Leia também: Utilizando o método SMART de vendas para criar metas de vendas mais inteligentes
2. Defina um orçamento
As operações de uma empresa possuem um custo, e é papel do gestor identificar o investimento necessário para manter essa operação em andamento.
Atenção: é preciso definir um orçamento certeiro, para não sobrar e, muito menos, faltar!
3. Estabeleça prazos
O planejamento operacional, normalmente, é desenvolvido para ser executado durante um ano. No entanto, você pode “quebrar” as metas e objetivos para serem atingidos parcialmente, durante o ano.
Dessa forma, será preciso elaborar um cronograma, respeitando a complexidade de cada tarefa e cada processo.
O cronograma precisa ser também claro e objetivo para que a equipe possa facilmente compreender e ter ciência dos prazos que devem ser respeitados.
4. Defina tarefas
Agora é o momento em que o gestor precisará definir exatamente quais tarefas devem ser executadas para atingir as metas.
Se, por exemplo, a meta definida é aumentar as vendas em 35%, os líderes do time de vendas podem definir as seguintes tarefas:
- realizar 30 ligações de qualificação por dia;
- agendar 25 reuniões na semana;
- enviar 4 propostas comerciais por dia;
- aplicar o SPIN Selling na primeira ligação com o prospect;
- usar o playbook de vendas;
- atender de forma ágil e precisa;
- preencher o sistema de CRM corretamente;
- etc.
5. Determine quais indicadores irá monitorar
Para ter clareza sobre o progresso das atividades, é preciso definir indicadores e métricas que apontarão o desenvolvimento das atividades, veja alguns aplicados na área comercial:
- taxa de conversão;
- ligações aceitas;
- ticket médio;
- quantidade de novos leads;
- negócios ganhos;
- negócios perdidos;
- motivos de perda;
- etc.
Confira quais são os principais KPIs de performance de vendedores:
6. Identifique o responsável por cada atividade
Este é o momento em que você analisa as tarefas e identifica quem serão os responsáveis por cada uma delas.
Dessa forma você poderá entender quais os cargos envolvidos e construirá uma estrutura no seu departamento capaz de atingir as metas. Além disso, saberá exatamente qual colaborador questionar caso haja algum ponto de atenção durante um processo.
7. Compartilhe com a sua equipe
Por fim, documente essas informações, faça uma reunião de apresentação e compartilhe o documento com a sua equipe.
É imprescindível que o seu time tenha total entendimento sobre o que está sendo proposto no planejamento operacional, para evitar erros, retrabalhos, e interpretações equivocadas.
Atenção aos indicadores!
Como mencionamos anteriormente, os indicadores e as métricas são cruciais para compreender o progresso das metas e objetivos.
É importante conhecer KPIs relevantes e saber como monitorá-los. Para isso, que tal baixar nossos materiais gratuitos e ficar por dentro dos indicadores essenciais na área de vendas?
