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Case de sucesso com Agendor no ramo educacional: Sistema de ensino Poliedro

Escrito por
Júlio Paulillo

“O Poliedro é um dos principais sistemas de ensino presentes no Brasil. Presente em mais de 20 estados brasileiros, tem como objetivo fazer a diferença na educação. Sua missão é “Prover soluções educacionais confiáveis, eficazes e eficientes, que maximizem as potencialidades das pessoas, permitindo que possam impactar positivamente a sociedade”.

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Cenário anterior ao Agendor

Antes de adquirir o Agendor, usávamos o Sharepoint e trocávamos planilhas por e-mail. Desta forma, dificilmente tínhamos a certeza que as equipes interna e externa utilizavam a última versão do arquivo com as alterações realizadas por ambos, o que causava um certo desencontro entre as informações. Como o gestor comercial lia todos os relatórios para ter conhecimento de como estavam as negociações, ele precisava desses relatórios atualizados, inclusive para que a equipe interna conseguisse solicitar as entregas dos pedidos de envio de amostras aos prospects.

Os maiores problemas que poderiam incorrer da possibilidade de troca de dados desatualizados e desalinhados, eram atrasos nos processos internos e consequentemente, no atendimento dos prazos e necessidades dos futuros clientes que negociam com a equipe de vendas externa – decorrentes pela necessidade de checar constantemente as informações presentes, gerando desta forma, perda de eficiência.

Perdíamos muito tempo conferindo qual versão deveria ser utilizada e caso um envio urgente de material fosse solicitado, a possibilidade de existir uma latência entre o pedido realizado por um consultor comercial e a versão que as auxiliares estavam monitorando e atuando, poderia gerar alguns dias por atraso. Como trabalhamos com todo o território nacional, isso compromete no envio, entrega e chegada do material para análise, já que cada região tem suas particularidades e prazos.

Antes de ter o Agendor, já tínhamos o processo comercial desenhado, porém não utilizávamos uma ferramenta para acompanhar isso etapa a etapa. Acompanhávamos as taxas de conversão de cada consultor sob várias métricas, porém de uma forma manual, com ferramentas desenvolvidas para cada indicador.

Motivo pelo qual buscaram o Agendor

O que motivou buscarmos o Agendor foi a necessidade de uma ferramenta simples e intuitiva, já que parte da equipe de vendas possuía certa dificuldade em se adaptar à novas tecnologias, e o tempo e a curva de aprendizado não poderiam ser grandes durante a implantação, pois o ano comercial estava em pleno andamento.

Buscávamos maior eficiência e concentração das informações em um lugar só, priorizando a facilidade na usabilidade e apropriação da ferramenta pela equipe externa. Antes do Agendor, tínhamos uma planilha para cada consultor, e precisávamos de uma plataforma para consolidar todas as informações em um lugar só. Vimos que o Agendor oferecia isso, pois era rápido, simples e dinâmico.

Quando vimos o ambiente do Agendor, foi só transferir o nosso processo existente para o Funil de Vendas que existe na plataforma.

Resultados obtidos com o Agendor

O resultado da implantação à Empresa foi um processo mais fluído na troca de informações pelas equipes internas e externas, contando sempre com os registros mais atualizados, possibilitando o constante alinhamento dos registros e fluência nos fluxos de vendas.

Aos vendedores, houve ganho no tempo de resposta e inclusão de registros em uma plataforma de fácil utilização e consequentemente ganho de produtividade e efetividade de seus processos e atendimentos.

Ao gestor, foi possível visualizar a equipe como o um todo, por meio do recurso de relatórios, por exemplo e sendo assim, monitorar o andamento das negociações e desempenho dos consultores comerciais em um só lugar.

Ganhamos muita eficiência nos processos. Atualmente, atuamos praticamente em tempo real, então tudo está continuamente alinhado. Visualizamos apenas as tarefas enquadradas dentro do nosso processo e as aplicamos no dia-a-dia.

“Ganhamos muita eficiência nos processos. Atualmente, atuamos praticamente em tempo real, então tudo está continuamente alinhado…”

De forma resumida, houve um ganho a todos nos processos e produtividade e eficácia, sendo o Agendor, um grande auxiliar neste processo.

O treinamento com o Agendor também possui uma boa aceitação pelos consultores. Uma formação com o responsável pelo gerenciamento da ferramenta, no caso eu, de 3 a 4 horas para cada consultor é o suficiente para que saiam utilizando com autonomia.

Mudanças obtidas com o Agendor

O fluxo de informações foi aprimorado. Atualmente, as equipes externas realizam visitas, inserem informações no histórico dos clientes para criarem relatórios do que foi tratado, e incluem solicitações para a equipe interna dar sequência às tarefas operacionais. Com essas informações, a equipe interna solicita o envio de materiais e visitas para as empresas.

Ganhamos mais tempo. A equipe externa, especialmente, obteve um ganho significativo, pois eles necessitam relatar todas as visitas realizadas. Com as planilhas, eles não tinham a mobilidade de fazer isso no celular e sincronizar ao ter acesso à Internet. Era necessário concentrar os esforços em algum momento do dia, geralmente à noite, no hotel ou em casa, para criar o relatório no Excel, célula por célula. Isso era muito improdutivo até para o gerente, dificultando o monitoramento e gerenciamento da equipe. O maior ganho de qualidade de vida foi para os consultores sem dúvida, isso é notável.

Processo comercial teve mais fluidez. O retrabalho de entrar em contato com as equipes diversas vezes para confirmar se as informações estavam válidas e qual era a mais atualizada, não existe mais. Atualmente, os consultores atualizam as informações de acordo com a demanda deles, impactando em sua qualidade de vida também.

O Agendor mudou a forma de como os consultores enxergam a obrigatoriedade de dar um relato. Atualmente, eles possuem uma cultura mais amigável em relação ao monitoramento das ações. A equipe interna está sempre atualizada. Esse sistema de comunicação entre a consultoria externa, equipe interna e os consultores efetivamente teve um ganho considerável, inclusive no relacionamento entre eles”.

Esse depoimento foi escrito por Henrierson Fagundes – Consultor Comercial no Sistema de Ensino Poliedro.

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